ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CONCEPTO

La auditoria operacional es el examen del flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias áreas funcionales que constituyen la estructura de una entidad, con el propósito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativas a través de proponer recomendaciones que se consideren necesarias.

La auditoria operacional involucra los siguientes tres elementos fundamentales que deben considerarse al realizarla:
· Debe encausarse hacia los aspectos administrativos de los métodos y procedimientos que integran un sistema.
· La auditoria debe tener un enfoque constructivo
· El auditor o sus colaboradores no deben intervenir en el diseño detallado de los cambios que requiere un sistema o sus procedimientos.

CICLO DE OPERACIONES


Los hechos económicos que involucran cambios inmediatos en la estructura financiera de una entidad se denominan transacciones.
La vida de una empresa es, en consecuencia, un flujo constante de transacciones o de operaciones que modifican los recursos que constituyen sus finanzas.

Surgen así los ciclos de operación constituidos por transacciones de naturaleza semejante que, con el concurso de procedimientos y sistemas; producen información accesible y útil para tomar decisiones.
Sin embargo, la información que proviene de los sistemas que integran un ciclo de transacciones no es siempre de carácter contable o financiero. Con frecuencia los contadores incurren en el error de creer que la información financiera es una panacea para las entidades.

Ahora bien los ciclos de operación de las entidades son los siguientes:

· Financiero o de Tesorería. Comprende los sistemas para el control de las operaciones que se relacionan con inversiones en valores y partes sociales de otras entidades.

· Egresos. Esta integrado por los sistemas para controlar transacciones relacionadas con compras y cuentas por pagar, pago de sueldos, salidas de efectivo en general y conciliaciones de cuentas bancarias.

· Producción o Transformación. Comprende los sistemas que se relacionan con la determinación de los costos de manufactura, la administración y valuación de inventarios, la determinación del costo de producción de lo vendido, el control, registro y custodia de las inversiones, incluyendo la depreciación correspondiente.
· Ingresos. Se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancías o servicios, la administración de la cartera y la recepción del efectivo y su depósito en cuentas bancarias.

· Información. Se relaciona con el sistema de contabilidad general, el sistema de contabilidad de costos y los procedimientos para estructurar la información que contienen los estados financieros.


METODOLOGIA

La Metodología de la Auditoria Operacional se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarización, investigación y análisis, y diagnóstico; tiene un carácter genético y deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la revisión.

· Familiarización: El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto de la Empresa que esta auditando

· Investigación y Análisis: El objetivo es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión.

· Diagnóstico: Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarizarán los hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencias. El auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos específicos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia.


LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

Es la primera etapa de la auditoria operacional y es en dónde el auditor debe obtener información detallada respecto a las características del flujo de transacciones en área funcional sujeta a su examen.
Lo anterior implica conocer previamente la estructura de la empresa, con el fin de identificar los ciclos de operación en que se localizan los sistemas, los procedimientos y los métodos a que el auditor enfrentará.

El levantamiento de información de basa en las siguientes técnicas:

· Entrevistas
· Observaciones de Campo

La etapa de Levantamiento de información se caracteriza por el hecho de que el auditor averigua exclusivamente las características de un sistema mediante indagaciones con todo el personal involucrado, desde el más alto ejecutivo hasta el último de los ayudantes.


PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO


Es la etapa, en la que como su nombre lo indica, el auditor prepara los papeles de trabajo que contienen los detalles relativos a los métodos y procedimientos vigentes en el área sujeta a examen.

Depende de manera sustancial del profesionalismo con que el auditor actúo durante las entrevistas y las observaciones de campo. Solo es posible preparar cédulas de auditoria si se posee toda la información referente al sistema revisado.

Existen las siguientes opciones respecto al tipo de papeles de trabajo para estructurar la información en la segunda etapa de la auditoria:
1. Cédulas Descriptivas
2. Gráficas de Flujo
3. Una combinación de ambas

La elaboración de las cédulas de auditoria en cualquiera de las tres opciones señaladas, debe llevarse a cabo de acuerdo con las consideraciones que se mencionan a continuación:

Deben ser planeadas mental y materialmente en forma adecuada
Deben ser autosuficientes
Deben ser claras y legibles
Deben formularse con un alto grado de precisión y profesionalismo
Se muestran a terceros solo mediante autorización de la dirección de la empresa, ya que son confidenciales
Son propiedad del auditor por lo que él es el responsable de su custodia
Son el enlace ente los informes de sugerencias y los sistemas de la empresa que han sido motivo de estudio y evaluación.
Manifiestan la calidad del trabajo y la eficiencia desarrollada por el auditor.


VERIFICACION DE SISTEMAS EN VIGOR


El propósito fundamental es verificar los procedimientos y los métodos cuyas características han quedado reflejadas en los papeles de trabajo.
Es importante estar conscientes de que los sistemas que le han descrito los ejecutivos y el personal de la empresa, pueden ser planes o propósitos y no hechos y actividades efectivas.

Para verificar los sistemas que se describen en los papeles de trabajo el auditor se sirve de programas de auditoria que están constituidos por procedimientos de revisión cuya estructura debe considerar las características de las operaciones en las áreas sujetas a estudio.

Es necesario señalar que los programas de auditoria deben tener satisfechas ciertas características, con objeto de que su aplicación permita obtener la evidencia requerida en la verificación de los sistemas y procedimientos.

EVALUACION


Los cuestionarios sobre el cumplimiento de objetivos de control son un recurso muy valioso que se utiliza en la auditoria operacional para la evaluación de los sistemas.

Aunque las características organizacionales y de operación crean diferencias básicas entre las entidades económicas, es posible establecer un conjunto de lineamientos referentes al control interno, que representan los requisitos mínimos de calidad que deben cubrirse en cada uno de los cinco ciclos de operación.
Estos lineamientos son universales y provienen del estudio y la experiencia, no deben contemplarse como una fórmula mágica con cuya incorporación quedarán garantizadas la eficiencia y productividad de una entidad económica.

De acuerdo con lo anterior, la evaluación de sistemas en la auditoria operacional se basa en el conocimiento de los estándares universales de control a los cuales deben estar referidos los métodos y procedimientos vigentes dentro del área sujeta a examen.


DIAGNOSTICO O INFORME


El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la Empresa de la labor del auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la Empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia a la productividad.

Para que la auditoria operacional sea útil a la Empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.


EMISION DEL INFORME


El informe debe ser mecanografiado y confrontado con el borrador para evitar que cualquier error ortográfico desvíe el contexto de lo que se quiere informar.

El envió del informe a los destinatarios constituye el último evento de la etapa de la auditoria operacional y debe llevarse a cabo una vez que la firma del dictamen haya concluido.