ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Sabemos de antemano que toda entidad manufacturera y de servicios cuentan en un momento dado con inventarios que dependiendo de su naturaleza llegan a ser clasificados. Los más mencionados son los inventarios de materia prima y de productos terminados que todos podemos relacionar con el solo hecho de escucharlos, pero que tanto afecta para la empresa el tener o no tener inventarios.

En la actualidad para el mundo financiero es muy importante determinar cual es la cantidad más óptima para invertir en un inventario, para el gerente de producción su interés será el que se cubra la materia prima necesaria para la producción en el momento en que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para esta conocer de que manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas características.

La evolución de la ciencia crece en todos los aspectos de la vida, cada vez se enfocan más puntos que en un momento dado no eran tan relevantes, pero que poco a poco se van dando cuenta que cualquier tipo de desembolso llega a afectar en el costo del producto y que la necesidad de estar por encima de la competencia obliga a estudiar la posibilidad de disminuir sus costos al mínimo, esto se puede lograr con una administración adecuada del inventario, ya que por pequeña que se crea que esta influye en el corto, llega a ser muy valioso si se aplica con éxito.

El área de finanzas le corresponde financiar el inventario de la empresa. Le gustaría destinar para ello el menor capital posible, ya que el empresario no le conviene comprometer sus recursos en un inventario que resulte excesivo o que se mueva con lentitud; pero, por otra parte, es necesario cuidar que se mantenga el inventario suficiente para asegurar el flujo de las operaciones de producción y venta. ¿Que es exactamente el inventario ?Por lo ,general, el inventario consiste en las existencias del producto que la empresa le ofrece a la venta, así como los componentes que forman el producto. Por ejemplo, el inventario de productos terminados puede ser el número de automóviles, refrigeradores o comestibles que están disponibles para la venta.

El objetivo de la administración de inventarios, igual que el la administración de efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario , puesto que los recursos que no se destinan a se fin se puede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, Hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos. Reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de obstaculizar las operaciones de las operaciones de la empresa. Si se tiene grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacer a la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Sabiendo ya lo que es el inventario y a qué funciones sirve, como por ejemplo para ayudar a ganar tiempo, ¿Cual es el objetivo que se debe tener presente para enfocar el análisis y hacer recomendaciones.?

Las dos partes del objetivo son las siguientes:

- Minimizar la inversión en inventarios.
- Hacer frente a la demanda del producto facilitando las funciones de producto y
ventas.

MINIMIZACION DE LA INVERSION EN INVENTARIOS.

El inventario absolutamente mínimo es de cero. La empresa podría no tener ninguno y producir sobre pedido. Sin embargo, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas, puesto que deben satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasará a los competidores que puedan hacerlo, y deben también contar con inventarios para asegurar los programas de producción.
El buen director de finanzas procura minimizar el inventario, por qué su mantenimiento es costoso. Por ejemplo,

el tener $ 1 millón invertido en inventario implica que la empresa ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados que fabricaros el producto y las cuentas de los proveedores que proporcionaron las materias primas. Si el costo fue de 10 por ciento, el costo de financiamiento del inventario será de $ 100,000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.

CONSIDERACIONES PARA DETERMINAR EL INVENTARIO OPTIMO.

El objetivo que consiste en minimizar la inversión en inventarios se puede expresar en términos de sus costos asociados. ¿Cuales son esos costos asociados que debe considerar el lector, como director de finanzas?

Básicamente son los siguientes:

-Los costos asociados con el proceso de pedir.
-Los costos asociados con el manejo del inventario.

COSTOS DEL PEDIR.

Los costos asociados con el proceso de pedir son esencialmente aquellos en que se incurre cada vez que se ordena inventario. Cuando se formula un pedido, ya sea a un proveedor externo o al propio departamento de producción se incurre en el costo de formulación de la orden (la formula de requisición) que incluye los gastos secretariales, de papel y de contabilidad :La secretaria tiene que llenar la forma, el contador debe registrarla y la computadora tiene que perforarla y procesarla, suponiendo que el manejo del inventario está computarizado.

Una vez llenada la forma, se incurre en los costos de preparación del cambio de producción si el producto lo fabrica la misma empresa Esto puede significar el reajuste de la maquinaria para adaptarla alas especificaciones del nuevo producto. Además, las piezas de prueba y los desperdicios de la primera tanda dan lugar a otros gastos. Si el pedido se ordena a un proveedor externo, se incurre en gastos de recepción e inspección de artículos para asegurarse de que se reciben realmente la cantidad y la calidad solicitadas.

COSTOS DE MANEJO

Los gastos de manejo van asociados fundamentalmente con el financiamiento, almacenamiento y conservación del inventario como es preciso protegerlo, la empresa incurre en gastos de almacenamiento como impuestos prediales, depreciación de los edificios, servicios de vigilancia. También tiene que pagar un seguro para proteger el inventario contra incendio y robo, y en algunas partes se paga impuesto por la posesión de inventarios. Esta igualmente el costo del deterioro por hurto u obsolescencia. Si el inventario desmerece por la edad o por que pasa de moda debido a los adelantos tecnológicos o a los cambios que se esperen en el gusto del consumidor, no se podrá vender al precio de antes suponiéndose que llegue a venderse. La empresa tiene que absorber esa perdida. Por ultimo es preciso obtener capital para la compra de inventario, y puesto que el capital es costoso la empresa debe soportar ese gasto.
El EOQ es un punto de partida para definir la estrategia de administración de inventarios .Indica el lote de costo mínimo , dado que una cierta demanda y una cierta antelación entre la colocación del pedido y la recepción de los artículos . Ahora se verá cómo se puede ampliar el EOQ para hacer frente a la variabilidad de la demanda y de los tiempos de entrega.

EXISTENCIAS DE SEGURIDAD

Una vez que el director de finanzas sabe el EOQ ¡Cómo incorpora la incertidumbre que por lo general acompaña a la demanda. La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Al director de finanzas le toco determinar que tan amplias deben ser esas existencias, suponiendo que las haya.

EL PROBLEMA

En vez de agotar el inventario exactamente al finalizar el periodo, o sea cuando llega la nueva remesa, puede ocurrir que no se este en situación de atender la demanda real, sea por la nueva remesa no llego a tiempo o por que la demanda fue mayor de lo que se esperaba. Para no agotar las existencias ni quedar mal con los clientes, perdiendo las ventas y las utilidades consiguientes, o para no trastornar el programa de producción por falta de inventario de materias primas, es preciso contar con algunas existencias de seguridad que consisten en unidades adicionales de inventario, exceso de la demanda estimada y por encima del nivel de EOQ de principios del periodo. El principio de las existencias de seguridad se puede ilustrar en forma esquemática, como se ha hecho . Sin esas existencias , la empresa habría agotado su inventario antes de que terminaran los periodos 1 y 2.Si dispone de existencias de seguridad, simplemente recurre a esas unidades adicionales para satisfacer la demanda.

Sin embargo, la conservación de un inventario adicional resulta costosa, igual que si se tratara de las existencias regulares que mantiene la empresa para satisfacer la demanda normal; pero resulta igualmente costosa la falta de inventario que impida satisfacer la demanda inesperada. El costo más fácil de identificar en este caso es el de las utilidades que se pierden por causa de ventas que no se llevaron a cabo por falta de mercancías. Más difícil de medir, aunque quizá de importancia igual, es el daño que pueden sufrir las relaciones con el cliente cuando la empresa no puede satisfacer las necesidades de este. El cliente pasará definitivamente a la competencia si las insuficiencias son críticas o interfieren constantemente con sus operaciones. Por último, el programa de producción se desorganizara por falta de inventario de materias primas. Esto resulta costoso por el tiempo que se pierde y por los gastos de reanudación en que se incurre innecesariamente. Es obvio que, si se mantiene existencias de seguridad excesivas no se incurrirá en costos de faltantes, pero surgirán costos de manejo indebidamente elevados. Corresponde al director de finanzas sopesar los costos y estimar las existencias de seguridad capaces de minimizar el costo total. Es decir, ¿qué tan amplias deben ser las existencias de seguridad innecesariamente altas y demasiado costosas?

DETERMINACIÓN DE LAS EXISTENCIAS DE SEGURIDAD OPTIMAS

¡Cómo puede el director de finanzas combinar los costos de manejo y abastecimiento en un solo análisis sistemático, a fin de determinar el inventario óptimo (mínimo) de seguridad? Lo primero que hay que advertir es que una vez más, se presenta el caso en que los costos de manejo se elevan al aumentar las existencias de seguridad, mientras que los costos de no tener disminuyen al aumentar las existencias en cuestión.

También hay que advertir que, por tratarse de una demanda incierta, hay que tomar en cuenta la posibilidad de quedarse sin existencias a cada nivel de seguridad, para derivar el costo total esperado (costos de manejo mas costos de no tener) a dicho nivel.

Por ejemplo después de examinar los registros de la empresa correspondientes a los últimos 100 trimestres se podría encontrar que se produjeron faltantes (se agotaron las existencias) en las cantidades siguientes y en el numero de trimestres que se indica:



TRIMESTRES
100 1
80 2
50 3
20 4
10 10
0 80
100

Este resumen indica que la empresa tuvo un faltante de 100 unidades solo una vez en los últimos 100 trimestres, o sea el 1 por ciento del tiempo; pero tuvo faltantes de 10 unidades el 10 por ciento del tiempo.

CONTROL DE INVENTARIO

Una vez que el director de finanzas ha determinado el lote económico y las existencias de seguridad óptimas, ¿Cómo sabe cuándo debe reordenar?.

La respuesta radica en el control físico que ejerce en el inventario - sabiendo constantemente su situación y estableciendo el punto de reorden apropiado.

UN METODO DE CONTROL DE INVENTARIO

El director de finanzas, deberá llevar una cuenta muy precisa del inventario que queda, para saber cuándo se debe reordenar. La falta de informe exacto y actualizado le inducirá a pensar que se dispone de existencias suficientes cuando en realidad están en peligrosamente bajas y se agotarán antes de que se pueda reordenar. También podrá creer que el inventario se está vendiendo como se esperaba cuando lo cierto es que la demanda no se materializó y la empresa está acumulando mercancía que no podrá vender.

Los sistemas más modernos de control de inventarios utilizan la rapidez y la capacidad de la computadora. El funcionamiento del sistema se puede observar la próxima vez que se acuda a una tienda de auto-servicio. Las cajas registradoras electrónicas son en realidad dispositivos terminales de una computadora. Cuando el cajero registra el número de inventario que mantiene en su memoria. Luego, a intervalos muy cortos, entrega un informe que revela cuándo cuanto se ha vendido, a que precio y las existencias. La computadora puede también imprimir una forma de pedido de un lote económico cuando el número de unidades que quedan en el inventario llega al nivel determinado de antemano. El pedido impreso se remite al proveedor para que envía la nueva remesa.

DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN

Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario. considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en transito. Por ejemplo si se requieren 7 días para que la cantidad que se pide llegue a la empresa, en el momento de ordenar se debe disponer de inventario suficiente para siete días.
Esto se puede ilustrar por medio de la figura 13-7, donde se ha puesto un ciclo de inventario de 28 días desde el momento en que se recibe la remesa hasta el final del periodo, cuando se espera que toda ella se habrá vendido. Y remitido a los clientes.
Si el tiempo de entrega es de 7 días, se deberá reordenar en el punto r* que en este caso será al finalizar el día 21contandose con inventario para 7 días a fin de cubrir el tiempo que se espera tardara en llegar el pedido. En términos de numero de unidades , habrá que reordenar cuando el inventario disponible esté a la cuarta parte del nivel original de principios del periodo, que se calcula dividiendo el ciclo de 28 días entre el tiempo de entrega de 7 días. Por ejemplo, si el inventario original es de 109 unidades o sea, el EOQ Adviértase que es necesario saber cuando se llega al punto de reorden de 27 unidades. Si el informe se recibiera con 7 días de retraso y por lo tanto se estuviera atrasado 7 días en el pedido, la empresa habrá estado totalmente sin inventario durante una semana, a menos que se disponga de existencias de seguridad.
Si en el punto de reorden se observa que se ha dispuesto de todo o parte de las existencias de seguridad, se deberá aumentar la cantidad que se solicita con el fin de reabastecerlas. Si en el caso anterior se hubiera dispuesto de todo el inventario regular más de 8 unidades de las existencias de seguridad, habría de ordenar 117 unidades (109 para el inventario regular y 8 para reponer las existencias de seguridad )a fin de volver al nivel óptimo.


PLAZO MEDIO DE PRODUCCION Y DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA

Los tiempos básicos de inventario son el de materia prima, el de la producción en proceso.

MATERIAS PRIMAS

Todas las empresas manufactureras tienen un inventario de materia prima de una u otra naturaleza. El nivel real que se mantiene de cada materia prima depende del tiempo de entrega necesario para pedir los pedidos, la frecuencia de uso, la inversión necesaria y las características físicas de inventario. Debe tenerse en cuenta el tiempo de entrega para recibir los pedidos ya que si el proceso de producción debe operar ininterrumpidamente la empresa debe mantener siempre suficientes materias primas para atender las demandas de producción debido a la demora de colocación de un pedido y recibo de las materias primas, el inventario de materia prima debe contar como mínimo de elementos suficientes para el abastecimiento de los días que transcurran hasta que se reciban materias primas adicionales.

PRODUCCION EN PROCESO

El tiempo de producción en proceso depende de gran parte del tiempo de la complejidad del proceso de producción.

Existe una relación directa entre el tiempo de proceso de producción de las empresas y el nivel promedio del inventario de producción en proceso. Mientras mas largo sea el ciclo de producción, mas alto será el nivel previsto del inventario de producción en proceso.
El inventario de producción en proceso es el tipo de inventario con menos liquidez. Generalmente es difícil vender productos parcialmente terminados por esta razón no es común la utilización de inventario de producción en proceso como garantía para préstamo.

ESTRATEGIAS DE REDUCCIÓN

El inventario absolutamente mínimo es de cero. La empresa podría no tener ninguno y producir sobre pedido. Sin embargo, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas puesto que deben satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo y deben también contar con inventarios para asegurar los programas de producción.
Por otra parte, si el objetivo de la administración de inventario fuera solo maximizar las ventas , satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto. así jamás incurriría en los costos asociados con la falta de satisfacción de dicha demanda, ni soportaría los que provienen de la perdida de un cliente que se pasa con un competidor, de la perdida de la buena voluntad del cliente, de la perdida de utilidades y de interrupciones y demoras de producción.

ALTERNATIVAS PARA LAS PEQUEÑAS EMPRESAS

A veces las versiones más sofisticadas del EOQ son demasiado costosas de preparar o excesivamente elaboradas para aplicarlas a las pequeñas empresas. Estas últimas pueden recurrir a la aplicación de criterios más sencillos para su administración de inventarios.

Por ejemplo, pueden llevar un registro perpetuo de los artículos vendidos describiendo el producto en un duplicado de la nota de venta o marcando una tarjeta en el área de almacenamiento cuando se retira una unidad. Cuando el numero de unidades restantes llega a un punto predeterminado, reflejando un número especifico de días de inventario, se quedan en el área de almacenamiento, ajustada a las variaciones de temporada, es suficiente para indicar el punto de reorden.
Como alternativa, la pequeña empresa puede reordenar automáticamente cuando la razón de inventario-a-ventas queda por debajo de un nivel predeterminado