ADMINISTRACION DE EMPRESAS

1. ENFOQUE DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EN LAS ORGANIZACIONES.

Un sistema es un conjunto de partes en interacción, se puede decir que un sistema es la agrupación coherente de elementos estrechamente vinculados que operan o intercalan en una estructura dinámica para lograr un objetivo, formando una unidad compleja en que la adición, supresión o transformación de una de sus partes creara repercusiones en el todo.

Esta teoría se basa en la comprensión de la interdependencia reciproca de todas las partes y la necesidad de su integración.

La teoría de sistemas por su enfoque interdisciplinario, permite al administrador comprender las aportaciones y puntos de vista de los diversos especialistas y conceptualizar a la empresa como un sistema compuesto por subsistemas, cada uno de ellos con sus propias funciones y objetivos de igual manera, advertirá que existen interrelaciones entre los subsistemas, cuyo funcionamiento influye en los resultados de la organización.
Las organizaciones son sistemas complejos que se integran con subsistemas interrelacionados. Los sistemas y subsistemas se caracterizan por poseer limites permeables o impermeables que los separan de un ambiente externo y de otros sistemas. Además, los sistemas y los subsistemas poseen ambientes internos dentro de todo un espectro continuo, desde la apertura hasta la restricción, un sistema abierto permite el flujo de recursos ( personal, información, materiales) a través de sus limites.


2. CONCEPTOS BÁSICOS

A) OBJETIVOS

Hacer un análisis de los sistemas existentes para comprender las relaciones entre sus recursos, actividades, operaciones, entradas, salidas de archivo.

Un estudio de los planes y metas gerenciales para determinar los requisitos del nuevo sistema.

B) RAZONES PARA SU APLICACIÓN

Acentúan la naturaleza dinámica de una organización y evita que los administradores consideren su labor como simple manipulación de elementos estáticos aislados.
* Un estudio mejora los procedimientos, para encontrar mas formas de aumentar la eficiencia.
* Un simple cambio o modificación, incluso en algo tan mínimo como una sola actividad.
* Un sistema administrativo totalmente nuevo.


3. PLANEACIÓN Y CONTROL DEL ESTUDIO, GRÁFICAS DE GANTT, TÉCNICA DE LA REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS (PERT).

Es importante para una adecuada planeación y control de estudio utilizar programas a través de algunas técnicas de programación como son:

GRÁFICAS DE GANTT O DIAGRAMAS DE BARRAS:

El diagrama de GANTT de una dimensión es un calendario, siendo una técnica muy usada para la planeación de las actividades.

Cuando las actividades que pueden llevarse a cabo de manera simultánea son varias, resulta apropiado un diagrama de GANTT bidimensional. Es una gráfica que muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie de un determinado periodo de tiempo.

REGLAS PARA ELABORAR UNA GRÁFICA DE GANTT:

1. Listar las actividades que intervienen en el proyecto, las cuales se relacionan y ordenan según su ejecución.

2. Se establece una escala de tiempo, representada en años, meses, semanas, días, hrs, etc.

3. Se estima la duración de cada actividad

4. Se representa la duración estimada de cada actividad, con una barra horizontal, cuya longitud obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala.

5. El control se realiza por la simple comparación de las barras a una fecha determinada.



TÉCNICAS DE LA REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS (PERT)

Program Evaluation and Review Techniques un programa (sinónimo de proyecto) se representa por una red de nodos y flechas, que luego se evalúa tanto para determinar cuales son las actividades criticas y mejorar su programación si fuera necesario como revisar el avance del proyecto una vez que se ha limitado.

Es un sistema probabilistico, ya que considera la posibilidad estadística de tres tiempos (optimista, probable y pesimista), es una red de actividades de un proyecto que muestra las estimaciones de tiempo necesario para completar cada actividad dentro del proyecto.

RED. Representación gráfica que utiliza flechas para indicar cada una de las actividades y círculos para indicar eventos de iniciación o terminación de las actividades.

RUTA CRITICA. Es la secuencia de eventos y actividades que requieren el periodo mas prolongado para completarse. Esta ruta se conoce como critica porque una demora en el tiempo necesario para completar esta secuencia produce una demora para la terminación de la totalidad del proyecto.




A) CONCEPTO

Es el procedimiento que de acuerdo con la realidad, se utiliza para planeación de la entrevista:
1. Lectura de antecedentes
2. Establecimiento de los objetivos de la entrevista
3. Selección de los entrevistados
4. Preparación del entrevistado
5. Selección del tipo y la estructura de las preguntas (abiertas o cerradas)

Pueden estructurarse de 3 maneras:
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1. De pirámide. Comienza con preguntas cerradas de alto grado de detalle y concluyen con preguntas mas generales.

2. Estructura de embudo. Comienza con preguntas abiertas generales y concluyen con preguntas cerradas mas especificas.

3. De diamante. Combina la fortaleza de las dos estructuras anteriores pero requiere mayor tiempo para la realización de la entrevista.

CUESTIONARIOS:

A través de ellos se recopilan actitudes, creencias, conductas y características de gente clave de la organización.

Se inician primeramente los objetivos de los cuestionarios y se realiza una redacción de preguntas abiertas o cerradas, las preguntas deben de ser sencillas, especifica, imparciales, no dirigidas, técnicamente precisas, ni dirigirse hacia conocedores del tópico.

Existen cuatro formas de medición de los tópicos del cuestionario: nominal, ordinal, de intervalo y proporcional.



4. ORGANIGRAMAS

Son gráficas en las que se muestra la estructura ORGANIZACIONAL de la empresa. Se le denomina con los nombres de : carta de organización, organigrama, cuadros jerárquicos, cartograma, organigrama.

A) CLASIFICACIÓN

Los podemos clasificar de acuerdo a arreglos convencionales en tres grupos de acuerdo con su:

1. Contenido:
1.1 Estructurales, muestran solo la estructura administrativa del organigrama
1.2 Funcionales, indican además de las unidades y sus relaciones, los principales factores de los departamentos.
1.3 Integración del puesto, destacan dentro de cada unidad los diferentes puestos establecidos, así como el numero de plazas existentes y requeridas.

2. Por su ámbito de aplicación:
2.1 Generales, presentan toda la organización y sus interrelaciones, se llaman también carta maestra.
2.2 Específicos, representan la organización de un departamento o sección de una empresa

3. Por su presentación:
3.1 Verticales, presentan a las unidades ramificadas de arriba hacia abajo, colocando al titular en el nivel superior.
3.2 Horizontales, representan a las unidades ramificadas de izquierda a derecha colocando al titula al extremo izquierdo.
3.3 Mixtos, representan a la estructura utilizando combinaciones verticales y horizontales
3.4 De bloque, son una variante de los verticales y sirven para representar un mayor numero de unidades de espacios.
3.5 Circular, donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.


B. RECOMENDACIONES PARA SU DISEÑO

El arreglo acostumbrado de un organigrama consiste en mostrar las funciones operacionales principales en la parte superior, con sucesivas funciones subordinadas en los niveles sucesivamente descendentes. Se sigue un proceso para el diseño de organigramas, abarcando:

1. Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables.
2. Compararla contra una lista de comprobación
3. Preparar cuadros o plantillas
4. Confeccionar el organigrama

El organigrama debe contener:
1. Títulos o descripción concentrada de las actividades
2. Nombre de quien elaboro el organigrama
3. Lugar y fecha de elaboración



5. DIAGNOSTICO Y FORMALICEN DE RECOMENDACIONES

En el diagnostico debe presentar el problema y lo que se espera, si continua , así proporcionando dos o tres soluciones.

En esta sección se presenta la solución recomendada, incluye los motivos que apoyan a las recomendaciones del grupo, de tal forma que sea fácil de comprender porque se llevara a cabo. La recomendación debe fluir lógicamente a partir del análisis precedente de las soluciones alternativas.