Planificacion

1.   Objetivo
4  Entender los objetivos estratégicos de la Organización e identificar los Factores Críticos de Éxito de un modelo de gestión eficiente.
4  Reconocer la realidad del modelo de gestión vigente e identificar las necesidades vitales de cambio para alcanzar los objetivos de desarrollo.
4  Desarrollar la visión del nuevo modelo de gestión  en su máximo nivel de abstracción- y aproximar el esfuerzo que su concreción implica.
4  Definir y priorizar los proyectos que permitan concretar la visión declarada por la Alta Conducción.
4  Obtener el respaldo y compromiso de la Alta Conducción para implantar lo planificado.

2.   Segmentos
4  I.a.  Sensibilización
4  I.b.  Definición de proyectos y asignación de prioridades.

3.   Enfoque del desarrollo
La presente fase está orientada al horizonte estratégico: los proyectos que en los próximos 2 a 4 años permitirán hacer realidad el nuevo modelo de gestión., conforme a la visión de la Alta Conducción.
Durante esta etapa:
4  Se evaluará el modelo de gestión vigente  a fin de reconocer los puntos fuertes y débiles, que permitan determinar las oportunidades de mejora que sustenten un cambio del modelo de gestión.
4  Se desarrollará la visión del modelo de gestión que permita cumplir con los objetivos estratégicos planteados por la Alta Conducción.
4  Se definirán los proyectos con sus respectivas prioridades.
4  Se obtendrá la aprobación y patrocinio de la Alta Conducción respecto del plan integral que habilitará el comienzo de la fase de Diseño de Soluciones.

El uso de una metodología, como la propuesta en este manual, no asegura el éxito de la planificación ni que su realización sea sencilla. No debe olvidarse que los Organismos, en general y las Administraciones Educativas, en particular se mueven en ambientes cambiantes en lo político, económico y social. 
Por ello, durante el desarrollo de la fase deben considerarse especialmente los siguiente aspectos:
4  Obtener compromiso y participación de la Conducción
4     El apoyo de toda la Organización dependerá fundamentalmente del  respaldo y participación que el principal responsable y sus colaboradores inmediatos,  brinden al esfuerzo de planificación.
4     Es altamente probable que los proyectos de transformación de la gestión administrativa compitan respecto de los recursos financieros y humanos, con proyectos de otras áreas de interés. Por esta razón, la Conducción deberá participar activamente en la definición del alcance y prioridades de los proyectos.
4  Definir el alcance de la planificación
A fin de no desperdiciar esfuerzos en tareas de planificación que no sean conducentes al logro de los objetivos estratégicos del Organismo, deberá definirse el alcance respecto de dos dimensiones: horizonte y cobertura.
-  Respecto del horizonte:
4         El horizonte indica el número de años que cubrirá la planificación. Este lapso, generalmente se ubica entre los 2 y 4 años. Este  plazo es razonable como para lograr transformaciones importantes que colaboren con los objetivos estratégicos del Organismo y se puedan cumplir dentro del período político de gestión de la Conducción. A su vez, es suficientemente corto como para hacer aproximaciones  de los requisitos necesarios. 
-  Respecto de la cobertura:
4         Se refiere a los procesos  y proyectos que serán incluidos en la planificación.
4         Para definir el alcance de los procesos se propone una metodología que contempla los Factores Críticos de Éxito y la calidad de los diferentes procesos.
4         El alcance de la planificación de los proyectos  dependerá:
-  Del grado de similitud de los requerimiento de los diferentes procesos.
-  Del grado de madurez administrativo que exija la atención de necesidades primarias generales o de requerimientos muy específicos.
-  De la capacidad de gestión del Organismo que permita absorber transformaciones importantes en una sola etapa o gradualmente.
-  Del  plazo que la Conducción tiene para concluir su gestión. Si los planes de transformación responden a proyectos que exceden dicho plazo, se corre el riesgo de que la próxima Conducción no adhiera a las mismas estrategias. Este aspecto debe ser cuidadosamente considerado al establecer el alcance.

4  Reconocer que el plan cambiará
El plan desarrollado no debe verse como inflexible. Los planes serán reevaluados y actualizados cada cierto tiempo y sufrirá periódicas enmiendas. Por ello, es importante que los planes de transformación de la gestión administrativa estén integrados al plan general  de la Organización.
4  Planear el nivel adecuado de detalle
Es inconveniente que en la etapa de definición de la transformación se llegue a un excesivo nivel de detalle y exactitud, por otra parte difícil de lograr atento al nivel de los relevamientos realizados. Las planificaciones de mayor detalle serán el objetivo de un proyecto subsiguiente.

4.   Productos principales
4  Diagnóstico con identificación de oportunidades de mejora.
4  Declaración de la visión .
4  Términos de referencia de los proyectos


5.   Puntos de control
Los principales eventos que deben controlarse para asegurar la eficacia de la fase son:
4  El diagnóstico, a nivel de un Resumen Ejecutivo, que exprese las debilidades advertidas y oportunidades de mejora.
4  La adherencia de la Alta Conducción a través de su máximo responsable o de quienes lo representen, asegurando que el consenso se manifieste por escrito en un acta de compromiso que exprese globalmente la visión de la Organización hacia la tiende mediante la descripción de los factores críticos de éxito y una breve explicación de la estrategia a seguir.
4  El ajuste al cronograma.
4  La eficacia en la transmisión de la visión al resto de la Organización y principalmente a las áreas funcionales que se verán afectadas-
4  La definición y aplicación de criterios adecuados para seleccionar los procesos críticos y determinar las prioridades de los proyectos.
4  La definición de los Términos de Referencia  con aproximación de recursos, costos, cronogramas y riesgos.