Asignación de prioridades y elaboración de términos de referencia

I.b4.1.    Asignar prioridades y seleccionar los proyectos
Los criterios aprobados por la Alta Conducción serán ponderados y aplicados para determinar la importancia y consecuente prioridad de cada proyecto o subproyecto.
El peso relativo que se le asigne a cada factor dependerá del contexto de cada Organismo; así por ejemplo si es necesario producir resultados en el corto plazo que sean advertidos fácilmente por el personal y se tienen importante restricciones financieras; se asignarán puntajes altos a los factores plazo, riesgo (por la complejidad) y costos.
Determinada la prioridad de los proyectos se someterán a una nueva selección considerando  las restricciones, principalmente de costos y tiempos, que hacen imposible el lanzamiento concurrente de los proyectos prioritarios.
En este tarea es conveniente tener aproximación de beneficios y costos de cada subproyecto a fin de avanzar con objetivos parciales ante la imposibilidad de cumplir con los objetivos totales del proyecto .
Es probable que requiere un nuevo esfuerzo de planificación para identificar y distribuir riesgos, costos, beneficios, plazos e impactos de cada subproyecto.
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I.b.4.2.   Desarrollar los términos de referencia
Mediante esta tarea se alcanza el producto más importante de la fase Planificación al  sintetizar los aspectos vitales del proyecto y desarrollar a nivel de programa de trabajo los objetivos inmediatos.
Los términos de referencia pueden responder a distintas estructuras de presentación según que su finalidad sea la de establecer las bases para continuar con el proyecto o que se utilice para solicitar financiamiento
En el último supuesto deberá respetar la estructura que los  Organismos financieros determinen.
La estructura básica del término de referencia de un proyecto es la siguiente:

-  Título del proyecto,  incluye:
-  Código: clave de identificación del proyecto de acuerdo a las normas de codificación de la Organización.  Adicionalmente, si corresponde, se consignará la codificación según el Organismo de financiamiento.
-  Categoría: indicar si es un macroproyecto, proyecto o subproyecto.
-  Denominación: especificar el objeto del proyecto (Ej:  Reforma del Sistema de Gestión Administrativa, Programa de Salud Laboral, Sistema Integrado de Administración Presupuestaria, etc).
-  Destino: indicar denominación del o de los beneficiarios y el radio geográfico (si corresponde) o cualquier otro dato que precise el alcance.
-  Tipo: determinar si es un proyecto nuevo, actualización o ampliación.

-  Jerarquía: mencionar los proyectos de mayor jerarquía de los que dependa el  que es objeto de desarrollo con indicación de la codificación.
-  Síntesis: desarrollar un resumen de los aspectos más relevantes del proyecto, que permitan su comprensión , mediante una rápida lectura. Es recomendable que no exceda dos carillas.
4         La información básica a consignar es la siguiente:
-  Organismo beneficiario
-  Organismo ejecutor
-  Principales problemas a solucionar
-  Objetivos  a desarrollar  con el proyecto.
-  Resultados esperados.
-  Duración.
-  Fecha estimada de iniciación.
-  Costo,   con indicación de la participación en el  financiamiento.

-  Antecedentes de contexto: describir el ambiente en que se desarrollará el proyecto y los factores internos y externos que influirán durante su evolución.
4         Entre las variables externas se considerará  el marco normativo, la situación socio-política y la situación macroeconómica  internacional,  nacional  o regional que  impactarán en los resultados.
4         Respecto de las variables internas, se detallarán las principales características del Organismo ejecutor que permitan apreciar su capacidad para llevar a la práctica la realización de los trabajos incluidos en el proyecto. El siguiente es un detalle sugerido de la información a proporcionar:
-  Denominación
-  Domicilio
-  Dependencia
-  Recursos financieros
-  Antecedentes legales de creación.
-  Encuadre normativo que regula la actividad objeto del proyecto.
-  Misión, funciones y estructura organizativa del Organismo.
-  Personal y calificación general.
-  Facilidades físicas.
-  Experiencia institucional en la realización de trabajos similares

-  Diagnóstico y Justificación: este apartado incluye los fundamentos, en términos de problemas , soluciones y beneficios, que impulsan la propuesta del proyecto, de modo que quede adecuadamente justificada la necesidad de ejecutar el proyecto.
4         Se sugiere abordar el desarrollo en el siguiente orden:
-  Describir el problema a resolver en base a las debilidades y oportunidades de mejora advertidas en el estudio inicial y diagnóstico.
-  Mencionar la estrategia global en la que se encuadra el proyecto.
-  Indicar la relación con otros proyectos ya existentes o a desarrollarse.
-  Mencionar cada una de las alternativas posibles de solución estudiadas, a fin de demostrar que la elección adoptada surge como la más razonable.
-  Describir los beneficios tangibles e intangibles que el proyecto producirá en término de los sujetos beneficiarios y de los resultados a obtener.  Aportar indicadores de rendimiento que permitan verificar que se ha alcanzado la mejoría prevista.
-  Indicar el tiempo en que se estima se solucionará  la situación-problema.

-  Restricciones: mencionar las principales restricciones que condicionan la ejecución del proyecto (Ej: limitaciones económicas-financieras, plazo de ejecución, disponibilidad y capacidad de los recursos humanos, etc)
-  Objetivos: se desarrollará: el objetivo de desarrollo, los objetivos intermedios y los objetivos inmediatos.
-  El   objetivo de desarrollo (mediatos o último) representa el logro del resultado más amplio que se pretende con la ejecución del proyecto.
4       El proyecto mismo, por definición, no puede lograr el objetivo de desarrollo, lo cual puede requerir toda una gama de proyectos o actividades conexas. Por consiguiente el objetivo de desarrollo es el de nivel más alto y se encuentra por encima de los objetivos inmediatos.
4       El objetivo de desarrollo se expondrá en el Diagnóstico y Justificación del proyecto,  definiendo la cadena de objetivos entre éste y el objetivo u objetivos inmediatos que constituirán la finalidad del proyecto.
-  Los objetivos inmediatos (generalmente más de 1) constituyen el elemento fundamental del proyecto a  describir en este apartado. Por consiguiente, merecen la mayor atención en el proceso de formulación y  redacción de los términos de referencia del proyecto.
En el proyecto se incluirá un número limitado de objetivos inmediatos. Puede contemplar uno solo y no debería exceder de dos o tres. En caso de mayor número, puede ser necesario considerar la elaboración de más de un proyecto, ante el riesgo que la diversidad de objetivos lo torne inmanejable.
Cada vez que se formule un objetivo inmediato debe sometérselo a las siguientes preguntas:
1.    ¿Qué se pretende lograr?
2.    ¿Qué indicaría haberlo logrado?

Deben exponerse de tal modo que sea posible medirlos, o al menos, observar su logro (metas o resultados).
Si el proyecto ha sido bien formulado cuando se logren los objetivos inmediatos ha de pasarse de la situación actual a la que se espera al final del proyecto. Ello representa la base sobre la cual se evalúa el éxito o fracaso del proyecto.
-  Los objetivos intermedios (o secundarios) son también objetivos inmediatos pero de inferior alcance. Contribuyen al logro de los objetivos del proyecto y, definidos en sentido descendente (hasta el nivel de actividades) contribuyen la cadena de objetivos del proyecto.
Para su formulación deben utilizarse idénticos criterios que los aplicados para los objetivos inmediatos. Cada objetivo inmediato debe exponerse por separado incluyendo los objetivos intermedios, metas, resultados y actividades relacionadas.

-  Metas o resultados esperados:
4         Son los productos que el proyecto debe producir para obtener su objetivo u objetivos inmediatos.
4         Deben describirse lo más claramente posible y en términos verificables. Al formular las metas o resultados, es conveniente someterlas a las siguientes preguntas:
-  Se exponen de manera que permitan determinar que han sido alcanzados?
-  Se define la oportunidad en que deben producirse?
-  Queda adecuadamente definida la calidad necesaria que deben tener?
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4         Debe considerarse que las metas o resultados constituyen indicadores que permiten el control de la ejecución del proyecto. Por lo tanto, si las preguntas mencionadas no pueden ser respondidas razonablemente, deberán reformularse las metas o resultados definidos. Las metas permiten determinar los puntos de control o hitos.
4         Todo objetivo inmediato debe tener como sensor por lo menos un resultado. De no existir, es menester revisar su formulación.
4         Pueden existir más de una meta o resultado para cada objetivo. Es necesario describir cada uno de ellos.
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-  Actividades:
4         Se brindará una información detallada del grupo de tareas sustantivas a realizar para producir los resultados o metas previstas.
4         Las actividades representan la forma en que se prevén alcanzar las metas, por lo tanto debe existir relación directa entre ellas.
4         Los puntos a desarrollar serán:
-  Definición y descripción de actividades
Es conveniente subdividir la ejecución del proyecto en tantos segmentos o etapas como sea posible sin que se produzca atomización. Ello facilitará la exposición de los elementos y costos del proyecto. Pueden existir actividades principales y secundarias.
-  Cronograma de actividades
Se establecerá el orden y la relación entre las distintas actividades con sus tiempos estimados, a fin de establecer las fechas de entrega de los productos o resultados.
Se presentará en forma gráfica mediante diagramas GANTT y PERT.

-  Organización para la ejecución:
4         Se describirá la estructura organizativa que brindará soporte al desarrollo del proyecto y se  asignará a cada actividad  el responsable de supervisarla y el o los responsables de ejecutarlas.
4         Debe mencionarse si se recurrirá o no  a la contratación de consultorías para actividades de ejecución o de seguimiento y las razones que lo justifican.
4         Deberá detallarse la conformación del equipo de trabajo, sus características generales (por especialidades, afectación por actividad, interrelación entre expertos, etc..), cómo se efectuará la supervisión del grupo y las tareas; los niveles de dependencia y relaciones dentro de la organización
4         De acuerdo con el esquema organizativo que se adopte, adjuntar organigrama. Podrán existir  diversos responsables para cada una de las metas a alcanzar.

-  Insumos:
4         Se proporcionará información cualitativa y cuantitativa de los insumos que requerirá el proyecto para su ejecución diferenciando los que serán proporcionados por el Organismo y los que deberán ser contratados en el marco del proyecto.
4         La estimación se realizará por cada actividad. A modo enunciativo los principales insumos son:
-  Servicios de Consultoría (individuales y de firmas)
-  Viáticos y pasajes
-  Equipamiento (hardware, software, facilidades de comunicaciones, etc)
-  Materiales y alquiler de oficinas
-  Personal de apoyo
-  Otros servicios y elementos (traducción, publicidad, mecanografiado, fotocopiado, papel,  cartuchos de tinta, etc)

-  Costos:
4         El presupuesto de costos deberá incluir la totalidad de las erogaciones previstas por contrataciones de personal e insumos, diferenciando aquellos desembolsos a cargo del Organismo de los que serán financiados en forma externa . Se excluirá cualquier concepto que no haya sido identificado y descripto previamente.
4         Los costos estimados se distribuirán en un “calendario mensual  de erogaciones” que permita determinar los flujos de caja del proyecto para organizar los desembolsos y consecuentemente, los requerimientos financieros a las entidades crediticias.
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-  Estrategias de supervisión e informes:
4         En este apartado se describirán los mecanismos de control del proyecto a través de la identificación de los hitos y la modalidad de verificación (Ej: reunión, evaluación,  etc).
4         En  los casos de reuniones periódicas se establecerá la frecuencia, los participantes, el objetivo y  las pautas de planificación.
4         Respecto de los informes  se distinguirá los informes técnicos periódicos del informe final. En cada caso se indicará quienes deben presentarlos , el contenido mínimo y el responsable de aprobarlos.
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-  Términos de referencia de los integrantes del equipo de trabajo:
4         Por cada especialista a contratar se desarrollarán los términos de referencia que deberán contener como mínimo:
-  Objetivo (se relaciona con un objetivo del proyecto o algunas metas de un objetivo específico)
-  Duración: plazo de contratación
-  Dedicación: full-time o  part-time.
-  Tipo de contrato: locación de obra, locación de servicio
-  Categoría: Consultor Senior, Consultor Junior, etc.
-  Perfil: descripción de la educación formal requerida, destrezas  profesionales y habilidades personales.
-  Actividades: descripción del grupo de tareas a realizar.
-  Resultados:  descripción de los productos a entregar con indicación de plazos.
-  Honorarios: monto total a ser abonado, indicando si corresponden descuentos.
-  Forma de pago: indicar el evento que produce el devengamiento del  desembolso.
-  Reconocimiento de gastos: especificar qué gastos se reconocen y la modalidad de reembolso.

I.b.4.3.  Obtener la aprobación de la Alta Conducción
4     La concreción exitosa de esta tarea formaliza la autorización  de la Alta Conducción para comenzar  con la implementación del plan, que comenzará con la organización de la Oficina de Proyectos Regional.
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4.   Insumos principales
4  Matriz de proyectos
4  Aproximaciones de costos y tiempos.
4  Formas exigidas por  Banco Mundial y BID

5.   Productos principales:
4  Términos de referencia de cada proyecto
4  Términos de referencia de los participantes

6.   Herramientas y Técnicas
4  Técnicas de asignación de prioridades.
4  Procesadores de palabra y planillas de cálculos con plantillas tipo.
4  Software de administración de proyectos.