Implantación

La fase Implementación es la etapa del proyecto  dónde proporcionalmente se producen más fracasos, no tanto por errores de estimación de las actividades planificadas como por la ausencia de planificación.
Las preguntas claves  que se contestan en esta etapa son:
4  ¿Cuáles son las actividades críticas y productos que deben generarse para realizar la visión?
4  ¿Cómo  podemos asegurarnos que la transición sea exitosa y satisfaga las expectativas generadas?
4  ¿Cómo se organiza la implantación y quienes son las personas que deben participar para minimizar los riesgos del fracaso?
4  ¿Qué aspectos del diseño global deben llevarse a un nivel de detalle para permitir la conversión del sistema?
4  ¿ Qué debe preverse para que la infraestructura informática y de comunicaciones esté en funcionamiento al momento de la conversión?
4  ¿ Cuáles son las variables a controlar en los desarrollos de software aplicativo tanto en la programación a medida como en la  contratación de soluciones pre-programadas?
4  ¿ Cuáles son los requerimientos de capacitación del personal que participará en la conversión y del que administrará el nuevo proceso?
4  ¿ Con  qué información se iniciará el nuevo sistema, como se la incorporará y de qué forma se la validará?
4  ¿ Qué mecanismos se deben desarrollar para mantener los cambios controlados?
4  ¿Quiénes están capacitados para cubrir los nuevos perfiles?
4  ¿ Qué procedimientos se seguirán para evaluar al personal y seleccionar los candidatos?
4  ¿ Qué estrategia se seguirá con quienes queden desafectados?
4  ¿Cuáles son los documentos básicos que se deben generar y bajo qué procedimientos se difundirán?
4  ¿ Qué procedimientos de prueba deben aplicarse para asegurar la satisfacción del usuario y el cumplimiento de las especificaciones técnicas y operativas desarrolladas durante el diseño de detalle?
4  ¿ Cuáles serán los procedimientos de conversión?
4  ¿ Qué procedimientos se ejecutarán si al momento de la conversión las cosas no suceden como se esperaban? ¿Quién tomará la decisión de discontinuar el proceso viejo o volver atrás si el nuevo falla?
4  ¿Cómo se puede asegurar que después de la conversión se genere un clima favorable para continuar mejorando el nuevo proceso ?

La contestación a las preguntas planteadas se desarrollará en los siguientes segmentos:
4  Lanzamiento
Constituye el segmento de organización del proyecto. Se selecciona el personal que conformará el equipo de trabajo bajo la dirección del Gerente de Implantación y  se designa el Dueño o Gerente del Proceso como responsable máximo del nuevo proceso.
Se establecen los estándares  de trabajo que conduzcan a un desempeño eficiente y faciliten la comunicación.
La documentación generada en las fases anteriores servirán de insumo para el desarrollo de la presente fase.
Se concluye con la preparación del programa de trabajo en base al plan de implantación preparado durante la fase de Diseño de Soluciones, el que deberá someterse a la revisión y aprobación del Gerente de Proyectos Provincial y la Alta Conducción, a fin de habilitar el inicio de las tareas.
Se considerará como actividad especifica la revisión y ejecución de la estrategia de sensibilización a fin de “recordar” la visión de los nuevos procesos a implementar, los beneficios a obtener y  los focos potenciales de problemas durante la fase de transición, atento a que es en este momento dónde se producen las principales resistencias.
Por último, se contratarán las soluciones informáticas y de comunicaciones más los soportes específicos de implantación.

4  Diseño detallado
Las especificaciones funcionales y técnicas desarrolladas en la fase de Diseño de soluciones  se revisan y modifican, a fin de modelar el proceso al máximo nivel de detalle  en los siguientes componentes: circuitos administrativos, software aplicativo desarrollado a medida,  parametrización y configuración de las soluciones pre-programadas y estrategias de conversión.
El proceso rediseñado se especificará a nivel de  circuitos administrativos y procedimientos con el  correspondiente rediseño de comprobantes y estandarización de rúbricas.
El software aplicativo a medida y pre-programado se revisará  y ajustará, según sea necesario,  a fin de completar el diseño detallado de la base de datos, las entradas y salidas, las reglas de funcionamiento, las unidades de programación,  los procedimientos de seguridad, privacidad y control, y los procesos de migración del sistema legado al nuevo.

4  Instalación de hardware, comunicaciones y software de base
La instalación de la infraestructura básica de hardware, software de base y comunicaciones que brindará soporte al proceso debe ser realizada con anterioridad a la realización de las pruebas del software aplicativo.
El segmento comprende: la preparación de los sitios en donde se instalará el equipamiento y las facilidades de comunicaciones; la instalación , puesta en marcha y verificación de funcionamiento; y la identificación y adquisición de los suministros necesarios.
Posteriormente, se instalará el software de base y se procederá a realizar una prueba integrada junto con el  hardware y comunicaciones, para verificar el correcto funcionamiento de todos los componentes.

4  Configuración de paquetes y programación
Comprende en forma paralela la parametrización y configuración de las soluciones pre-programadas y la codificación del software aplicativo a medida, respectivamente.
El tiempo que absorbe el presente segmento puede representar la parte principal del esfuerzo total de la implantación.
Previo a comenzar con las tareas de codificación debe prepararse el ambiente de trabajo, detallarse las especificaciones de cada programa y agrupar éstos en unidades de trabajo de programación que serán distribuidos entre los distintos responsables.
La utilización de metodologías de ingeniería de software en la  programación y el control de cambios aseguran la calidad del proceso, facilitan el trabajo entre los distintos equipos y reducen los tiempos.
Las unidades de programación se codifican y se revisan eliminándose los errores de sintaxis. Previo a la prueba de cada unidad se repasa la codificación para asegurar que ésta satisface los requisitos de las especificaciones del programa.
Las pruebas unitarias y de semi-integración debe estar apoyadas en un plan de pruebas.

4  Preparación de la conversión
Las principales funciones son: preparar el programa de trabajo de conversión, especificar los procedimientos y preparar la prueba integral del proceso rediseñado. La participación de los usuarios es esencial en esta etapa del proyecto.
La  estrategia de conversión seleccionada condicionará el tipo de prueba integral a realizar.
La preparación de la conversión  producirá: el cronograma de conversión  con definición de fases y fechas de corte, los procedimientos de conversión del personal, el plan de contingencias, la planificación de la prueba integral, los archivos de conversión y el modelo de prueba.

4  Evaluación y capacitación
En el presente segmento se evalúa el perfil del personal a fin de identificar los candidatos potenciales para cubrir los puestos de trabajo del proceso rediseñado. De la comparación de la dotación necesaria con la disponible surgirán faltantes y excesos.
Los faltantes podrán cubrirse con la incorporación de personal externo o la capacitación de aquellos con aptitudes.
El personal excedido está compuesto por aquellos que no satisfacen el perfil del cargo o que  satisfaciéndolo no resultaron  favorecidos en orden de mérito por existir más candidatos que puestos disponibles. La Organización determinará  la estrategia a seguir con los excedentes: desde reubicarlos previa capacitación para los casos en que la Organización esté en expansión hasta su despido por producirse una situación de contracción. Deberá tenerse especial precaución en no despedir personal que luego se descubre es necesario en otras áreas de la Organización.
El proceso de capacitación del personal seleccionado comenzará con la determinación de los requerimientos de capacitación. Luego se confeccionará el plan de capacitación, se seleccionarán los  capacitadores y  se prepararán los manuales y materiales de apoyo. Por último se ejecutará la capacitación.
La capacitación debe estar concluida antes de la ejecución de la prueba integral y ser “justo a tiempo”: ni muy anticipada de modo que olviden los que se les enseñó, ni muy tardía que provoque demoras en la implantación efectiva o bien afronten la conversión sin los suficientes conocimientos.

4  Prueba final y conversión
Este segmento  representa el hito más importante del proyecto ya que tiene por objetivo realizar la visión del proceso con la mínima cantidad de errores y en un clima que favorezca la mejora continua. Se divide en dos momentos: la prueba final (de integración  y aceptación de usuario ) y la efectiva conversión.
La prueba de integración del software aplicativo tiene por objetivo  verificar que las funciones individuales de cada programa responden a las especificaciones que han sido documentadas y que los distintos programas cuando interactúan funcionan correctamente.
Los componentes manuales y automatizados del proceso serán sometidos a pruebas bajo condiciones normales y exigencias especiales.
Las pruebas bajo condiciones normales incluyen la verificación del cumplimiento de las especificaciones funcionales corrientes del proceso y  las operaciones especiales como la inicialización de los archivos, los procedimientos de resguardo, la depuración de archivos y los procedimientos de recuperación. Durante la prueba se podrá adoptar el enfoque de modificación o el de regresión.
Las pruebas bajo situaciones especiales tienen como propósito analizar la respuesta del proceso y sistemas ante situaciones de excepción que, incluso, puedan producir su colapso. De esta forma se podrá anticipar si el proceso y sus sistemas de apoyo están en una situación servicio normal, de prevención o críticas.
La última prueba y más concluyente es la de aceptación del usuario. A este fin  se simulan condiciones de trabajo reales en un ambiente limitado. La prueba alcanza a todo el proceso y su aprobación es el hito que autoriza la conversión definitiva.
Concluidas la  prueba final y realizadas las modificaciones se verifica que estén presentes las condiciones mínimas para proceder a la conversión: personal capacitado, posiciones críticas ocupadas, infraestructura informática y de comunicaciones funcionando, documentación terminada y distribuida, muebles e insumos instalados y adecuada difusión de las fechas y ciclos de conversión.
El proceso de conversión  durará generalmente varias semanas y representa un importante esfuerzo que concluye efectivamente cuando se verifica que el nuevo proceso se transfiere a estado operativo de rutina.
A partir de  la conversión, se trabajará en la generación de un clima favorable para producir mejoras incrementales.


Los aspectos críticos a considerar para el éxito de la fase de Implantación son:

4  Mantener los cambios bajo control
Durante la Implantación es usual que se produzcan cambios en los diseños que impactan en la programación, en la capacitación dictada y en los tiempos de finalización del proyecto. Dichos cambios deben vigilarse estrechamente  a fin de determinar cuáles son relevantes o no.

4  Planificar la prueba y elaborar buenos modelos
La prueba no puede ser al azar porque seguramente omitirá  la comprobación de aspectos importantes que cuando se produzcan pueden hacer colapsar el sistema.  Las pruebas deben partir de una detallada planificación que establezca los ciclos, los distintos escenarios en que el proceso se ejecutará y los mecanismos de avance/corrección.

4  Considerar el enlace con otros sistemas de información
Es frecuente que no se le de la importancia debida a verificar que el nuevo sistema se integre a otros sistemas existentes.



4.    Productos principales
4  Programa de trabajo de la fase de Implantación.
4  Contratos  de bienes y servicios firmados y en ejecución.
4  Infraestructura de hardware, software de base y comunicaciones  instalada y probada.
4  Paquetes de software: unidades de programación configuradas y probadas.
4  Desarrollos propios: unidades de programación codificadas y probadas.
4  Plan de conversión detallado.
4  Plan de contingencia.
4  Software aplicativo en producción.
4  Circuitos administrativos y procedimientos nuevos implantados.
4  Manuales distribuidos.
4  Personas asignadas a sus nuevos puestos.
4  Sugerencias documentadas para mejorar el proceso.


5.  Puntos de control
Los principales eventos que deben controlarse para asegurar la eficacia de la fase son:
4  La selección del personal del equipo del proyecto.
4  La preparación de un detallado programa de trabajo con definición precisa de los hitos de control, productos a entregar y responsabilidades.
4  La ejecución de procesos de adjudicación consensuados en base a méritos que puedan ser medidos.
4  La redacción de contratos de bienes y servicios  justos y equitativos que contemplen las probables contingencias.
4  La calidad del diseño de los circuitos administrativos, del software aplicativo a medida y de los desarrollos pre-programados, participando de una solución integrada que refleje la visión del nuevo proceso.
4  La revisión de los aspectos críticos de las estrategias de implantación de cada una de los componentes de la solución.
4  La confección del plan de instalación integrado que comprenda la preparación de los sitios; la  instalación y verificación del hardware, software de base y comunicaciones; y la contratación de los insumos.
4  Las fechas y condiciones entrega de cada uno de los elementos conforme al cronograma incluido en el contrato.
4  La documentación detallada  y clara de todas las especificaciones técnicas y funcionales de detalle.
4  La distribución equilibrada de los esfuerzos de programación.
4  La identificación de todos los puntos de calidad que deben cumplir las unidades de programación y su verificación durante las sesiones de pruebas.
4  La confección de un  plan detallado de conversión que respete las estrategias y enfoques aprobados.
4  La preparación del plan de contingencias.
4  La preparación de un modelo de pruebas completo y consistente con las situaciones que se verificarán en  la realidad.
4  La ejecución de un  plan de capacitación que concluya a tiempo para que el personal pueda intervenir en la prueba integral y para no retrasar la conversión.
4  La prueba integral del proceso respecto de sus nuevos circuitos y sistemas de información manuales y automatizados con participación efectiva y comprometida de los usuarios.