ADMINISTRACION DE EMPRESAS

1y 2. Utilidad del costo unitario e Integración y análisis del costo unitario (informes)

Un sistema de aplicación de costos como cualquiera otra de la contabilidad, para ser práctica debe desarrollar información oportuna que reditúe, cuando menos el gasto que ocasiona; si el sistema está bien diseñado, la información que proporciona generalmente vale mucho más.

Un sistema de costos planeado adecuadamente, usado con propiedad y a tiempo, proporciona información base para los funcionarios, con diversos fines, principalmente para la toma de decisiones conscientemente y con sustentación.

Los usos sobresalientes son:

Para el control y decisión de ventas

Para la inteligente y eficaz dirección de las ventas de una empresa, así como de su política de distribución y administración, es indispensable el conocimiento de los costos en unidades.

Los costos unitarios que se obtienen bajo un buen sistema de costos, deben orientar a los funcionarios de ventas a fijar precios de venta satisfactorios o adecuados, cuando lo permita la oferta y la demanda.

También el conocimiento de los costos unitarios podrá determinar el límite mínimo del precio de venta, que en un momento dado se puede fijar a determinado artículo para que él, por sí solo, genere aunque sea un pequeño margen de utilidad, al mismo tiempo podrá orientar a la dirección de ventas respecto a qué artículos permiten que se les concedan, en determinado momento, ciertos descuentos especiales.

Para el control administrativo

Los costos unitarios de producción sirven de base para la valuación de los artículos terminados, en proceso, y para la obtención del coso de producción de lo vendido, en consecuencia, facilitan la integración de la posición financiera, del estado de resultados, y desde luego del conjunto de costo de producción y costo de producción de lo vendido.

Los estados citados informan lógicamente sobre la posición financiera, los resultados y los costos, e influyen de manera muy marcada en las políticas que se adopten, por lo que mientras más frecuente, oportuna y exacta sea la formulación de ella, servirán más en las decisiones administrativas.

c. Para el control de producción

El costo unitario de un artículo elaborado, representa en forma sintética, el conjunto de la actividad fabril para el técnico en costos, en dos grandes ramas afines: costos en sí, y producción.
En la industria, el mejor método es aquel que, considerando la calidad, produce el artículo a menor costo unitario, puesto que por medio del sistema de costos se obtienen los costos unitarios analíticos de producción, cuando se comparan los costos unitarios de diversos métodos y prontamente se encuentra el más barato o el más caro. Así, de acuerdo con una base empírica del costo unitario más bajo, el sistema de costos puede revelar, por ejemplo, que en el método superior de producción se utilizan los elementos del costo más caros.

a. En relación con la justa regulación de los precios

En la fijación de los precios es indispensable que las autoridades cuenten con una amplia información analítica, respecto a la integración de los costos unitarios de los diversos fabricantes, para no ser injustas, ni originar pérdidas y hasta la desaparición del mercado, con las consecuencias de desempleo, cierre de plantas productivas, etc.

En relación con la uniformidad de la contabilidad

Es conveniente que los fabricantes, en determinada rama industrial, puedan tener ocasión de comparar sus costos con los obtenidos por otros miembros de la misma, ya que en algunos campos de la producción pueden establecerse parangones de esa naturaleza, merced a las actividades que con dicho fin han desenvuelto algunas cámaras o asociaciones de industrias para fomentar, entre sus miembros, la utilización de métodos uniformes en la contabilidad, y para usar los antecedentes unificados entre las industrias del grupo.

En la práctica es notable la diversidad entre las normas adoptadas por las distintas cámaras o asociaciones de industrias, que van desde un simple índice uniforme de cuentas, hasta un sistema completo de contabilidad, que no sólo aplica cuentas uniformes, sino también registros, modelos e incluso métodos de trabajo.

Para la elección de diversas alternativas

Los costos unitarios sirven de base para decidir la alternativa que más convenga; entre diversos modos de actuar, la elección del camino más conveniente puede realizarse previo análisis de los costos unitarios correspondientes a las alternativas por seguir.

En la actualidad, el departamento de contabilidad deberá adjuntar a los estados financieros, los informes, y en algunos casos, análisis sintéticos, con el fin de aportar la información adecuada para tomar decisiones y dar a conocer el control existente del costo de distribución, y administración, contando así los directivos con las bases necesarias para desarrollar convenientemente las políticas y objetivos de las operaciones respectivas y la reducción de sus costos.

La información bien obtenida podrá servir, en mucho, para el establecimiento del Presupuesto del Costo de Distribución y Administración, que constituye para la administración, como se citó, un instrumento de dirección y control de gran importancia.

3.Costo – Volumen – Utilidad y Punto de Equilibrio

Los sistemas contables se ajustan a las necesidades de las leyes de impuestos federales y estatales, indebidamente, puesto que deben estar de acuerdo con la Contaduría, y para efectos fiscales hacer la conciliación entre lo contable y lo fiscal, igualmente acontece, respecto a las necesidades de ciertos aspectos de la administración financiera de una organización. Sin embargo, cuando el objetivo final de los datos sobre costos es la toma de decisiones, se debe tener cuidado de que los costos promedio y la distribución de los costos fijos generales, no oculten la conducta real de los costos, interesándose en el efecto neto sobre los costos de cada una de las posibilidades que se consideren, pero las implicaciones de este criterio varían ligeramente con la naturaleza de cada problema.

El análisis del Punto de Equilibrio utiliza la naturaleza fija y variable de los costos para indicar el volumen necesario para operación lucrativo.

El punto de equilibrio es esencialmente aquel momento en que los ingresos quedan igualados por sus correspondientes gastos; es un volumen de ventas mínimo que debe lograrse, y que al aumentar existen utilidades. En pesos, representa el punto de volumen de ventas en que el saldo marginal es igual al monto de gastos; no hay ni utilidad ni pérdida.

El punto de equilibrio es un instrumento útil en los negocios, sin embargo debe ser considerado como un medio para formar la política administrativa y no como un sustituto de la misma.

Los directivos de las empresas se interesan en conocer ese punto de equilibrio e virtud del efecto que algunas de sus decisiones tendrán al respecto. Lo utilizan como medida que indique la necesidad de reconsiderar los planes que se tienen. Si al formularse el presupuesto, el volumen de ventas anticipado se acerca mucho al punto donde no habrá ni utilidad ni pérdida, la gerencia puede revisar los planes, a fin de ver si es posible mejorarlos; una vez que se ha aprobado el presupuesto, el conocimiento de la posición que guarda el punto de referencia, puede impresionar a los gerentes en el sentido que deberán cumplir con sus compromisos dentro de los límites marcados por el mismo.

El análisis del puno de equilibrio, es importante para establecer una estructura conceptual para controles presupuestales, planeación de utilidades, y selección de procesos. Le muestra a la Dirección lo que le pasaría al punto de equilibrio y a las utilidades, a consecuencia de los cambios en el volumen o los métodos de acción.

4.Importancia de los costos en la toma de decisiones administrativas

Aunque la contabilidad de costos puede ser un instrumento adaptable para la gerencia y puede desempeñar importante papel dentro de los sistemas informativos de la misma, su utilidad, eficiencia y su eficacia, dependen principalmente de la comunicación apropiada entre la gerencia y la contabilidad.

Los que dirigen empresas industriales dependen, en un grado enorme, para la operación acertada, de la guía y de los controles que sólo puede proporcionar un departamento de contabilidad verdaderamente capaz objetivo, sin embargo, esas mismas personas n obtienen lo que necesitan, en este caso un abismo enorme separa a los contadores del resto de la organización, por lo que no puede haber una buena contabilidad, a menos de que la gerencia, se percate bien a fondo y decida qué es lo que desea y exija que se le dé.

Suministrar a la gerencia datos que le ayuden a pensar en cosas grandes y pequeñas, es la prueba a la que se enfrenta la Contabilidad de Costos.

Dentro de los diversos usos que los funcionarios le pueden dar a los costos está:
Medición de la ejecución del trabajo

Cuando se hace esta medición mediante procedimientos y técnicas de contabilidad de costos, la operación consiste fundamentalmente en comparar el costo real de fabricación de un producto, de un servicio, o de una función, con un costo previamente determinado. En un sistema de costos bien organizado, se preparan informes periódicos que muestran la actuación de los supervisores a los diferentes niveles de operación; de esta manera cada jefe recibe informes correspondientes a las actividades de que es responsable.

Valuación y control de inventarios

La contabilidad de costos desempeña un papel fundamental en la valorización de inventarios en un empresa industrial. El control de inventarios, tanto de artículos terminados como de materia primas, consiste en mantener en existencias las cantidades adecuadas de los diferentes artículos en debida proporción a las ventas y a la producción.

Determinación del costo de producción de lo vendido

El costo de producción de lo vendido es generalmente, en las industrias, el renglón de deducción más importante en el estado de resultado, por lo que es medular que esté bien determinado, ya que afecta las utilidades o pérdidas.

Para fijar precios de venta y competitividad

Desde luego que el fijar el precio de venta depende básicamente de la oferta la demanda, pero cuando ellas lo permiten, conociendo el costo unitario, éste es base para, de acuerdo con las políticas de la empresa, competencia, conveniencia, etc., imponer el precio de venta.

También con los costos unitarios, se sabe si en ese aspecto se está en competencia o fuera de ella, lo cual puede dar lugar a producir dejar de hacerlo.

Para formular presupuestos
Los costos son indispensables para realizar los presupuestos, puesto que sin ellos no podrían aflorar las cifras, que en moneda, es como se pueden sumar, comparar, comprender, y utilizarse en su gran gama.
Para proyectar cambios en el producto, en la planta, en los métodos de producción, de distribución y en el control

Cambios en el producto. Por medio de los costos, se puede decir si se pueden ocupar otras materias primas alternativos, elaborar otros artículos, dejar de producir algunos, mutaciones en la presentación, estar a la moda, etc.

Cambios en la planta, en los métodos de producción. Saber si son costeables, hasta donde, con maquinaria moderna o no, en qué momento, etc.

Cambios en la distribución. Por medio de los costos se aprecia si en relación al beneficio obtenido, conviene la publicidad, la propaganda, su combinación, con qué periodicidad, si se lleva la distribución por agentes, por sucursales, etc.
En el control. Mediante los costos, especialmente con los predeterminados (estimados y estándar) donde las variaciones o desviaciones son llamadas de atención, dando lugar a la administración por excepciones, o si no las hubiera, el costo fue la medida que indicó que se esté cumpliendo, y por lo tanto, controlado.

Su utilidad en otras decisiones

Como puede ser la inversión, en compañías subsidiarias, afines; segmentación de las funciones de la entidad; en la creación de empresas de servicios; para efectos de impuestos, etc.

5.Análisis integral del costo - beneficio

El estudio de la relación que existe entre el costo, con el volumen, y las utilidades (beneficio), se utiliza para propósitos de planteamiento de utilidades, control de costos, y toma de decisiones, ya que el comportamiento de los costos es cambiante en diferentes volúmenes (de producción y ventas) y por lo tanto afectan a las utilidades, surgiendo entonces el sistema de equilibrio.

En realidad lo anterior se refiere al análisis del Punto de Equilibrio, para comprender las relaciones correspondientes del ingreso sobre la venta, costos y utilidades, así como los diversos volúmenes de producción y ventas, con lo cual se pueden tomar alternativas de decisión, planeación, y control.

Desde luego que lo anterior no es un instrumento de precisión, por lo que debe prevalecer lo siguiente: que la mezcla real sea igual a la pronosticada, que los precios de venta de los productos no cambien en los diversos niveles de actividad, que la capacidad de la planta permanezca relativamente constante, que lo producido y vendido coincida aceptablemente con lo pronosticado, que los costos no tengan discrepancias significativas en relación con las proyecciones de costo – volumen – utilidad, básicamente.