Definición de los proyectos

I.b.3.1.   Identificar los proyectos asociados a los procesos seleccionados
El objetivo de esta tarea es identificar conceptualmente los proyectos que permitan la implementación de la visión del modelo de gestión.
Los proyectos a definir deberán estar relacionados con los procesos que fueron seleccionados como prioritarios en la actividad “Identificación de los procesos críticos y declaración de la visión”.
Un método práctico es reunir las oportunidades de mejora que tengan objetivos comunes.  Así, surgirá que algunos objetivos están relacionados exclusivamente a un proceso, como son los concernientes al  sistema de salud laboral que justifican en sí la generación de un proyecto específico.
También existen objetivos que son comunes a varios procesos, tal es el caso de  las relacionadas a la administración de las piezas administrativas o capacitación básica. En estos supuestos conviene la generación de un proyecto común.
A su vez, la interrelación y jerarquía de los proyectos está relacionados con el horizonte de los objetivos. Los objetivos de largo plazo o de desarrollo, como fin último de un gran proyecto, se subdividirán en objetivos  de  mediano y corto plazo, y estos a su vez en metas. De esta forma en cada instancia se podrán generar distintos proyectos subordinados e interrelacionados, partiendo de la dependencia del proyecto de mayor jerarquía.
Por lo tanto por cada proyecto se definirá:
-  Objetivos (largo, mediano y corto plazo)
-  Metas
-  Beneficios esperados (dan respuesta a las oportunidades de mejora planteadas)
El siguiente cuadro expone una guía tentativa de proyectos y subproyectos relacionados con los procesos administrativos del área educación.
 Al momento de las definiciones podrán sugerirse otras formas de clasificación y agrupación.




Proyecto/Subproyectos
Objetivos del proyecto
Programa de Salud Laboral
Modelo organizacional y funcional
Tercerización servicio de verificación domiciliaria
Régimen de licencias.

Identificar y evitar el ausentismo provocado por abusos

Disminuir las causas estructurales del ausentismo a fin de mejorar el estado de salud del agente

Establecer programas de política de salud.

Sistema integral de gestión de recursos humanos
Modelo  organizacional y funcional
Tercerización del servicio de verificación domiciliaria
Reforma régimen de licencias
Reingeniería de procesos
Rediseño de estructura organizativa
Sistema integral automatizado de administración de RRHHH
Capacitación
Encuadre normativo
Diseñar e implantar un sistema eficiente de administración e información de recursos humanos sobre la base del legajo único por agente.
Optimizar  la capacidad estructural y funcional de la planta para promover ahorros en el presupuesto
Mejorar la competitividad y desarrollar las capacidades potenciales del personal


Sistema Integral de gestión de piezas administrativas

Sistema automatizado de administración de piezas administrativas
Rediseño de procesos comunes críticos
Intercomunicación Sede Central – Delegaciones –Escuelas
Racionalización de archivos

Agilizar y estandarizar los procesos relacionados con el registro y seguimiento de los trámites administrativos de la Administración Central a fin de identificar en forma rápida y confiable los  orígenes, recorridos, costos, tiempos insumidos y responsables

Simplificar los  circuitos administrativos de intercomunicación de procesos.
Disminuir la incidencia del papel y brindar soporte informático a los procesos de tomas de decisiones.
Sistema  integral de administración presupuestaria y financiera

Sensibilización y capacitación en nuevos procedimientos.
Administración de nomencladores.
Sistema automatizado de control de servicios
Sistema automatizado de abastecimiento.
Sistema automatizado integral de administración presupuestaria y financiera

Sustentar y consolidar el proceso de descentralización

Integrar  los distintos niveles del organismo.

Asignar en forma eficiente los recursos.

Facilitar los procesos de toma de decisiones.

Gestión de normas y Secretaría General

Organización de la Secretaría General.
Digesto electrónico.

Descongestionar el nivel de Conducción  respecto de las decisiones operativas.

Facilitar  los procesos de delegación.

Organizar el cuerpo normativo, racionalizar los procesos de archivo y agilizar la recuperación de antecedentes.


Sistema de administración de establecimientos escolares

Gestión  recursos humanos
Gestión alumnos.
Banco de datos unificado de alumnos

Agilizar y simplificar la administración de las unidades educativas.

Uniformar los procedimientos de administración escolar

Sistema de administración de infraestructura escolar
Descentralización de mantenimientos.
Automatización sistema preventivo y correctivo de mantenimiento.

Racionalizar el uso de los recursos financieros afectados a manteniendo.

Facilitar la planificación del mantenimiento.

Capacitación básica
Area administrativa
Area informática

Nivelar los recursos humanos respecto del conocimiento teórico-práctico básico de temas administrativos e informáticos.



I.b.3.2.  Determinar el perfil de riesgo
Se establece el perfil de riesgo de cada proyecto considerando dos factores básicos: el nivel de certeza en el conocimiento de las variables que influyen en el proyecto y el daño que puede provocar el incumplimiento de los objetivos.
En la evaluación del riesgo participan variables externas (Ej: el cambio tecnológico, la macroeconomía, los cambios en la legislación, etc) y variables internas (Ej: las habilidades del personal, el financiamiento, la compatibilidad con otros proyectos,  el logro de los beneficios estimados, etc).
Se considerarán las restricciones enunciadas en la declaración de estrategias.
En esta etapa del proyecto no se disponen de toda la información, acercándose más al grado de incertidumbre que de riesgo. Es por ello que deberán ser consideradas otras experiencias en Organizaciones similares a la objeto de estudio.

I.b.3.3.  Definir los segmentos y actividades
Se organiza el proyecto en  las actividades necesarias para la obtención de las metas establecidas.
Las actividades se relacionan entre sí, estableciendo la jerarquía y orden. Debe recordarse que la concurrencia de actividades que puedan realizarse en forma paralela, estará condicionada a la cantidad de recursos humanos que intervengan.
Por cada actividad se estimarán los recursos humanos e insumos necesarios.

I.b.3.4.    Aproximar costos, beneficios y tiempos
-  Costos: Se determinan los recursos humanos, materiales, técnicos y de servicios necesarios para el desarrollo de cada proyecto en base la metodología elegida, aunque siempre se estará en el ámbito de las aproximaciones. Por lo tanto los resultados que se alcancen son al solo efecto de comparar los proyectos y tener una idea aproximada del esfuerzo ,   por lo que estarán sujetos a sucesivos ajustes en la medida que se vaya avanzando en las distintas fases.
4         Deben usarse escalas para indicar el nivel de incertidumbre asociada a las cifras
4         Una vez calculadas las cantidades y los valores, se estimará el flujo de desembolsos en el tiempo.Esta tarea debe ser elaborada por personal con experiencia en proyectos similares.
-  Beneficios El análisis de los beneficios tangibles e intangibles es vital para la justificación del proyecto y deben expresarse cuantitativamente, siempre que sea posible.
4         Deben usarse escalas para indicar el nivel de incertidumbre asociada a las cifras.
4         Como beneficios se indicarán los costos de funcionamiento que se ahorren con la implantación del nuevo sistema.
-  Tiempos: por último se aproximarán los tiempos a nivel de cada uno de los segmentos de las fases contenidas en el ciclo de vida de cada proyecto.  El cálculo del calendario debe estar asociado a los principales hitos y productos a obtener.

4.   Insumos principales
4  Declaración de estrategias.
4  Antecedentes de proyectos similares.
4  Declaración de visión estratégica.
4  Pautas rectoras de un modelo de gestión eficiente (Parte III del Manual).

5.   Productos principales
4  Matriz de proyectos

6.   Herramientas y Técnicas
4  Técnicas de estimación de costos.
4  Técnicas de estimación de tiempos.
4  Técnicas de evaluación de riesgos.
4  Software de administración de  proyectos.