Definición de las especificaciones técnico-funcionales del sistema de información

II.b.2.1.  Identificar los requerimientos de información
En esta tarea se definen las principales características (nivel conceptual) de los requerimientos de información   que exigen los nuevos procesos.
La descripción del sistema de información debe satisfacer los requerimientos de los niveles de conducción, gerenciamiento, control y operación. 
Las descripciones,  gráficas o narrativas, deben especificar:
-  Los funciones principales identificándolas por tipo (manual o automatizada) y residencia (centralizada o distribuida)
-  Las principales alimentaciones del sistema de información integral.
-  Los principales grupos de información a ser producidos y distribuidos.
-  Los principales grupos de información a ser retenidos (almacenamientos).

II.b.2.2.  Especificar las características funcionales del sistema informático
En esta instancia se declara lo que “el sistema informático debe hacer y lograr” a través de los distintos procesos y funciones que han de automatizarse, con indicación de los insumos y  salidas. El producto que se obtenga servirá de base para la contratación de una solución externa o el desarrollo de las especificaciones técnicas de detalle.
En esta instancia no se avanza en el diseño técnico de detalle (Ej.: bases de datos, módulos, programas y procedimientos,  arquitectura de seguridad y control, etc.) que serán desarrollados durante la fase 3 – Implantación , según se haya determinado realizar desarrollos a medida (con  recursos propios o de terceros) o  contratar soluciones  pre-programadas.
Las características generales de las especificaciones funcionales son:
-  Las especificaciones deben contemplar todas las características del sistema que se consideren críticas respecto de la funcionalidad requerida para la solución.
-  Las especificaciones deben indicar lo que se desea y no cómo debe llevarse a cabo. En este sentido debe distinguirse claramente la definición de la funcionalidad del sistema respecto de la descripción de los detalles técnicos de implantación .  Se admitirán la especificaciones de detalles técnicos de diseño cuando existan condicionantes muy importantes a ser respetados.
-  Deben estar explicitadas en forma clara y comprensible, con un grado de detalle tal que reduzcan al mínimo las posibles ambigüedades o interpretaciones erróneas por parte de quienes tengan la responsabilidad de desarrollar el sistema. Es importante considerar que constituyen la base del proceso de selección de los Oferentes en caso de contratarse y son referencia del cumplimiento de la garantía de calidad durante el proceso de desarrollo.
-  Las características de calidad y performance que se definan deben ser comprobables y verificables.  Se pueden seguir las pautas de aseguramiento de calidad que han definido métricas para medir los siguientes factores:
-  Correctitud
-  Fiabilidad
-  Eficiencia
-  Integridad
-  Facilidad de uso
-  Facilidad de mantenimiento
-  Flexibilidad
-  Facilidad de Prueba
-  Portabilidad
-  Reusabilidad
-  Interoperabilidad

-  Deben ser versátiles en lo conceptual, es decir, no ser excesivamente rígidas en sus definiciones y límites, de forma tal que ella impida que se pueda optar por una oferta de mejores prestaciones que la solicitada pero que, por la inflexibilidad de las definiciones del documento, no cumple exacta y taxativamente con lo requerido, con lo cual el Organismo es presa de su exceso de precisión en la misma.
-  Deben hacer referencia a todos aquellos factores significativos (dentro del contexto del proyecto) relativos al entorno de implantación , tanto desde el punto de vista de los recursos físicos y lógicos como de los factores humanos y organizativos si fuesen relevantes.
-  Se sugiere la elaboración de tablas de características  fundamentales que el producto y/o los servicios anexos deben tener. 


Los pasos sugeridos para  describir las especificaciones funcionales son:
-  Resumir   los objetivos y beneficios esenciales del sistema de información automatizado.
-  Especificar el alcance  (Ej.: nivel de actividades y eventos comprendidos, área geográfica, nivel organizacional, etc.)
-  Modularizar el sistema de información automatizado en distintos subsistemas, dándole a cada uno una denominación inequívoca respecto de su naturaleza y alcance. En esta instancia se sugiere desarrollar un diagrama de contexto
-  Por cada uno de los subsistemas  especificar:
-  Los objetivos y alcance.
-  Las interfases con el usuario.
-  Las interfases con otros subsistemas.
-  Las  novedades que  deben ingresar.
-  La información que debe producir.
-  Las descripciones de las funciones y subfunciones.

-  Especificar las entidades, sus principales atributos  y sus relaciones.
4         Se entiende por entidades las abstracciones que representan los principales “conceptos” o “tipos de objetos” [1].  Por cada entidad se especificarán los atributos[2] más importantes y su imagen[3], si esto último es un condicionante que es importante aclarar.
-  Especificar los requerimientos de calidad: a nivel general y por función.
-  Especificar los requerimientos de performance: a nivel general y por función.
-  Especificar los requerimientos de seguridad: a nivel general y por función.
-  Especificar volúmenes de almacenamiento y crecimiento promedio por cada entidad.

II.b.2.3.  Definir la infraestructura informática y de comunicaciones
En base a las estrategias establecidas se identificarán, evaluarán y recomendarán las combinaciones posibles de equipamiento, software de base y comunicaciones que respaldarán los requisitos funcionales y técnicos del  sistema informático definido.
Es conveniente que se especifique la orientación de la tecnología a la que se adhiere y se llegue a un nivel de precisión que permita calcular el costo aproximado. Respecto de cada definición se puede precisar una opción base y alternativas.
Esta tarea debe producir un informe de estrategias tecnológicas que generen recomendaciones de los siguientes aspectos:
-  El modelo de procesamiento: centralizado, descentralizado, distribuido o cliente-servidor, en alguno de sus niveles, Networking Computer Architecture o combinaciones de los distintos modelos .
-  El equipamiento central: tamaño o potencia relativa, tecnología (RISC, CISC), capacidades en memoria y almacenamiento, etc.
-  El equipamiento periférico: terminales bobas, terminales inteligentes, impresoras centrales, impresoras de escritorio, scanner, lectores de códigos de barra u OCR, etc.
-  El sistema operativo del procesador central y los cargos (caso de terminales inteligentes: PC's).
-  El gestor de base de datos.
-  Las herramientas de desarrollo: lenguajes, integraciones en herramientas de CASE en alguno de sus niveles, etc.
-  El ambiente de comunicaciones local: el sistema de cableado(estructurado o no), tipo de señalización (Ethernet, Token-Ring, etc.), sistema operativo de red (Novell™, Window NT™, Unix, SCO™, Lantastic™, etc.), el equipamiento de distribución de señales (Hubs, Switchers, Gateways, Routers, etc.).
-  El ambiente de comunicaciones remoto: está ligado a la estrategia de comunicaciones seleccionada, ya que no impacta de la misma forma comunicaciones en línea permanentes que transmisiones periódicas mediante correo electrónico. En este ítem se especifican:  medio (fibra óptica, teléfono conmutado, línea dedicada,  satélite, etc.) y el equipamiento (procesadores de comunicaciones, routers, modems, etc.).
Al hacer las recomendaciones se considerará la posibilidad de integrar el equipamiento existente o cambiarlo total o parcialmente, atento al costo de las ampliaciones y el peligro de incompatibilidades con el equipo anexado.

II.b.2.4.  Evaluar el software preseleccionado
Se determinará la aplicabilidad del software identificado en  el segmento anterior. La evaluación comprende, como mínimo:
-  Las características funcionales.
-  La calidad técnica.
-  La facilidad de transferencia.
-  La facilidad de implantación .
-  La documentación respaldatoria.
-  El esfuerzo de adaptación.
-  El nivel de actualización.
-  El respaldo del proveedor.
-  Los costos aproximados de adquisición y modificaciones.

Es conveniente que por cada uno de las áreas a evaluar y los distintos ítems que la componen,  se describan en una planilla con su peso relativo.
Al final de la evaluación debe surgir un  informe  que:
-  Resuma los puntos fuertes y débiles de cada software candidato.
-  Recomiende la contratación de una solución de terceros o la contratación de un software a medida o el desarrollo propio.
-  Indique cuáles son las soluciones que califican y sus costos.
-  Describa   el esfuerzo de las modificaciones requeridas para implementar el software y sus costos.

4.    Insumos principales
4  Esquemas de actividades y eventos de los procesos rediseñados.
4  Declaración de estrategias (Fase Planeamiento).
4  Inventario de infraestructura informática y de comunicaciones.
4  Inventario de habilidades del personal del área de sistemas.
4  Informe preliminar de soluciones informáticas desarrolladas por terceros (paquetes pre-programados).


5.    Productos principales
4  Informe de especificaciones técnico-funcionales.
4  Informe software de terceros preseleccionado.
4  Informe de alternativas de infraestructura informática y de comunicaciones.
4  Diagrama de contexto.
4  Diagrama de flujo de datos.
4  Diagramas de entidad-relación.


6.    Herramientas y técnicas
4  Metodologías  de análisis y diseño estructurados (Ej.: Gane-Sarson, Yourdon, etc.)
4  Metodologías de análisis y diseño orientado a objetos (Ej.: Martin-Odell, Booch’94, OMT/Rumbaugh, Coad/Yourdon, Shlaer/Mellor, IDEF3, etc.)
4  Diagramas de entidad-relación (Ej.: IDEF1X)
4  Herramientas CASE (Ej.: System Architect, Designor, Omnis7, Erwin, Silverrun)