Relevamiento de la estructura organizacional y marco normativo

II.a.4.1.  Relevar la estructura organizacional
Previo  a comenzar con un relevamiento detallado se establecerá el tipo de organización al que el Organismo ha adherido (Ej.: Funcional jerárquico, Por proyecto,  Matricial, etc.), a fin de reconocer el estilo de gerenciamiento que prevalece y su esquema decisorio.
Se solicitarán los Organigramas y Manuales de Funciones, con indicación de su nivel de actualización. La ausencia de este material, puede ser un indicador de la falta de precisión de las áreas de responsabilidad y su dificultad para comunicarlas a los distintos integrantes del Organismo.
Independiente de la existencia o no del citado material, se deberá construir un Organigrama actualizado en dónde se detalle: la denominación de las unidades organizativas, la cantidad de cargos previstos y ocupados; y las relaciones jerárquicas entre las unidades organizativas.
Por cada unidad organizativa que participa en el proceso analizado, se identificarán:
-  Los cargos que lo integran y sus relaciones jerárquicas (de quién depende directamente y a quienes supervisan, aún cuando no dependan directamente del puesto analizado, indicando si la supervisión es directa/indirecta, formal/informal y permanente/eventual.
-  La identificación de la persona afectada a cada puesto: apellido y nombre, dedicación, antigüedad en la Organización y en el puesto, formación y experiencia.
-  El perfil “teórico” exigido para el cargo.
-  Las tareas asignadas al cargo.



II.a.4.2.   Relevar la estructura de remuneraciones e incentivos
Se identificarán los sueldos promedios brutos  por cada  cargo y se construirá la pirámide salarial  que relacione nivel de responsabilidad con sueldo.
Se relevará la metodología de calificación del personal y sistema de incentivos.

II.a.4.3.  Correlacionar la estructura organizacional con los procesos
Mediante esta tarea  se correlacionan los cargos  relevados con las tareas que conforman las distintas actividades del proceso, a fin de determinar el tipo de intervención – o aporte - de cada posición laboral a las distintas instancias del proceso.
Se sugiere la exposición mediante una matriz que identifique por cada intersección tarea/cargo,  cuál de las siguientes situaciones prevalece:
-  Produce: significa que el responsable del cargo aporta insumos o realiza una operación necesaria para generar un resultado o decide la acción a seguir, pero en cualquier caso, su intervención es importante para que el proceso pueda concluir en forma exitosa.
-  Controla: simplemente se verifica total o parcialmente la calidad de una operación o de un producto.
-  Transfiere: distribuye datos o materiales  a uno o varios destinatarios
-  Responde: el titular del puesto es el responsable de la tarea aunque no participe en forma directa.
-  Se informa: se notifica  del estado de la tarea para que el responsable esté enterado, pero no toma decisiones.


II.a.4.4. Identificar el perfil de los cargos actuales
Se relevarán las características humanas que exigen los cargos actuales de la Organización. Las caracterizaciones más importantes son: la formación, las habilidades y la orientación.
La formación sintetiza los conocimientos adquiridos  por aprendizaje, experiencias e información  que le permiten a quién ocupa el cargo utilizar eficientemente sus destrezas. Representa saber qué hacer ante una situación determinada.
Las habilidades y aptitudes expresan el conjunto de destrezas que el cargo exige de las personas que lo ocupen. Como el conocimiento representa saber qué hacer, las habilidades y aptitudes están asociadas con hacer las cosas bien.
La  orientación indican el estilo que es más conveniente para realizar el trabajo. Está relacionado con lo expuesto en  la Teoría X y la Teoría Y. Así existirán cargos que exigen que estén más orientado al trabajo y otros a las personas.
La exposición de la información se realizará mediante una Matriz que correlacione cada factor con cada cargo, indicando si el peso del factor en el cargo es alto, promedio o bajo. Cada factor será desglosado en distintas variables Ej.: habilidades y aptitudes (relaciones interpersonales, atención telefónica,  análisis, etc.); formación (análisis de riesgos, contabilidad, Administración de empresas, negociación, etc.) y orientación (a las personas y al trabajo).

II.a.4.5.  Relevar el marco normativo
Se relevarán todas las normas legales de nivel nacional, provincial, municipal o institucional que imponen restricciones al proceso objeto de análisis.
Se diseñará una matriz que relacione cada actividad con la norma, explicando brevemente los principales aspectos  regulados.
4.  Insumos principales
4  Organigramas.
4  Manuales de funciones o Reglamentos (Ej.: Leyes, Decretos, Resoluciones).
4  Sistemas de incentivos y ascensos.
4  Planillas de remuneraciones.

5.    Productos principales
4  Organigrama actualizado.
4  Matriz de correlación de Actividades/Tareas- Estructura Organizacional.
4  Matriz de evaluación de cargos actuales.
4  Matriz de marco regulatorio-procesos.

6.    Herramientas y técnicas
4  Técnicas de análisis organizacional
4  Técnicas de entrevistas
4  Técnicas de incentivos
4  Técnicas de diagramación  de estructuras organizacionales
4  Software para diagramación de estructuras organizativas (Ej.: Visio, MS Organization Chart, etc.)
4  Software para correlacionar estructura organizacionales (Ej.: Orfeo, Q+Isodoc, etc.)
4  Software de evaluación de puestos (Ej.: Description Now®, High-Tech®)