Definición de las estrategias de cambio

II.d.1.1.  Aprobar el diseño técnico y organizacional
La Oficina Provincial  de Proyectos elaborará un resumen ejecutivo, apoyado con gráficas, destinado a la Alta Conducción que explicite los procesos rediseñados y la estructura organizativa, el  marco normativo y los sistemas de información que le servirán de sustento.
La Alta Conducción evaluará el modelo presentado y verificará que sea coherente con la visión del nuevo modelo de Organización elaborado en la fase de Planificación. De sugerirse correcciones, se realizarán progresivos ajustes que serán sometidos a consideración hasta  lograr la aprobación final que habilitará continuar con el diseño de las estrategias de cambio.

II.d.1.2.  Estimar costos de la solución informática y diseñar estrategias
Se considerará la alternativa de contratar una solución pre-programada, evaluando el esfuerzo de ajustes de diseño necesarios o realizar un desarrollo a medida, con recursos contratados o propios de la Organización.
Se estimarán los tiempos de cada alternativa en base a algunas de las métricas de desarrollo de software que calculan el esfuerzo en personas/mes y tiempo (Ej.: Método de Punto Función, SRP-Software Productivity Research, COCOMO-Constructive Cost Model, etc.).
Para los casos de contratación de soluciones pre-programadas, el esfuerzo del ajuste a realizar podrá ser calculado por el proveedor en base a la descripción de las especificaciones técnico-funcionales
Otro factor es el alcance de la solución informática, ya que se podrán contratar los distintos componentes de la solución por separado (Ej.: equipamiento, software aplicativo, comunicaciones, etc.) u optar por combinaciones de ellos o , en última instancia, por una solución “llave en mano” que llegue hasta la conversión del nuevo sistema informático.
Se estimarán los costos totales de las distintas alternativas combinando los siguientes factores:
-  Costo del software aplicativo (en sus distintas alternativas: desarrollo propio, contratación de desarrollo a medida o producto pre-programado)
-  Costo de adquisición, instalación y mantenimiento del equipamiento.
-  Costo de adquisición, instalación y mantenimiento del software de base.
-  Costo de adquisición, instalación y mantenimiento de las comunicaciones.
-  Costos de operación y mantenimiento del  área de sistemas.
-  Otros costos (Ej.: migración de datos, suministros, muebles, servicios externos, reformas edilicias, capacitación, etc.)

Luego se elaborará un informe recomendando la mejor solución y una alternativa, con descripción del alcance, recursos y costos.
Serán factores fundamentales en la selección de alternativas de solución, los siguientes:
-  El nivel de capacitación  del personal de la Organización.
-  La factibilidad de contratar personal para realizar los desarrollos.
-  El  presupuesto disponible y la disponibilidad de financiar la solución.
-  El tiempo en que la solución debe estar operativa.

II.d.1.3.  Diseñar las estrategias  de cambio de los procesos
La implantación  de los nuevos procesos implica el diseño de los circuitos administrativos, procedimientos y comprobantes, como la expresión más detallada del modelo funcional.
En esta instancia se estiman los recursos humanos necesarios y su perfil a fin de establecer si existe personal dentro de la Organización que tenga dicho perfil o que se lo pueda capacitar, y si esto último es factible, que tenga el tiempo disponible para concretar la tarea dentro de los límites aceptables para  no retrasar la implantación .
De no ser factible su implantación  con  personal de la Organización, se estimarán los costos de contratar personal externo para desarrollar un proyecto separado o bien integrarlo a los distintos proyectos que se ejecutarán durante la implantación .

II.d.1.4.  Diseñar la estrategia de cambio organizacional
La clave del éxito o fracaso del proceso de transformación, una vez que se han reformulado los procesos con el soporte de la mejor tecnología y  diseñado una adecuada estructura organizativa,  es la ejecución de una eficiente gestión de cambio.
En este sentido es importante anticipar las resistencias potenciales  y los pasos en que es factible que se produzca la transformación, factores claves para los que habrá que desarrollar estrategias precisas de neutralización o compensación.
Los principales aspectos a considerar  para la elaboración de una estrategia adecuada en el área organizacional  son:
-  Determinar los requerimientos de capacitación  del personal en base a los niveles de dificultad para transitar del modelo actual al modelo  rediseñado, estableciendo los tiempos  que demande  que la gente pueda ser productiva dentro del nuevo esquema de trabajo.
-  Determinar los requerimientos de personal externo por no existir el perfil dentro de la Organización y ser de dificultosa  obtención a través de capacitación.
-  Prever los focos de resistencia que pueden presentarse, la forma de identificarlos precozmente y de medir su intensidad.
4         Tomar en cuenta especialmente los cargos que desaparecerán ,  los que asumirán mayores responsabilidades y consecuentemente más carga de trabajo, los que cambiarán de unidad organizativa y los que sufrirán disminución del personal a cargo.

Las estrategias a desarrollar en esta instancia comprenderán:
-  La modularización del cambio organizacional
4         Partiendo del modelo de Organización actual y teniendo como meta la Organización rediseñada, se establecerán las distintas instancias de cambio que sean factibles, considerando básicamente los períodos de aprendizaje y adaptación
-  Los mecanismos de detección de focos de resistencia
4         Dependiendo del nivel jerárquico y la cantidad de personas afectadas, se establecerán canales de comunicación masivos y fluidos o entrevistas o , simplemente, la identificación de indicadores que indiquen desmotivación o rechazos (Ej.: nivel de ausentismo)
-  Los mecanismos de neutralización de resistencias
4         En este aspecto las estrategias son muy variadas y dependerán de factores diversos (Ej.: nivel del cargo afectado, personalidad de la persona que ocupa el cargo, posibilidad de ser reabsorbido dentro de la Organización, etc.)
4         Algunas estrategias para neutralizar resistencias son:
-  Para los incrédulos: pruebas exhaustivas con su  participación.
-  Para los que presentan problemas legales o contables: certificación de los asesores legales y contables de que la solución es factible
-  Para los cargos que desaparecerán pero se requiere la persona para transferir su experiencia:  contratación como asesores, participación en el equipo de implantación , etc.
-  Para quienes asuman mayores responsabilidades: compensaciones monetarias u otros estímulos
-  Para personal de niveles administrativos que cambiarán sus estilos de trabajo y asumirán como equipo otras obligaciones: comunicación fluida y capacitación.
-  Para personal que ocupa cargos que serán eliminados y cuya experiencia no es requerida para los nuevos procesos: evaluación justa para determinar si pueden ser reubicados en los nuevos perfiles que exige la Organización,  asesoramiento y ayuda para buscar otros empleos, contratación para que colaboren en la implantación  con una remuneración superior a la actual, etc.


4.   Insumos principales
4  Esquemas de actividades y eventos de los procesos rediseñados.
4  Organigrama rediseñado
4  Matriz de transición de cargos
4  Matriz de evaluación de cargos nuevos
4  Cuadro de necesidades de personal
4  Inventario de habilidades del personal del área de sistemas
4  Informe de especificaciones técnico-funcionales
4   Informe de alternativas de infraestructura informática y de comunicaciones
4  Informe software de terceros preseleccionado

5.    Productos principales
4  Cuadro de costos del sistema informático.
4  Resumen de estrategias de cambio.

6.   Herramientas y técnicas
4  Técnicas de análisis organizacional
4  Técnicas de evaluación de puestos y análisis de destrezas
4  Software de evaluación de puestos (Ej.: Description Now®, High-Tech®)
4  Métricas para estimar tiempos y costos de desarrollo de software (Ej.: Método de Punto Función, SRP-Software Productivity Research, COCOMO-Constructive Cost Model, etc.)