ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Organización y reorganización del sistema.

Cuando una fábrica empieza a desarrollar sus funciones, es necesario antes de la implantación de un sistema de costos, hacer una relación de las fábricas cuyo giro sea semejante para tener una base que sirva de referencia, y así procurar información suficiente acerca del funcionamiento de las mismas.

Partiendo de esos informes se procederá a organizar la contabilidad de costos, con los datos más apegados a la realidad.

Si por el contrario, la empresa se encuentra en plena marcha, pero ha trabajado con un sistema de costos globales y decide modificarlo, entonces se tendrá que reorganizar la contabilidad de costos existente.

En esta situación el organizador tendrá que hacer un estudio del sistema contable actual y de los procedimientos que se seguirán para su aplicación; así como algunas entrevistas con el personal existente, a efecto de contar con la cooperación necesaria, comunicación y conocimiento de las personas relacionadas con el sistema, para tener un gran paso ganado, asegurándose de esta manera de la consecución y éxito de su implantación.

1. Planeación.

Anteproyectos.


Efectuados los estudios generales de la industria, y reunidos los datos suficientes, resultantes de la investigación, se determinarán las irregularidades y fallas habidas, proponiéndose a los dirigentes interesados en el trabajo; una vez definidos los puntos por desarrollar, se procederá a la organización o reorganización según el caso.
También se sugerirá el sistema implantarse, el cual será formulado por escrito y con carácter de anteproyecto, debiendo ser claro y breve.
Finalmente se procederá a hacer eliminaciones o modificaciones, o unas y otras, a sugerencia de los funcionarios.

Proyectos.

De acuerdo con las decisiones finales acordadas, se procederá a efectuar una sistematización de las mismas y a establecer el orden que se ha de seguir, tomando en consideración que el sistema de costos tendrá que constituir una parte integrante del sistema de contabilidad, por lo que en este aspecto se requiere que exista una coordinación absoluta entre las contabilidades "general y de costos".
Se elaborara un proyecto de los pasos que se seguirán en el diseño del nuevo sistema, así como de las formas de papelería que se habrán de utilizar, a efecto de obtener los informes y el control necesarios.

Formas.

Un aspecto importante en la implantación de un sistema de costos, es el diseñar de manera correcta y adecuada las formas y demás papelería que hay que utilizar, teniendo que poner especial cuidado para evitar el diseño de documentación innecesaria, pues esto elevaría los costos y podría dar lugar a la obtención de datos extemporáneos y no adecuados.

Entre los requisitos que deben llenar dichas formas para su máximo rendimiento, están: que no contengan mas datos de los debidos, que sean de determinado color de papel (de acuerdo con su manejo); de tamaño especial para que su archivo no sea complicado, que se indique su objeto para dar información oportuna, y también el personal que las utilizará.

Catálogo de cuentas.

Es indispensable que se haga una planificación de cuentas, para facilitar la información contable y administrativa, así como para la elaboración de estudios financieros.

El catalogo de cuentas, dentro del sistema de costos, tiene peculiar importancia, pues incluye un grupo de cuentas relativas a la producción que a su vez tienen sub cuentas , siendo necesaria una codificación especial de acuerdo con los estudios realizados previamente con los movimientos y necesidades de la empresa.

4. Implantación y control del nuevo sistema

Implantación del sistema.

Con base en el proyecto de sistema aprobado el siguiente paso será ponerlo en práctica.

Lo más conveniente para que empiece a funcionar el nuevo sistema, es que se fije una fecha determinada y al llegar ésta, se corte con el funcionamiento del sistema anterior y se continúe con el nuevo, no sin antes haber hecho un estudio de la forma de engranarlo.

Para llegar a los fines deseados, es imprescindible que el sistema se someta a prueba durante un tiempo lógico, y se efectúe posteriormente una comparación entre los sistemas anterior y vigente, para aclarar y definir algunas situaciones; pueden surgir modificaciones adicionales, aunque estas sean en un grado mínimo.

Control del sistema.

El control sobre el sistema implantado. Se recomienda que se lleve a cabo en el siguiente orden:
Compras, almacenaje y distribución de materias primas.
Producción en proceso.
Producción terminada.

Instructivo para la planeación de un sistema de costos.

El organizador del sistema no puede estar explicando continuamente al personal el funcionamiento del mismo, por lo tanto debe formular un manual que contenga los datos necesarios para resolver cualquier duda que se presente, también para instruir al personal nuevo, evitándose malas interpretaciones y adiestramiento innecesarios.

Este manual contendrá las instrucciones detalladas en relación con las finalidades del sistema, de los procedimientos por seguir a cada paso, de las formas y documentación asesoría y del catálogo de cuentas.

Supervisión sobre la ejecución y realización del sistema

Una vez implantado el sistema de costos, es indispensable efectuar una inspección constante de su buen funcionamiento, pues en muchas ocasiones, no obstante haber implantado un buen sistema, la mala vigilancia de su realización conduce al fracaso. En consecuencia, la supervisión deberá ser no solo durante un periodo, sino siempre, y si el sistema puede mejorarse, se iran introduciendo algunos cambios que harán posible la continua superación en el sistema de costos, por ende, de la empresa en general. Sin dejar de considerar que todo sistema, por bueno que sea, se envicia, envejece, y necesita una reorganización.