ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Conceptos Básicos




1. Objetivo

 Conocer los conceptos básicos de administración de proyectos.



2. Alcance

 a. Proyecto y administración de proyectos

 b. Funciones primarias

 c. Objetivos del proyecto

 d. Recursos del proyecto

 e. Beneficios potenciales de las metodologías de administración de proyectos

 f. Principales obstáculos de la administración de proyectos



3. Desarrollo

a. Proyecto y administración de proyectos

Se define como proyecto a la agrupación de una serie de actividades y tareas que se caracterizan por: a) tener un objetivo específico a ser completado dentro de determinadas especificaciones, b) tener fechas de inicio y terminación definidas, c) desarrollarse dentro de ciertas restricciones, principalmente presupuestarias y d) consumir una diversidad de recursos (Ej: mano de obra, equipos, materias primas, etc).

Administración de proyectos es la planificación, organización, conducción y control de recursos específicos asignados por un tiempo definido para alcanzar determinados objetivos y metas.



b. Funciones primarias

De las cuatro funciones definidas en la administración de proyectos, dos son críticas: la planificación y el control.

Las citadas funciones incluyen los siguientes aspectos:

 Planificación del proyecto:

 Definición de los objetivos, metas y actividades

 Definición de la cantidad y calidad de trabajo

 Definición de los recursos necesarios



 Control del proyecto:

 Seguimiento del progreso

 Comparación de los resultados reales respecto de los previstos (en cantidad, tiempo, calidad y costo)

 Análisis del impacto en la Organización

 Implementación de los ajustes



c. Objetivos del proyecto

Cada proyecto debe tener al menos un objetivo. Los objetivos deben ser conocidos e interpretados clara y uniformemente por todos los miembros del equipo del proyecto y los distintos niveles de responsabilidad de la Organización en que se trabajará.

Los objetivos deben ser:

 Específicos, no generales

 De una complejidad manejable

 Mensurables, tangibles y verificables

 Realistas y accesibles

 Establecidos dentro de los límites de recursos disponibles o previstos

 Consistentes con los planes, las políticas y los procedimientos de la Organización.





d. Recursos del proyecto

Los principales recursos afectados en un proyecto son:

 Recursos financieros

 Recursos humanos

 Equipos

 Materiales

 Información

 Tecnología





e. Beneficios potenciales de las metodologías de administración de proyectos

La aplicación de metodologías de administración de proyectos genera los siguientes beneficios:

 Identificación de las actividades críticas y principales obstáculos

 Minimización de la necesidad de generar continuos reportes.

 Identificación de los tiempos límites en la programación de actividades.

 Facilidad en la medición del cumplimiento.

 Identificación de las responsabilidades de los distintos participantes

 Identificación temprana de los focos de problemas, permitiendo la aplicación de medidas preventivas.

 Conocimiento anticipado de cuando los objetivos no podrán ser cumplidos y cuando serán excedidos

 Mejoramiento de la capacidad de estimación para futuros proyectos





f. Principales obstáculos de la administración de proyectos

La administración de los proyectos enfrenta generalmente los siguientes obstáculos:

 Complejidad del proyecto

 Cambios en los requerimientos

 Cambios en las prioridades

 Reestructuración de la Organización

 Riesgos e incertidumbres

 Cambios en la tecnología

 Cambios en los costos

 Recursos humanos sin adecuada capacitación

 Falta de adherencia a estándares