ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Conceptos y características.
En la actividad industrial se reconocen 3 grandes fases de operación: Producción, distribución y administración, con caracteres y peculiaridades completamente distintas, que generalmente son apreciados sin dificultad. Las empresas industriales tienen como principal objetivo la producción, sin dejar por esto de realizar la distribución y la administración perfectamente definidas. En cambio, las empresas comerciales sólo llevan a cabo las funciones distributivas y administrativa.

- Características:
Costos de distribución:
a) Referentes a la operación de venta.
A) Creación de la demanda.- Significa despertar el interés por medio de la propaganda, oferta o cualquier otro incentivo de venta.

B) Obtención de la orden.- (venta) Consiste en convertir la demanda o la oferta en una venta real, ya sea directamente o por medio de distribuidores.

C) Manejo y entrega del producto.- Comprende el almacenamiento, empaque, transporte, etc., hasta la recepción del artículo por el consumidor o comprador.

D) Control de venta .- Corresponde desde investigación y apertura del crédito hasta la entrega del artículo al cliente.
b) Referente a las demás operaciones.
Costo administrativo.

Se integra por partidas no identificables o registradas en el costo de producción o en las operaciones de venta, por esos conceptos; dicho de otra manera, se refiere a todos los demás que no es el costo de producción ni costo de distribución (gastos de venta).

Análisis y clasificación.
- Análisis.
Las partidas que forman los costos de distribución y administración. Se analizan de la siguiente manera:
1. Con relación a su ocurrencia en los volúmenes de venta:
a) constantes (fijos y regulados). Son aquellos gastos que se suceden período a período, sin aumento ni disminución, sea cual fuere el volumen de ventas, como son las depreciaciones, seguros, rentas, honorarios, etc.

b) Variables. Son aquellos que aumentan o disminuyen de acuerdo con los volúmenes de ventas, como son las comisiones, fletes y acarreos, empaques, seguros, propaganda, etc.
2. Por su intervención en la venta.
a) Directos. Son aquellos que su aplicación es lógica al producto, territorio, plaza, cliente, etc.

b) Indirectos. Son aquellos gastos que se encuentran en la situación contraria a la anterior, y que para su aplicación al producto, territorio, plaza, cliente, etc., deberá efectuarse atendiendo ciertas bases, siendo entre otras las siguientes:

De acuerdo con el beneficio obtenido: Consiste en prorratear los gastos indirectos de distribución y administración en los diversos departamentos en proporción directa al beneficio servicio obtenido por el gasto relativo.

Con base en las utilidades resultantes: Soporta una aplicación mayor el producto, cliente, plaza, territorio, etc., que haya logrado más utilidades.

En relación con las condiciones existentes: Hay determinados gastos que no se encuentran relacionados directamente con los objetivos de la empresa, pero sin embargo forman parte del costo de distribución y administración como por ejemplo el sueldo del gerente general, que pasa para su prorrateo será necesario hacer un estudio de las condiciones existentes, para hacer la distribución lo más equivalente posible.

- Clasificación.
La clasificación de los costos de distribución debe hacerse en 2 sentidos a la vez, es decir, uno atendiendo al objeto de la erogación y otro según la función que desempeña, ejemplo:

a) Clasificación objetiva ( por el objeto de la erogación).
Gastos directos de venta. Corresponde a gastos directos de vendedores, comisiones, gastos de viaje, gastos de la oficina de ventas, impuestos, etc.
Gastos de propaganda y promoción. Comprende gastos de publicidad, muestras, sueldos por promociones, investigación de mercados, etc.
Gastos de transporte y reparto. Integra todas aquellas erogaciones necesarias para entregar el producto al comprador o distribuidor.
Gastos de almacenaje. Corresponde a los gastos por recepción, estiba, conservación, sueldos, seguros, etc., de los productos para venta.
Gastos de crédito. Incluye los gastos de investigación del cliente, indagación y apertura o concesión del crédito, etc.
Gastos de administración. Son los gastos restantes, de acuerdo con las funciones propias. Es conveniente contabilizar los gastos de administración ocupando una cuenta con subcuentas, para cada una de las funciones habidas.
b) Clasificación funcional (para el costo de distribución, en función de la erogación).

1. Por el tipo de producto. Podrá hacerse por unidad vendida o por volumen de ventas con las siguientes finalidades:
Determinar el dato de utilidad o pérdida en los diversos artículos vendidos.
Precisar el volumen de ventas de ciertos productos y la política a seguir en la distribución.
Determinar los porcentajes de comisiones, descuentos y algunos gastos que pueden soportar de acuerdo con la utilidad que reporten los artículos.
2. Por territorios o plazas. Con esta clasificación se logra conocer la potencia adquisitiva de cada zona, de acuerdo con su capacidad de consumo y su estándar de vida. El resultado de este análisis permitirá tomar decisiones para mejorar el abastecimiento en ciertas plazas. Considerando los costos de cada caso.

3. Por clientes. Este análisis es de gran utilidad para fines de control, pudiéndose hacer una sub clasificación de los mismos por mayoreo, menudeo, locales, foráneos, etc. El estudio sirve básicamente para la concesión de descuentos, servicios sobreesmerado en algunos casos, atención especial, primacía en la entrega, etc.

4. Por métodos de venta. Comúnmente se hace este estudio y clasificación tomando como punto de partida las condiciones en que se realizan las ventas, es decir, a contado, a crédito o en abonos. Es conveniente el conocimiento en esos sentidos, para apreciar si es o no provechoso seguir vendiendo en alguna rama o por el contrario ponerle más atención, etc.

5. Por canales de distribución. Clasificados por distribuidores, sucursales, agencias, comisionistas, etc., con el objeto de ver el rendimiento de cada una de ellas con referencia a los gastos.
Importancia y objetivos de los costos de operación.
En la búsqueda de la eficiencia administrativa, es necesario que las empresas controlen cada gasto de operación, para poder controlarlo y aumentar así su margen de utilidad.

La determinación de los costos unitario, el control y la información podemos considerarlos como objetivos principales de un adecuado sistema del costo de distribución y administración.

Como objetivos derivados de los citados se pueden considerar:
Toma de decisiones de los derechos, fundamentadas sobre bases firmes.
Conocer zonas improductivas o susceptibles de ser mejoradas o que a pesar de su mala productividad deben continuarse tratando, porque de lo contrario daría lugar a una baja sensible en el volumen de producción.

Control de vendedores, para evitar desatención de zonas de ciertos productos, de clientes, de gastos altos o superfluos, etc.
Canales de venta no adecuados.
Productos que arrojen pérdidas.
Pedidos a clientes no productivos.
Elaboración del presupuesto del costo de distribución y administración.
Contabilización de los costos de operación.

I. Acumulación de sus partidas por medio de las cuentas:
Gastos de venta.
Gastos de administración.
II. Prorrateo primario.
Identificar y clasificar las erogaciones en conceptos objetivos (clasificaciones objetivas).

III. Prorrateo secundario.
1. Redistribución de las erogaciones atendiendo a la clasificación funcional (No es necesario incorporarlo a la contabilidad).

Costo de operación predeterminado.
En la práctica se aplican al período; el total de gastos de distribución y administración incurridos, no importando que parte de los mismos tenga repercusión o beneficio en futuros ejercicios (publicidad y propaganda) y que en última instancia deberán ser diferidos y aplicados proporcionalmente por otra parte, estos gastos, deben prorratearse en proporción a las ventas para el costo de distribución y administrativo.

Los estándares en el costo de distribución y administración pueden calcularse por:
Peso vendido (valor).
Cada peso de utilidad bruta.
Cada unidad vendida.
Cada unidad funcional (plazas, clientes, etc.).
Presupuesto de costo de operación.
Uno de los problemas más delicados dentro del costo de distribución y administración es llevar a efecto su proyección hacia el futuro, misma que se realiza por medio del presupuesto, ya que existen partidas de difícil pronóstico, aún cuando puede facilitarse con experiencia sobre la empresa y conocimiento de las políticas.

Por otro lado, las ventas son de operaciones finales para la obtención de utilidades, y para llevarlo a cabo las empresas efectúan gastos que es necesario estén debidamente controlados, pues de lo contrario dará lugar a una merma de utilidades; dicho control se logra por medio del presupuesto que permite supervisar el desarrollo de los gastos conforme a lo proyectado o a lo previsto.

Para su formulación deben seguirse las etapas que a continuación se mencionan.
Investigación y conocimiento de las políticas establecidas por la dirección de la empresa.
Cada jefe de departamento que interviene en la distribución y administración deberá elaborar una información a futuro lo más apegada posible a su realización, de lo cual en gran parte depende la exactitud del presupuesto.

Análisis de cada una de las erogaciones necesarias para la colocación del producto en el mercado.
Conocimiento exacto de las erogaciones efectuadas en períodos anteriores.
Una vez hecho lo anterior, se procederá a determinar cifras, valuando cada una de las partidas que forman el presupuesto, ya sea mensual, trimestral o anualmente, o por mas tiempo.