ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Sector privado
Sector privado.

Objetivos y procedimientos.
1. Es el recibo de las requisiciones de compra, hechas por el personal de producción que indican qué es lo que se necesita, cuántas unidades se necesitan, cuando deben estar disponibles éstos artículos para la producción y quién hace la requisición.
2. El segundo paso es el análisis de las posibles fuentes de abastecimiento. El departamento de adquisiciones lleva archivos de proveedores y puede recurrir a ellos para compilar una lista de los proveedores disponibles. Los proveedores que estén calificados para surtir el pedido son notificados. Si el pedido se va a decidir por medio de ofertas, la compañía enviará una solicitud para cotización de precios a cada uno de los proveedores. En estas solicitudes también se piden informes con relación a descuentos y fechas de embarque y de entrega.
3. El tercer paso es el análisis de las cotizaciones del proveedor. Se revisan las cotizaciones en términos de precios, descuentos y fechas de embarque y de entrega. Además también se consideran la solvencia de el proveedor, la reciprocidad, la calidad del trabajo y otros factores.
4. El cuarto paso es la colocación de la orden de compra. La orden de compra es un contrato obligatorio si es aceptado por el proveedor. En consecuencia, el departamento de adquisiciones tendrá cuidado de ver que sea exacta toda la información que figure en la orden. La orden de compra debe contener descripciones de los artículos que se piden, precios unitarios, extensiones de éstos precios, cantidades pedidas, descuentos cantidades de pago, instrucciones para el embarque, fecha de el pedido, fecha de entrega, número de orden de compra y la firma de el agente de compras.
5. El quinto paso implica el seguimiento de el pedido. Tratándose de órdenes importantes, adquisiciones puede hacer comprobaciones ocasionales para ver si se está obteniendo un progreso satisfactorio para cumplir la orden. Si se trata de un embarque cuantioso, el departamento de adquisiciones puede hacer comprobaciones para ver si la orden esta siendo transportada de acuerdo con el programa.
6. El sexto paso es el recibo de los artículos. Al ser recibidos por el departamento de recibo, los artículos son revisados por muchos detalles, como se trató con anterioridad.
7. El paso final implica la terminación de los registros. Los artículos son registrados en el inventario, la operación de la compra ase registra como terminada y se envía el pago al proveedor.

Políticas de operación.
Son una guía que nos lleva a nuestro objetivo. Sirven para proporcionar una guía para el personal de departamento, fijar normas para disminuir el número de desviaciones y dejar establecida la autoridad y responsabilidad de la función de el departamento, de compras. La política de compra es un enunciado de los principios y reglas que definen la actitud de la empresa en materia de abastecimiento. Dicha política podría formularse de la siguiente manera:
La responsabilidad de las compras se confía al departamento de abastecimientos, único autorizado para comprometer a la compañía con un proveedor.
este departamento debe recurrir sistemáticamente a la competencia entre los proveedores.
Asegura que los proveedores respeten íntegramente las condiciones en las cuales se han comprometido.

Sector público
Sector público.
Objetivos y procedimientos.
a) Objetivos y procedimientos. La adquisición de bienes o contratación de servicios por parte del municipio debe, en principio, realizarse bajo concurso en el que tendrán prioridad los fabricantes y proveedores radicados en el municipio, se observarán las bases, reglas, procedimientos y requisitos que establezcan las diversas disposiciones que normen sus ejercicio.
Esta actividad se realiza en forma centralizada; es decir, una sola dependencia se encarga de todas las adquisiciones de materiales y suministros de las contrataciones de servicios y en general se denomina a esa dependencia Proveeduría Municipal, Oficina de Compras o Departamento de Adquisiciones.

En base a prioridades y conforme al calendario de requerimientos de materiales, suministros y servicios, las dependencias someten sus requisiciones a la Proveeduría Municipal durante los primeros días de cada mes que concentra todas las de la administración, las analiza y luego verifica existencias. Si las hay y se justifica a la requisición, procede a proveerlas.
Si la proveeduría no cuenta con existencias y las requisiciones son mayores a una cantidad determinada, entonces podrá remitírseles a comisión de adquisiciones, en cuyo seno los funcionarios que la integran decidirán sobre su procedencia y en su caso autorización. Esta comisión puede ser presidida por el primer regidor y estar integrada por el tesorero municipal, al regidor comisionado de hacienda y otros miembros del ayuntamiento. Si no existe tal comisión, la requisiciones pueden someterse a la consideración del C. Presidente Municipal o al H. Cabildo en Pleno.

Una vez autorizada la requisición por la Comisión de Adquisiciones o por quien corresponda se envía a la Tesorera Municipal que verifica la solicitud de compra o de servicio, según se trate y certifica la disponibilidad de fondos autorizados. Si existen fondos, la requisición se envía de nuevo a ala Proveeduría.

La Proveeduría recibe solicitud de compra o de servicio autorizada por la Tesorería. En base a esto, envía órdenes de compra o de servicios a los proveedores quienes llenan y remiten las facturas respectivas a la proveeduría.

Estas dependencias las verifican y en su caso las aprueba, para enviarlas a la Tesorería Municipal; aunque por otra parte las facturas también pueden presentarse directamente a la Tesorería por los proveedores. Es importante señalar que la contratación de servicios de prensa y difusión, así como la reparación de vehículos, puede recaer en departamentos. específicos del ayuntamiento, relacionados con tales servicios como: Depto. de Difusión y Comunicación Social y Depto. de Vehículos. Estas dependencias suplirán a la Proveeduría en lo que corresponde respecto del procedimiento general indicado.

La Tesorería Municipal recibe las facturas elaboradas por la Proveeduría, verifica requisitos fiscales, cálculos aritméticos y firmas autorizadas. Si todo está correcto y ahí disponibilidad de fondos, entonces procede a codificar el docto., registrar el trámite presupuestal y demás movimientos, conforme el sistema implantado, y en su caso a emitir cheque nominativo, acompañado de la póliza - cheque y de la orden de pago correspondiente. En caso de no haber disponibilidad de fondos, la Tesorería programa a determinada fecha el pago al proveedor.

B.-Licitación pública.
La Ley de Adquisición y Obras Públicas regula el presupuesto, ejecución, mantenimiento y control de: Adquisiciones Arrendamiento de bienes muebles Prestación de servicios obra Pública y servicios relacionados con la misma, que contraten la Presidencia de la República, las Secretarías de Estado o sus departamentos. administrativos, las Procuradurías Generales de la República, el Depto. del D. F., los organismos descentralizados, así como empresas de participación estatal mayoritaria. Estas dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como obra pública, sujetos a las disposiciones de los presupuestos anuales de egresos de la Federación, mediante:

A. Licitación Pública.
B. Por invitación restringida.
A por lo menos tres proveedores o contratistas

Adjudicación directa.
Será aplicable la planeación de las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como de la Obra Pública, ajustados a los objetivos y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo, así como los programas sectoriales e instituciones que correspondan. Las dependencias deberán establecer comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, que analizarán presupuestos, dictaminarán la procedencia de las adquisiciones, propondrán políticas y lineamientos, y para externar su opinión sobre fallos y dictámenes emitidos por los servidores públicos responsables. Las Licitaciones se realizan bajo Convocatoria Pública, para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que serán abiertos públicamente, a fin de asegurar al estado las mejores condiciones disponibles, calidad, financiamiento, oportunidad, y demás circunstancias pertinentes.

Se recurre a adquisiciones y obras, proveedores/contratistas extranjeros, cuando no existe oferta en cantidad o calidad de proveedores, y los contratistas nacionales no cuenten con la capacidad para la ejecución de la obra.

Las convocatorias por Licitación Pública serán publicadas simultáneamente en el Diario Oficial de la Federación, en un diario de circulación nacional y en uno de la entidad federativa dónde haya de ser utilizado el bien, prestado el servicio o ejecutada la obra conteniendo: * Nombre de la dependencia. * Lugar, fecha y horario para obtener las bases de licitación, y su costo. * Fecha, hora y lugar del acto de apertura de proporciones. * Descripción general de los bienes a adquirir o la obra a adjudicar. * Plazo de entrega o fecha de terminación de los trabajos.

Las bases deberán además contener criterios claros y detallados para la adjudicación, el plazo, lugar y condiciones de entrega de las adquisiciones, arrendamientos, servicios y obras (en estas se firman normas de calidad para materiales y especificaciones de construcción, así como los requisitos que deben reunir los que deseen participar. Todo interesado que satisfaga los requisitos de la convocatoria y las bases de la licitación, tendrá derecho a presentar su proposición y la dependencia debe proporcionar a todos los interesados igual acceso a la información relacionada a la licitación, a fin de evitar favorecer a algún participante.

El plazo para la presentación y apertura de proposiciones no podrá ser a cuarenta días naturales a partir de la publicación de la convocatoria, salvo por urgencia justificada, en cuyo caso nunca será menor a diez días naturales., Los participantes deben garantizar seriedad y la convocante conservará en custodia las garantías aplicables de que se trate, hasta la fecha del fallo. Puede rescindirse administrativamente un contrato, en caso de incurrimiento en incumplimiento de las obligaciones pactadas o por dolo o mala fe respecto a proporcionar información errónea. Una dependencia no puede recibir propuestas ni celebrar contrato cuando el servidor público que intervenga tenga interés personal, familiar (no puede resultar beneficio a su cónyuge ni a parientes consanguíneos hasta el cuarto grado) o de negocios.