ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Definición e importancia

1. Definición e importancia.
Se considera como una técnica para determinar la importancia de cada puesto en relación con los demás puestos de una empresa, es decir, se observará mediante ella la jerarquización de los puestos, esto tiene como finalidad una buena organización y remuneración del personal.

Es importante examinar las características de cada puesto, a fin de establecer los requisitos necesarios para desempeñarlo con posibilidades de éxito, para esto, nada mejor que efectuar un análisis del mismo. El análisis de un puesto es un método cuya finalidad estriba en determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias y habilidades) que debe satisfacer la persona que va a desempeñarlo con éxito y las condiciones ambientales que privan en el sistema donde se encuentra enclavado. Define con claridad lo que se requiere del puesto para describir las aptitudes indispensables para un adecuado rendimiento en el trabajo. Tiene información del puesto y en descripciones y especificaciones del puesto.
Determinación del método a utilizar, para recopilar la información se realiza de la siguiente manera : observación, cuestionarios, entrevista (libre, dirigida, estandarizada).

Recopilación de la información.-Es la parte del trabajo de campo, propiamente dicho, debiendo buscar que el programa establecido se cumpla a plenitud en cuanto a citas, duración etc. Se realiza por medio de entrevistas.

Análisis y evaluación de la información.- Deberá ser realizada por los coordinadores del estudio, para ello requieran experiencia en trabajos similares.
Forma propuesta de análisis de puestos : Partes que componen el análisis:
Generales.- Se solicita precisar el nombre y puesto de jefe inmediato y los horarios a que se halle sujeto.

Descripción analítica.- De las funciones que se realizan en el puesto.
Descripción genérica.- Descripción pormenorizada de las funciones : requerimientos, experiencia, capacitación y responsabilidad.
Metodología del análisis.
Fijación de objetivos.- Amplitud, enfoque, cobertura, etc. Ya que dependiendo de los objetivos que se pretendan se podrá aplicar el análisis y en general toda la acción. El establecimiento de un programa de acción, pude, incluir una ruta critica y la fijación del presupuesto respectivo.


Estructura: Identificación, requerimientos, descripción y condiciones de trabajo

2. Estructura: identificación, descripción, requerimientos y condiciones de trabajo:
Precisar nombre y puesto inmediato, horario a los que se estará sujeto, organiza información que permite localizar el puesto en la estructura y físicamente en las instalaciones.
Descripción Genérica: definición general del puesto, unidad, grupo, artículo o persona afectada. Sistema, procedimiento, técnica, objeto de la función de observación. Breve explicación de la actividad más característica del puesto, que sirva para definirlo, sin entrar en detalles innecesarios y considerando su función como un todo.

Descripción Analítica: Descripción detallada de las funciones que se deben de realizar en el puesto; su agrupación o clasificación puede hacerse de acuerdo a criterios de importancia, frecuencia, cronología, etc.
Requerimientos: Relación de los requisitos que deberá satisfacer la persona que ocupe el puesto; normalmente, estos se encuentran ordenados de acuerdo a una serie de factores.


Importancia en la administración de personal y en otras funciones: Usos y limitaciones
3. Importancia en la administración de personal y en otras funciones: usos y limitaciones.
Es importante el análisis de puestos por que ayuda a mejorar la selección y colocación del empleado con más exactitud. Las posibilidades de la aplicación del análisis de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las fu funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones, como:

Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal
Como una valiosa ayuda para la selección objetiva de personal
Para fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo
Como base para posteriores estudios de calificación de méritos
Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos
Como parte integrante de manuales de organización
Para orientar y obviar discusiones de contratación, tanto individual como colectiva
Para fines contables y presupuéstales
Para ejecutar sistemas de higiene y seguridad industrial
Para posibles sistemas de incentivos
Para determinar montes de fianzas y seguros
Para efectos de planeación de recursos humanos
Para efectos organizacionales
Para efectos de supervisión
Como valioso instrumento de auditorias administrativas
Como técnica inicial de una mejor administración de recursos humanos.

A) Técnicas y recomendaciones para recabar la información:
En la recopilación de información forma parte el trabajo de campo, propiamente dicho, debiendo buscarse que el programa establecido se cumpla a plenitud en cuanto a citas, duración , etc.
La recopilación de información puede captarse mediante diferentes formas:

OBSERVACIÓN:
a) Introspección del trabajo: Este análisis lo hace el interesado; escribe un informe y lo presenta, para su revisión , a su superior inmediato
b) Observación natural: El analista observa a la persona en la forma en que ésta realiza las actividades del puesto. No lleva registro alguno, ni efectúa anotaciones, escribe después del informe. Tiene la desventaja de requerir mucho tiempo y también ser subjetiva.
c) Observación controlada: (método más riguroso de apreciación utilizando incluso mediciones) El analista lleva registros cuidadosos. Es más objetiva que la anterior, pero tiene la desventaja de requerir al igual que aquella, mucho tiempo.

CUESTIONARIOS:
a) De respuestas abiertas: el ocupante del puesto contesta con sus propias palabras. Tiene la desventaja de depender de la facilidad de expresión de quien ocupa el puesto.
b) De elección forzosa: Se ofrecen al entrevistado varias alternativas para su selección, cuando estas son pocas y fáciles de establecer.

ENTREVISTA
a) Libre: No existe orden establecido no directriz; se caracteriza por su espontaneidad.
b) Dirigida: Se eligen temas de antemano y sobre ellos se encauza la entrevista.
c) Estandarizada: Normalmente se efectúa con base a un cuestionario en el que se establecen con precisión las pautas a seguir para efectos de posteriores comparaciones.
Se puede emplear combinaciones distintas de acuerdo con las características del estudio que se pretenda. Sin embargo parece que normalmente, al efectuarse los análisis de puestos, se utilizan cuestionarios para ser resueltos mediante entrevistas estandarizadas, mismos que van complementados con observación.
Algunas recomendaciones para escuchar la entrevista:
Preséntese, exponga brevemente el motivo de su visita, haciendo referencia a la información que por medio de la campaña motivacional debió recibir su entrevistado.
Préstese a contestar, o ampliar los puntos que desee el entrevistado a fin de lograr su confianza y buen estado de ánimo.
Trate de seguir el orden de su cuestionario; sin embargo si considera que él cambiarlo ayuda a su resolución, hágalo así.
Formule sus preguntas claramente; si es necesario, adecue la pregunta a su entrevistado, mientras no cambie el sentido de la misma.
No sugiera ningún tipo de respuesta, pues estaría dejando sin valor la información recibida.
Cuando exista una pregunta abierta no anote la respuesta hasta que haya verificado qué es precisamente lo que quiere decir el entrevistado.
Escuche con atención y muestre interés por lo que conteste el entrevistado; alíentelo.
No haga exclamaciones, gestos no se ría de las respuestas que pudieran darle, pues estropearía el clima adecuado para la entrevista.
Absténgase de hacer comentarios sobre los resultados del estudio, la valía del puesto, o bien hacer promesas sobre sus efectos.
Asegúrese de que el entrevistado pueda verificar la descripción antes de dar por terminada la entrevista.
No olvide que esta técnica se refiere al puesto no a la persona que lo ocupará. Se trata de analizarlo separadamente de su titular, pues pudiera ser el adecuado o bien superarlo o resultar por arriba de sus posibilidades.


Análisis de puestos
4. Análisis de puestos:
A) Diseño y enriquecimiento de puesto:
Fijación de los objetivos: Amplitud, enfoque, cobertura, etc, ya que dependiendo de los objetivos que se pretendan se podrá diseñar el análisis y en general toda la acción.
Establecimiento de un programa de acción: Pudiendo incluir la elaboración de una ruta crítica.
Fijación del presupuesto respectivo: Determinación del método a utilizar. Por lo que se refiere a la recopilación de información que puede ser observación (introspección del trabajo, observación natural o controlada), cuestionarios (de respuestas abiertas o elección forzosa) entrevistas (libre, dirigida o estandarizada)


Valuación de puestos
5. Valuación de puestos:

A) Importancia, usos y limitaciones: la valuación de puestos contribuye a evitar problemas sociales, legales y económicos, que plantean los salarios, por la remuneración equitativa a los trabajadores por los servicios que presta para trabajo igual, desempeñando en puesto y condiciones de eficiencia iguales, corresponde salario igual (Art. 86 LFT)
Contando con estructura adecuada y una política general de salarios, las organizaciones pueden planear sus actividades y sus costos con un grado de mayor certidumbre.

B) Formación y funcionamiento de los comités de valuación: Es necesario familiarizar a los analistas con el método que utilizaran y definir quienes intervendrán para la obtención de la información. Básicamente se ofrecen dos alternativas: analistas pertenecientes a la organización o analistas externos.

Cuando el analista forma parte de la planta de la organización tiene como ventaja conocer ya a la institución, sus problemas y sus elemento; por lo cual no enfrentará ningún problema con establecer la comunicación necesaria. Una desventaja consiste en que al convertirse en parte integrante de la misma, puede integrarse a grupos que sientan simpatía o antipatía, preferencia o rechazo por otros, lo cual puede restar objetividad que resulta muy necesaria para estos estudios.
En el caso de analistas externos, requerirán un período extra para familiarizarse con la organización y su problemática, pero por otra parte podrán ser más objetivos en sus apreciaciones ya que resultan ajenos.

C) Métodos de evaluación (procedimientos, ventajas y desventajas).
Método de alineamiento: Estima de manera subjetiva o en sentido común la importancia que en términos generales se le da a cada puesto.

· Procedimiento: Se harán juegos de tarjetas (tantas como miembros tenga el comité) en las que se anotaran simplemente los puestos que se van a valuar.
· Ventajas: son sencillos y rápidos, son comprensibles para todos los interesados, pueden ser aceptados por los mismos con mayor facilidad, requieren un costo pequeño.
· Desventajas: toman los puestos en su conjunto, sin analizar los elementos o factores que los integran, se basan en juicios superficiales y prejuicios sobre la importancia de los puestos.
Método de comparación de factores : Consiste en el ordenamiento de los puestos de la empresa, en función de sus factores tales como habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.
· Procedimiento: Nombramiento de un comité determinación de los puestos típicos, definición de los factores que se van a utilizar.
· Ventajas: estudia y analiza cada puesto, es de fácil manejo por el numero reducido de factores que emplea, elimina la rigidez.
· Desventajas: No es fácil de comprender por los interesados, aunque usa algunos factores, todavía no permite una apreciación correcta y amplia de la realidad.
Método de graduación previa : Consiste en la clasificación de niveles o grados de trabajo previamente establecidos. Sus etapas son : Fijación previa de los grados de trabajo y clasificación de los puestos dentro de los grados.
Método de valuación por puntos : Se caracteriza por el ordenamiento de los puestos de una empresa.
· Procedimiento: Nombramiento e integración del comité de valuación, determinación de los puestos tipo, fijación de los factores, elección de los sub-factores.
· Ventajas: El uso de un mayor numero de factores permite un verdadero análisis de los puestos a valuar, el proceso es sencillo y claro , los trabajadores lo aceptan con facilidad.
· Desventajas: La selección y definición de los factores resulta difícil y arbitraria es preciso un adiestramiento cuidadoso, exige mayor tiempo que los otros.