ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Las responsabilidades de Tesorería caen dentro de las áreas de decisión mas comúnmente asociadas a la administración financiera: inversión (elaboración de presupuestos de capital, administración de pensiones), financiamiento (relaciones bancarias comerciales y bancarias de inversión, relaciones de inversionistas, desembolso de dividendos) y administración de activos (administración de efectivo y de crédito). El organigrama que se muestra en la pagina 2 puede la falsa impresión de que existe una clara separación entre las responsabilidades del tesorero y las del contralor. E una empresa que funcione bien, la información entre las dos ramas fluirá fácilmente de una parte a la otra. En las empresas pequeñas las funciones del tesorero y del contralor pueden concentrarse en una sola posición, dando como resultado una mezcla de las actividades.





ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO Y DE VALORES NEGOCIABLES

La administración del efectivo y de los valores negociables es una de las áreas mas importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos mas líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una crisis de solvencia. Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

Los valores negociables son instrumentos de inversión a corto plazo que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos. Cuando una empresa experimenta una acumulación excesiva de efectivo, utilizara una parte de el como un instrumento generador de intereses. Ciertos sistemas de obtención de intereses altamente líquidos permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello sacrifiquen parte de su liquidez.

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL EFECTIVO

Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración del efectivo son las siguientes:

1.- Cubrir las cuentas por pagar lo mas tarde posible sin dañar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables.

2.- Utilizar el inventario lo mas rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una perdida de ventas.

3.-Cobrar las cuentas pendientes lo mas rápido posible, sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables para alcanzar este objetivo.

Las implicaciones globales de estas estrategias pueden ponerse de manifiesto observando los ciclos de caja y la rotación del efectivo.

ESTRATEGIAS DE ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO

Los efectos de implementar cada una de las estrategias mencionadas antes para el manejo eficaz de la caja, a continuación se muestra como afecta a una compañía:

RETRASO DE LAS CUENTAS POR PAGAR.- Una estrategia que usan alguna compañías es que retrasan sus cuentas por pagar, es decir, pagan sus deudas lo mas tarde posible sin dañar su reputación crediticia. Es importante observar que aunque esta es una estrategia financieramente atractiva trae consigo un conflicto de tipo ético, pues puede ocasionar una infracción por parte de la empresa en el acuerdo con su proveedor. Es claro que este no tendrá una buena imagen de un cliente que deliberadamente pospone el pago de mercancía o equipo.

FUNCIONES QUE REALIZA LA TESORERÍA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

CONSEJO DE DIRECTORES

PRESIDENTE
(Director Ejecutivo)

VICEPRESIDENTE VICEPRESIDENTE VICEPRESIDENTE
Operaciones Mercadotecnia Finanzas
(Director financiero)

TESORERO CONTRALOR

· Elaboración de presupuestos de capital
-Contabilidad de costos

· Administración de efectivo bancarias
-Administración. de costos de inversión
-Procesamiento de datos
-Administración de crédito -Libro mayor general

· Desembolso de dividendos por Pagar y cobrar.

· Planeación y análisis financiero Reporte al gobierno

· Administración de pensiones Control interno

· Seguro / administración del riesgo Preparación Edos.

· Planeación y análisis fiscal proyecciones

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE INVENTARIO-PRODUCCION.- Otra forma de reducir al mínimo el efectivo requerido es aumentando la rotación de inventario. Esto puede lograrse mediante cualquiera de los siguientes procedimientos:

Incrementar la rotación de la materia prima: Mediante el uso de técnicas mas eficientes de control del inventario, la empresa puede aumentar su rotación de materia prima.

Disminuir el ciclo de producción: Con una mejor planeación, programación y técnicas de control de producción, la empresa puede reducir la duración de su ciclo de producción. La reducción de dicho ciclo hará que se incremente la rotación del inventario de trabajo del proceso de la empresa.


Aumentar la rotación de productos terminados: La empresa puede incrementar su rotación de productos terminados pronosticando mejor la producción a fin de hacer coincidir ambos aspectos. El control mas eficaz del inventario de artículos terminados contribuirá a una rotación mas rápida del inventario de productos terminados.

Aceleración de la cobranza de cuentas: Otra forma de reducir el requerimiento de efectivo operacional de la empresa consiste en acelerar la cobranza de las cuentas por cobrar. Dichas cuentas, al igual que el inventario, captan el dinero que podría invertirse en activos adicionales. Estas cuentas son un costo necesario para la empresa, ya que la extensión de crédito a los clientes normalmente permite a la empresa alcanzar niveles mas altos de ventas que los alcanzaría operando sobre una base estrictamente de efectivo. Las condiciones de crédito suelen ser impuestas por el ramo en que opera la empresa. Por lo regular se establecen con relación a la naturaleza del producto a vender, su forma de transportación y de empleo. En la industrias donde se venden productos no diferenciados, las condiciones de crédito pueden ser un factor decisivo en las ventas. Como sucede por lo general en estas industrias, todas sus empresas se adaptan a las mejores condiciones de crédito disponible con el fin de mantener su posición competitiva. En las industrias en las que se venden productos relativamente diferenciados, puede manifestarse una mayor variación en las condiciones de crédito.

El periodo de cobranza de la empresa no solo se ve afectado por sus condiciones de crédito, sino por las políticas de crédito y cobranza. Las políticas de crédito en los criterios que sigue la empresa para determinar a quien debe extenderle un crédito; las políticas de cobranza por su parte, determinan el plazo trazado por la empresa para cobrar sus cuentas pendientes con prontitud. Los cambios en las condiciones y políticas de crédito, así como las de cobranza, pueden emplearse para reducir el nivel promedio de cobranza sin dejar de mantener o incluso aumentar las utilidades totales. Normalmente la iniciación de un descuento en efectivo por pronto pago, el empleo de políticas de crédito mas restrictivas, o al inicio de políticas de cobranza mas dinámicas, reducirá el periodo promedio de cobranza.

DETERMINACIÓN DEL EFECTIVO MÍNIMO PARA OPERACIONES
Dado que la empresa debe aprovechar las oportunidades que surjan para invertir o para pagar sus deudas a fin de mantener un saldo efectivo, la meta debe ser entonces operar de manera que requiera un mínimo de dinero en efectivo. Deben planearse la cantidad de dinero que permita a la empresa cumplir con los pagos programadas de sus cuentas en el momento de su vencimiento, así como proporcionar un margen de seguridad para realizar pagos no previstos, o bien, pagos programados, cuando se disponga de las entradas de efectivo esperadas. Dicho efectivo puede mantenerse en forma de deposito a la vista(saldo en cuenta de cheques) o en algún tipo de valor negociables que produzca intereses.

Existen diversas técnicas cuantitativas al igual que reglas empíricas para determinar los saldos óptimos en caja. El presupuesto de caja presenta un método para planear los requerimiento de efectivo, si bien no trata explícitamente el problema del saldo adecuado de caja. Desde luego el nivel optimo depende tanto de la entrada esperada o no, así como de los desembolsos de efectivo. El saldo

apropiado se establece con frecuencia en un nivel suficiente para cumplir con los requerimientos esperados o inesperados, o para cubrir las necesidad establecidas por los acreedores, cualquiera que sea lo mayor.

Otro método consiste en establecer el nivel mínimo de caja como porcentaje de ventas. Por ejemplo, una empresa que desee mantener un saldo en efectivo igual al 8% de las ventas anuales (que espera sea de $2,000,000.00) mantendría un saldo de $160,000.00 (0.08 por 2000,000) . Los planteamientos mas elaborados para determinar los saldos necesarios se basan en el empleo de técnicas como el calculo y la estadística.

A fin de ilustrar usaremos una sencilla técnica para estimar el nivel de liquidez mínimo requerido. Mediante el esquema ya desarrollado el nivel mínimo en caja, para operaciones que una empresa necesita puede calcularse al dividir los desembolsos totales anuales de la empresa entre su tasa de rotación de efectivo.

Si DTA representa los desembolsos totales anuales, el efectivo mínimo para operaciones es:

EMO = DTA / RE

Concepto Del Costo De Oportunidad.- Cuando existe un costo de mantenimiento de saldos de caja ociosos la empresa debe intentar reducir la cantidad de caja para operaciones que se requieran.

Análisis Del Modelo De Ciclo De Caja.- El estudio de los ciclos de caja, rotación de efectivo y caja mínima para operaciones se basa en varios supuestos que resultan licitantes. Uno de ellos consiste en que la técnica de elaboración del modelo no toma en cuenta explícitamente las utilidades, esto es, que las utilidades superan a los desembolsos. El modelo supone mas bien que las recepciones de efectivo igualan a las salidas de dinero, y por tanto no hay utilidades. En segundo lugar el modelo supone que todos los desembolsos ocurren simultáneamente el pago de las materias primas (pago de las cuenta pendientes) . Es evidente que en la realidad, el valor será adicionado a la materia prima en varias etapas o a lo largo del proceso de producción-venta. Este supuesto tiende a provocar una sobrestimaron del efectivo mínimo para operaciones. Tercero, se da por seguro que las compras, la producción y las ventas de la empresa ocurren a una tasa constante todo el año. En situaciones en que no es valido este supuesto, puede estimarse la caja mínima para operaciones mediante el uso de la tasa de rotación de efectivo para el periodo de operación que dependa mas del efectivo. Por ultimo el grado de incertidumbre (o variabilidad) de los requerimiento de dinero afectara seguramente el nivel mínimo de caja para operaciones.

FLUJO DE CAJA DENTRO DEL MES

Como el flujo de efectivo presentado en el presupuesto de caja solo se muestra sobre una base mensual total, la información que proporciona no es la mas adecuada para en cualquier caso, asegurar la solvencia. Una empresa debe considerar con mas detenimiento su patrón de entras y salidas de efectivo diario con el fin de asegurarse que se dispone de efectivo suficiente para el pago de deudas en el momento de su vencimiento. Una vez que esta satisfecho de haber tomado en cuenta todos los ingresos y egresos predecidles se combinan los programas de ingresos y egresos de efectivo para obtener el flujo de entrada o salida neto de efectivo para cada mes.

El siguiente ejemplo ilustra la importancia de revisar los flujos de caja diarios para conocer otra fuente de variación.

EJEMPLO: En la siguiente tabla se muestran el patrón real de entradas y salidas de efectivo durante el mes de octubre de la compañía ACA. Puede observarse que, aun cuando la empresa empieza el mes con $50,000 y lo finaliza con $47,000, su saldo de caja es negativo en varios momentos del mes. La Tabla refleja los saldos negativos de caja de los periodos del 2 al 11 de octubre y del 17 al 22 del mismo mes. Nótese que el mayor déficit de $72,000 representa el 4 de octubre.

Flujos diarios de efectivo durante el mes de octubre de la compañía ACA

fecha cant. percibida cant. desembolsada saldo de caja

1/10 saldo inicial 50
2/10 100 -50
4/10 22 -72
5/10 65 15 -22
11/10 74 52
12/10 10 12 50
16/10 40 10
17/10 3 21 -8
22/10 35 27
26/10 20 1 46
29/10 3 49
31/10 2 47
total 210 203

El ejemplo anterior demuestra que, aunque los flujos de efectivo de una empresa, como o refleja el presupuesto de caja, pueden sincronizarse de modo que las recepciones de fin de mes excedan a los desembolsos, dicha sincronización no asegura que la empresa sea capaz de satisfacer las necesidades efectivo diarias. Los flujos de caja de una empresa son por lo general muy variables cuando se les considera sobre una base diaria por ello, una planeación de efectivo satisfactoria requiere considerase mas allá del presupuesto de caja. El administrador financiero, a fin de mantener la solvencia de la compañía, debe planear y verificar el flujo de caja con mas frecuencia sobre una base mensual. Cuando mayor sea la variabilidad de los flujos de efectivo de un día a otro, tato mayor será la atención requerida. Debe quedar claro que el proceso de planeación requiere mas de la preparación de presupuestos de caja. DE igual importancia resulta el análisis concienzudo de los estado para señalar todas las incertidumbres que podrían afectar al flujo de efectivo de la empresa.





MOTIVOS PARA MANTENER EFECTIVO

John Maynard Keynes sugirió tres motivos para mantener efectivo. Keynes identifico estos motivos de la siguiente manera: el motivo de las transacciones, el motivo especulativo, el motivo de precaución. Al hacer a un lado el énfasis de los individuos, podemos utilizar estas tres categorías al describir los motivos de las corporaciones para mantener efectivo.

Motivo de transacciones: Hacer frente a pagos que surgen en el curso normal del negocio tales como compras, sueldos, impuestos, y dividendos.

Motivo especulativo: Tomar ventaja de oportunidades temporales, tales como una súbita baja en el precio de una materia prima.

Motivo de precaución: Mantener un colchón de seguridad a un amortiguador para hacer frente a necesidades de efectivo no esperadas. Entre mas predecibles sean los flujos de entrada y salida de efectivo para una empresa, menos efectivo necesita mantener para las necesidades de precaución. Tener listo un poder de préstamo para hacer frente a gastos de efectivo de emergencia también reduce la necesidad de este tipo de saldo de efectivo.

Es importante señalar que no todas las necesidades de efectivo de las empresas exigen tener exclusivamente saldos de efectivo. De hecho, pueden hacerse frente a una parte de estas necesidades al poseer valores negociables, activos equivalentes del efectivo. En su mayoría, las empresas no mantienen efectivo con el propósito de la especulación. La situación mas probables es que la empresa dependerá del poder de préstamo de reserva en vez de mantener efectivo para propósitos especulativos.

Consecuentemente solo nos concentramos en los motivos de transacciones y de precaución de la empresa, que hace frente a estas necesidades con saldos mantenidos tanto efectivo como en valores negociables.

La administración de efectivo involucra el cobro y desembolso eficiente del efectivo y la inverso temporal del efectivo mientras este se encuentra dentro de la empresa. Por lo general, la oficina. del tesorero de la empresa administra el efectivo. El presupuesto de efectivo, útil para el proceso indica que cantidad de efectivo es probable que tengamos, cuando y durante cuanto tiempo. Por consiguiente, sirve como base para la planeación y el control del efectivo. Además del presupuesto de efectivo, la empresa necesita información sistemática sobre el efectivo, así como algún tipo de sistema de control.