ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ESTUDIO DEL SISTEMA
Los controles internos contables se encuentran dentro del alcance del estudio y evaluación del control interno según las normas de auditoria, mientras que los controles administrativos, en principio, no lo están en las auditorias externas pero sí en las revisorías fiscales.

El estudio de la evaluación del control interno incluye dos fases:

a) Conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos establecidos por la administración del ente.

b) Seguridad razonable de que se encuentran en uso y que están operando tal como se planificaron.

Revisión del Sistema.

La revisión del sistema es principalmente un proceso de obtención de información respecto a la organización y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos e instrucciones al personal.

La información relativa al sistema es documentada en forma de cuestionarios, resúmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripción de un circuito administrativo y adaptándose a las circunstancias o preferencias del contador público.

Con el objeto de verificar la información obtenida, a veces se adopta el procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones a través del sistema.
Esta práctica, además de ser útil para el propósito indicado, permite que las partidas seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas de cumplimiento.

PREPARACION DE GRAFICAS DE FLUJO Y DESCRIPCIONES NARRATIVAS
Existen tres métodos para efectuar el estudio del control interno:
1. Descriptivo
2. De cuestionarios
3. Gráfico
En este caso abundaremos sobre el Método descriptivo conocido también como Descripción Narrativa; y el Método Gráfico también llamado Gráficas de Flujo.


Método Descriptivo
Consiste en la explicación, por escrito, de las rutinas establecidas para la ejecución de las distintas operaciones o aspectos específicos del control interno. Es decir, es la formación de la memoranda donde se transcriben en forma fluida los distintos pasos de un aspecto operativo.

El método descriptivo consiste, cómo su nombre lo indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos o funcionarios y empleados, y los registros de contabilidad que intervienen o se comprenden en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las operaciones a través de su manejo en los departamentos citados; en otras palabras, la operación que se maneja debe ser el objeto de la descripción, tomándola desde el punto dónde quedó descrita en el departamento o empleado de la descripción anterior, y dejándola claramente indicada para seguir la descripción en el departamento siguiente.

Método Gráfico
Tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de dibujos, flechas, cuadros, figuras geométricas, etcétera.
En estos dibujos deben representarse departamentos, formas, archivos, etcétera, para indicar y explicar los flujos de las operaciones.

La preparación de gráficas de flujo de operaciones, descripciones narrativas así como la enumeración de técnicas de control, requiere conocimientos de los sistemas, procedimientos y controles de la empresa con respecto a una determinada clase de hechos económicos. Este conocimiento se puede adquirir a través de la revisión de información contenida en su expediente continuo de auditoria, de observaciones directas del procesamiento de las transacciones, de entrevistas con el personal del cliente o de la revisión de los manuales de operación preparados por la compañía.

Las gráficas de flujo de transacciones y las descripciones narrativas no tienen que ser necesariamente preparadas por el auditor. A este respecto, es recomendable que se aliente a la empresa para que su personal calificado ejecute este trabajo y obtenga o actualice todo el material de respaldo al expediente continuo de auditoria.
Para el personal del equipo de auditoria que prepare la graficas de flujo, ya sea que utilice las descripciones narrativas o los cuestionaros, e muy importante que conozca cómo fluye un hecho económico desde su inicio hasta su inclusión los estados financieros, a saber:

· Cómo se conoce
· Cómo se acepta como una transacción
· Cómo se procesa
· Cómo se informa
· Cómo se relaciona con las fuentes de datos y con los enlaces con otros ciclos de transacciones

Definir el flujo de las transacciones para poder clasificarlas adecuadamente puede ser una labor difícil en un ambiente complejo. En algunos casos, las transacciones relativas pueden pasar a través de ciertos departamentos y guardarse temporalmente en archivos dependientes o de recreció.

OBTENCION DE DOCUMENTACION INTERNA
La evidencia suele obtenerse de: las cuentas que se examinan, los registros auxiliares, los documentos de soporte de las operaciones, las declaraciones de empleados y directivos, los sistemas internos de información y transmisión de instrucciones, los manuales de procedimientos y la documentación de sistemas, la obtención de confirmaciones de terceras personas ajenas a la entidad y los sistemas de control interno en general, sin que esta relación tenga carácter exhaustivo.

Los datos contables y, en general, toda información interna, no pueden considerarse por sí mismos, evidencia suficiente y adecuada. El contador público debe llegar a la convicción de la razonabilidad de los mismos mediante la aplicación de las pruebas necesarias.
La evidencia de los datos contables podrá ser obtenida, entre otros, mediante los siguientes procedimientos: Inspección, observación, investigación, confirmación, cálculo y revisión analítica.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA EFECTOS DE VERIFICACION
El contenido de los informes y de las bases de datos y archivos debe verificarse y evaluarse periódicamente. Estos objetivos de control interno de sistemas son aplicables a todos los ciclos. No se trata de que se usen directamente para evaluar las técnicas de control interno de una empresa: sólo representan una base para desarrollar objetivos específicos de control interno por ciclos de transacciones que sean aplicables a una empresa individual.

Los datos registrados relativos a activos sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonables y tomar las medidas apropiadas con respecto a las diferencias que existan.


APLICACION PRÁCTICA DEL EXAMEN DE INFORMACION FINANCIERA
1 . Elaboración de la balanza de comprobación sujeta a examen
2. Examen y preparación de papeles de auditoría de las cuentas de activo, pasivo, capital contable, ingresos y egresos
3. Procedimiento de auditoria para el examen del reconocimiento de los efectos de la inflación en la información financiera
4. Repercusiones del, procesamiento electrónico de datos en 'la información financiera