Diseño de Soluciones

1.   Objetivo
4  Especificar la  estructura y flujo de los procesos rediseñados.
4  Definir  la infraestructura tecnológica y especificaciones funcionales de los sistemas informáticos que brindarán soporte a los procesos rediseñados.
4  Definir la estructura organizacional y el marco normativo que sustente los nuevos flujos de trabajo.
4  Especificar el plan de implantación  .

2.    Segmentos comprendidos
4  II.a.  Análisis de procesos y estructuras de soporte.
4  II.b.   Diseño técnico.
4  II.c.   Diseño organizacional.
4  II.d.    Planificación de la implantación .

3.    Enfoque del desarrollo
Las fases Diseño de Soluciones e Implantación  se desarrollarán por cada uno de los proyectos definidos y aprobados por la Alta Conducción al término de la Planificación de la Fase 1.
Durante la presente etapa, que abarca en promedio entre el 15% y  el 20% de la vida del proyecto,  se trabajará en forma intensiva en la mejora del rendimiento de los procesos mediante la producción de un diseño que, en sus aspectos estructurales y funcionales,  sea capaz de realizar la visión del nuevo modelo de organización definido durante la Planificación

Las preguntas claves  que se contestan en esta etapa son:
4  ¿ Cuáles son las actividades que componen los procesos a mejorar?
4  ¿ Cuáles son las actividades que aportan valor agregado  para alcanzar los objetivos estratégicos definidos en el nuevo modelo de Organización?
4  ¿ Cuál es el soporte que reciben los procesos desde la estructura organizacional?
4  ¿ Cuál es el soporte que reciben los procesos desde la  infraestructura tecnológica?
4  ¿ Cuál es el soporte que reciben los procesos desde los sistemas de información?
4  ¿ Cuál es el soporte que reciben los procesos desde  las políticas institucionales y el marco normativo?
4  ¿ Cuáles son los indicadores de rendimiento que permiten medir  la eficacia de los procesos analizados y  facilitarán  en el futuro la individualización de las mejoras alcanzadas?
4  ¿ Cuáles son los indicadores de rendimiento que permiten medir  la eficiencia?
4  ¿ Qué diferencias sustanciales existen entre los procesos analizados y los descriptos en el Modelo de Gestión desarrollado por el  Programa de Reforma Administrativa?
4  ¿Cuáles son las metas de mejora de los nuevos procesos?
4  ¿Cuáles serán las actividades que compondrán los procesos rediseñados, identificando su alcance,  características, recursos y orden en que se realizarán?
4  ¿ Cuáles son las características funcionales y especificaciones técnicas del sistema de información que soporte el o los procesos rediseñados?
4  ¿ Existen soluciones informáticas maduras en el mercado que eviten la necesidad de desarrollos propios? 
4  ¿ Qué infraestructura tecnológica será necesaria para apoyar el proceso de transformación y cuál será la estrategia de incorporación?
4  ¿ Qué características deberá tener la nueva estructura organizacional para soportar los procesos rediseñados?
4  ¿ Cuáles son los recursos humanos que requiere el nuevo modelo organizacional? ¿ Existen personas con estos perfiles? ¿ Cuál es la estrategia para lograrlos?
4  ¿ Qué modificaciones deberían realizarse en el marco normativo y políticas institucionales para  completar el proceso de reforma?
4  ¿ Cuáles son las principales resistencias que existirán en el proceso de cambio y cómo pueden ser vencidas?
4  ¿ Cuáles son los costos y  beneficios en  términos económicos?
4  ¿ Es factible implementar  la solución desarrollada? ¿Existen alternativas?
4  ¿ Cuál es la estrategia de implantación  de cada una de las partes que componen la solución y qué pasos se deberían dar?

La contestación a las preguntas planteadas se desarrollará en los siguientes segmentos:

4  Análisis de procesos y estructuras de soporte
Se comienza con la organización del equipo de trabajo que participará en la presente etapa. Se recolectará  y estudiará  la información producida durante la fase de Planificación, para luego realizar un relevamiento de los procesos respecto de las actividades, insumos y productos obtenidos.
Conjuntamente, se analizará la estructura organizacional directamente relacionada al proceso en estudio, el marco normativo, la infraestructura tecnológica y los sistemas de información que le brindan soporte.
Mediante la aplicación de técnicas administrativas se referenciarán  los rendimientos y sus impulsores para concluir en la determinación de las oportunidades de mejora para cada una de las actividades que componen los procesos.

4  Diseño técnico
Se modelará el nuevo proceso especificando los eventos, las actividades, las tareas, el orden de ejecución,  las interrelaciones, los insumos y los productos que deben obtenerse, bajo criterios definidos de calidad.
Se definirán las especificaciones técnicas y funcionales del sistema de información que satisfaga las exigencias de los usuarios y del nuevo proceso.  Se evaluarán las soluciones informáticas disponibles en el mercado  a fin de determinar la factibilidad de ser incorporadas para evitar costosos desarrollos propios o , en su defecto,  para sugerir características  posibles de ser incluidas en un sistema desarrollado a medida.
Por último, se estimarán los costos de la solución técnica desarrollada.

4  Diseño organizacional
Se producirán las especificaciones del nuevo modelo organizacional respecto de las unidades organizativas,  misiones, responsabilidades, cargos y perfiles de los recursos humanos.
Se analizará los cambios entre la Organización vigente y la propuesta a fin de determinar la factibilidad de aplicar  la nueva estructura principalmente en sus aspectos operativos y económicos, identificando los principales obstáculos que enfrentarán  durante la transición.
Se definirán las pautas de desarrollo del personal a través de planes de carrera y sistemas de incentivos que sean motivadores para afrontar la transformación y mantener el nivel competitivo del personal.
El Diseño Organizacional  se realizará concomitantemente con el Diseño Técnico, a partir de la definición de los nuevos procesos.

4  Planificación de la implantación
La Alta Conducción revisará y eventualmente, aprobará, el diseño organizacional y técnico en que se sustenta la solución. Se podrán sugerir ajustes hasta llegar al diseño definitivo que permita continuar con la elaboración de las estrategias de cambio.
Los costos de las soluciones informáticas serán estimados y se diseñará una estrategia respecto del software aplicativo y la infraestructura de equipamiento y comunicaciones.
Concurrentemente se diseñarán las estrategias para cambiar los circuitos administrativos, los procedimientos de los procesos rediseñados y transitar del actual modelo organizacional a la estructura organizacional rediseñada.
Se desarrollará el plan de implantación  mediante la identificación y documentación formal de los principales eventos, actividades y tareas. Se estimará el  tiempo de ejecución y de los recursos necesarios que concluirá en el cálculo de costos y cuadro de desembolsos.
Se evaluará económicamente la solución final considerando los costos y beneficios tangibles e intangibles, de única vez y periódicos.
Luego de la aprobación de los proyectos que integran el plan de implantación  se redactarán los términos de referencia y las bases de contratación para avanzar en la efectiva instalación de la solución diseñada y aprobada. Por último, se resumirán las conclusiones y recomendaciones que serán sometidas a la aprobación de la Alta Conducción, como paso necesario para habilitar el inicio de la fase de Implantación .

Los aspectos críticos a considerar para el éxito de la fase de Diseño de Soluciones son:
4  Mantener el interés y apoyo de la Alta Conducción
Durante esta fase  se  producirá una fuerte interrelación entre el equipo de trabajo y los miembros de la Organización, que generarán los primeros síntomas de  resistencia. Es importante que  la Alta Conducción manifieste en forma visible su apoyo al proceso de transformación mediante la comunicación clara de los objetivos definidos en la visión de la nueva organización.
Como se anticipó en la fase de Planificación, el apoyo de toda la Organización dependerá fundamentalmente del  respaldo y participación del principal responsable y sus colaboradores inmediatos.

4  Seleccionar recursos humanos capacitados
Del correcto diseño dependerá el  éxito final del proyecto. Por ello, es crítico seleccionar  recursos humanos con probada capacidad técnica  en el área específica en la que se desempeñarán y capacidad conceptual para comprender el funcionamiento integral de la Organización y la interrelación de su proyecto con otros que se estén desarrollando.

4  Considerar las experiencias
El equipo de trabajo debe estar abierto a considerar modelos de gestión ya desarrollados que puedan servir como marco de referencia, sea para adoptarlos o para obtener nuevos enfoques o conceptos que sean beneficiosos para el proyecto en que estén trabajando.

4  Asegurar un diseño operativo
Se deberá llegar a un diseño con suficiente nivel de detalle que permita ser sometido a las distintas situaciones que deba resolver y de las que pueda estimarse, con un alto nivel de certeza, el esfuerzo que demandará en  recursos y tiempo.
Por ello es que durante la fase de Diseño de Soluciones los cálculos de costos y tiempos deben pasar de la aproximación de la fase de Planificación a estimaciones fundamentadas en metodologías probadas.

4  Mantener la coherencia del proyecto con los objetivos estratégicos de la Organización
Es importante que el equipo de trabajo conozca como se integra el proyecto que desarrollan con otros proyectos actuales o futuros.

4  Comunicar eficazmente a los usuarios
Se necesita que la comunicación con los usuarios sea eficaz a través de toda la fase. Durante la actividad de Organización se deben establecer medios formales e informales de comunicación.
4    
4  Identificar los obstáculos  y anticipar sus efectos
Hace a la definición de las estrategias adecuadas el reconocimiento de los obstáculos que se enfrentarán y que podrían representar la diferencia entre el éxito y fracaso del proyecto; o como mínimo los desfasajes de costos y tiempos de implantación .

4.  Productos principales
4  Esquema  de actividades y eventos de los procesos  rediseñados
4  Diagrama de dependencia entre los procesos
4  Especificaciones  técnico-funcionales del sistema de información
4  Informe de alternativas de infraestructura informática y de comunicaciones
4  Diagrama de contexto
4  Diagrama de flujo de datos
4  Diagramas de entidad-relación
4  Organigrama rediseñado.
4  Matriz de evaluación de cargos nuevos
4  Matriz de correlación de Actividades/Tareas-Estructura Organizacional
4  Cuadros de necesidades de personal
4  Matriz de transición de cargos
4  Pautas para implementar planes de carrera y sistema de incentivos.
4  Resumen de estrategias de cambio.
4  Plan de trabajo de Implantación .
4  Diagrama Gantt de Implantación
4  Términos de Referencia proyectos de implantación .
4  Pliego de condiciones generales, particulares y técnicas .
4  Matriz de evaluación económica de beneficios y costos.
4  Resumen Ejecutivo de implantación  para la Alta Conducción.


5.  Puntos de control
Los principales eventos que deben controlarse para asegurar la eficacia de la fase son:
4  La selección del personal del equipo técnico y la definición  del plan de trabajo.
4  La selección de los criterios de rendimiento  y la definición del nuevo modelo funcional.
4  La definición de las especificaciones funcionales y técnicas del nuevo sistema de información.
4  La definición de la nueva estructura organizacional.
4  Las estimaciones de costos y tiempos de implantación .
4  La formulación del plan de instalación y estrategias asociadas.
4  La confección  de los términos de referencia y bases de contratación.