Definición de nuevos cargos y perfiles

II.c.1.1.  Definir cargos y perfiles
-  Se definirán los cargos (puestos de trabajo) responsables de operar los procesos rediseñados. A  este efecto se seguirán las recomendaciones que las metodologías de reingeniería de recursos humanos y modernos enfoques de trabajo sugieren. El principio general de reingeniería, como citan Manganelli y Klein, en su libro Como hacer reingeniería,  “... es reemplazar procesos complejos antes separados en cargos sencillos, por procesos simplificados que ejecutan empleados que tienen cargos más complejos”.
4         Si es factible, debe tenderse a generar cargos que sean responsables de trabajar un proceso o grupo de actividades o al menos una actividad desde el principio hasta el fin, para  eliminar  las actividades que no agregan valor. De esta forma el cliente interno o externo tendrá un solo responsable y se mejorará la calidad y productividad del proceso.
4         Ante la dificultad de que en una persona cumpla con todo el perfil, se estudiará la posibilidad de asignar la responsabilidad a un equipo de trabajo.
-  Se correlacionarán los cargos anteriores con los nuevos.  En una matriz que especifique cargo anterior y cargo nuevo, se establecerán las siguientes relaciones: cargos que desaparecen, cargos que se absorben en uno existente, cargos que se absorben en uno nuevo y cargos que se generan.
-  Se definirán los perfiles de cada cargo.  Para ello se utilizará  la matriz de evaluación de cargos,  utilizada en la tarea “Identificar el perfil de los cargos actuales”.
4         Es recomendable que al  evaluar el peso de los factores formación, habilidades y aptitudes, y orientación se citan las mismas variables utilizadas durante la evaluación de los cargos vigentes, más aquellas que sean necesarias en los nuevos puestos.
4         Para los casos de cargos que resulten de la combinación de otros ya existentes se puede tomar como norma  asignar a cada requisito del nuevo cargo, el nivel máximo asignado  para ese requisito en los  cargos absorbidos (Ej.: si el nuevo cargo X resulta de la absorción de los cargos A y B, y estos últimos tenían asignados para el requisito “Conocimiento de microinformática” un nivel Alto y Promedio , respectivamente; determinará que dicho requisito se califique en el cargo X como Alto)

II.c.1.2.  Determinar las necesidades de personal
Por cada cargo nuevo se estimará la dotación de personas necesarias. El procedimiento consistirá en relacionar el “volumen de trabajo”, que requiere intervención de mano de obra, con la “capacidad de trabajo promedio” de cada persona.
El  volumen de trabajo  se puede estimar a partir de los insumos del proceso que son generadores de mano de obra. Posteriormente se expresará el volumen del trabajo en la relación cantidad/unidad de tiempo, a cuyo efecto se considerará el promedio y el máximo que surgirá de los datos obtenidos en el relevamiento, considerando fundamentalmente los picos (Ej: cantidad de personas atendidas por día: máximo 30, promedio 20).
La capacidad de trabajo  representa el volumen de trabajo que una persona puede absorber. Se pueden presentar dos situaciones: que el trabajo ya se esté realizando o que sea nuevo. Si el trabajo ya existe, atento a que los rendimientos de las personas pueden ser distintos e incluso variar de acuerdo a los días, se tomará un rendimiento promedio. Si el trabajo es nuevo, se comparará con el o los trabajos que reemplaza a fin de estimar en que medida lo simplifica o lo dificulta; y así determinar  el  rendimiento ajustado.
La dotación del personal promedio y máxima surgirá de dividir el volumen de trabajo máximo y promedio por la capacidad de trabajo estimada.
Por último se deben estimar la cantidad de puestos de trabajo a generar a fin de contemplar las ausencias previstas y no previstas (Ej.: enfermedad, en vacaciones, etc.). Para solucionar este interrogante existen distintas políticas:
-  Horas extras: los trabajadores extienden su período laboral. El peligro es bajo rendimiento y agotamiento.
-  Personal eventual: se anticipan los períodos picos y se contrata personal , que puede ser brindado por una empresa de servicios o por ex-empleados que tienen tiempo disponible. Este método es factible para tareas de poca complejidad.
-  Personal intercambiable: a través de entrenamiento  una persona está capacitada para trabajar en más de un proceso.
-  Nivelación de carga: se trata de mantener un trabajo constante evitando los picos y las depresiones. Este método no  siempre es factible ya que depende de la magnitud de la carga, la duración del período  máximo y la factibilidad de regular la demanda.
-  Outsourcing: se contrata a un tercero para que se haga responsable de parte o todo el proceso.


II.c1.3.  Correlacionar  cargos con procesos
Mediante esta tarea  se correlacionan los nuevos cargos con las actividades que componen los procesos rediseñados a fin de determinar el tipo de intervención – o aporte - de cada posición laboral a las distintas instancias del proceso.
Se confecciona la matriz descripta en la tarea II.a.4.3. de la actividad “Relevamiento de la estructura organizacional y marco normativo” que identifica por cada intersección tarea/cargo,  cuál de las siguientes situaciones prevalece: produce, controla, transfiere, responde o se informa.

4.    Insumos principales
4  Organigrama actualizado.
4  Matriz de correlación de Actividades/Tareas- Estructura Organizacional (Procesos actuales).
4  Matriz de evaluación de cargos actuales.

5.    Productos principales
4  Cuadro de correlación de cargos anteriores y cargos nuevos.
4  Matriz de evaluación de cargos nuevos.
4  Matriz de correlación de Actividades/Tareas- Estructura Organizacional (Procesos rediseñados)
4  Cuadro de necesidades de personal.

6.    Herramientas y técnicas
4  Técnicas de análisis organizacional.
4  Técnicas de diagramación  de estructuras organizacionales.
4  Software para diagramación de estructuras organizativas (Ej.: Visio, MS Organization Chart, etc.).
4  Software para correlacionar estructura organizacionales (Ej.: Orfeo, Q+Isodoc, etc.).
4  Software para simulación de cargas de trabajo (Ej.: Optima!®, I-think®, etc.).
4  Software de evaluación de puestos (Ej.: Description Now®).