ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CONCEPTO.
Se constituye por moneda de curso legal, cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.

Es el valor de la moneda extranjera o nacional que la empresa utiliza con frecuencia y que se encuentra disponible en forma de fondos de caja o cuenta de cheques.

MANEJO DEL EFECTIVO.
El manejo de efectivo en la empresa debe estar a cargo de un cajero o tesorero, quién diariamente hará arqueo de caja y entregará un reporte sobre las cantidades utilizadas.

CUENTAS DE CHEQUES.
Para cubrir las obligaciones habituales de la empresa, y tener un mejor control de los recursos, por medida de seguridad, comodidad y por la conveniencia de los intereses, es necesario abrir una cuenta de cheques que en forma de firmas mancomunadas, sirva para efectuar pagos de todo tipo.

FONDOS DE CAJA.
No es recomendable que el efectivo recibido por la entidad permanezca físicamente en ella. Existen razones de seguridad y control que hacen recomendable la apertura de una cuenta de cheques en un banco para que en éste se depositen las entradas de efectivo y a través del propio banco se efectúen los pagos.

Sin embargo existen gastos menores cuya liquidación con cheque resulta impráctica. De ahí la necesidad de que las entidades cuenten con pequeñas cantidades disponibles en efectivo, las cuales reciben el nombre de fondos de caja o caja chica.

El fondo de caja se establece a partir de la expedición de un cheque para este fin específico, retirándose la cantidad estimada para cubrir los gastos menores de un período determinado.

Los desembolsos efectuados deben justificarse con un vale o comprobante de gastos, los cuales, al agotarse el fondo, sirven de base para el reembolso del propio fondo, es decir, el reabastecimiento de efectivo, lo cual se hace mediante la expedición de un cheque por la cantidad estipulada, con lo cual se reinicia el ciclo.

De esta manera puede definirse el fondo de caja como la disponibilidad en efectivo de una cantidad económica para el pago de sus gastos menores, reembolsable periódicamente. Los fondos de caja pueden ser fijos o variables.

Fondo fijo de caja: Es aquel en el que se determina una cantidad que permanece estable por períodos mas o menos amplios. Es posible notificar su monto cuando las necesidades de la entidad así lo determinen.

Fondo variable de caja: Cuando el monto de los pagos menores varía constantemente de un día a otro o de una semana a otra, se establecen fondos variables de caja, en los cuales el ciclo fondo à gasto à reembolso se repite en lapsos mucho más cortos y siempre por cantidades diferentes.

TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA.
Cuando se presenta disponibilidad de monedas extranjeras o de oro en el balance, debe efectuarse la conversión al tipo de cambio que rige en el día, debiéndose reconocer una utilidad o pérdida cambiaria, si hubiese variación entre los tipos de cambio del día de la recepción y el día de la formulación del estado financiero.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES.
Entidad.
Realización.

REGLAS DE VALUACIÓN.
El efectivo se valuará a su valor nominal. El representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros.

REGLAS DE PRESENTACIÓN.
El efectivo debe mostrarse en el balance general como las primeras partidas del activo circulante, excepto cuando existan restricciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin al que estén destinados, en cuyo caso se mostrarían por separado en el activo circulante o no circulante según proceda.

Si su disponibilidad es a plazo mayor a un año o su destino es para amortización de pasivos a largo plazo o compra de activos no circulantes se presentarán fuera del activo circulante.

Estas restricciones deben revelarse en las notas a los estados financieros. Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros, que estén pendientes de entrega a los beneficiarios deben presentarse formando parte del renglón de efectivo.

En caso de sobregiro contable en alguna de las cuentas de cheques o inversiones temporales, deben compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si después de esta compensación el sobregiro persiste, debe presentarse el saldo como pasivo a corto plazo.

Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema financiero deben mostrarse como pasivo a corto plazo, aún cuando se mantengan otras cuentas de cheques o inversiones en valores en la misma institución siempre y cuando no se tengan convenios de compensación entre cuentas.