ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE Nominas

1. Generalidades

2. Objetivos específicos de control interno
a) De autorización.
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor.

Los objetivos de este ciclo son:
El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.
Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Los procedimientos del ciclo de nóminas deben estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Objetivos de procesamiento y clasificación de operaciones.
a) Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:
Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.
Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:
- Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y, las transacciones relativas.

Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Los objetivos para este ciclo son:
- El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

3. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nóminas. es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe sí dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior, como se menciona en el Boletín 5030 "Metodología para el estudio y evaluación de¡ control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría que va a llevar a cabo el auditor.

El presente capitulo pretende precisamente mostrar ejemplos de técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos, así como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcialmente los mismos, En ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí se proporcionan de técnicas de control sean todos los que pueden existir en una empresa, sino más bien que estos ejemplos sirvan como guía al auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma.

Los ejemplos de técnicas de control que más adelante se mencionan incluyen en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando éstas cuenten con un sistema de procesamiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado va que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED, en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar técnicas de control interno específicas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluación del control interno en un ambiente de PED.

4. Descripción narrativa y diagramada
5. Evaluación de control interno
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE TESORERÍA

1. Generalidades
El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura rendimiento del capital.

Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.
La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la Dirección Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación control financiero.
Funciones típicas

Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:
Relaciones con sociedades financieras y, de crédito
Relaciones con accionistas
administración del efectivo y,, las inversiones
Acumulación. cobro y, pago de intereses y dividendos
Custodia física de efectivo y los valores
Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios
Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses)
Operaciones de inversión y financiamiento
Administración financiera de planes de beneficio a empleados
Administración de seguros
Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
Obtención y pago de financiamiento
Emisión y retiro de acciones
Compra y venta de inversiones en valores
Acumulaciones, cobros v pagos de intereses y dividendos
Amortización de descuentos. gastos y primas diferidos. en relación con deudas e inversiones
Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda
Compra y venta de moneda extranjera
Formas y documentos importantes
Algunos ejemplos de formas documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser:
Certificados provisionales de acciones
Acciones emitidas
Obligaciones, bonos, papel comercial
Acciones, bonos y, otros instrumentos adquiridos como inversiones
Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.
Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura
Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficiosa empleados
Pólizas de seguro,
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) Bases de referencia - Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b) Bases dinámicas - Representadas por información resultante del proceso de las transacciones Y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser las siguientes:
Bases de referencia
Archivo maestro de accionistas
Cédulas de trabajo de intereses y, dividendos
Libro de registro de accionistas Y utilidades
Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamos
Bases dinámicas
Saldos de las cuentas bancarias
Cartera de inversiones
Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.
Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de Tesorería varían de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al público o una colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o más asientos contables diseñados para ello.
Enlaces con otros ciclos

Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de Tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.

Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del cielo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir dónde situar una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común.

En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos. es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos.

Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras
Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos
Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos
Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.
2. Objetivos específicos de control interno
Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con el Boletín 3050 relativo al estudio y evaluación del control interno, han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
De autorización
De procesamiento v clasificación de transacciones
De verificación y evaluación
De salvaguarda física

a) Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son:

Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y, capital deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Los importes, momento, entidades en que se invierte y, las condiciones de las inversiones en valores deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidos y, la distribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorería deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

b) Objetivos de procesamiento v clasificación de transacciones.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de] correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el
ciclo de Tesorería son:

Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compraventa de inversiones que se ajusten a las políticas establecidas por la administración .
Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y, acreedores, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna.
Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores. corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente.
Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos), las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor.
Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte.
Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos.
Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
La información para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de Tesorería deben producirse correcta y oportunamente.

e) Objetivos de verificación y evaluación.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:
- Deben verificarse y evaluarse en forma periódico los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas.

d) Objetivos de salvaguarda física.
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y, procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:

El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda v de inversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

3. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de Tesorería, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y él riesgo que existe si dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior, como se menciona en el Boletín 5O3O "Metodología para el estudio y evaluación del control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría que va a llevar a cabo el auditor.

El presente capítulo de esta guía pretende precisamente mostrar ejemplos de técnicas de control internó que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos, así como los riesgos que existen en caso de no lograr parcialmente los mismos. En ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí se proporcionan de técnicas de control sean todos los que pueden existir en una empresa, sino más bien que estos ejemplos sirvan como guía al auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma.

Los ejemplos de técnicas de control interno que más adelante se mencionan incluyen en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando éstas cuentan con un sistema de procesamiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED, en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar técnicas de control interno específicas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluación del control interno en un ambiente de PED.

5. Evaluación de control interno
Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del ciclo de tesorería a través de la ayuda que le pueda proporcionar esta guía, deberá proceder a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada función y preparar la documentación de los procedimientos de proceso en cada función. Una vez efectuado el trabajo anterior, estará en posibilidad de determinar en su caso las técnicas de control interno que está usando la empresa en cada una de las funciones identificables y si estas logran total, parcialmente o no logran los objetivos del control interno aplicables.