Especificación de la implantación

II.d.2.1.  Desarrollar el plan de implantación
Los esfuerzos  necesarios para la implantación  de la solución integral deben  ser agrupados en productos y/o servicios identificables a obtener en un tiempo limitado. A su vez, los eventos deben interrelacionarse, ya que el resultado de unos  son los insumos de otros.
Es común que los siguientes objetivos de implantación  generen eventos separados o combinados, aún cuando todos puedan contribuir a la solución integral:
-  Adquisición e instalación de equipamiento informático y software de base.
-  Adquisición e instalación de equipamiento y cableado para redes locales .
-  Adquisición e instalación de equipamiento y vínculos para redes de área extendida.
-  Adquisición e instalación de software pre-programado.
-  Contratación de desarrollos de software a medida.
-  Contratación de consultores para diseño detallado e implantación  de circuitos administrativos.
-  Capacitación del personal en distintas áreas y niveles.
-  Desarrollo de nuevos encuadres normativos.
-  Tercerización de servicios.
-  Selección de personal para la nueva estructura organizacional.
-  Desarrollo de plan de carreras.
-  Desarrollo del sistema de incentivos.

Posteriormente, por cada evento  se generará un plan de implantación  a nivel de plan de trabajo y  no de programa de trabajo. El plan de implantación   identifica los distintos pasos,  asigna los niveles  de habilidad y los días estimados de trabajo por cada uno de los pasos. El nivel de detalle del plan de trabajo será el necesario para determinar  la factibilidad y los factores económicos de la implantación .
El desarrollo del plan de implantación  es importante porque:   es la base para  la preparación del programa de trabajo a desarrollar en la fase de Implantación ,  sirve para estimar el trabajo requerido en cada etapa,  identifica las actividades críticas, permite medir el avance durante la implantación  y es útil para estimaciones futuras.
Al término de la planificación, se verificará:
-  Que todas las tareas tengan recursos asignados.
-  Que todas las dependencias entre  tareas estén definidas.
-  Que todas las tareas tengan sus estimaciones de tiempos y recursos distintos de cero; y que estas estimaciones estén actualizadas.
-  Que todas las fases, actividades y segmentos  tengan resultados definidos.

Las principales etapas a contemplar en la planificación, y que con mayor detalle se desarrollarán en la fase Implantación  son:
-  Segmentos comunes:
-  Organización
Se relaciona con la conformación del equipo de trabajo,  la recopilación de los antecedentes, el establecimiento de los estándares de trabajo, la organización de la oficina del proyecto y la confección del programa de trabajo.
-  Selección y contratación
Se aplica a cualquier tipo de contratación (Ej.: consultores, equipamiento, software, etc.) debiendo transitarse las etapas de  convocatoria, evaluación de propuestas, selección, adjudicación y contratación.
-  Segmentos relacionados con proyectos de implantación de sistemas de información a medida con personal propio o contratado
-  Ajuste de diseño detallado
Se realiza el ajuste del diseño técnico-funcional hasta alcanzar el plano de implantación  físico (Ej.: definición de bases de datos, diseño de interfases, diseño de reportes y diseño de unidades de programación).
-  Programación
Comprende la ejecución de la codificación , la preparación de los datos de prueba, la revisión del código y la realización de las pruebas a nivel de cada unidad de programación
-  Desarrollo de circuitos administrativos y  procedimientos
Comprende el diseño de los circuitos administrativos y procedimientos, el diseño de los formularios y el desarrollo de los manuales.
-  Preparación de la conversión
Comprende el diseño de las estrategias de conversión, el desarrollo de los procedimientos de conversión, la planificación de la prueba, la generación de los archivos de conversión y la creación de un modelo de prueba del sistema completo.
-  Entrenamiento
Comprende la preparación del material para capacitación  y el entrenamiento de los usuarios del sistema.
-  Prueba del sistema
Comprende la ejecución de la prueba integral, la revisión de resultados, la ejecución de  los ajustes y la aprobación final.
-  Conversión
Comprende la migración de los datos del sistema anterior al nuevo, la implantación  de los nuevos circuitos y la puesta en producción del nuevo sistema.
-  Seguimiento de la conversión
Se refiere al período normal de seguimiento del trabajo de migración

-  Segmentos relacionados con proyectos de implantación de sistemas pre-programados
4         Se transitan las mismas etapas mencionadas en la implantación  de sistemas informáticos a medida. El alcance de las tareas de ajuste de  diseño y programación, es menor que en un desarrollo a medida; no obstante, es importante tener  claridad respecto de los puntos de control.
-  Segmentos relacionados con proyectos de incorporación de equipamiento y comunicaciones
-  Preparación de instalaciones
Se refiere a la preparación de los lugares en dónde se instalará el equipamiento (Ej.: ampliaciones, reparaciones, instalaciones eléctricas, etc.)
-  Instalación de hardware
Comprende el armado y puesta en funcionamiento del equipamiento.
-  Instalación de software de base
Comprende la instalación y prueba del software de base.
-  Instalación de comunicaciones
Comprende los tendidos de cables, la instalación de equipamiento de comunicaciones y las pruebas
-  Prueba de instalación
Comprende la prueba de todos los elementos que deben funcionar en forma integrada.

-  Segmentos relacionados con la implementaciones de cambios de estructuras organizativas
-  Implantación  de planes de carrera y sistemas de incentivos
Comprende el diseño de los planes de carrera en base a las pautas establecidas durante la fase de Diseño Técnico
-  Capacitación del personal
Se refiere a la formación del personal para ajustar sus perfiles conforme a los requerimientos de los nuevos cargos.
-  Diseño de manuales de misiones y funciones
Comprende la generación de la documentación que formalice las nuevas áreas de responsabilidad.

Identificadas las etapas  deberá estimarse los recursos físicos y humanos de cada una, los perfiles del  personal  y el tiempo estimado para completar cada etapa.
Existen distintas técnicas para la estimación de recursos y tiempos, las principales son:
-  Modelos algorítmicos: se utiliza un modelo basado en información histórica que toma algunas variables que se repiten en todos los proyectos y en base a las cuales se puede proyectar  los tiempos y recursos (Ej.: modelo COCOMO, Puntos Función, etc.).
-  Estimación por analogía: se basa en el desarrollo de proyectos similares.
-  Juicio experto: se realizan las estimaciones por consenso de  expertos que tienen experiencias similares.
-  Ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible.
-  Estimación top-down: el esfuerzo se estima considerando la funcionalidad total del producto o servicio, y  ésta es provista por las subfunciones interactuantes.
-  Estimación bottom-up: se estima el esfuerzo de cada componente para luego agregarse al esfuerzo total


II.d.2.2.  Analizar los costos y beneficios
Si bien la factibilidad económica se determinó en la fase de Planificación, el propósito de esta tarea es  confirmarla a la luz de la información detallada que está disponible.
Los costos en concepto de adquisiciones, instalaciones y operaciones que aún no fueron estimados durante el desarrollo de la presente fase, se completarán en esta instancia.
Los costos y los beneficios operativos se estimarán comparando los aspectos económicos de continuar con el actual modelo de gestión respeto del modelo propuesto, y se proyectarán  para un período futuro razonable (Ej.: 3 a 4 años).
El ahorro o costo neto surgirá  de la diferencia  entre la reducción o aumento  del costo neto de operación y los costos no periódicos (Ej.: indemnizaciones, instalaciones, compras, etc.).
Como beneficios, entre otros,  se considerarán la venta del equipamiento actual, el incremento de servicios o productos ofrecidos, etc.
La distribución de ahorros y beneficios netos en el tiempo, deberán ser sometidos a un análisis económico de valor actual neto y punto de equilibrio.
Por último, se resumirán las consideraciones intangibles, tanto en costos como en beneficios (Ej.: imagen positiva o negativa) que pueda afectar la decisión de la Alta Conducción, respecto de continuar o no con la implantación .

II.d.2.3.  Aprobar los proyectos y asignar prioridades
En esta instancia se someterá a consideración de la Alta Conducción el diseño técnico y organizacional, el informe económico y las estrategias de cambio a fin de obtener la aprobación para elaborar los términos de referencia y pliegos de contrataciones para continuar con la fase de Implantación .
Se elaborarán borradores del informe ejecutivo y se resolverán los puntos que hayan sido identificados como dudosos, hasta poder concluir en el informe final.
Si el proyecto continúa,  se establecerá la fecha de comienzo.
Basado en el informe final, la Alta Conducción,  decidirá respecto de la razonabilidad económica del proyecto, la asignación de prioridades y la fecha de efectivo comienzo de la fase de Implantación .

II.d.2.4.  Elaborar y aprobar  los términos de referencia y pliegos de contrataciones
Para el desarrollo de los términos de referencias de los proyectos de implantación  se siguen las pautas desarrolladas en el punto I.b.4.2. de la fase de Planificación.
Los contratos tienen por objetivos explicitar un acuerdo entre las dos partes con una definición precisa de los roles y responsabilidades de cada una, que se traducen en productos y/o servicios que deben ajustarse a criterios de calidad definidos.
Los aspectos críticos de un contrato informático[1], que pueden ser extendidos a cualquier contratación que se desprenda de un proceso de transformación en las áreas administrativas, son:
-  El producto o servicio:  adecuada definición de las características técnico-funcionales del producto o servicio a ser provisto .
-  Las entregas y plazos: la cantidad y plazos en que deben estar disponibles los servicios o productos.
-  La confiabilidad: la consistencia de la eficacia esperada del producto.
-  La integridad: el nivel de protección incorporado dentro del producto o servicio.
-  La documentación: el tipo, extensión y suficiencia de las explicaciones  suministradas del producto o servicio que otorgue importantes niveles de autonomía al  Comprador.
-  El entrenamiento: las ofertas educacionales y materiales provistos por el proveedor para enseñar a utilizar el producto, y eventualmente, a mantenerlo.
-  El mantenimiento: los  medios que  provee el proveedor para ajustar los defectos del producto.
-  La utilidad: el esfuerzo requerido para utilizar las características del producto.
-  La flexibilidad: la facilidad con que los nuevos requerimientos pueden ser agregados al producto.
-  La portabilidad: la facilidad con la que el producto puede ser movido a otro ambiente operacional.
-  Los antecedentes del proveedor: la confianza de que el proveedor cumplirá con el objeto del contrato.
-  Las provisiones contractuales: las cláusulas en el contrato especificando los términos y condiciones a ser seguidos durante la ejecución del mismo.

A continuación se desarrollarán las principales consideraciones que deben ser contempladas en la confección de los pliegos de contrataciones, las que se adaptarán a las exigencias formales que el Organismo que financia (Ej.: BID, Bco. Mundial, etc.) o la Organización contratante.

Consideraciones Generales:
-  El pliego se desarrollará desde los aspectos más generales, y comunes a cualquier contratación, hasta los particulares y específicos del producto o servicio a contratar. Debe ser de fácil lectura y comprensión.
-  Las condiciones generales y particulares  que regularán la relación de las partes deben seguir el ciclo de vida de la contratación: definición de requerimientos, presentación de ofertas, apertura, selección, adjudicación, ejecución, pruebas de aceptación y finalización del contrato.
-  Es recomendable elaborar un borrador del pliego que se anticipará a los potenciales Oferentes para que dentro de un plazo determinado realicen las observaciones necesarias, cuya incorporación quedará a criterio de la Organización contratante. Esta aclaración debe ser incluida en la nota de distribución..
-  Las bases del concurso deben incluir como mínimo: los pliegos de especificaciones generales y particulares que regulen el proceso del concurso;  los datos particulares del concurso que modifican las especificaciones generales y particulares, cuando las primeras ya están pre-impresas; el modelo del contrato a firmar con el Adjudicatario, las especificaciones técnico-funcionales de los productos y/o servicios a contratar, los Anexos necesarios y la Carta-Invitación, en los casos en que los proponentes hayan sido preseleccionados


Aspectos relacionados con el proceso de selección y adjudicación  – Condiciones Generales y Particulares
Comprende los eventos: llamado a concurso, preparación de las ofertas, presentación de las ofertas, selección y adjudicación.
Las principales cláusulas que deben estar presentes:
-  Objetivo y alcance de la contratación: resume los productos y/o servicios principales y conexos, a contratar.
-  Definiciones: comprende un glosario con todos los términos utilizados en los documentos incluidos en las bases de contratación que puedan dar lugar a distintas interpretaciones. Se aclararán expresamente los sinónimos.
-  Oferentes elegibles: indicar las  restricciones generales (Ej.: origen de los licitantes, admisibilidad de UTE, etc.) impuestas por los Organismos que financian, por la legislación vigente  o por el propio Comprador.
-  Bienes y servicios elegibles: indicar las  restricciones generales (Ej.: origen de los bienes) impuestas por los Organismos que financian, por la legislación vigente  o por el propio Comprador, respecto de las condiciones que deben reunir los bienes y servicios a contratar para ser admitidos.
-  Domicilios: aclarar las exigencias de domicilios especiales y legales.
-  Apoderados: especificar los instrumentos que se requerirán para acreditar representaciones válidas.
-  Sistema de contratación: especificar la modalidad de contratación (Ej.: ajuste alzado, por unidad de medida, etc.)
-  Costos del concurso: aclarar que el Oferente no podrá reclamar ningún gasto que le demande  la preparación y presentación de la Oferta independientemente del resultado final.
-  Precio de los pliegos: especificar el valor de los pliegos y qué se solicitará como constancia de su pago.
-  Documentos del concurso o licitación: listar todos los documentos que componen las bases del concurso indicando su validez como fuente única de información , establecer el orden de prelación en caso de que se presenten contradicciones entre los documentos y de éstos respecto de la legislación.
-  Enmiendas: dejar abierta la posibilidad de introducir enmiendas, aclarando cuáles serán los medios válidos de notificación.
-  Idioma: establecer  el idioma oficial de la presentación y las condiciones de traducción cuando venga en otro idioma que no sea el oficial.
-  Interpretación de los plazos: especificar como se cuentan los términos establecidos en el pliego (Ej.: días corridos) y  qué sucede cuando concluyen en un día inhábil.
-  Consultas y aclaraciones: establecer los medios y plazos en que los Oferentes podrán expresar sus inquietudes y en los que el Organismo licitante responderá.
-  Forma de presentación: aclarar cuál de las tres alternativas de presentación se exigirán
Sobre único:  antecedentes del Oferente, propuesta técnica y propuesta económica, juntas;
Dos sobres: sobre 1 con antecedentes y propuesta técnica y sobre 2 con propuesta económica. Se abren en distintos momentos. El sobre 2 es abierto exclusivamente respecto de aquellos que superaron la calificación del sobre 1.
Tres sobres: sobre 1 con antecedentes del Oferente, sobre 2 con propuesta técnica y sobre 3 con propuesta económica. En  las etapas 2 y 3 concursan los Oferentes  que hayan superado las instancias  anteriores.
Se determinará  la carátula y contenido de cada sobre, indicando: exigencias de copias y detalle de la documentación a presentar, orden y forma de identificación.

-  Plazo de presentación: indicar hasta que momento se admiten la presentación de ofertas, el tratamiento de las  ofertas tardías y las posibilidades de retirar o modificar ofertas.
-  Antecedentes del Oferente: especificar los antecedentes que hacen elegible a un Oferentes, a cuyo efecto deberá solicitarse:
-  Antecedentes institucionales ,legales e impositivos.
-  Referencias de su capacidad para contratar (Ej.: declaración de juicios, quiebras, inexistencia de impedimentos para contratar con el Organismo contratante, DDJJ de la veracidad y exactitud de la documentación presentada, inexistencia de inhabilitaciones generales, etc.)
-  Referencia de su actividad general y específica respecto de los bienes y servicios a contratar
-  Propuesta técnica: enunciar los antecedentes que el Oferente incorporará en su propuesta, los que en detalle se describirán en las especificaciones funcionales y técnicas de los productos y/o servicios.
-  Descripción detallada de los productos y servicios con aclaraciones respecto de  cada uno de los puntos solicitados en las especificaciones funcionales y técnicas de los productos y /o servicios contratados.
-  Descripción de la metodología de trabajo.
-  Organización y composición del equipo de trabajo.
-  Plan de trabajo.
-  Plan de entregas.
-  Propuesta económica:describir los ítems (productos/servicios) que debe cotizar en forma mandatoria, la unidad de medida de cotización, los conceptos a desglosar, la moneda de cotización, las condiciones especiales que puede incluir, la posibilidad de presentar ofertas básicas y alternativas, las modalidades de financiación (contado, contado financiado, leasing, etc.) y el período de mantenimiento de la oferta.
-   Apertura de las ofertas: indicar lugar, fecha y hora de apertura del primer o único sobre, principales pasos del acto de apertura, causales de rechazo durante el acto, observaciones subsanables en un plazo determinado y forma de comunicar la apertura de los sobres subsiguientes.
-  Garantía de Oferta: enunciar el monto o porcentaje que cubre la Garantía de Oferta, las formas de instrumentarlas, las situaciones que provocan su ejecución y el momento y modalidad de devolución.
-  Calificación: describir el proceso de calificación de cada una de las etapas hasta llegar a la adjudicación, los rubros e ítems que se calificarán, los conceptos que comprenden, el puntaje mínimo y máximo de cada ítem; y  el puntaje mínimo admitido para que el Oferente precalifique en cada una de las etapas del proceso licitatorio.
4         Aclarar expresamente si el Oferente deberá poner a disposición el producto para ser sometido a pruebas de calidad o performance.
4         A continuación se enuncian los principales rubros y conceptos que permiten merituar tanto al proponente como a la propuesta técnica:
Antecedentes del Oferente: envergadura; presencia local; capacidad económica, financiera y operativa; experiencia general, visión estratégica, experiencia específica en el objeto de contratación, nivel de respuesta ante requerimientos de servicios, etc.
Antecedentes de la propuesta técnica: equipo de trabajo: antecedentes del director del proyecto y los integrantes críticos del equipo, experiencia como integradores (supuesto de soluciones llave en mano), etc.
Plan de trabajo: coherencia,  nivel de detalle de tareas, plazos de entrega, etc.
Metodología de trabajo: adherencia a estándares, calidad de la propuesta de gestión y control del proyecto, etc.
Software aplicativo: nivel de ajuste para asimilar las características funcionales y técnicas de la solución requerida, portabilidad, performance, integridad, confiabilidad, flexibilidad, nivel de actualización, facilidad de migración, ambiente de desarrollo, seguridad, auditabilidad, simplicidad de operación,  adherencia a estándares, adecuación a tendencias tecnológicas, nivel de mantenimiento, documentación, entrenamiento, etc.
Hardware, software de base y comunicaciones: por cada uno de sus componentes se desglosarán los conceptos a calificar, entre otros: diseño de la solución, configuración, expansión, performance, nivel de compatibilidad con equipamiento existente, confiabilidad, facilidad de administración, tolerancia a fallas, mantenimiento, garantía, soporte técnico, documentación, entrenamiento, etc.

-  Comunicaciones con el Oferente durante el proceso de calificación: establecer la forma en que el Contratante se comunicará con el Oferente para aclarar dudas.
-  Adjudicación: establecer los criterios para adjudicar, los derechos del Comprador respecto del alcance en ítems y cantidades, la modalidad de notificación y la formalización de la adjudicación (Ej.: firma del contrato).
Respecto del criterio existen dos posturas: la que adjudica al  Oferente que presente menor precio con la condición de haber resultado precalificado en los antecedentes, sin importar el orden de mérito que obtuvo ; y la que se basa en el Oferente que haya obtenido el mayor puntaje final resultado de la sumatoria de la calificación obtenida en los antecedentes, la propuesta técnica y la propuesta económica.

-  Garantía de adjudicación: enunciar el monto o porcentaje que cubre la Garantía de Adjudicación, las formas de instrumentarlas, las situaciones que provocan su ejecución y el momento y modalidad de devolución.
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Aspectos relacionados con la descripción de las características técnicas y funcionales del producto o servicio a contratar
Los conceptos que aparecen entre corchetes son optativos dependiendo  de los componentes de la  solución contratada
-  Antecedentes de contexto: describir el ambiente en donde debe operar la solución propuesta (Ej.: infraestructura informática y de comunicaciones disponible, cantidad de personal, organigrama, debilidades funcionales a solucionar, etc.)
-  Objetivos generales y específicos: detallar los objetivos del proyecto que se satisfarán con la presente solución.
-  Alcance de los bienes y servicios a contratar:  las soluciones pueden tener distintos niveles que deberán especificarse claramente (Ej.: se solicita provisión sin instalación)
-  Resultados esperados: son los hitos que deben alcanzar el Adjudicatario y que servirán como puntos de control de que las tareas han sido realizadas satisfactoriamente.
-  Actividades: se enunciarán las actividades mínimas que se les requiere al Adjudicatario, independientemente de la metodología propuesta. El Oferente deberá acompañar un plan detallado de trabajo en el que cite las actividades enunciadas y que se deberá correlacionar con el plan de entregas.
-  [Especificaciones funcionales y técnicas del software aplicativo]: se desarrollarán cada una de las características exigidas al software aplicativo a nivel general y de cada módulo.
Objetivo: describir los objetivos esenciales del sistema de información, los procesos y funciones a cubrir, los beneficios que se pretenden obtener y  la visión del entorno transformado una vez que el sistema esté implementado. Los sistemas complejos se dividirán en subsistemas, en cuyo caso deberá distinguirse el objetivo general de los objetivos específicos de cada subsistema.
Alcance: describir el alcance de la solución respecto de los aspectos funcionales (procesos, segmentos, eventos), dispersión geográfica (Administración  Central, Delegación XX, Escuelas zona ZZ, etc.) y las unidades organizativas incluidas  (Dirección e Personal, Juntas de Clasificación, Juntas de Disciplina, Delegaciones Administrativas, etc.) .
Restricciones Generales: referenciar las limitaciones específicas técnicas (Ej.: infraestructura de comunicaciones, limitaciones de espacio, etc.) o de gestión (Ej: nivel de capacitación del personal, normativa restrictiva, etc.) que afecten al proyecto en cuestión.
Requerimientos Funcionales Generales y Específicos: a nivel general se determinarán las condiciones operativas básicas que el sistema de información deberá  proveer (Ej.: manejo de esquemas descentralizados, trazabilidad, etc.) y a nivel específico, por cada uno de los  subsistemas, la descripción de  los eventos incluidos, las alimentaciones, las salidas y las funciones principales.
Modelo de datos: si existe un diseño preliminar de las entidades que el sistema debe administrar, será útil incluirlas, sin que ello condicione el diseño físico de las bases de datos de la solución a proponer, pero sí para que el Oferente disponga de información respecto del esfuerzo del ajuste de diseño que deberá realizar. Se sugiere la presentación de diagramas de entidad-relación.
Requisitos de ejecución  y de  performance: se brindará información de volúmenes de datos, número de usuarios, tiempos máximos de respuesta, caudal de tráfico, grado de crecimiento y cualquier otra información que describa la calidad del ambiente operativo deseado.
Características técnicas de la solución a diseñar:  se consignarán  las restricciones en el diseño e implantación  relacionadas, principalmente,  con el soporte tecnológico de la solución a proveer. Entre otros, los aspectos a considerar son: interfaz de usuario,  tecnología en hardware y software de base soportada, niveles de performance, modalidad de manejo de esquemas descentralizados  portabilidad, integridad, flexibilidad, ambiente de desarrollo, estándares  de la industria que deberán respetarse y auditabilidad del sistema.
Productos que debe entregar el Oferente: se identificarán los productos que el Oferente deberá entregar, tales como módulos del software desarrollado (programas fuente y objeto), documentación de diseño, documentación de uso, documentación de operación, documentación de fallas rutinarias (trouble shooting), mantenimiento del usuario, etc.
Si el contrato incluyese la prestación de servicios adicionales a los de desarrollo e instalación, tales como mantenimiento adaptativo y/o correctivo, formación de usuarios y operadores, consultoría, etc., deberán igualmente especificarse en este apartado.
Parámetros de seguridad: describir el esquema de seguridad a nivel operación del sistema respecto de las funciones y acceso a datos.

-  [Especificaciones funcionales, técnicas y de soporte del hardware]: se desarrollarán las características exigidas a nivel general  (Ej.: alimentación 220, manuales en castellano, tecnología INTEL compatible, garantía mínima 12 meses, etc.) y específicas por cada uno de los elementos que integran el equipamiento (Ej.: servidores de aplicaciones, servidores de datos, puestos de trabajo, impresoras de escritorio, etc.).
Salvo condiciones muy particulares, los requerimientos funcionales y técnicos exigidos serán los mínimos por cada uno de los conceptos a  evaluar (Ej.: configuración, expansión, performance, nivel de compatibilidad con equipamiento existente, confiabilidad, facilidad de administración, tolerancia a fallas, mantenimiento, garantía, soporte técnico, documentación, entrenamiento, etc.).
Para que el Oferente pueda proponer una configuración se le aportarán datos relacionados con volúmenes y frecuencias de eventos para estimar capacidades, expansiones y rendimientos.
Cuando se solicite la instalación del equipamiento  para que quede en condiciones operativas, se brindarán especificaciones de los sitios de instalación y las obras que deberán realizar.
Solicitar la presentación de manuales, diagramas y eventualmente, demos.

-  [Especificaciones funcionales y técnicas del software de base]: se desarrollarán cada una de las características exigidas al software de base y servicios conexos. Debe correlacionarse con la grilla de calificación. Salvo condiciones muy particulares, los requerimientos funcionales y técnicos exigidos serán los mínimos por cada uno de los conceptos a  evaluar.
Solicitar folletería actualizada en español o traducida.

-  [Especificaciones funcionales y técnicas de las comunicaciones]: se especificarán los objetivos y el alcance de la solución de comunicaciones, las características generales    (Ej.: normas y homologaciones admitidas, protocolos, señalizaciones, escalabilidad, manuales, etc.) y las características específicas de cada uno de los componentes (Ej.: vínculos WAN, cableado horizontal, cableado vertical, equipos de distribución, software de administración, etc.) .
Se describirán las normas de trabajo del personal y las condiciones en que deberán quedar los inmuebles y las instalaciones en caso de roturas.
Se sugiere que se acompañen planos de las plantas con distribución tentativa de bocas.
Exigir el conocimiento de los lugares de trabajo y solicitar memorias descriptivas de la solución a proponer.

-  [Capacitación]: describir los requerimientos mínimos de formación por área, el lugar de dictado, el material a proveer y la cantidad de personas a capacitar por tema.
Solicitar descripción del contenido de los cursos y el material a proveer.

-  [Cuestionario Técnico]: los principales aspectos técnicos requeridos en cada uno de los componentes de la solución se desarrollarán a nivel del cuestionario para que sea contestado expresamente por el Oferente. La redacción del cuestionario deberá evitar respuestas vagas y será, junto con la descripción de la propuesta técnica, la base de calificación de los Oferentes.
-  Plan de entregas: el Comprador indicará por cada uno de los productos y servicios solicitados el tiempo máximo de entrega. El Oferente especificará el tiempo comprometido de entrega que será considerado para evaluar  dicho concepto.

Aspectos relacionados con las condiciones generales y particulares
Las cláusulas incluidas en este capítulo explicitan las condiciones generales y particulares que regularán  la relación entre el Adjudicatario y el Comprador desde la iniciación del vínculo contractual hasta su finalización. Algunas cláusulas específicas serán completadas luego de haberse definido el alcance de la adjudicación; no obstante, su inclusión dentro de las bases permite anticipar al Oferente las condiciones que acepta tácitamente al momento de  firmar los pliegos.
Las principales cláusulas a incluir son:
-  Definiciones: incluir un glosario con todos los términos utilizados en el contrato (Ej.: proveedor, adjudicatario, Comprador, BIRF, BID, producto, servicios, etc.)
-  Leyes aplicables: especifica la legislación que regulará el contrato.
-  Alcance de la contratación: se transcribirán los bienes y servicios que resulten adjudicados con indicación de cantidades, valores unitarios y totales, condiciones de pago, planes de entrega y especificaciones de condiciones financieras especiales. Deberá ser copia fiel del acta de adjudicación.
-  Confidencialidad: el proveedor deberá mantener la confidencialidad de la información  con la que tome contacto durante la relación contractual, la que podrá ser utilizado para fines distintos del contrato solamente con la  autorización expresa del Comprador. Se podrá prever que el Proveedor entregue al Comprador toda la información generada y utilizada al término de la relación contractual.
-  Derechos de patente: el Proveedor indemnizará al Comprador en caso de reclamaciones de terceros relacionadas con transgresiones de derechos de patente, marca registrada o diseño industrial causadas por la utilización de los bienes o parte de ellos en el país del Comprador.
-  Garantía de fiel cumplimiento del contrato: se especificará el plazo, monto y  forma en que el proveedor deberá hacer efectiva la garantía de adjudicación. Se indicará las situaciones en que se procederá a su ejecución y su devolución.
-  Inspecciones y pruebas: se especificarán los derechos que le asisten al Comprador de realizar verificaciones periódicas a fin de constatar si los bienes y servicios cumplen con las especificaciones funcionales y técnicas requeridas, los lugares de inspección, el deber del proveedor de asumir todos los costos y las acciones en caso de comprobar que las entregas no satisfacen los requisitos de calidad exigidos.
-  Embalaje: se establecerán las condiciones que deben cumplir los embalajes externos e internos de los bultos para minimizar los riesgos de rotura.
-  Entregas y documentos: se especificará la documentación que deberá poner a disposición el proveedor con cada entrega y los lugares en donde entregarán los productos o ejecutarán los servicios. Se establecerá el hito que transfiere la responsabilidad del proveedor al Comprador.
-  Seguros: se establecerán los contratos de seguro que deberá contratar el proveedor para cubrir contingencias en los bienes y servicios comprometidos o respecto del personal  afectado.
-  Servicios conexos: se especificarán los servicios accesorios que están incluidos en la propuesta (Ej.: montaje, puesta en funcionamiento, etc.)
-  Pago: se reglamentará las condiciones, moneda  y  formas en que se efectivizarán  los pagos.
-  Precios:  la regla general es no aceptar ajustes de precios.
Se establecerán la vigencia de la garantía, los procedimientos de reclamos, la forma de subsanar los desperfectos sin costo para el Comprador y las acciones en caso de no ser solucionados.

-  Garantía Año 2000: el proveedor garantizará el correcto funcionamiento del software de base,  sistemas aplicativos y hardware a partir del año 2000, siendo este evento totalmente transparente. Cualquier modificación procedente quedará a exclusivo cargo del proveedor.
-  Ordenes de cambio:  se establecerán las situaciones en que se podrán alterar cantidades solicitadas, lugares de entrega o diseños sin modificar precios.
-  Cesión: se indicará la imposibilidad de que el proveedor ceda total o parcialmente el contrato, sin la autorización expresa del Comprador.
-  Subcontratos: el proveedor  deberá notificar al  Comprador por escrito todos los subcontratos que adjudique en virtud del contrato si no lo hubiera hecho ya en su oferta.  La notificación, realizada en la oferta original o con posterioridad, no eximirá al proveedor de ninguna de las responsabilidades u obligaciones que le incumben con arreglo al contrato.
-  Demoras del proveedor: se establecerán los mecanismos que entrarán en vigencia cuando se compruebe que el proveedor no puede cumplir con las entregas a fin de determinar si le cabe responsabilidad y la forma de compensación.
-  Fuerza mayor: se explicitarán las situaciones generales que serán consideradas de fuerza mayor y eximirán al  proveedor. Se declararán las situaciones particulares que no sean consideradas de fuerza mayor y que sean de dudosa  interpretación si se rigen por los conceptos generales.
-  Rescisión: se establecerán las situaciones que expresamente den lugar a la rescisión (Ej: incumplimiento de calidades, plazos, cantidades; revocación por conveniencia, rescisión por insolvencia, etc.). En cada caso se determinarán las acciones y formas de compensación del Comprador.
-  Liquidación por daños y perjuicios: se especificarán las condiciones en que además de la ejecución de las garantías de fiel cumplimiento sea necesario una compensación adicional, estableciendo las formas de efectivización.
-  Solución de controversias:  se establecerán los mecanismos de resolución de problemas antes de llegar a la instancia judicial.
-  Notificaciones: se declararán los mecanismos formales de comunicación cierta.
-  Impuestos y derechos: se indicarán los impuestos y derechos que son responsabilidad de cada parte.
-  Los términos de referencia y pliegos de contrataciones se someterán a consideración de la Alta Conducción para ser aprobados y poder continuar con la fase de Implantación .

4.    Insumos principales
4  Matriz de oportunidades de mejora y recomendaciones.
4  Esquemas de actividades y eventos de procesos rediseñados.
4  Diagrama de dependencia entre procesos.
4  Especificaciones técnico-funcionales del sistema de información.
4  Informe de especificaciones técnico-funcionales
4  Informe software de terceros preseleccionado
4  Informe de alternativas de infraestructura informática y de comunicaciones
4  Diagrama de flujo de datos
4  Diagramas de entidad-relación
4  Organigrama rediseñado.
4  Cuadro de necesidades de personal.
4  Matriz de correlación de Actividades/Tareas-Estructura Organizacional (Procesos rediseñados).
4  Matriz de transición de cargos.
4  Informe de estrategias de  cambio.
4  Matriz costos y beneficios.



5.    Productos principales
4  Resumen Ejecutivo de implantación  para la Alta Conducción.
4  Matriz de evaluación económica de beneficios y costos.
4  Plan de trabajo de Implantación .
4  Diagrama Gantt de Implantación
4  Términos de Referencia proyectos de implantación .
4  Pliego de condiciones generales, particulares y técnicas .


6.     Herramientas y técnicas
4  Técnicas de evaluación de proyectos.
4  Técnicas de asignación de prioridades.
4  Procesadores de palabra con plantillas de licitaciones.
4  Recomendaciones de la SIGEN (Sindicatura General de la Nación) respecto de auditoría de contratos informáticos.
4  Estándares publicados por la Secretaría de la Función Pública.