4.1 Informes de costos
El departamento de costos tiene que proporcionar diferentes informes, adaptados a las necesidades de la Entidad y de la Dirección, en los distintos grados, según el tipo de autoridad delegada en que tales informaciones sean requeridas; por lo tanto el valor de un informe depende del interés, confianza, utilización, y capacidad de los dirigentes, o sea que los informes que no sean dignos de lo citado, quizá resulten peores que la falta de los mismos.
Para poder indicar en que forma debe rendirse un informe, es necesario tener en cuenta previamente a quien va a dirigirse, quien habrá de utilizar un informe determinado, cuales son las necesidades particulares de dicha persona, hasta que punto le son conocidas la nomenclatura y la técnica de la contabilidad, a fin de suministrarle precisamente la clase de información que pueda serle más útil.
Para algunas personas la representación grafica es la más adecuada, para otras resulta más útil el informe con presentación estadística, algunas otras prefieren la narrativa, y son muchas las que exigen una combinación, debiendo tener el informe un aspecto agradable y diseñarse de manera que su uso sea con un mínimo de atención para entenderlo.
El contador de Costos tiene la obligación de proporcionar informes propios sobre las condiciones generales que imperan en la entidad, para ayudar en el control de las actividades de los subordinados inmediatos.
Los informes que han de presentarse a los dirigentes generales deben ser atractivos y fáciles de comprenderse, incluso puede ser necesario que quien proyecta un modelo de informe, emplee un lenguaje no técnico, en especial durante el periodo inicial de implantación de un sistema; una vez que este se lleve a cabo, es sumamente difícil suprimirlo, no obstante hay necesidad de mantener una vigilancia constante para emplear métodos más eficaces y eliminar el trabajo innecesario, en particular por lo que toca a los informes que no tiene caso seguir efectuando.
La preparación de los informes, ya sean de rutina o especiales, requieren de un estudio minucioso, siendo necesario, al final del periodo contable, concentrar y resumir la información detallada y presentarla de manera clara, inteligible y precisa.
Aun cuando los informes de costos sean exactos y útiles para el fin que se persigue, pierden una gran parte de su bondad para los dirigentes, si no se preparan, distinguen y distribuyen con prontitud y a tiempo.
Es lógico que los informes sobre costos pierdan su utilidad a medida que pasa su oportunidad, cuestión que se subsana si se establece un programa bastante rígido para la presentación de los mismos.
Los dirigentes generales, periódicamente realizan reuniones con el fin de revisar sus problemas, discutir los distintos informes, comunicarse sus desarrollos, tomar decisiones bajo ciertas políticas, dar sugerencias, etc., contribuyendo sus resultados a fomentar entre si la cooperación.
OBJETIVO
La finalidad de todo sistema de contabilidad establecido, es proporcionar informes oportunos a quienes dirigen la empresa, con los objetivos fundamentales siguientes:
a) Auxiliar a los dirigentes a fijar normas, a dirigir la política económica, y a realizar los planes generales de la negociación.
b) Facilitar el control y la supervisión o inspección efectiva de las operaciones de fabricación, para ayudar a obtener los más elevados estándares de eficiencia y por consiguiente contribuir a la obtención del margen más amplio de utilidades.
c) Presentar de la manera más práctica posible y en forma fácil, el usar y comprender los datos que revelan las condiciones o situaciones reales del trabajo, los resultados, las tendencias, y los hechos esenciales relacionados con la producción o distribución tal como sean realmente.
d) Proporcionar el máximo de información, tanto desde el punto de vista de la operación como del costo.
e) Comunicar sobre la determinación del costo de producción, así como de la valuación de los inventarios, y costo de producción de lo vendido, cuyas cifras están plasmadas en los estados financieros.
f) Evaluar la actividad desarrollada por las personas que son responsables de ciertas actividades y gastos.
REQUISITOS
Esencialmente los informes deben ser fructíferos, veraces, oportunos y conducir a la acción. Tales características exigen que la administración o la gerencia sientan la necesidad de progresar; en otras palabras, la utilidad de los informes depende de la presencia de una ágil imaginación y preparación de parte del gerente o director, y de cierta curiosidad, respaldada por la disposición y habilidad del mismo para actuar, basándose en los datos recibidos. En general, los informes se rigen por reglas definidas como:
A) PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES A LOS DIRIGENTES APROPIADOS
Al preparar y presentar informes y estados de costos, hay que tener en cuenta tres niveles de dirigentes:
a) Generales
b) Departamentales, y
c) Capataces
Cada uno tiene una esfera de influencia especial y los informes que se les envían deben ocuparse de materias que estén dentro de su esfera de acción, proporcionándoles así una herramienta que facilite su tarea directiva particular.
B) ECONOMIA DE TIEMPO Y ESFUERZO
Un punto importante a tomar en cuenta es el de que los informes tienen que estar hechos en tal forma que el administrador o dirigente pueda mantenerse suficiente y oportunamente informado en todo lo que concierne a los costos, para que se ocupe el mínimo de tiempo y esfuerzo.
C) PERIODO O FRECUENCIA DE LOS INFORMES Y ESTADOS
Es evidente que los informes deben presentarse con más regularidad cuando las condiciones existentes se apartan del estándar, que cuando son regulares.
El periodo que deberá abarcar un informe varía; por lo general a los capataces se les comunican los resultados diarios y semanales, en tanto que a los jefes de departamento y a los dirigentes generales se les informa comúnmente por semana, mes y en algunos casos por año. Esos informes tienen que prepararse prontamente, de modo que el intervalo entre el momento en que se produce una situación y en el que se presenta el informe no sea demasiado grande, pues de lo contrario es probable que el informe esté fuera de tiempo.
D) PRESENTACIÓN MATERIAL
Un informe bien preparado y presentado, hace más fácil la tarea del lector y crea una reacción psicológica favorable hacia quien lo ha elaborado.
E) ESTILO DE LOS INFORMES Y LOS ESTADOS
Este debe caracterizarse por la brevedad, la sencillez, la objetividad, y la comparabilidad. La brevedad es siempre una ventaja, si no falta algo importante, sobre todo si tiene que leerse ante más personas; la sencillez es necesaria si se quiere que el informe se comprenda y se use para mejorar algo técnico; la objetividad es recomendable porque va directamente a lo importante; y por último es medular la comparabilidad porque así se mide con algo similar, cifras reales con predeterminadas o presupuestas, de periodos análogos, etc. Algunos informes además tienen que utilizar razones o gráficas en lugar de largas columnas de cifras.
F) OPORTUNIDAD EN SU PRESENTACION
Esta es una característica sobresaliente de información en todo buen sistema de control. Los dirigentes en general necesitan información que les permita corregir a tiempo las deficiencias, mientras se está realizando el trabajo.
Los jefes que han cooperado para establecer las normas y quizá los estándares, de los cuales ellos mismos son responsables, tendrán un mayor interés en disponer de informes prontos y confiables sobre los resultados de las operaciones.
G) AMPLITUD
Ello dependerá del uso y a quien estén destinados; por ejemplo, para los dirigentes administrativos principales, deben abarcar materias relacionadas con toda la organización, adoptando la forma de estados financieros, presupuestos, comparaciones, variaciones o desviaciones, con análisis e indicativos, y desde luego informes en prosa.
H) CONTENIDO
Debe ajustarse a las reglas siguientes:
a) Limitarse a los datos más importantes.
b) Hacer comparaciones, cuando sea posible, sobre todo con los informes anteriores de la misma clase.
c) Precisar dónde deben hacerse esfuerzos para mejorar la operación y reducir los costos.
d) Presentar los datos de modo que la responsabilidad, por cuanto a los resultados indicados en el informe, pueda localizarse inmediatamente y sin vacilación.
USOS Y EFICIENCIA
El que un informe deba o no utilizarse, dependerá del grado de control deseado y de que si su uso resarce los gastos inherentes a la preparación de las cifras.
A) INFORME DE COSTO DEL TRABAJO DIRECTO
Este es complejo cuando una empresa tiene las técnicas de costos estándar y de presupuestos, en cuyo caso cada departamento coopera en la minuciosa preparación del presupuesto y la fijación de los estándares, por lo que habrá de interesarle la comparación de las cifras reales con las presupuestas y las estándar. Siendo en menor grado de precisión y de profundidad con costos estimados.
B) INFORMES DIARIOS DE LA EFICIENCIA DE LA FÁBRICA
Abarcan sólo las partidas principales en cifras reales y estándar, entregándose al gerente general y al vicepresidente, ya que son un factor importante para medir los resultados obtenidos por las diferentes secciones.
C) INFORME DE DESECHOS
En algunas empresas, la pérdida a consecuencia de los desechos, es lo bastante grande para justificar la atención de la Dirección, por lo que para controlar esas pérdidas hay que hacer responsables a determinados departamentos por medio de un informe que puede ser semanal o mensual, el cual es una compilación estadística del número de unidades buenas y desechadas, así como el costo respectivo.
D) INFORMES PERIÓDICOS DE COSTO DE FABRICACION
Los diversos departamentos utilizan diferentes cuotas de gastos aplicables y trabajan a distintos niveles de actividad, por lo tanto, es conveniente comprobar periódicamente las variaciones en la eficiencia y en el volumen.
Este informe puede superar al de las variaciones o desviaciones, y apoyarse con informes departamentales detallados, con la periodicidad requerida en cada caso.
E) INFORME DE GASTOS CONTROLABLES DEPARTAMENTALES
Este tipo de informes ha encontrado una aplicación bastante general en las industrias que usan un control presupuestario y la técnica de costos estimados o la estándar.
F) INFORMES SOBRE LA EFICIENCIA DE LA LABOR
El estudio de los tiempos y movimientos estándares, aplicados a los salarios, indican el trabajo que se debe emplear, pudiendo profundizarse en medición de cada operario y departamento, con informes diarios, si fuesen necesarios, destinados a los sobrestantes y supervisores, sobre la eficiencia de cada trabajador o de cada grupo bajo su responsabilidad, concentrados o detallados, según las necesidades del momento.
G) INFORME DE EFICIENCIA DEPARTAMENTAL
Prácticamente son de ingeniería industrial, pero muy útiles puesto que con base en ellos se pueden hacer correcciones, superaciones, y tomas de decisiones, resultando más confiables con la técnica de costo estándar.
H) INFORME SOBRE GASTOS INDIRECTOS
También conocidos como de gastos generales de fabricación, de venta y de administración, son esenciales en las empresas bien administradas, pero es frecuente que se compilen con tanto retraso, que casi resultan inútiles, por lo que se debe buscar la solución, quizá por medio de la cibernética, que presenta muchos adelantos y puede permitir diversos enfoques, además de el de la oportunidad.
I) INFORME DE MAQUINAS OCIOSAS
En algunas industrias se prepara un informe semanal o mensual de máquinas ociosas, con vistas a que el superintendente estudie y elimine las causas de no trabajo de las máquinas, en compaginación con los jefes de cada departamento.
Dicho informe precisa el costo por la ociosidad y las causas de la misma.
J) INFORME SOBRE COSTOS DE PRODUCTOS
Es elaborado por el departamento de costos que es quien maneja diariamente los detalles de los elementos del costo, conociendo por consiguiente el cambio de los mismos, y tomando la iniciativa de comunicar a la mayor brevedad posible a las secciones las divergencias ocurridas tanto positivas como negativas.
K) INFORME DE LAS VARIACIONES O DESVIACIONES EN EL COSTO
Suele prepararse mensualmente, mostrando las variaciones y/o desviaciones, así como sus causas, igualmente permite al dirigente de un departamento fijar la responsabilidad por las condiciones controlables que se aparten de la medida, lo cual facilita la administración por excepciones.
A veces es conveniente analizar más profundamente esas diferencias, tomando como base las controlables, con apoyo de otras que muestren el detalle y departamentalmente.
L) INFORME SOBRE PRODUCCION
Generalmente es mensual, pero resulta recomendable por semana y hasta diario, para controlar el desarrollo de la producción, y los costos, quizá también resumiéndose mensualmente para toda la fábrica.
PRESENTACIÓN GRAFICA DE LOS DATOS DE COSTOS
A menudo la relación existente entre determinados datos puede observarse con mayor facilidad examinando gráficas, y para que las mismas sean inteligibles, no deben exponerse demasiadas cosas en una misma, pues una multitud de líneas, especialmente si se cruzan entre sí, confunden al observador.
La presentación gráfica suplementa los datos numéricos y matemáticos, aun cuando no es un substituto de las cifras originales, pero sí más sencilla, enfática y quizás se comprenda más fácilmente que la disposición usual de las cifras, largas columnas, o tablas especiales; tal vez por estas razones despierten el interés en hechos cuya importancia se podría ignorar o descuidar.
A) DE BARRAS
En ellas se usan columnas horizontales para presentar valores, indicándolos la longitud de la barra; si estas están verticalmente, se conocen como gráficas de columnas o de barras, pero si no presentan más de un dato, se denominan gráficas de barras sencillas, pero si tienen varios datos en cada barra, por medio de colores o rayado, es gráfica de barras compuesta. Si se usan dos o más barras para un solo periodo, se le conoce como gráfica de barras agrupadas.
Este tipo de gráficas es muy útil para presentar datos sencillos, pero no lo son tanto para comparativos.
Las gráficas de barras se han usado en la contabilidad de costos, para:
a) Exponer los elementos del costo para una unidad o periodo.
b) Presentar las cifras de inventarios por clase de material, o sea, la cantidad en existencia, y la usada durante un tiempo.
c) Mostrar la relación entre el precio de venta y el costo de producción de lo vendido,
para una unidad o lapso.
B) DE CURVAS
Se utilizan para presentar datos en una línea continua, uniendo los diferentes puntos sobre un papel cuadriculado, para indicar el factor de tiempo de una serie de datos comparativos.
Este tipo de gráficas son las de uso más generalizado para la exposición de estadísticas mercantiles, además de las de datos comparativos, indicando al mismo tiempo datos históricos y tendencias a largo plazo.
Con ellas se pueden plasmar adecuadamente casi todas las clases concebibles de datos de costos, pudiendo ser el intervalo variado: semanas, meses, años, etcétera.
C) DE ESTRATOS
Son combinaciones de las gráficas de curvas de áreas, coloreándose y sobreponiéndose al área de diversas maneras, para mostrar las partes componentes.
Estas gráficas son muy útiles para las comparaciones sobre un periodo largo, porque el sombreado o el color son más eficaces que el uso de simples curvas acumulativas. En la contabilidad de costos resultan muy prácticas para mostrar en lapso largo las partes componentes de determinadas cifras, como el valor de los elementos del costo de los artículos producidos, durante cada mes o un análisis de las diferentes partidas de estados contables.
D) SEMI LOGARITMICA
También se le conoce como gráfica de coeficientes; es útil cuando se desean exponer velocidades de cambio, más bien que cambios absolutos, o cuando se desean presentar los datos de dos o más gráficas relacionadas, cuyas unidades cuantitativas son diferentes.
Este tipo de gráficas es útil para gratificar la relación comparativa de todos los datos de la contabilidad de costos, de un lapso, estén o no los datos en función de la unidad.
E) DE ÁREAS O VOLUMENES
En ellas se exponen los datos en una escala de dos dimensiones. Debido a los efectos ilusorios creados, se han descartado para los datos contables.
Podría ponerse en un círculo el precio de venta y los diferentes elementos divididos proporcionalmente: los del costo de producción, los de venta, los administrativos, y los de resultados. Análogamente se han usado figuras humanas, coches, y otras, para unidades y valores.
F) GRAFICAS ESPECIALES
Algunas empresas, han preparado este tipo de gráficas para indicar las fases de la eficiencia de las operaciones. Una de estas gráficas es la que se conoce como Gráfica de empate, por su medio pueden apreciar los dirigentes a que capacidad deberá trabajar la fábrica y vender para que los ingresos sean iguales a los costos totales.
Existe una segunda adaptación de la gráfica de empate, en los casos en que se proyecten las cifras de ventas y costos, para averiguar el aumento de las ventas que justificará una ampliación de la fábrica, sin que disminuyan las ganancias.
Es recomendable, que el administrador o directivo, con sus conocimientos y experiencias, sugiera sobre todo esto de los informes y gráficas a quien los va a entregar, para que reúnan cuando menos los requisitos indispensables que desea.
4.2 Utilidad del costo unitario
Un sistema de aplicación de costos como cualquier otro de la contabilidad, para ser práctico debe desarrollar información oportuna y que reditúe, cuando menos el gasto que ocasiona; si el sistemas está bien diseñado, la información que proporciona generalmente vale mucho más.
Un sistema de costos planeado adecuadamente, usado con propiedad y a tiempo, proporciona información base para los funcionarios, con diversos fines, principalmente para la toma de decisiones conscientemente y con sustentación.
Los usos sobresalientes, a continuación se exponen.
1. PARA EL CONTROL Y DECISION DE VENTAS
Para la inteligente y eficaz dirección de las ventas de una empresa, así como de su política de distribución y administración, es indispensable el conocimiento de los costos referidos, en unidades.
Por lo general una negociación no puede establecer sus precios de venta sólo con base en sus costos, pero con los costos unitarios se pueden fijar adecuadamente los precios de venta, aun cuando además intervienen muchos factores como: la situación y la naturaleza del mercado consumidor, las circunstancias de monopolio o libre competencias, el deseo de mantener un surtido completo de determinada rama, la introducción de nuevos productos.
Para presentar o mantener una línea completa, es posible que la negociación tenga que ofrecer al público ciertos productos, respecto de los cuales la información relativa a los costos unitarios indica que originan pérdida; en tales casos, con base en el costo unitario, la administración puede dirigir los pasos de la fuerza de ventas a minimizarse en esos artículos, y aumentar la de aquellos que dejan utilidad. Así puede suceder que en todos los productos que se vendan a menos del costo, el agente no perciba comisión en tanto que en los gananciosos reciba algo más, en esas condiciones la fuerza de ventas aplicará sus esfuerzos a lo que sea utilitario para la entidad.
Los costos unitarios que se obtienen bajo un buen sistema de costos, deben orientar a los funcionarios de ventas a fijar precios de venta satisfactorios o adecuados, cuando lo permita la oferta y la demanda.
En el caso de que el mercado u otros industriales más importantes y de mayor influencia en el primero, sean los que fijen el precio de venta, el conocimiento de los costos unitarios permite decidir cuales de los productos son los más costeables, y cuales son de márgenes más reducidos que requieren de publicidad y propaganda u otras medidas especificas, para finalmente con los productos incosteables tomar medidas drásticas como su substitución, eliminación definitiva, producción raquítica, para no perder mercado o servir de gancho, etc.
También el conocimiento de los costos unitarios podrá determinar el limite mínimo del precio de venta, que en un momento dado se puede fijar a determinado artículo para que él, por sí solo, genere aunque sea un pequeño margen de utilidad, al mismo tiempo podrá orientar a la dirección de ventas respecto a que artículos permiten que se les concedan, en determinado momento, ciertos descuentos especiales que a su vez no serán factibles en otros con márgenes de utilidades inferiores, y permitir que dicha dirección contemple la posibilidad de introducir ciertos productos en nuevos mercados, mediante precios inferiores a los vigentes, siempre que aquellos excedan a los costos unitarios respectivos.
A través del sacrificio de precios de venta es posible, en muchos casos, aumentar la utilidad general de la entidad, ya que a un mayor volumen de producción y venta, los costos fijos de producción, distribución, y administración permanecerán constantes, repercutiendo en costos unitarios más reducidos y por ende en mayores utilidades o menores pérdidas.
En esas condiciones, los productos que tienen los costos unitarios más bajos y de calidad competitiva, son los que a la larga se imponen sobre los costos de superiores, puesto que los primeros pueden influir en los precios de mercado, mientras que los segundos se encuentran en condiciones desventajosas, desde el punto de vista de la competencia.
2. PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO
Los costos unitarios de producción sirven de base para la valuación de los artículos terminados, en proceso, y para la obtención del costo de producción de lo vendido, en consecuencia, facilitan la integración de la posición financiera, del estado de resultados, y desde luego del conjunto de costo de producción y costo de producción de lo vendido.
Los estados citados informan lógicamente sobre la posición financiera, los resultados y los costos, e influyen de manera muy marcada en las políticas que se adopten, por lo que mientras más frecuente, oportuna y exacta sea la formulación de ella, servirán más en las decisiones administrativas.
En las entidades industriales, la falta de un buen sistema de costos que no haga factible que los importes de los inventarios se reflejen correctamente en la contabilidad, haría ociosa la preparación de los estados financieros y por lo tanto no habrían las bases más importantes para realizar decisiones.
Con respecto a la dirección de la entidad, resulta también indispensable el conocimiento de los costos referidos a unidades de producción, para poder intervenir y desarrollar la eficiencia de los diferentes procesos u operaciones de fabricación, precisa establecer comparaciones entre los costos unitarios en distintas épocas, bajo diversas condiciones y mediante la aplicación de métodos diferentes.
La medida de la eficiencia es fundamentalmente mediante la comparación entre el rendimiento real o efectivo y el que debe obtenerse. En cuanto concierne a los costos unitarios, la comparación se establece entre el costo unitario real y el previsto, este procedimiento constituye una medida actual, indispensable en el campo de la contabilidad de costos, así como en la administración en general.
3. PARA EL CONTROL DE PRODUCCION
El costo unitario de un artículo elaborado, representa en forma sintética, el conjunto de la actividad fabril para el técnico en costos, en dos grandes ramas a fines: costos en sí, y producción.
Todas las erogaciones de la sección fabril se traducen inmediata o mediatamente, en costos de producción; toda actividad fabril, por otra parte, desemboca en la producción o contribuye a que esta se realice en las condiciones establecidas.
Los costos unitarios determinados periodo a periodo en una empresa fabricante, constituyen el barómetro de su actividad y de las erogaciones inherentes a esta, o dicho de otro modo, a través de su conocimiento, la dirección de la compañía en general, y de la planta fabril en particular, estarán tomando constantemente el pulso de toda actividad productora, y a medida que los costos unitarios se analicen, esas pulsaciones se conocerán más íntimamente, dando a la dirección de la fábrica informaciones más valiosas.
En la industria, el mejor método es aquel que, considerando la calidad, produce el artículo al menor costo unitario, puesto que por medio del Sistema de Costos se obtienen los costos unitarios analíticos de producción, cuando se comparan los costos unitarios de diversos métodos y prontamente se encuentra al más barato o el más caro. Así, de acuerdo con una base empírica del costo unitario más bajo, el sistema de costos puede revelar, por ejemplo, que en el método superior de la producción se utilizan los elementos del costo más caros.
El estudio del costo unitario en las diversas etapas o procesos de la actividad fabril, tiene suma importancia en relación con la política de ventas, pues una reducción en el precio, cuando vaya seguido de aumento en las ventas y en la fabricación, puede dar lugar a mayor beneficio, si con ello se consigue rebajar el costo unitario.
Por otra parte, se da el caso de que la producción de un determinado articulo exija ciertos gastos preliminares, y una vez cubiertos, el costo unitario del artículo elaborado variará con la cantidad fabricada. Este tipo de información sobre el costo unitario puede resultar valiosa para orientar la política de ventas y para señalar los descuentos variables en las cantidades a comprarse por los clientes.
4. EN RELACIÓN CON LA JUSTA REGULACION DE LOS PRECIOS
Existen diferentes tentativas en los últimos años hacia la regulación de los precios en determinadas industrias, ello se funda en el principio teórico de que el precio debe establecerse a base de que sea suficiente para cubrir el costo total unitario del producto o servicio, más un prudente beneficio sobre el capital invertido.
En la fijación de los precios es indispensable que las autoridades cuenten con una amplia información analítica, respecto a la integración de los costos unitarios de los diversos fabricantes, para no ser injustas, ni originar pérdidas y hasta la desaparición del mercado, con las consecuencias de desempleo, cierre de plantas productivas, etc.
5. EN RELACIÓN CON LA UNIFORMIDAD DE LA CONTABILIDAD
Es conveniente que los fabricantes, en determinada rama industrial, puedan tener ocasión de comparar sus costos con los obtenidos por otros miembros de la misma, ya que en algunos campos de la producción pueden establecerse parangones de esa naturaleza, merced a las actividades que con dicho fin han desenvuelto algunas cámaras o asociaciones de industrias, para fomentar la utilización de métodos uniformes en la contabilidad, y para usar los antecedentes unificados entre los industriales del grupo. En la práctica es notable la diversidad entre las normas adoptadas por las distintas cámaras o asociaciones de industrias, que van desde un simple índice uniforme de cuentas, hasta un sistema completo de contabilidad, que no sólo aplica cuentas uniformes, sino también registros, modelos, e incluso métodos de trabajo.
6. PARA LA ELECCION DE DIVERSAS ALTERNATIVAS
Los costos unitarios sirven de base para decidir la alternativa que más convenga; entre diversos modos de actuar, la elección del camino más conveniente puede realizarse previo análisis de los costos unitarios correspondientes a las alternativas por seguir.
A través de los costos unitarios reales y predeterminados, se fijan los volúmenes de la producción más adecuados, teniendo en cuenta los precios que rigen en el mercado; de esta manera, el empresario se encuentra en condiciones de decidir, con base, no sólo de aumentar o disminuir la producción, sino de eliminar las líneas que no le rindan, o incrementar las que le sean remunerativas; de fijar, cuando sea posible, precios de venta, márgenes de utilidad, mandar maquilar, o simplemente producir parte o partes.
Además de las alternativas ya sabemos que el costo unitario de producción, sirve, para determinar el costo de producción de artículos terminados, en proceso, averiados, defectuosos, el costo de producción de lo vendido, la valuación de inventarios de producción, y desde luego sus repercusiones en los estados financieros.
4.3 Tipos de decisiones
La contabilidad de costos desempeña un papel muy importante en la dirección de las empresas, por el hecho de que sirve de base para fijar las normas o políticas de operación o explotación de las mismas.
1. DETERMINACION DE LOS PRECIOS
Este es un proceso complicado y delicado, que involucra muchas consideraciones, puesto aunque de importancia, el costo es sólo uno de los elementos, ya que entre los factores ajenos al costo que afectan la determinación de los precios.
Como se observa, no es realista ni completo hacer un enfoque sólo en base a los costos, sino que es necesario enfrentarse a una estructura de precios de mercado existente, en cuyo caso, la relación entre los costos y los precios tienden a invertirse, ya que los costos en vez de actuar como base para la determinación de los precios, sirven para evaluar la aceptación o rechazo a nivel de precios del medio.
Los procedimientos para la determinación de los precios son simples instrumentos para lograr algunos de los objetivos de la administración y cumplir en algo con las políticas planteadas.
A) TIPOS DE COSTOS A QUE SE REFIEREN
Los costos constituyen un fuerte apoyo para la toma de decisiones, y deben tener un propósito determinado; deben seleccionarse con miras a resolver el problema específico que se está considerando. Tomando en cuenta que todas las decisiones se refieren al futuro, los costos deben ser anticipados más que retrospectivos, y los precios deben recuperar los gastos en que se espera incurrir durante el periodo para el cual se han proyectado.
B) METODOS
a) Precio de venta sobre la base de costo total
Los precios de venta que se han establecido sobre esta base, integran los costos de fabricación, de distribución, impuesto sobre la renta, utilidades a los trabajadores, y otros gastos, más un margen de utilidad deseado. La principal ventaja es este método es que contempla la completa recuperación de todos los costos y la obtención de una utilidad planeada.
b) Precio sobre la base del costo de transformación
Este método sostiene que las utilidades deben calcularse sobre la suma del costo del trabajo, más los costos indirectos de producción, sin tomar en cuenta el costo de la materia directa.
c) Precio sobre la base de costo variable (Directo o Marginal)
La diferencia entre este costo y el total, radica en la concepción sobre la recuperación de los costos, ya que bajo el costo total se espera que los precios de venta cubran los costos absolutos; en cambio, en costo variable no se incluyen los gastos fijos, por lo que cualquier contribución que se haga con el propósito de recuperar dichos gastos, es mejor que ninguna.
d) Precio sobre la base del rendimiento de la inversión
Al obtener los precios de venta de acuerdo con cada uno de los métodos tratados, no se han tomado en consideración la inversión de capital requerida para producir, distribuir, y administrar; siendo que el rendimiento de la inversión es la medida suprema de la eficacia de un negocio, ya que la inclusión en el precio de venta de un factor que considere el capital utilizado, es particularmente importante en empresas que tienen muchos productos y en las cuales se requieren inversiones variables para cada uno. El rendimiento sobre la inversión puede computarse multiplicando el rendimiento sobre la venta de cada producto, por su coeficiente de rotación de capital.
2. HACER O COMPRAR
A) ANÁLISIS ECONOMICO
Cada empresa industrial tiene que decidir entre usar su esfuerzo para fabricar algún artículo, o comprarlo. Para solucionar en principio este problema, los hombres de negocios están generalmente de acuerdo en que el criterio principal al tomar la decisión de producción o compra es el costo. Si una pieza puede comprarse más barata de lo que cuesta, conviene desde luego comprarla.
El decidir entre comprar o fabricar un producto parece bastante simple, pero las dificultades se presentan al interpretar las consideraciones siguientes:
¿Qué costos se suprimen realmente? ¿Son mayores las reducciones de costos de fabricación que los de compra? ¿Qué costos implica la fabricación de un artículo? ¿Son estos costos menores a los que se experimentarían al cesar de comprar un artículo?
B) POLÍTICAS DE MANUFACTURA O COMPRA
Las reglas de decisión para fabricación o compra que usan los planificadores de procesos, se basan en la lógica y en ciertas razones que pueden ser las siguientes: ventaja económica, razones de calidad, seguridad en los suministros, necesidad de posibles fuentes de abastecimiento, instalaciones de investigación y desarrollo de un proveedor, conservación de la buena disposición de la clientela, etcétera.
3. HASTA DONDE EXPANDIR LA PRODUCCION Y LAS VENTAS
Los artículos se fabrican generalmente si se cree que pueden ser vendidos con utilidad, siendo la experiencia común que para que puedan ser aceptados en el mercado, deben fabricarse bajo cualquiera de las dos siguientes combinaciones:
- Disminución en el precio de venta por unidad, y
- Aumento en el gasto de venta por unidad
Entre los cursos de acción para alcanzar el propósito citado están:
A) MANEJAR UNA LÍNEA CON MARCA Y OTRA SIN ELLA
Los productos con marca se venden a precios altos, y los de sin ella, a cualquier precio que exceda su costo total. El riesgo de lo anterior es que si los clientes se enteran puede ser difícil venderles el artículo que tiene marca.
B) DESARROLLO DEL MERCADO DE EXPORTACION
En el mercado extranjero, los artículos se venden a cualquier precio que exceda su costo total, impidiendo los costos de embarque, como los de importación; que el comprador extranjero revenda esos artículos en el mercado nacional en competencia a los mismos productos de la compañía, que se ofrecen a precios más altos, a cuyo fenómeno se le conoce con el nombre de “dumping”.
C) UTILIZACION DEL EXCESO DE LA CAPACIDAD DE FABRICACION PARA PRODUCIR UNA NUEVA LÍNEA DE PRODUCTOS NO RELACIONADA CON LA ACTUAL
Cualquier excedente del precio de venta de los productos por arriba del costo total, incrementa el capital de la Entidad, por lo que es lógico que los artículos de nueva línea estén en las mismas circunstancias, pero puede caer en el riesgo de que el precio de venta sea más alto que el de otras negociaciones, cuy principal actividad es la fabricación de esa línea, y con ello quedar fuera de competencia, básicamente por la relación volumen de producción costo unitario.
4. LOCALIZACIÓN DE PLANTA
La decisión de localización de una planta tiene frecuentemente una influencia vital en el éxito o fracaso de la operación de la misma. Para tomar estas decisiones es necesario considerar muchos elementos; en términos de factores puramente físicos, la localización puede determinar si se compra o no la energía eléctrica; las necesidades de ventilación y calefacción; el espacio necesario para almacenar las materias primas, dependiendo de la seguridad de los establecimientos; el tipo de transportes disponibles para el embarque y la recepción, etc. Desde el punto de vista de costos de operación y de inversión, la facilidad con que pueden embarcarse o recibirse las materias primas y los productos terminados, los costos de labor, impuestos, combustibles, etc.
El propósito del hombre de negocios al hacer el análisis de la localización de planta, es el minimizar todos los costos afectados por la ubicación. Se busca la localización que minimiza el costo neto, pensando no sólo en los costos de hoy, sino en los futuros hasta donde sea posible.
Hoy en día la localización de la planta suele ser una cuestión de costos, en teoría la localización más favorable de una planta, es aquel punto en que considerando al negocio en su conjunto, el costo total de producción y entrega de las mercancías a todos los clientes, es el más bajo. Sin embargo la decisión no siempre se basa en la razón, ya que a veces los vínculos financieros o comerciales de la empresa, o la decisión de un alto funcionario ejercen su influencia en este aspecto y en ese caso las circunstancias se imponen a los costos.
A pesar de ello la mayoría de los observadores industriales reconocen la existencia de dos tendencias más o menos definidas en la localización de plantas:
A) Situarlas en la proximidad de las ciudades, en lugar de las áreas rurales o en las
mismas ciudades.
B) La descentralización de las plantas.
En el primer caso sostiene que las zonas suburbanas ofrecen prácticamente todas las ventajas, facilidades, y servicios que se encuentran en las áreas de las ciudades, con la conveniencia de menos contribuciones y de contar con terrenos suficientes para aumentar la planta, estacionamientos para los automóviles del personal o de la fábrica.
El segundo es la separación de las plantas de una empresa dada, en nuevas localizaciones, y puede hacerse de dos formas:
A) El método horizontal o de unidades
B) El método vertical
En la primera, cada filial fabrica un producto o línea de productos completos
En el segundo caso, la idea básica es la de eliminar en la planta principal la fabricación de piezas y partes montadas, que pasan a ser del dominio de una o más plantas subsidiarias.
5. PLANEACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS
Los hombres de negocios reconocen desde hace mucho tiempo la importancia de minimizar la inversión en inventarios, estableciendo generalmente un sistema de control de inventarios, basado en una existencia mínima o margen de seguridad para cada artículo más una cantidad que varía según los pronósticos de producción y de ventas.
A) FACTORES QUE AFECTAN EL TAMAÑO
Son tres primordialmente:
a) La cantidad de existencias básicas deseadas para evitar el agotamiento
b) El volumen de compra y venta colocados
c) La capacidad elaborativa para cada producto
B) COSTOS PERTINENTES PARA DETERMINAR EL TAMAÑO ÓPTIMO
Se encuentra en dos categorías generales:
a) Los que varían directamente con la preparación y procesamiento de las órdenes de
compra de materias primas, en coordinación con la producción, así como las ventas y producción de artículos terminados.
b) El costo de llevar los inventarios. En la primera categoría se incluyen costos como
los de transporte, pedido, facturación, planeamiento de materiales, etc.
C) ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE EXISTENCIAS MINIMAS
Es aconsejable dividir el inventario en artículos de alto y bajo valor, para clasificar por importancia del monto, porque frecuentemente se encontrará que del 70% al 80% del valor del inventario, está constituido por el 10% al 20% de los artículos desde un punto de vista numérico.
La determinación del nivel de existencia mínima a mantenerse, exige una evaluación del riesgo de agotamiento, así como los costos y pérdidas potenciales que les son atribuibles. Normalmente no es económico establecer un nivel protector para artículos terminados, diseñado para prevenir totalmente el agotamiento, eso implicaría el mantenimiento de inversión excesivo, debería ser el de mantener una existencia mínima que permita ciertos agotamientos con tal de que las perdidas anticipadas, como resultado de ello, no excedan el costo de tener inventarios adicionales para prevenir lo que pudiera acontecer.
6. SELECCIÓN ENTRE MATERIAS PRIMAS ALTERNATIVAS
Un tipo común de decisión administrativa, es el que se relaciona con la elección entre dos o más materias primas, cuando ello no afecte a la calidad del producto terminado. Las variables que pueden influir sobre la elección son el precio de compra, los costos de procesamiento, y el rendimiento.
En algunas industrias que trabajan por procesos, particularmente en las de producción conjunta, el rendimiento de productos terminados depende en gran parte de los tipos de materias primas que se usan.
7. COSTO DE RECLUTAMIENTO, ENTRENAMIENTO, Y ROTACIÓN DE LOS TRABAJADORES
Se ha estimado que el costo anual de la rotación de los trabajadores es considerable, por lo que no es sorprendente que los economistas laborales y los administradores del personal hayan dedicado su atención al asunto.
Hay dos métodos generales para determinar el costo de la rotación de los trabajadores: el de la separación y reemplazo, y el de la renuncia a las utilidades.
En el método de separación y reemplazo, se acumulan los costos específicos, aplicables a los que salen de la entidad y sus reemplazos.
En el método de la renuncia a las utilidades, se compara la utilidad real del periodo con la utilidad estimada que habría, de no haber ocurrido la rotación, representando la diferencia las utilidades perdidas por esa circunstancia.
A) COSTOS DE RECLUTAMIENTO
Es común que las compañías pongan anuncios para conseguir personal, variando su tipo y costo, según el grado de habilidad requerida y la disponibilidad de candidatos potenciales; se pueden preparar folletos o cualquier otro material impreso, para familiarizar a los postulantes con la naturaleza de la compañía y con sus políticas de empleo.
B) COSTOS DE SELECCION
La asignación de los costos de las entrevistas, puede hacerse estimando el número de entrevistas y la duración promedio de cada una.
C) COSTOS DE ENTRENAMIENTO
El procedimiento para entrenar a los nuevos empleados generalmente implica el tener una escuela en la planta o bien ofrecer capacitación práctica.
Si se tiene una escuela en la planta, la porción del costo de la escala aplicable a los reemplazantes debe asignarse a las distintas categorías de trabajo sobre la base de número de individuos que se está capacitando.
Si se da una capacitación práctica, el costo incluye el tiempo dedicado a la tarea por el instructor y el de los productos defectuosos, por lo que no todo el tiempo dedicado es improductivo.
8. PLANEAMIENTO DE UTILIDADES
El plan de utilidades es un instrumento para el planeamiento de utilidades, el cual resulta ser un presupuesto de operación para un periodo futuro determinado, mismo que anticipa lo que pudiera ocurrir bajo las circunstancias proyectadas.
El plan de superación de las utilidades fue creado para procurar la visión a futuro y controles, para evitar fugas o divergencias que no sean adecuadas, así como corregirlas a tiempo.
En realidad el planeamiento de utilidades se lleva a efecto por medio de la técnica presupuestal, proyectando mayores ventas, mejor mezcla de ventas, o reducción de los costos, para proyectar mayor utilidad, procurando minimizar la inversión del capital, con lo cual resulta una utilidad mejorada sobre la inversión.
Desde luego que las técnicas de costos juegan un papel sobresaliente en la técnica presupuestal, tanto en la fuente de datos, como en la valuación a futuro, causas por las cuales se cita el planeamiento de utilidades en relación con los costos, ya que estos son base para aquel.
4.4 Datos de costos para la toma de decisiones
Los sistemas contables se ajustan a las necesidades de las leyes de impuestos federales y estatales, indebidamente, puesto que deben estar de acuerdo con la contaduría, y para efectos fiscales hacer la conciliación entre lo contable y lo fiscal, igualmente acontece, respecto a las necesidades de ciertos aspectos de la administración financiera de una organización. Sin embargo, cuando el objetivo final de los datos sobre costos es la toma de decisiones, se debe tener cuidado de que los costos promedio y la distribución de los costos fijos generales, no oculten la conducta real de los costos, interesándose en el efecto neto sobre los costos de cada una de las posibilidades que se consideren, pero las implicaciones de este criterio varían ligeramente con la naturaleza de cada problema.
1. ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
Este utiliza la naturaleza fija y variable de los costos para indicar el volumen necesario para una operación lucrativa.
El punto de equilibrio es esencialmente aquel momento en que los ingresos quedan igualados por sus correspondientes gastos; es un volumen de ventas mínimo que debe lograrse, y que al aumentar existen utilidades. En pesos, representa el punto de volumen de ventas en que el saldo marginal es igual al monto de gastos; no hay ni utilidad ni pérdida.
DETERMINACION GRAFICA DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
Aunque es sencilla la teoría en que se basan las graficas del punto de equilibrio, no es tan fácil obtener buenos datos a partir de los cuales se construya la gráfica, porque la línea de separación entre los costos fijos y variables no está definida; pueden haber equivocaciones si se toma como valida una clasificación no analizada, ya que se puede deducir que ciertos costos de trabajo deben ser variables. Las gráficas adecuadas de punto de equilibrio requieren excelentes sistemas de contabilidad de costos.
Al trazar la gráfica de ventas, se obtiene la línea de la tendencia de los ingresos por ventas, esta así representada se puede comparar con otra línea que indique los costos totales.
Al trazar la gráfica de los costos fijos y variables, se obtiene la línea de los costos totales.
El punto donde se cruzan las líneas de ventas y costos totales, se denomina punto de equilibrio, por lo que será necesario para la construcción de su gráfica, las ventas y los costos fijos variables, tomando en consideración que la línea que representa los costos variables debe iniciarse en el punto donde termina la de los costos fijos, es decir, el punto donde se cruzan las líneas de ventas y costos variables, proporciona, en el eje de las abscisas, el volumen de ventas que interesará a los directivos que se realicen para mantener estabilizado el negocio, el eje de las ordenadas representa el valor o importe que debe rendir la realización del volumen de ventas obtenido.
La intersección de la línea de ventas y costos totales, representará el momento en que la empresa no obtiene ni utilidades ni pérdidas.
El objeto de elaborar esta gráfica es que los directivos capten con mayor claridad la situación del negocio, y para que sea de utilidad deben hacerse tantas cosas como tipos o líneas de productos se vendan, si el punto de equilibrio se obtiene partiendo de los datos de un estado de resultados, es decir de hechos consumados, entonces es histórico el documento, o es hipotético si parte de un estado de resultados presupuesto.
El punto de equilibrio es un instrumento útil en los negocios, sin embargo debe ser considerado como un medio para formar la política administrativa y no como un sustituto de la misma.
CAUSAS DE VARIACION DE LOS PUNTOS DE EQUILIBRIO Y LAS UTILIDADES
a) Cambios en los precios de venta: Varían las utilidades, el punto de equilibrio y la tasa del ingreso marginal.
b) Cambios en los costos fijos: Afectan a las utilidades y el punto de equilibrio, pero la tasa del ingreso marginal se mantiene constante.
c) Cambios en el conjunto de productos: Las utilidades, el punto de equilibrio y la tasa del ingreso marginal, todos pueden cambiar. Esto sugiere el desarrollo de gráficas del punto de equilibrio por producto.
d) Cambios en la ejecución del trabajo o en la utilización de materiales: En este caso varían las utilidades, el punto de equilibrio y la tasa del ingreso marginal.
e) Cambios en el volumen: Afectan directamente a las utilidades, sin mutar el punto de equilibrio y la tasa del ingreso marginal.
DECISIONES DE LA DIRECCIÓN CON EL PUNTO DE EQUILIBRIO
Expansión de la planta
Cierres de planta
Rentabilidad del producto
Cambios en los precios
Mezcla en la venta de productos
EFECTOS DE LAS DECISIONES DE LA DIRECCIÓN EN EL PUNTO DE EQUILIBRIO
Aumento en la capacidad de la planta
Reemplazo de planta y equipo obsoletos
Producción de lo que se compraba
Compra de lo que se producía
Decisión de retener trabajadores calificados en épocas desfavorables
Tiempo extra para aumento de la capacidad
UTILIDAD DEL ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
El concepto del punto de equilibrio es importante para el análisis de muchos de los problemas de producción y de una compañía en un sentido amplio, sin embargo, hay que tomar en cuenta que en las mejores estimaciones, el punto de equilibrio para una entidad, en realidad es una región en la gráfica y que el punto en sí esta dentro de esa región, esto se debe a las dificultades inherentes para obtener datos confiables de la relación entre costos fijos y variables, así como por el hecho de que las decisiones diarias de la gerencia están cambiando constantemente dicho punto.
El análisis del punto de equilibrio es importante para establecer una estructura conceptual para controles presupuestales, planeación de utilidades, y selección de procesos. Le muestra a la dirección lo que le pasaría al punto de equilibrio y a las utilidades, a consecuencia de los cambios en el volumen o los métodos de acción.
2. CRITERIOS COMUNES PARA COMPARAR ALTERNATIVAS
A) VIDA ECONOMICA
Existen cuando menos tres maneras de conceptuar la vida de una maquina:
a) La vida física. Es el tiempo (horas, meses, años) que la maquina probablemente será útil para llevar a cabo la tarea técnica para la cual fue adquirida. Es de muy poco uso en las decisiones sobre las inversiones.
b) La vida tecnológica. Se refiere al lapso anterior a la fecha en que aparezca una nueva maquina que convierta la actual en un equipo obsoleto.
c) Vida de venta del producto. Aun cuando la maquina se encuentra en excelentes condiciones físicas, y aunque no exista en el mercado una maquina superior, su vida económica fenece, desde el punto de vista del propietario, tan pronto como la negociación deja de tener mercado para el producto manufacturado por esa maquina.
Cabe mencionar otro concepto, conocido como Vidas desiguales, que nos dice que si la vida física probable del equipo actual es significativamente más corta que la probable vida económica de la maquina nueva, se deberá encontrar la forma de nivelar los dos lapsos correspondientes a cada una de las alternativas.
El problema de vidas desiguales no se presenta con frecuencia, lo que es una fortuna, puesto que es difícil visualizar los plazos y las consecuencias de los reemplazos futuros de cada alternativa.
B) VALORES
a) Valor presente
Los métodos de valores presentes para comparar posibilidades, toman la suma de los valores presentes de todos los futuros gastos con pérdida y créditos en la vida económica de la inversión. Esta cifra se compara para cada posibilidad, así mismo, si se involucran diferencias en ingresos, también deben tomarse en cuenta sus valores presentes.
b) Valor actual
Bajo este método, el ingreso en efectivo estimado durante la vida de una inversión de capital propuesta, se descuenta a un tipo de interés establecido. El tipo de interés varía de acuerdo con el riesgo implicado, pero debe ser mayor que el costo del capital para la empresa, siempre que el presente de la secuencia de efectivo proyectada sobrepase el Valor Actual de la inversión de capital, la empresa puede estar segura de que el rendimiento estimado será mayor que el mínimo que esta dispuesto a aceptar considerando el riesgo inherente.
c) Valor residual
Es el valor de salvamento o de reventa para una maquina, a fin de su vida útil.
C) INVERSION
a) Inversión promedio
Los métodos de este tipo, estiman un costo promedio anual más la operación y el mantenimiento de una inversión. El promedio anual de costos de capital se determina, aproximadamente, por la pérdida promedio en el valor de rescate, más los intereses en la inversión promedio, suponiendo que la disminución en el valor de la misma se realiza uniforme o linealmente.
b) Inversiones en capital de trabajo
Es comprometer o destinar fondos en cualquier tipo de inversiones. El incremento neto del capital de trabajo es una inversión como lo es el mismo equipo, aunque de naturaleza más líquida. Frecuentemente es razonable suponer que el valor neto de las inversiones en partidas del capital de trabajo, es aproximadamente por la misma cantidad que la inversión; esto es, que al fin de la vida del proyecto, podrán liquidarse al costo. El valor actual de estos valores netos o residuales deberá ser deducido de la inversión.
c) Inversiones diferidas
Muchos proyectos representan una sola inversión de fondos en una fecha, que se puede llamar actual, pero para algunos proyectos las inversiones están espaciadas sobre un considerable periodo.
Para hacer los cálculos de rendimiento sobre las inversiones, deben traerse a un punto común del tiempo, y esto se logra mediante la aplicación de los factores de descuento a las cantidades de que se trate. En general el factor apropiado está ligado con la incertidumbre de que la inversión sea hecha; mientras más pequeña resulte la incertidumbre, la tasa de descuento será más baja.
d) Rendimiento sobre la inversión
El rendimiento es la tasa de descuento que cuando se aplica a los ingresos, equivale al valor presente de esos ingresos en relación con la inversión. Cuando una inversión involucra pagos de intereses anuales para recuperar la inversión total a la terminación de un plazo, el cálculo del rendimiento es simple y directo; pero cuando los pagos anuales están formados tanto de amortización como de intereses, el cálculo es más complicado.
e) Tasa de rendimiento que se requiere
La selección de la tasa adecuada es una prueba difícil para los altos funcionarios de la organización. Este problema puede subdividirse en dos partes: la selección de la tasa promedio necesaria en todas las inversiones, y, considerar los factores que hacen la inversión propuesta distinta de las inversiones promedio.
f) Rendimiento no ajustado sobre la inversión
Este hace caso omiso de las diferencias en los valores actuales de los ingresos de cada año, trata los ingresos de cada año como si fueran del mismo valor todos ellos. Este método siempre producirá resultados menores que la verdadera tasa de rendimiento.
g) Rendimiento a tiempo ajustado (R.T.A.)
El rendimiento sobre la inversión calculado con base en las tablas de valor actual, será denominado como el rendimiento a tiempo ajustado. La premisa básica es que la administración debería emprender una inversión, sólo si es satisfactorio el rendimiento que pueda calcularse por anticipado. Para encontrar el R.T.A., se hace una estimación de la inversión y de los ingresos esperados por la misma, y estos elementos se relacionan entre sí, a través de las tablas de valores actuales.
D) TASA DE UTILIDAD
a) Método del índice de utilidad
Tiene ventajas sobre cualquiera de los otros métodos. En este se encuentra el valor presente de las utilidades, descontando estas a la tasa de rendimiento requerida, y el valor actual calculado se divide entre la inversión, el cociente es el índice de utilidad.
Este método requiere que se establezca una tasa de rendimiento antes de que los cálculos se inicien, mientras que muchos analistas prefieren trabajar en otra dirección; esto es buscar el rendimiento, y entonces lo comparan con su idea de la tasa de rendimiento, que es apropiada en vista de los riesgos involucrados. Aun más, siendo el índice, un número abstracto, puede ser difícil de explicar.
b) Las utilidades anuales
Si las ganancias provienen de la secuencia de fondos, se presume que el propósito de una inversión es aumentar el capital de los propietarios, lo que no será por la cantidad total de los ahorros en costos o los ingresos adicionales resultantes de la inversión, sino que una parte substancial de esas ganancias usualmente se pagan al gobierno en la forma de impuestos adicionales sobre la renta. El capital de los propietarios solamente se incrementa por la cantidad que queda después de haber deducido los impuestos que deben cubrirse.
E) MÉTODO FINANCIERO
Se ocupa para los casos en los que no hay uniformidad en los ahorros o utilidades diferenciales anuales, o en los que tienen significación los valores residuales al fin de la vida de la proposición. En este método el rendimiento a plazo ajustado se encuentra por aproximaciones sucesivas; es decir, se listan los ahorros diferenciales por cada año, así como los valores residuales, y se aplican varias tasas de descuento a estas cantidades, hasta que se encuentra una con la que calculado el valor actual este es igual aproximadamente al importe de la inversión. Esta tasa es el rendimiento a plazo ajustado.
F) MÉTODO DEL COSTO ANUAL
En este se hace una comparación entre dos o más oportunidades de inversión, en cuyo caso todos los costos de capital, así como los de operación, se convierten en costos anuales equivalentes, y se elige el proyecto que tiene el costo anual más bajo ajustado al tiempo.
Dicho método también puede usarse para calcular la vida económica óptima de una inversión. En tales casos, cuanto mayor sea la vida del mismo, menor será su costo de capital anual promedio, puesto que el desembolso cubre un periodo mayor; sin embargo, ello compensado por un aumento en los costos de operación. La vida económica óptima ocurre durante aquel año en el cual el costo anual del capital ajustado al tiempo y combinado con los costos de operación, está en su punto mínimo.
G) PERIODOS DE AMORTIZACION
El periodo de amortización es el tiempo que requiere una inversión para pagarse por sí misma a través de la ventaja neta de operación que resultaría de su instalación.
El periodo de amortización es otra interpretación que puede darse a los factores de valor presente en las anualidades.
El procedimiento adecuado seria estimar la vida económica y determinar la tasa de utilidad aplicable, ocupando las tablas de valor presente para determinar el periodo de amortización correspondiente a esas condiciones, después, se calcula el periodo de amortización actual del proyecto en cuestión, y se compara con el periodo estándar de las tablas. Si el periodo calculado es menor o igual al periodo estándar, el proyecto cubre los requisitos impuestos de amortización y riesgo, si el valor calculado es mayor que el valor de la tabla, el proyecto devengaría menos de la tasa requerida.
H) RECUPERACION
Uno de los métodos que más se emplean para determinar la conveniencia de adiciones de propiedades, es el de recuperación, el cual requiere que el promedio de ahorros anuales o el ingreso derivado de una inversión propuesta, sean suficientes como para retornar la inversión dentro de un plazo estipulado por la gerencia de la compañía.
El factor más importante que contribuye a generalizar el uso del método de recuperación, es la facilidad del cálculo y la comprensión. Quizá tiene su aplicación más útil cuando los fondos para inversión sean excepcionalmente escasos; también puede utilizarse para elegir entre propuestas competitivas que son igualmente convenientes, es decir que tienen el mismo riesgo e igual tasa de rendimiento, excepto por sus periodos de recuperación con un cálculo del índice de rendimiento, lo cual es hábil.
Plazo de recuperación
Es el tiempo, en años, durante el cual la inversión se pagará con los ingresos; si las estimaciones llegasen a ser correctas. La cifra del plazo de recuperación se usa a menudo como una forma rápida, aunque burda, de valuar las inversiones. Si el plazo de recuperación es igual o ligeramente menor que la vida estimada del proyecto, entonces la proposición es obviamente mala; si el plazo de recuperación es considerablemente menor que la vida estimada, entonces el proyecto se convierte en atractivo.
Si un grupo de inversiones propuestas tienen las mismas características generales, entonces el plazo de recuperación puede usarse como una forma valida de encontrar las más convenientes.
3. LOS COSTOS EN LA TOMA DE DECISIONES PARA LA INVERSIÓN DE CAPITAL
Los problemas implicados en la decisión de las políticas de inversión de capital y en la selección de las posibilidades de inversión se encuentran entre los más difíciles que afrontan los ejecutivos de los negocios. Las inversiones de capital no representan un área aislada en la toma de decisiones, sino implican un conocimiento a las alternativas de producción, pronósticos del mercado, determinación de precios de los productos y financiamiento.
Los elementos de criterio que se emplean para evaluar la conveniencia de una inversión de capital propuesta, dependen de la naturaleza del gasto. Existen cuatro categorías generales de inversiones:
a) Proyectos no lucrativos
Implican gastos que surgen de requerimientos legislativos, contractuales, etc., que una entidad está obligada a hacer, y cuyo objetivo no es la rentabilidad. Estos proyectos incluyen la instalación de medidas de seguridad para los trabajadores de la organización, la implementación de un sistema de control de emanaciones, etc., y puesto que los gastos de este tipo son obligatorios por Ley, la empresa no tiene necesidad de establecer elementos de criterio para evaluar la conveniencia de esos desembolsos.
b) Proyectos de utilidad no conmensurable
ncluyen inversiones cuyo objetivo es aumentar las utilidades, pero cuyas ganancias no se pueden computar con un grado razonable de exactitud. Puede suponerse que una compañía interesada en maximizar sus utilidades no realizará inversiones de este tipo, a menos que este convencida de que en última instancia estas rendirán una utilidad; desafortunadamente, es virtualmente imposible medir el ingreso marginal derivado de tales gastos, ya que el ingreso adicional que puede obtenerse de la publicidad o de los gastos para el desarrollo de los productos, rara vez puede calcularse con suficiente exactitud como para servir de base que justifique tales desembolsos.
c) Reposición de bienes existentes
Representa esencialmente un problema de oportunidad. La vida de la maquinaria y el equipo puede prolongarse casi indefinidamente por medio de constantes reparaciones y mantenimiento, sin embargo, llegará el momento en que el costo de operar del mismo excederá a los costos de un sustituto potencial; en este caso el equipo existente se ha vuelto obsoleto. Si los ahorros en el costo, que se derivarán del nuevo bien, van a proporcionar un rendimiento satisfactorio sobre su inversión de capital, entonces el reemplazo se vuelve económicamente conveniente. Aunque los ahorros en el costo generalmente representan el elemento de criterio apropiado para el reemplazo de inversiones, también puede ser necesario considerar los ingresos, esto ocurrirá siempre que la capacidad de producción del nuevo equipo exceda a la del existente, y que haya un mercado para las unidades adicionales a producirse.
d) Proyectos de expansión
Tienen por objeto aumentar la capacidad actual. Para las inversiones de capital de este tipo, es conveniente estimar las utilidades futuras y el rendimiento de la inversión, también es importante reconocer un factor de riesgo que varía según la naturaleza del proyecto. El factor de riesgo puede incluirse dentro de la fórmula para evaluar las propuestas de capital.
Generalmente, sin embargo, el riesgo que implica cada propuesta de inversión de capital es evaluado por la gerencia al momento de aprobar las propuestas. También se debería tener en cuenta el valor de tiempo del dinero, o sea el valor que tiene el dinero en el momento en que se puede disponer de él, ya que las distintas inversiones no rinden una secuencia de efectivo igual y las sumas por recibir en distintas fechas futuras tienen distintos valores.
4.5 Precios de transferencia
Es la base de dinero que se utiliza para cuantificar la transferencia de bienes o servicios de un centro de responsabilidad a otro.
Se considera que un precio de transferencia debe considerar una señal enviada al centro de responsabilidad de compra para que un emprenda en curso presente terminado. Si el precio de transferencia cargado por el centro de responsabilidad de ventas es mayor que el precio de mercado externo, el precio de transferencia es un indicativo para que el centro de responsabilidad de compara efectué las adquisiciones de un proveedor externo por otra parte. Si el precio de transferencia cargado por el centro de responsabilidad es inferior o igual al precio de mercado externo. El precio de transferencia es un indicativo para que el centro de responsabilidad de compra haga la adquisición al centro de responsabilidad de ventas.
Fijación de precios de transferencia: se ha convertido en uno de los elementos más importantes y algunas veces más controvertidos, en la medición del desempeño.
Métodos de fijación de precios de transferencia:
· Congruencia de metas
· Motivación
· Autonomía
· Evaluación del desempeño
4.6 Importancia de los costos en la toma de decisiones administrativas
La Contabilidad Financiera o General se ocupa de la clasificación, anotación e interpretación de las transacciones económicas de manera que puedan preparase periódicamente estados resumidos que indiquen bien los resultados históricos de esas transacciones o la situación financiera de la empresa al cierre del ejercicio económico. Esta contabilidad proporciona a la dirección el costo total de fabricar un producto o de suministrar un servicio. Si hay muchos productos o servicios diferentes, los resultados totales no ayudan demasiado para los fines de lograr el control. Ha sido necesario expandir los procedimientos generales de la contabilidad de manera que sea posible, por lo tanto determinar el costo de producir y vender cada artículo o de prestar un servicio, no al final del periodo de operaciones, sino al mismo tiempo que se lleva a cabo la fabricación del producto. La Gerencia solo puede ejercer un control efectivo teniendo a su disposición inmediatamente las cifras detalladas del costo de los materiales, la mano de obra y los costos indirectos así como los gastos de ventas y de administración de cada producto. Además el conocimiento de ellos ayuda en la toma de decisiones al:
Generar informes para medir la utilidad, proporcionando el costo de ventas correcto.
Valuar los inventarios para el estudio de situaciones financieras.
Proporcionar reportes para ayudar a ejercer el control administrativo.
Generar información para ayudar a la Administración a fundamentar la estrategia competitiva.
Ayudar a la administración en el proceso del mejoramiento continuo, eliminando las actividades o procesos que no generan valor
4.7 Análisis integral costo – beneficio
La utilización del enfoque costo – beneficio es ampliamente aplicable incluso si representa un reto la medición exacta del costo y los beneficios. Como dice un lema en el departamento de análisis de sistemas de la secretaria de defensa, es el mejor aproximadamente correcto que exactamente equivocado, una pregunta básica hace que el enfoque costo – beneficio es cuanto estaríamos dispuestos a pagar por un sistema en comparación con otro, por ejemplo, el mismo boleto para un concierto a un determinado precio puede ser una buena compra para una persona y mala compra para otra cuando las circunstancias son diferentes. Los costos y beneficios no se pueden evaluar por separado de los gerentes y contadores que utilizaran y prepararan los sistemas y los informes.
4.8 Predeterminación de costos
Los costos predeterminados son aquellos que se calculan antes de hacerse o de terminarse el producto y según sean las bases que se utilicen para su cálculo, se dividen en costos estimados y costos estándar. Cualquiera de estos tipos de costos predeterminados puede operarse a base de órdenes de producción, de procesos productivos, o de cualquiera de sus derivaciones.
a) Costos estimado: Es aquella técnica de valuación mediante la cual los costos se calculan sobre ciertas bases empíricas (experiencia industrial) antes de producirse el articulo o durante su transformación, que tiene por finalidad pronosticar el valor o y cantidad de los elementos del costos de producción, el objeto de estimación es normalmente conocer en forma aproximada cual será el costo de producción.
b)
b)Costo estándar: Es el cálculo hecho con las bases generalmente científicas, sobre el cual uno de los elementos del costo, a efecto de determinar lo que un producto “debe constar”, por tal motivo, este costo esta basado en el factor eficiencia y sirve como patrón o medida, e indica obviamente “lo que debe constar”.
