ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Al estado actual de la administración se ha llegado a través de avances graduales de la historia. Las diferentes teorías de la administración han valorado en mayor o menor medida una serie de variables básicas:

•TAREAS! trata del nivel operacional o trabajo de los obreros.

•ESTRUCTUTA! trata el nivel de departamentos y de relaciones entre ellos

•PERSONAS! estudia el comportamiento humano en el trabajo

•AMBIENTE! trata de la relación con el entorno, el concepto de empresa como sistema abierto

•TECNOLOGÍA! trata de la informática, matemáticas, que se han incorporado a las tareas de administración y que han supuesto un avance muy importante

La teoría de administración comenzó haciendo énfasis en las tareas a través de las escuelas de administración científica de Taylor, continuó haciendo énfasis en las estructuras a través de la escuela clásica de Fayol, la teoría estructuralista, y la teoría de la burocracia, continuó poniendo énfasis en las personas a través del enfoque humanístico de la teoría del comportamiento y del desarrollo organizacional. Seguidamente se fijó en el ambiente concediendo importancia a la relación de la empresa con el entorno externo y la principal teoría representante es la teoría de sistemas, finalmente se dio énfasis a la tecnología siendo representada por la teoría contingencial.

En un principio el objeto de la administración fue la actividad industrial y después se extendió a todo tipo de organizaciones humanas.



VARIABLES BÁSICAS

•Tareas

•Estructura

•Personas

•Ambiente

•Tecnología

ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN

•Administración científica

•Escuela clásica

Teoría de la burocracia

Teoría pluralista

•Enfoque humanista

Teoría del comportamiento

Desarrollo organizacional

•Teoría de Sistemas

•Teoría contingencial

•TÉCNICO-PRODUCCIÓN! Debe reunir las siguientes características:

•deben estar muy preocupados por su formación y permanente puesta al día, los profesionales de este grupo son difícilmente sustituibles por ser difícilmente suplantables sus conocimientos.

•Deben ser capaces de formar a otros, transmitiéndoles su experiencia y conocimientos. Es difícil pero preocupa mucho a las empresas, saber que los conocimientos no están centrados en una persona.

•COMERCIAL!

•Características extrovertidas y buena salud

•Entusiastas

•Deben tener conocimientos técnicos de los productos que venden, cada vez más ingenieros vendedores

•Conocimientos sobre ventas y estrategias de marketing

•Tienen que ser cuidadosos con los riesgos que asumen, tratando de obtener márgenes positivos ya que muchas empresas tratan de conseguir proyectos como sea sin importarles si va a ser o no rentable.

•ADMINISTRATIVO-FINANCIERO! Los administrativos se encargan de hacer las nóminas, contabilidad, y análisis de costes

•Puntillosidad

•Buenos organizadores

•Exigentes en la puntual fijación de previsiones y presupuestos, y ser capaces de analizar las desviaciones, si se producen

Financiero se encarga de cobros y pagos.

•Mentalidad planificadora y analítica para elegir la mejor alternativa de financias en cada momento

•Buena capacidad de relación con las entidades financieras, especialmente deben negociar dentro de la empresa.

•Capacidad y conocimientos para hacer planificación fiscal de la empresa, estar al día de cómo están las leyes

•MODELO JAPONES Y AMÉRICANO

Durante muchas décadas el modelo a imitar ha sido el americano que acepta como ninguno las reglas del libre mercado, de demanda y de oferta y que reconoce y premia a quien gana dinero como único índice representativo de una buena gestión. Durante los últimos años este modelo ideal se ha trasladado a Japón con una concepción más basada en la persona, en los productos de calidad, y en el trabajo motivado, hoy en día sobre todo en Europa se intentan combinar ambos modelos.

•FORMACIÓN ADECUADA ha de ser una persona con una formación adecuada preferentemente actualizada, sobre todo que tenga un importante PESO DE EXPERIENCIA a sus espaldas, todo ello con el RESPALDO DE UNOS RESULTADOS y de una trayectoria profesional basada fundamentalmente en el éxito, además tiene que tener FIRMEZA no cediendo nunca ante lo que no tiene que ceder. Tiene que tener CAPACIDAD DE ORGANIZAR Y DE DELEGAR y de entusiasmar y de motivar, todo lo que presupone que está verdaderamente dirigiendo un equipo.

•CAPACIDAD DE RELACIÓN, abarcando socios, personal, sindicatos, clientes, proveedores, entidades bancarias, administración pública y todo ello relacionado con el entorno cercano, no sólo con él, sino cada vez más con el entorno internacional.

•CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN AL CAMBIO, ya que se mueve en un entorno cada vez más práctico en el que la presión de los competidores es muy fuerte.

•CAPACIDAD DE PLANIFICAR A MEDIO Y LARGO PLAZO, de pensar. Es el más importante y difícil.

•A la hora de buscar un nuevo gerente, en general es preferible que sea alguien de la casa, de dentro, lo que significa que es importante que haya un segundo que con el tiempo se pueda convertir en el primero. En el caso de que no podamos encontrar a alguien de dentro es importante tener en cuenta que si la búsqueda se hace por anuncio no siempre los mejores profesionales, sobre todo si están medianamente satisfechos en su empresa, se verán tentados por esta posibilidad, trata de buscar otras vías.

PROVEEDOR COMPRAR!PRODUCIR!VENDER/DISTRIBUIR CLIENTE

El organigrama es el esquema que muestra la estructura jerárquica de una empresa. Organigrama típico:


•FUNCIONES DEL DIRECTIVO

Puede ser complejo dependiendo del tipo y tamaño de la empresa, sin embargo casi siempre nos encontraremos con una serie de funciones comunes.

•CREAR. Debe aportar ideas, debe ser innovador.

•PLANIFICAR. Definir y estructurar las tareas, fijar objetivos y diseñar programas y procedimientos para alcanzarlos.

•ORGANIZAR. Dividir el trabajo, delimitar la responsabilidad y la autoridad, y establecer las relaciones necesarias para que se cumplan los objetivos.

•MOTIVAR. Conocer y tratar de cumplir los deseos y aspiraciones de los trabajadores, para que desempeñen mejor sus tareas con lo que se logrará aumentar la productividad.

•COMUNICAR. Informar al trabajador de todo lo que necesita saber para realizar bien su trabajo, y también de todo aquello que le pueda afectar, lo cual influye muy positivamente en el tema laboral. Cada vez es más importante.

•CONTROLAR. Evaluar si el trabajo se ha realizado según unas normas previamente establecidas.

•LIDERAR. Capacidad de influir en las personas a dar lugar lo mejor de sí mismas para alcanzar los objetivos de la empresa.

Lo más importante es planificar a corto y largo plazo.

DIRIGIR = MOTIVAR + COMUNICAR + LIDERAR

•PROBLEMAS QUE DEBE RESOLVER EL DIRECTIVO

•Compatibilizar los objetivos a largo plazo (tácticos y estratégicos) con los objetivos a largo plazo(operativos)

•Compaginar objetivos de la empresa con los objetivos personales de loe empleados a través de una gestión óptima de los recursos humanos

•Adaptar la estructura organizativa a las necesidades del mercado, hay que estar atento a los cambios para reaccionar a tiempo(relacionado con los costes)

•Optimizar la gestión de los recursos económicos y materiales y aumentar así la productividad

Organización es un conjunto de personas que interactúan entre sí, según un proceso estructurado para alcanzar determinados objetivos. La principal razón de ser de las organizaciones estriba en que a través de ellas la persona puede superar sus propias limitaciones al beneficiarse de los esfuerzos y de las capacidades del resto de las personas de la organización.

SINERGIA! Esfuerzo coordinado de varias personas, da mejores resultados que si estas personas actúan separadamente, debido a la ayuda mutua que pueden prestarse, a la división y a la especialización del trabajo.

•TIPOS DE ORGANIZACIÓN

•FORMALES! tienen estructura bien definida y en las que se describen con claridad las relaciones de autoridad y responsabilidad.

•INFORMALES! son flexibles y espontáneas.

•ELEMENTOS QUE DEBEN CONFLUIR EN UNA ORGANIZACIÓN

•Presencia de un fin común, ya que los objetivos personales no siempre coinciden con los de la organización, por ello debe existir algún tipo de control.

•Disponibilidad de recursos acorde con el fin común.

•Las personas trabajan según un esfuerzo combinado que permita la utilización más racional de recursos.

•Para lograr un aprovechamiento óptimo de las personas y evitar redundancias, se procede a la división de funciones, el sistema de dependencias y de las relaciones entre las personas permitirá recuperar la unidad que la división de funciones ha separado.

•TIPOLOGÍA DE ESTRUCTURAS ORGANIZADAS

•ORGANIZACIÓN FUNCIONAL! es la clásica, se caracteriza porque en ella cada mando se especializa en una actividad en particular.

•Ventajas: especialización, están claras las tareas y responsabilidades de cada uno.

•Desventajas:

- peligro de los compartimentos-estanco, es decir de que cada departamento tenga objetivos parciales que puedan no concluir hacia el objeto común.

- rigidez e inflexibilidad ya que la comunicación sigue siempre el mismo camino en uno u otro sentido. Esto origina falta de protagonismo, y desmotivación en el trabajador. Se relaciona exclusivamente con su jefe inmediato.

•ORGANIZACIÓN MATRICIAL! típica de las ingenierías y en general de las empresas de servicios que trabajan en proyecto, por ejemplo las constructoras. Tienen una estructura permanente de tipo funcional, y otra transitoria, es decir para cada proyecto se tomarían personas de diferentes departamentos desligándose temporalmente de la organización funcional.

•Desventaja principal: cada trabajador puede tener en un momento dado varios jefes, lo cual suele dar lugar a conflictos, por esta razón resulta poco operativa y es difícil encontrarla es estado puro.

•ORGANIZACIÓN POR PROCESOS! se emplea en empresas en las que los procesos o actividades de valor están claramente definidas. Se basa en la necesidad de que haya una relación estrecha entre los procesos para evitar que se pierda información por le camino y la empresa funcione como un todo integrado. Un ejemplo son las del sector eléctrico.