Organización

I.a.1.1.  Realizar la entrevista inicial con el responsable mayor de la Alta Conducción
La primera entrevista se realizará con el responsable mayor de la Organización (Ministro, Director Gral. de Escuelas, Presidente del Consejo de Educación, Subsecretario de Educación, etc). Es conveniente que sea breve, salvo que se extienda ante inquietudes manifestadas por el entrevistado.
Los objetivos de la entrevista inicial de presentación son:
-  Explicar brevemente los resultados que se esperan obtener de la presente fase y la importancia de la participación real y efectiva de la Alta Conducción en el proceso de transformación.
-  Designar un responsable por parte del Organismo (Coordinador)  encargado de recolectar los antecedentes solicitados y coordinar las entrevistas a realizar durante la actividad de Estudio Inicial.
-  Establecer la fecha de convocatoria para mantener una reunión introductoria con los responsables principales de las áreas funcionales que serán relevadas a fin de explicarles los objetivos y alcance la presente fase.
Para la reunión introductoria con los responsables de las áreas funcionales se sugiere que el Responsable Mayor convoque a los funcionarios de las siguientes áreas: Secretaría General, Planificación, Presupuesto y Contabilidad, Abastecimiento, Personal, Juntas de Clasificación, Juntas Disciplinarias, Direcciones de Nivel , Control Médico o Junta Médica, Sistemas, Asesoría Letrada y Mesas de Entradas [1]

I.a.1.2.   Organizar el  equipo de trabajo
El equipo de trabajo requerido no configura, en esta fase, una Oficina Provincial de Proyectos, si es que aún no existe. Una Organización tentativa es que esté integrado por el Gerente Regional de Proyectos, un representante por la Alta Conducción (funcionario de jerarquía), el Coordinador del Organismo, un especialista en análisis organizacional y/o funcional ,y un especialista en sistemas informáticos.
Los especialistas mencionados pueden ser aportados por la Oficina Central de Proyectos a través del Equipo de Expertos.
Entrevistar al  Coordinador designado  a fin de explicarle el enfoque, los objetivos, el plan de trabajo a realizar durante el primer segmento y los productos a obtener.
Es aconsejable que el Coordinador conozca integralmente el Organismo y mantenga  sólidas relaciones personales con los responsables de las distintas áreas funcionales.
Si no existe en la Organización una persona con estas habilidades, debe considerarse la incorporación de un asesor con experiencia en las gestiones a relevar y en gestión de proyectos.

I.a.1.3.  Preparar el material y entrenar el equipo de trabajo
Los pasos sugeridos son:
-  Solicitar al Coordinador los siguientes antecedentes: a) organigramas más actualizados (supletoriamente un dibujo hasta el 4° nivel de responsabilidad que surja  de la entrevista con el coordinador , b) identificación de los responsables principales, horarios de trabajo, formación que poseen, etc.; c) normas vinculadas al área que se va a investigar; d) antecedentes de proyectos relacionados y e) mapa con indicación de la dispersión geográfica de las unidades organizativas a  relevar.
-  Ajustar los esquemas de relevamiento a las áreas funcionales y unidades organizativa que figuran en el organigrama.
4         El equipo parte del conocimiento de una situación inicial ideal correspondiente a lo que sería un modelo de gestión eficiente del que se desprende una estructura de preguntas que tratarán de constatar ese “ideal” con la realidad del Organismo a estudiar.
-  Acordar  los indicadores de rendimiento que se medirán durante el relevamiento.
4         Los indicadores de rendimiento se pueden expresar a través de indicadores positivos  (cuya mejora es aumentarlos) o negativos (cuya mejora es disminuirlos).
4         Ejemplos de medidas de rendimiento son:
-  Días promedio de resolución de un  trámite (Expediente)
-  Días perdidos de clases que originan dobles pagos
-  Porcentaje de ausentismo
-  Días promedio para tramitar una licencia de largo tratamiento


I.a.1.4.  Preparar el cronograma de entrevistas
Los pasos sugeridos son:
-  Programar suficientes entrevistas para asegurar que se cubran adecuadamente todas las áreas funcionales.
-  Establecer la estrategia de comunicación, de confirmación y de reemplazos.
-  Programar entrevistas en grupo entre el personal con responsabilidades similares, siempre que sea posible.


4.   Insumos principales
4  Organigramas.
4  Antecedentes de estudios de gestión que estén vigentes.
4  Antecedentes de proyectos anteriores de reforma realizados en el Organismo
4  Antecedentes de proyectos del Programa de Reforma Administrativa
4  Guías de relevamiento

5.     Productos principales
4  Cronograma tentativo de entrevistas.
4  Guía de relevamiento adaptada.
4  Programa de trabajo del resto del segmento.

6.   Herramientas y Técnicas
4  Administración de Proyectos.
4  Manejo eficiente de reuniones.
4  Presentaciones efectivas.
4  Formación de equipos de trabajo.
4  Técnicas de entrevistas.