ADMINISTRACION DE EMPRESAS

1. CONCEPTO.

Con frecuencia un organismo social logra dejar atrás su estructura corriente cuando nuevos productos, nuevas funciones, nuevos procedimientos, nuevo personal, etc. se han añadido y aumentado su magnitud, por tanto la reorganización es la adecuación y modernización de la estructura ORGANIZACIONAL y estar de acuerdo con la dinámica actual.

2. DETERMINACIÓN DE LAS TAREAS A REORGANIZAR.

Se debe considerar que es lo que se quiere:

1. Aumentar la "eficiencia", el desarrollo de las operaciones del organismo para obtener un mejor aprovechamiento de sus recursos.

2. Definir con exactitud las "líneas de autoridad" para evitar situaciones como: duplicidad de autoridad, excesiva centralización, que el numero de los niveles de autoridad sean demasiados y estructuración difícil de entender.
3. Lograr una mayor "coordinación" entre las actividades internas de las unidades administrativas para promover una sincronización y armonía de las formas de operar.

4. Lograr mayor "control" de las operaciones que se desarrollan mediante un análisis y evaluación de la información para evaluar si lo realizado se apega a lo planeado y en su caso aplicar medidas colectivas.

5. Determinar las funciones es decir definir y agrupar las tareas a realizarse para determinar el fin que se persigue y luego lo necesario para alcanzarlo.

6.Establecer una "comunicación" efectiva" para estar al tanto de las actividades departamentales como interdepartamentales, por medio de informes periódicos sobre su actuación y los resultados obtenidos.

7. Establecer adecuadas "relaciones" con el personal, la cooperación es un requisito indispensable para asegurar el buen trabajo colectivo y se puede alcanzar simplemente por medio del contacto diario.


3.DETERMINACION DE NECESIDADES.

Las desviaciones o fallas pueden ser por deficiencias internas o factores externos producidos por el medio ambiente con el cual interactua.

Síntomas internos:

Objetivos mal definidos
Inadecuada división de trabajo
Deficientes comunicaciones
Lenta toma de decisiones
Excesivo tramo de control
Insuficiencia funcional
Deficientes controles
Baja productividad
Crecimiento no programado
Deficientes relaciones humanas
Deficiente carga de trabajo

Síntomas externos

Avance científico y tecnológico
Situación del mercado
Sistema económico, político, social y cultural.


4.PLAN DE TRABAJO

Determinación de una nueva estructura ORGANIZACIONAL
Definición de líneas de autoridad y responsabilidad
Asignación de funciones y actividades
Fijación de políticas administrativas
Determinación de nuevos controles
Coordinación de funciones y actividades
Adecuadas relaciones humanas, etc.

5.RECOPILACION DE INFORMACIÓN.

Se debe seleccionar previamente la información que recopile, los hechos que deben ser constatados, deben ser objetivos, es decir no deberá recopilar datos innecesarios, hay que tener en cuenta el propósito del estudio y se debe proceder a la evaluación de la información recopilada con la finalidad de:
* Asegurarse que es relativa al problema
* Determinar si de ella se desprende la existencia de nuevos problemas
* Evaluar la información recopilada para ver si sugiere cambios o mejoras.


6. ANÁLISIS, DIAGNÓSTICO Y DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

El análisis funcional toma en cuenta los siguientes factores:
Factor directo constante:

* Agrupar funciones por afinidad
* Identificar áreas de primer nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Identificar áreas de segundo nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Repetir lo anterior de acuerdo a los niveles jerárquicos

El análisis estructural toma en cuenta los siguientes factores:

Factores directos variables:
*Especializacion de funciones
* Volumen de trabajo
* Tipos de actividades o trabajo
* Tipos de productos o artículos
* Tipos de personas o cosa que se atienden
Factores indirectos
* Equilibrio horizontal entre las unidades
* Desarrollo de otras funciones
* Económica de recursos