Organización

II.a.1.1.  Seleccionar los miembros del equipo de trabajo
La primera  tarea es conformar el equipo de trabajo mediante la selección de los miembros que respondan a los términos de referencia que fueron elaborados al finalizar  la fase de Planificación.
Si no existe la Oficina Provincial de Proyectos, es el momento de constituirla,  comenzando con la selección del Gerente de Proyectos. Esta tarea estará a cargo del Coordinador, nombrado en el Organismo y puede ser asistido por  el Gerente Regional de Proyectos de la Oficina Central de Proyectos.
La selección de los especialistas, que respondan al perfil solicitado en los términos de referencia, es responsabilidad del Gerente de Proyectos Provincial, pudiendo también ser asistido por el Gerente Regional de Proyectos.
Es aconsejable que el equipo de especialistas básicos esté integrado por, al menos,  un especialista en análisis organizacional y/o funcional y un especialista en sistemas informáticos.
Dependiendo del tipo de proyecto,  el equipo de profesionales se podrá complementar con: un médico especializado en medicina laboral  (Proyecto: Programa de Salud Laboral),  un especialista en Contabilidad Pública (Proyecto: Presupuesto y Contabilidad), un ingeniero o arquitecto (Proyecto: Administración de Infraestructura Escolar), un  especialista en Administración de Recursos Humanos (Proyecto: Sistema Integral de Administración de Recursos Humanos) o un abogado (Todos los proyectos que requieran análisis de marcos legales y específicamente, para el Proyecto de Digesto Automatizado).
Independientemente de los especialistas que integren el equipo de trabajo, se debe prever el apoyo del cuerpo de expertos que trabajan en la Oficina Central de Proyectos, quienes pueden aportar su experiencia para contratar especialistas en las Provincias con un menor perfil.


II.a.1.2.  Recopilar los antecedentes
Durante la fase de Planificación se produjo material y se recopilaron antecedentes que servirán de base para el desarrollo del Diseño de Soluciones.
Si no existen dichos antecedentes o al revisar el material existente se advierte que está incompleto o su calidad es deficiente, deben incorporarse en el plan de trabajo las tareas necesarias para completar  los insumos faltantes.

II.a.1.3.  Organizar el  equipo de trabajo
Las principales tareas que debe realizar  el Gerente de Proyectos son:
-  Explicar los términos de referencia del proyecto que fueron desarrollados durante la fase de Planificación. A este efecto, se describe claramente  el objetivo, alcance, tareas principales  y productos que se pretenden obtener  al  término de la presente fase.
-  Describir las principales características de la Organización y la  contribución del proyecto a los Factores Críticos de Éxito y los objetivos estratégicos. También se  explican las relaciones con otros proyectos  en marcha o a ejecutarse.
-  Poner a disposición los antecedentes recopilados y elaborados durante la fase de Planeamiento.
4         Respecto de los antecedentes que no existan y deban ser relevados, se establecerá la estrategia de recolección  (Ej. : entrevistas, encuestas, etc.) a fin de prever  las actividades en el programa de trabajo y preparar los listados de requerimientos que deben ser anticipados al personal del Organismo para que los vayan preparando.
-  Armar la Oficina de Proyectos, si no existe, respecto de las necesidades de espacio físico, equipamientos (computadoras, impresoras, fotocopiadoras, etc.) e insumos.
-  Establecer los estándares  de trabajo, principalmente respecto de las metodologías  requeridas para tareas específicas, estrategias formales e informales de comunicación, presentación de informes, calidad de los productos a entregar y mecanismos de resolución de conflictos.

II.a.1.4.  Preparar el programa de trabajo
Durante la fase de Planificación se elaboró un plan de trabajo  que aquí debe ser ajustado para concluir en un programa de trabajo que describa las actividades a realizar,  su  alcance, el calendario  y los productos que se pretenden obtener.
Durante esta actividad se preparará el cronograma de entrevistas.
Definidas las actividades y  productos se asignarán los responsables.
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4.  Insumos principales
4  Organigramas
4  Términos de referencia del proyecto
4  Antecedentes recopilados en la fase de Planificación
4  Matriz de correlación de Procesos y FCE

5.    Productos principales
4  Programa de trabajo de la fase Diseño de Soluciones

6.    Herramientas y técnicas
4  Administración de Proyectos
4  Manejo eficiente de reuniones.
4  Presentaciones efectivas
4  Formación de equipos de trabajo
4  Técnicas de entrevistas