Relevamiento de la infraestructura tecnológica y sistemas de información

II.a.3.1.  Relevar el software aplicativo
Se puede partir  de un Mapa de Sistemas o Diccionario de Aplicaciones, si existe; de lo contrario es aconsejable que se desarrolle un inventario del software aplicativo que  contenga como mínimo:
-  Denominación del sistema o subsistema
-  Antigüedad promedio
-  Cantidad de aplicaciones que lo integran
-  Desarrollo propio o de terceros, indicando si la Organización tiene capacidad de automantenimiento
-  Lenguaje de desarrollo
-  Esfuerzo  de mantenimiento  exigido.
-  Objeto y alcance: eventos o actividades del proceso  que automatiza
-  Productos que brinda
-  Calidad  funcional (nivel de cobertura de eventos,  grado de automatización, facilidad para integrar los eventos) y técnica (modularidad, flexibilidad, eficiencia,  documentación, potabilidad, seguridad, etc.).
-  Estimación en equivalencia de tiempo completo de la cantidad de personas afectadas al desarrollo, mantenimiento y operación del sistema.
-  Costo de licencias y de mantenimiento, en caso de contratos con terceros.

II.a.3.2.  Relevar la infraestructura de equipamiento, software de base y comunicaciones
Se utilizará como insumo el relevamiento realizado durante la fase de Planificación para analizar lo siguiente:
-  La existencia de una estrategia global de equipamiento, software de base, desarrollo y comunicaciones.
-  El modelo o modelos de procesamiento que sustentan el o los procesos en estudio (centralizado, descentralizado, distribuido, cliente-servidor, indicando nivel, NCA-Networking Computer Architecture).
-  La  capacidad del equipamiento para absorber, en situaciones de exigencia,  las operaciones del  proceso que están automatizadas y el crecimiento permitido para incorporar las faltantes.
-  La cantidad de cargos afectados al proceso por rangos de antigüedad.
-  El software de base dominante al nivel de equipamiento central y cargos.
-  Las facilidades de comunicaciones instaladas y sus características técnicas (señalización, protocolos, software de red, etc.). Se relevarán las redes de área local y las de área extendida (WAN), como así también las posibilidades de instalación de áreas no cubiertas en  las que se ejecuten los procesos analizados.
-  Las ubicaciones geográficas y direcciones  de los distintos inmuebles en los  que se realizan los procesos con indicación de distancias entre ellos. Especificar antigüedad  de los edificios, si son propios o alquilados, si están previstas mudanzas y el estado general de las instalaciones.
-  Los costos por servicios informáticos y de comunicaciones (Ej.: mantenimiento de hardware o software, comunicaciones, licencias de software de base, alquiler, leasing o financiamiento de equipamiento,  etc.

II.a.3.3.  Relevar la capacidad de gestión de los servicios informáticos
Se revisará la  capacidad de respuesta de los recursos humanos integrantes del servicio informático para afrontar los requerimientos de información que se plantean  en la ejecución de los procesos estudiados.
Se constatará  si existen normas, métodos, procedimientos y el nivel de retraso respecto de requerimientos de mantenimiento o nuevos sistemas (backlog).
Es útil desarrollar un inventario de habilidades del personal en donde se describan: el nombre, cargo, responsabilidades principales, antigüedad, formación, dedicación y afectación a los procesos en estudio en horas mensuales equivalentes a tiempos completos.
Las conclusiones obtenidas servirán de base para  determinar mejoras a implementar en dicha área y  serán un factor decisivo al momento de optar por soluciones desarrolladas por terceros.
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II.a.3.4.  Estimar los costos de los servicios informáticos
Los principales insumos para la determinación del costo de los servicios informáticos son:
-  Contratos informáticos por alquiler, leasing o  compra financiada de:  equipamiento,  software de base y comunicaciones.
4         Si  la infraestructura es propiedad de la Organización se estimarán los costos de reposición para aplicar cuotas de amortización para un período de cuatro  años, plazo que se estima razonable para la depreciación de un sistema de información automatizado. Antigüedad promedio.
-  Contratos de alquiler de licencias de software aplicativo.
-  Sueldos brutos (incluidos aportes patronales) de los empleados del servicio informático.
-  Insumos mensuales (Ej. : papeles, cintas, etc.).
-  Servicios varios (alquiler de inmuebles, luz, calefacción, etc.).

Cada uno de los ítems relevados deberá ser prorrateado  conforme a la base de distribución que se considere más adecuada. Por ejemplo, para distribuir los costos de personal se puede utilizar el procedimiento equivalente de tiempo completo (ETC).  Si una persona que trabaja 200 horas mensuales le dedica el 10% de su tiempo a  mantener un sistema relacionado  al proceso en estudio, estará afectando el ETC de 20 horas de trabajo. Luego, si su sueldo más leyes sociales es de $2.000 por mes, resultará que el costo proporcional de dicha actividad es de $ 200.
En otras situaciones, como alquileres de inmuebles,  la base de prorrateo puede ser metros cuadrados ocupados.

II.a.3.5.  Identificar las soluciones informáticas desarrolladas por terceros
La decisión de evaluar paquetes de software de aplicación desarrollados por terceros se tomó en la fase de Planificación,  al momento de establecer las estrategias de incorporación de tecnología en informática y comunicaciones.
Aún cuando todavía no están definidas las características funcionales de detalle del software que deberá  soportar el proceso rediseñado, sí existen criterios generales de que pueden orientar la búsqueda.
Las principales fuentes para identificar soluciones aplicables a los procesos objetos de estudio son:
-  Experiencias de otros Organismos que desempeñan igual actividad o similar.
-  Bases de datos de software aplicativo publicadas por las Cámaras de Proveedores de Software o Administradores de Bancos de Datos
-  Publicaciones especializadas
-  Software House reconocidas.
-  Proveedores de equipamiento o software de base que estén alineados a las estrategias que se hayan definido, quienes generalmente disponen de socios tecnológicos  (Solution Providers o Business Partner) que cuentan con soluciones en distintas áreas de interés.

4         Si bien, durante la presente tarea no se realiza la evaluación final de las soluciones, es conveniente que, previo a iniciar la búsqueda, se confeccione una grilla de preguntas que permita determinar los aspectos funcionales y  técnicos más importantes de los productos y de los proveedores. Esta metodología permitirá a su vez, restringir la preselección a un número de paquetes que luego puede ser manejable en la evaluación final - es recomendable que no sean más de cuatro.
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Entre otros, los  aspectos a relevar durante la búsqueda son:
-  Opinión de los clientes respecto del producto y de la empresa. Los datos obtenidos permitirán  diferenciar entre las características  del software de aplicación según las expresiones de la empresa y su folletería; y las reales, expresadas por los usuarios comprometidos en hacer que el paquete de  software trabaje para ellos.
-  Nivel de automatización de los procesos sometidos a análisis y grado de colaboración para  una solución integral de gestión..
-  Portabilidad de la solución respecto de plataformas de equipamientos y sistemas operativos.
-  Infraestructura de la empresa y cantidad de productos instalados.
-  Facilidad de instalación y requisitos de entrenamiento del personal que seguirá con el mantenimiento.
-  Nivel de parametrización.
-  Facilidad de uso.
-  Calidad de la documentación disponible.
-  Flexibilidad ante la necesidad de ajustes.
-  Frecuencia de aparición de nuevas versiones.

4.    Insumos principales
4  Mapa de sistemas
4  Diccionario de Datos o Aplicaciones
4  Listado de productos de Cámaras de Software.
4  Revistas especializadas en temas de informática y de comunicaciones
4  Relevamiento de infraestructura informática y de comunicaciones ( Fase Planificación)
4  Definición de estrategias (Fase Planificación)
4  Guías de relevamiento de la Subsecretaría de Tecnologías para la Función Pública

5.    Productos principales
4  Inventario de infraestructura informática  y de comunicaciones (afectada al proceso)
4  Inventario de habilidades del personal del área de sistemas
4  Informe preliminar de  soluciones informáticas desarrolladas por terceros.
4  Informe de costos informáticos y de comunicaciones.

6.    Herramientas y técnicas
4  Administración de Proyectos
4  Técnicas de entrevistas
4  Herramientas CASE con repositorio común de datos (útil para  el relevamiento de los sistemas y  conformación de diccionario de datos)
4  Técnicas de administración de requerimientos (Ej.: IDEF3  – Integration Definition Method for Process Description Capture – con orientación a procesos o a objeto)
4  Técnicas de fijación de costos basándose en actividades