ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Concepto, origen y objetivo

Al realizar el estudio de la auditoría financiera la cual debe contribuir a la precisión de la información contable presentada en los estados financieros se debe entrar a analizar el tema de la consolidación de dichos estados ya que en estos se esta reflejando la situación de los recursos que posee y controla una entidad, que en casos de que esta cuente con una gran cantidad de recursos puede tener propiedad total o parcial de capitales de otra entidad, que pasaría a ser su subordinada y la que debe estar incluida en la información de los recursos que posee la matriz. También, debido a la importancia que ha tomado el tema de la consolidación de estados financieros en razón de la determinación de los impuestos en nuestro país, se debe estudiar algunos de los conceptos y reglamentaciones relacionadas con la consolidación de estados financieros. A continuación describiremos las reglas y conceptos acerca de la consolidación de estados financieros que de acuerdo a nuestro criterio deben ser objeto de estudio para comprender mejor el tema.

Definición
Estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados o dominados, como si fuesen los de un solo ente económico.
Entendiendo por ente subordinado o dominado aquel que según el artículo 261 del Código de comercio se encuentre dentro de los siguientes casos:
ü Cuando más del 50% del capital pertenezca ala matriz, directamente, o por intermedio o en concurrencia con sus subordinadas.
ü Cuando tengan el derecho de emitir votos constitutivos del quorum mínimo decisorio en la junta de socios, o en la asamblea o junta directiva.
ü Cuando las sociedades vinculadas entre sí participen en el 50% o más de las utilidades de las utilidades.

La consolidación de estados financieros esta reglamentada en la Circular externa N°002 de 1998 expedida por la Superintendencia de Valores.

Control directo y Control indirecto
De acuerdo al artículo 260 del Código de Comercio, el control puede ser directo o indirecto de acuerdo a la relación que ejerza la matriz con la subordinada, entonces sobre las filiales la matriz o controlante ejerce un control directo, y sobre las subsidiarias la matriz o controlante ejerce un control indirecto.

Control exclusivo y Control conjunto o compartido
De acuerdo al artículo 261 del Código de Comercio en el que se establece la posibilidad de que el control sea ejercido por un número singular o por un número plural de personas, entonces el primero de los casos se denomina control exclusivo, y el segundo se denomina control conjunto o compartido.

La matriz debe presentar una información contable que describa la situación real del control que ejerce la matriz sobre las subordinadas deben utilizarse herramientas contables para cada caso, ya que las formas de control, los recursos y responsabilidades revelados, difieren en uno y otro.

Cuales son los estados financieros consolidados
Se entiende por éstos los que conforman los denominados estados financieros básicos establecidos en el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, pero referidos a un ente matriz o controlante y sus subordinadas o controladas, estos son:
1 Balance general consolidado,
1 Estado de resultados consolidado,
1 Estado de cambios en el patrimonio consolidado,
1 Estado de cambios en la situación financiera consolidado, y
1 Estado de flujos de efectivo consolidado.

Metodología para la consolidación de estados financieros
Para la consolidación de estados financieros se deben aplicar las reglas de reexpresión de la circular 002 de 1998 de la Superintendencia de Valores en las que se establece que todos y cada uno de los rubros que los componen deben incrementarse en el PAAG correspondiente. Los estados financieros consolidados deden formularse y presentarse en las mismas fechas en que se presenten los estados financieros individuales de fin de ejercicio.

Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 122 del Decreto 2649 de 1993, en el que "un ente económico no puede poseerse ni deberse a sí mismo, ni puede realizar utilidades o excedentes o pérdidas por operaciones efectuadas consigo mismo", mediante los estados financieros consolidados se deben eliminar todos los saldos y operaciones recíprocas a la fecha de corte y por el período a que hagan referencia.

La presentación y el diseño de los estados financieros consolidados deben realizarse de una manera ordenada, armoniosa y homogénea, por lo que los estados financieros consolidados no deben limitarse a la presentar la sumatoria matemática de rubros similares o a cálculos aritméticos básicos, sin determinar la naturaleza de los componentes de cada estado financiero, en relación con el conjunto de sociedades partícipes del proceso.

Los estados financieros individuales son el componente base para la consolidación para esto deben ser depurados con las eliminaciones por saldos y operaciones recíprocas desarrolladas entre las entidades económicas. Dichos estados deben reunir, como mínimo, los siguientes requisitos:

A. Corresponder a una misma fecha de corte y hacer referencia a un mismo período contable, para el último caso no solo en el tiempo, sino además en su duración.
B. Haber sido preparados bajo principios, políticas, métodos y procedimientos contables uniformes, respecto de eventos y transacciones similares.
C. Para estados financieros correspondientes a entidades ubicadas en el exterior, estar convertidos a la moneda funcional y expresados de acuerdo con las normas de contabilidad aplicables en Colombia.
D. Tener analizados y conciliados los saldos recíprocos.

Excepciones
Existen algunas excepciones o limitaciones en la inclusión de estados financieros individuales para la formulación de los consolidados. Dichas limitaciones estan establecidas en el artículo 122 del Decreto 2649 de 1993, son aplicables a los entes matrices o controlantes sometidos al control exclusivo de la Superintendencias de Valores, y son:

a) Subsidiarias en las que el control solo sea temporal, debido a que su inclusión en la consolidación distorsionaría las cifras de un período a otro. Se considera como inversión temporal aquella que se halle representada en títulos o documentos de fácil enajenación sobre los que el inversionista tiene el serio propósito de realizar el derecho económico que incorporen con un tercero ajeno al grupo empresarial o con el que no mantenga vínculo de subordinación, ni como matriz o controlante ni como subordinado, en un lapso no superior a un año calendario, o con plazo de maduración o redención igual o inferior a un año calendario, en uno y otro casos, contado a partir de la fecha de corte del balance general en que se revelen.

b) Subsidiarias en que se haya perdido el control por haber sido intervenida por autoridad competente y tal medida tenga ésta consecuencia, por encontrarse en estado de liquidación, se esté adelantando un proceso concordatario, de liquidación administrativa, de liquidación obligatoria o cualquier otro proceso universal.

c) Subsidiarias que se encuentren en etapa pre-operativa.

d) Subsidiarias en otros países, en donde existan restricciones para la remisión de utilidades o inestabilidad monetaria o política.

Las situaciones especiales que motivan la exclusión de los estados financieros individuales de ciertos entes, en la formulación de los consolidados de la matriz o controlante, deben revelarse en las notas a los estados financieros.

Requisitos previos a la consolidación
Antes de efectuar la consolidación, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:
1) Para efectos de la consolidación de estados financieros, la matriz y sus subordinadas deben preparar estados financieros a una misma fecha y por el mismo período. En todo caso, se deben elaborar estados financieros consolidados, a las mismas fecha de corte establecidas para los estados financieros individuales de fin de ejercicio. En casos excepcionales y por razones justificadas plenamente ante la Superintendencia de Valores, se podrá consolidar estados financieros preparados a fechas diferentes, siempre y cuando éstos no superen tres meses y se considere que dichos estados financieros no se ven afectados en forma significativa posteriormente.

2) La información a utilizar en la consolidación de los estados financieros debe estar expresada bajo los mismos criterios y métodos contables. Este requisito puede no ser aplicable cuando existan disposiciones contables o principios contables diferentes a aquellas normas y principios seguidos por la compañía matriz. Cuando ello se presente deben efectuarse los ajustes correspondientes, afectando únicamente los estados financieros consolidados, excepto cuando el efecto de dicha situación no sea significativo. Los estados financieros consolidados se deben preparar usando políticas contables uniformes para transacciones y eventos semejantes en circunstancias similares. Si no es práctico usar políticas contables uniformes en la preparación de los estados financieros consolidados, este hecho se debe revelar, junto con las proporciones respecto de cada una de las cuentas mayores, las partidas de los estados financieros consolidados a las que se aplicaron políticas contables diferentes. La compañía matriz y sus subordinadas deben aplicar uniformemente los principios de contabilidad para transacciones y eventos semejantes en circunstancias similares. Por ejemplo, todas las compañías que integran los estados financieros consolidados deben aplicar el mismo método para la valuación de sus inventarios, activos fijos, etc.. En caso de estados financieros que hayan sido preparados sobre bases diferentes a principios de contabilidad generalmente aceptados, deberán convertirse a éstos antes de su consolidación.

3) Los estados financieros de cada una de las compañías a consolidar deben estar suscritos por el respectivo representante legal y certificados o dictaminados por el revisor fiscal. En caso de no existir revisor fiscal en alguna de las empresas a consolidar, los estados financieros deben ser certificados.

4) Se deben efectuar conciliaciones de las operaciones y saldos recíprocos con el fin de evitar la existencia de diferencias en el momento de su eliminación.

Procedimiento para la consolidación
Para preparar estados financieros consolidados, de acuerdo a lo establecido en la circular N°002 de 1998 de la Superintendencia de Valores, los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deben seguir el siguiente procedimiento:
a) Determinar cuál es la matriz y cuáles las compañías subordinadas
b) Obtener los estados financieros de la matriz y de las compañías a consolidar.
c) Comprobar la homogeneidad de las bases contables utilizadas por las compañías a consolidar. Si se detectan diferencias y son significativas se deben efectuar los ajustes correspondientes al consolidado.
d) Si existen compañías subordinadas en el exterior, sus estados financieros deben convertirse a pesos colombianos antes de iniciar el proceso de consolidación. Y se deben expresar de acuerdo con las normas de contabilidad aplicadas en Colombia.
e) Comprobar que los saldos recíprocos entre compañías coincidan. Si no coinciden preparar los ajustes correspondientes.
f) Determinar el tipo de vinculación, para establecer la forma de realizar la consolidación. Si se trata de una vinculación directa, el procedimiento consiste en tomar los estados financieros de la matriz y consolidar con sus subordinadas directamente. Si se trata de una vinculación indirecta el proceso se lleva a cabo por etapas, esto es, se determinan cuáles son las compañías controladoras de segundo y tercer nivel (o subgrupos) para consolidar a esos niveles y posteriormente reunir el consolidado de cada subgrupo y proceder a su consolidación con la matriz final del grupo.
g) Cuando en un grupo empresarial que deba consolidarse existan entidades pertenecientes al sector financiero y entidades no financieras, se deben consolidar inicialmente por separado las entidades financieras de las no financieras . Dichos subconsolidados sirven como base para la elaboración del consolidado total, el cual se podrá elaborar a nivel de grupo de P.U.C. (dos dígitos). En este caso, a la asamblea de accionistas y a la Superintendencia de Valores se deben presentar tanto el consolidado total como los subconsolidados, utilizando los formatos establecidos con tal fin.
h) Preparar la hoja de trabajo para la consolidación.
i) Los saldos y las transacciones entre las compañías consolidadas se deben eliminar en su totalidad.
j) Determinar el interés minoritario o la propiedad ajena al controlante, según sea el caso de acuerdo con lo establecido en los numerales 6.3. y 6.4. del Capitulo II del Título Primero de la presente Circular Externa, los cuales se deben presentar en el balance general consolidado separados de los pasivos y del capital contable.
k) Preparar los estados financieros consolidados con sus respectivas notas.

Algunas eliminaciones comunes
Según la circular N°002 de 1998 de la Superintendencia de Valores entre algunas eliminaciones que se realizan en la consolidación de Estados Financieros se encuentran:
a) La inversión en acciones debe ser eliminada contra el patrimonio de la subordinada.
b) Las ventas de mercancía, el costo de ventas, los gastos y los dividendos entre las compañías consolidadas.
c) La utilidad o pérdida en la venta de activos fijos entre compañías consolidadas.
d) Los saldos por cobrar y por pagar que tengan entre sí las compañías a consolidar.
e) Los ingresos y gastos que por cualquier otro concepto se hayan registrado durante el período contable respectivo entre las entidades consolidadas.
f) Cualquiera otra transacción u operación entre las entidades a consolidar que implique su duplicidad en el momento de presentar los estados financieros consolidados.

Métodos de integración
Elaborar estados financieros consolidados podría reducirse a la agregación de los individuales de todas las subordinadas a los de la matriz o controlante por rubros homogéneos dentro de cada estado financiero. Pero debido a que el control sobre los recursos de la subordinada no siempre es exclusivo, en caso de que se ejerza un control compartido o conjunto debe revelarse la proporción en que el ente ejerza dicho control. Haciendo que la información revelada refleje el poder que una persona tiene de disponer de los recursos de otra como si fuesen propios y aporte así mejores elementos de juicio al usuario de dicha información.

Entonces, todo ente emisor de valores matriz o controlante sometido al control exclusivo de la Superintendencia de Valores que, respecto de otro ente económico, ejerza control exclusivo, debe elaborar los estados financieros consolidados bajo el método de integración global, en tanto que para el caso del control conjunto o compartido, debe emplear el método de integración proporcional, conforme a lo indicado en los siguientes numerales.

1. Método de integración global
Es aquel mediante el cual se incorporan a los estados financieros de la matriz o controlante, la totalidad de los activos, pasivos, patrimonio y resultados de las sociedades subordinadas, previa eliminación, en la matriz o controlante, de la inversión efectuada por ella en el patrimonio de la subordinada, así como de las operaciones y saldos recíprocos existentes a la fecha de corte de los estados financieros consolidados.

Así las cosas, los estados financieros consolidados revelan de manera adecuada la magnitud de los recursos bajo control exclusivo, con lo cual, además, se consigue establecer un factor aproximado del nivel económico de la responsabilidad que le compete a la matriz o controlante.

2. Método de integración proporcional
Es aquel por el cual se incorporan a los estados financieros de los controlantes, el porcentaje de los activos, pasivos, patrimonio y resultados, que corresponda a la proporción en que ejerza control la matriz en la subordinada, previa la eliminación, en la matriz o controlante, de la inversión efectuada por ella en el patrimonio de la subordinada, así como de los saldos y operaciones recíprocas existentes a la fecha de corte.

Para determinar la proporción en que cada matriz o controlante sometido al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deberá consolidar sus estados financieros con los de sus subordinadas o controladas, cuando deba utilizar el método de integración proporcional, se procederá de la siguiente manera:

1) Determinar el número de controlantes.
2) Determinar el porcentaje de participación de cada uno de los controlantes, en el capital o en las decisiones de la asamblea o junta de socios. En los casos en que el controlante participa tanto en el capital como en las decisiones de la asamblea o junta de socios, se debe tomar el mayor de los porcentajes.
3) Totalizar los porcentajes determinados conforme al literal anterior.
4) Establecer la proporción que sobre el total a que se refiere el literal anterior, representa el porcentaje determinado en el literal b). Cuando no pueda determinarse el porcentaje de participación de los controlantes en las decisiones de la asamblea general de accionistas o junta de socios, la proporción se determinará dividiendo el cien por ciento por el número de controlantes. Pudiéndose probar la participación de por lo menos alguno de los controlantes, la de los demás se establecerá dividiendo el porcentaje restante por el número de controlantes cuya proporción se pretende determinar.

En todo caso podrá probarse a la Superintendencia de Valores que la proporción que, sobre el total, corresponde a cada uno de ellos, es diferente a la prevista en el inciso anterior, caso en el cual, la integración se hará en el porcentaje probado por cada controlante.

La diferencia entre la proporción a que se refiere este numeral y el porcentaje de propiedad de cada controlante, se debe revelar como interés minoritario o propiedad ajena al controlante, según sea el caso. Para el efecto, si el porcentaje de propiedad o participación de terceros es mayor que el que corresponde al ente matriz o controlante, tal participación se debe revelar como propiedad ajena al controlante. En caso contrario, será interés minoritario.

3. Disposiciones comunes a uno y otro método
El interés de los propietarios de las subordinadas, diferente al de la matriz o controlante, deberá revelarse en un rubro aparte después del pasivo y antes del patrimonio, denominado interés minoritario.

Cuando la matriz o controlante no tenga participación en el capital de la subordinada, procederá la eliminación de los saldos y las operaciones recíprocas existentes a la fecha de corte de los estados financieros de propósito general consolidados. En este caso el patrimonio de la controlada se presentará, en los estados financieros consolidados, como propiedad ajena al controlante.

Papeles de Trabajo
Deben elaborarse papeles de trabajo en donde se relaciones los cálculos realizados en los procedimientos para la consolidación de estados financieros, dichosa papeles de trabajo deben diseñarse de tal manera que sean funcionales, fáciles de entender y de consultar, inclusive por personas que no hayan intervenido en su elaboración.

Para que los papeles de trabajo cumplan con el objetivo de soportar los resultados obtenidos en la aplicación de los métodos o procedimientos contables para este caso en la consolidación de estados financieros deben contener como mínimo:
a) Los estados financieros individuales de todas y cada una de las entidades económicas involucradas en la consolidación y/o los estados financieros consolidados que sirvan a su vez para la formulación de los de la matriz o controlante.
b) Los ajustes efectuados a los estados financieros individuales de las entidades subordinadas, originados en la homologación a los principios y prácticas contables utilizados por la matriz o controlante.
c) La conversión de los estados financieros correspondientes a entidades económicas ubicadas en el exterior, indicando los métodos utilizados para el efecto y el tipo de cambio empleado.
d) Las operaciones desarrolladas entre las entidades económicas involucradas en la consolidación, durante el ejercicio a que hagan referencia los estados financieros consolidados.
e) Las conciliaciones de los saldos recíprocos de las entidades a consolidar.
f) Las eliminaciones de los saldos y operaciones recíprocas entre las entidades objeto de consolidación.
g) La eliminación de la inversión poseída por la matriz o controlante en el patrimonio de las subordinadas.
h) La determinación de la proporción a utilizar para la integración de los estados financieros de las subordinadas con los de la matriz o controlante, cuando se deba emplear el método de integración proporcional.
i) La determinación del interés minoritario y de la propiedad ajena al controlante en todas y cada una de las entidades subordinadas.
j) Los estados financieros consolidados.

Revelaciones asociadas
Mediante las notas a los estados financieros consolidados se debe revelar como mínimo:
1. El nombre, el objeto social, el domicilio, la nacionalidad, el área geográfica donde desarrolla sus actividades y la fecha de constitución, tanto de la matriz o controlante como los de las subordinadas incluidas en la consolidación.
2. La proporción en que participa, directa o indirectamente, la matriz o controlante en cada una de las subordinadas que consolida, el método de consolidación empleado en cada caso y el valor total del activo, pasivo y resultados del ejercicio, tanto de la matriz o controlante como de las subordinadas.
3. Si existen subordinadas o controladas no incluidas en la consolidación, se debe revelar el nombre, el objeto social, el domicilio, la nacionalidad, el área geográfica donde desarrollan sus actividades y la fecha de constitución de cada una de ellas, junto con la proporción en que participa, directa o indirectamente, la matriz o controlante, indicando las razones por las cuales no se incluyen en la consolidación.
4. Para el caso del control conjunto, se debe revelar el nombre de los entes económicos con quienes éste se comparte y el porcentaje de participación de cada uno de ellos.
5. El valor de los pasivos consolidados cuya duración residual sea superior a cinco (5) años, así como el de los pasivos con garantías otorgadas por entes comprendidos en la consolidación, revelando su naturaleza y condiciones.
6. El monto consolidado de las obligaciones pensionales.
7. El número de personas empleadas durante el ejercicio por la matriz o controlante y sus subordinadas, clasificado entre empleados de dirección y confianza y otros y los gastos de personal generados para cada una de estas categorías.
8. El monto de los anticipos, créditos y garantías otorgados a los administradores y a los integrantes de los órganos de vigilancia de la matriz o controlante y de sus subordinadas, por ésta o por sus subordinadas, indicando las condiciones esenciales y el tipo de interés.
9. Cuando la fecha de corte de los estados financieros individuales de alguna de las subordinadas difiera de la fecha de consolidación, se debe revelar tal situación, indicando el corte utilizado y los hechos significados ocurridos en el periodo no coincidente.
10. Un resumen de las prácticas y políticas empleadas para cada uno de los conceptos relevados en los estados financieros consolidados.
11. Un informe que revele de manera sucinta pero clara y completa el efecto de la consolidación en los activos, pasivos, patrimonio y resultado de la matriz o controlante.
12. Una explicación clara y detallada de los ajustes efectuados con el fin de unificar los procedimientos y las normas de contabilidad, indicando sus efectos en los estados financieros consolidados, en la medida en que éstos sean representativos, revelando los procedimientos utilizados.