Organización

III.a.1.1.   Seleccionar los miembros del equipo de trabajo
La primera  tarea es conformar el equipo de trabajo mediante la selección de los miembros que se ajusten  a los términos de referencia que fueron elaborados al finalizar  la fase de Diseño de Soluciones.
Durante la Implantación se produce una transformación importante del equipo del proyecto, tanto en los puestos de dirección y coordinación como en los de ejecución. Se requiere la participación de personas que conozcan íntimamente la Organización, sean respetadas como líderes y cuyo perfil principal sea el de “ejecutores natos”, aunque  disciplinados y con metodologías de trabajo.
Se designará como responsable de esta fase al Gerente de Implantación, quién deberá dirigir y coordinar  el proceso de transformación, bajo la dirección, supervisión y asesoramiento del Gerente de Proyectos Provincial. La persona designada será alguien de la Organización o contratada, que al final del proyecto probablemente termine ocupando un  puesto jerárquico importante en la cadena del proceso rediseñado.
También se designará al Dueño o Gerente del Proceso como responsable máximo del futuro proceso rediseñado, quién deberá facilitar la implantación dentro de la mínima interrupción de las actividades cotidianas y apoyar los mecanismos de sensibilización que logren la máxima aceptación de los nuevos procesos.
La Alta Conducción continuará patrocinando el proyecto a cuyo efecto se incentivarán los procedimientos de sensibilización y comunicaciones efectivas.
Es conveniente que quienes se desempeñaron como principales responsables  técnicos del diseño de soluciones continúen como integrantes del Equipo de Especialistas de la Oficina de Proyectos Provincial.
En esta fase se requiere mayor participación del personal de la Organización que trabaja en las áreas funcionales directa e indirectamente afectadas, a cuyo efecto se seleccionará el personal que integrará el Equipo Funcional del Proyecto.
El grado de participación del personal de la Organización dependerá del tipo de proceso y la cantidad y perfil de los recursos humanos disponibles. Así, mientras que algunas Organizaciones ejecutan la implantación con mayoría de personal de las áreas funcionales, en otras es necesario contratar personal experimentado externo.

III.a.1.2.   Organizar el  equipo de trabajo
La presente tarea consiste en:
-  Definir las responsabilidades de los distintos integrantes del equipo de  trabajo, a cuyo efecto se determinarán los resultados que se pretenden obtener  al  término de la presente fase.
-  Describir las principales características de la Organización a los nuevos integrantes  y repasar  la contribución del proyecto a los objetivos estratégicos que fueron establecidos en la fase de Planificación. También se  explican las relaciones con otros proyectos  en marcha o a ejecutarse.
-  Explicar las características estructurales y funcionales de las soluciones técnicas y organizacionales diseñadas.
-  Poner a disposición del equipo de trabajo los antecedentes recopilados y elaborados durante la fase de Diseño de Soluciones.
-  Entrenar al equipo de trabajo en las metodologías a las que se adhiere, las estrategias formales e informales de comunicación, la presentación de informes efectivos, la calidad de los productos a entregar y los mecanismos de resolución de conflictos.
-  Revisar las estrategias de implantación a fin de incorporar los ajustes necesarios.

III.a.1.3.  Preparar el programa de trabajo
Durante la fase de Diseño de Soluciones se elaboró un plan de trabajo  que aquí debe ser ajustado para concluir en un programa de trabajo que describa las actividades a realizar,  su  alcance, el calendario  y los productos que se pretenden obtener.
Los pasos  se definirán detalladamente, realizando las correspondientes asignaciones de personal en función de los perfiles de cada miembro del grupo. Al asignar las responsabilidades deberán  quedar claramente establecido los productos que deben entregarse, la relación de su trabajo con otros, la calidad esperada de los resultados, las fechas límites  de cumplimiento, las normas especificas de desarrollo y los hitos de control.
Los datos del programa de trabajo base se ingresarán en el sistema de control del proyecto a fin de facilitar su posterior seguimiento y ajuste.
El programa concluído deberá ser aprobado por la Alta Conducción, previa aprobación del Gerente de Implantación y el Gerente de Proyectos Provincial.
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III.a.1.4.    Desarrollar la estrategia de sensibilización interna
Durante la fase de Implantación se llevarán a la práctica los diseños desarrollados para culminar en la puesta en marcha de la visión alcanzada durante la Planificación. Es el momento de realizar “la cirugía mayor” y en consecuencia, cuando la Organización  sufrirá el impacto más importante.
Aquí es dónde debe ponerse de manifiesto con mayor intensidad el apoyo de la Alta Conducción como patrocinador a través del desarrollo de una efectiva campaña de comunicación que explique a toda la Organización y principalmente a las áreas funcionales afectadas, qué se va a hacer, qué se espera lograr, en qué tiempo y cómo se llevará a cabo.
Las estrategias de comunicación incluirán: difusión de videos, generación y publicación de mensajes con las ideas fuerza del cambio y fundamentalmente, el contacto personal con los “afectados” a través de reuniones periódicas.
Los mensajes que se elaboren deben ser claros y expresados  en un lenguaje sencillo.
También será útil identificar  los  difusores naturales de cada  área funcional que, incluso, podrán ser los futuros capacitadores.

4. Insumos principales
4  Resumen Ejecutivo de implantación para la Alta Conducción.
4  Plan de trabajo de implantación.
4  Diagrama Gantt de implantación.
4  Términos de Referencia proyectos de implantación.


5.    Productos principales
4  Equipo de trabajo conformado y capacitado.
4  Programa de trabajo de la fase Implantación.
4  Informe de estrategias de comunicación.


6.    Herramientas y técnicas
4  Administración de Proyectos
4  Manejo eficiente de reuniones.
4  Presentaciones efectivas.
4  Formación de equipos de trabajo.
4  Técnicas de grupos de trabajos autodirigidos.
4  Software de administración de proyectos.