PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DE UN CARGO


A.-   INTRODUCCIÓN
Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier institución que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el éxito; la intención de poder determinar como el uso de Manuales de Procedimientos Administrativos podrán hacer más eficiente el proceso de compras de la Empresa No estoy Ni Ay. Para ello se ejemplifica lo siguiente:

1.-  La empresa No estoy Ni Ay, como institución educativa  requiere ser más competitiva; sobre todo considerando lo que expresamente exponen su Misión, " formar profesionales altamente calificados... " Es precisamente ahora, cuando es más costoso formar ese profesional de vanguardia que tiene que ser más competitiva y servir de directriz para otras instituciones de su naturaleza,
2.- El solo hecho de formar parte de la comunidad educativa de Chile, nos despierta el deseo de participar activamente en la consecución de las metas y objetivos de  No estoy Ni Ay  que permitan hacer de esta institución la mejor y más eficiente en su campo de acción.

3.-  En esta organización como en todo sistema existe interdependencia entre cada uno de los elementos que la componen; los elementos que conforman a la Institución son quizás muy específicos, la docencia y los departamentos de administración y servicios existen para garantizar el funcionamiento de este sistema, pero ¿ qué sucede si al menos uno de estos elementos deja de ser eficiente?, ¿ Que sucede con el resto de ellos? Será que hace que el proceso de formación de un profesional sea mucho más costoso. Es nuestro interés abordar el proceso de compras de No estoy Ni Ay y evaluar la posibilidad de optimizarlo, considerando nuestro alcance y oportunidad como alumnos de administración.

B.-   UN EJEMPLO : DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIÓN
1.- Los procesos administrativos
a.-     Ejecutar la gestión de compra, para aquellas requisiciones debidamente autorizadas y con disponibilidad presupuestaria, garantizando la satisfacción de las necesidades de las dependencias (nuestros clientes) y el mejor uso del recurso educattivo; actuando bajo criterios de objetividad, responsabilidad y mejoramiento continuo en todos nuestros procesos de trabajo.
b.-     Actualizar procedimientos, incrementar productividad y disminuir  costos operativos para contribuir al buen desempeño de la institución.
c.-      Tener un comportamiento ético hacia  compañeros de trabajo, clientes, proveedores y la comunidad escolar.
d.-     Desarrollar y mantener un personal motivado y altamente calificado.
e.-     Analizar el reglamento de compras actual y proponer modificaciones que permitan mejorar la eficacia del Departamento.
f.-           Definir el Sistema de Control de Existencias en el Depósito Central, incluyendo indicadores de consumo que permitan definir las cantidades a pedir de los diferentes ítem y controlar las cantidades asignadas a las diferentes dependencias.
g.-     Activar el Sistema de Control de Compras para disminuir el tiempo de procesamiento de las requisiciones y llevar un mejor control del proceso de compra.
h.-     Elaborar una guía para la evaluación de proveedores adaptada a las características de nuestra institución.
i.-           Actualizar el registro de proveedores y hacer una evaluación de los mismos. Actualizar el listado de proveedores.
j.-           Elaborar un catálogo de los diferentes equipos y mobiliarios que se adquieren con frecuencia, que permita cierto grado de estandarización en las compras.
k.-      En estas metas se observa claramente la inquietud de la profesora Garzón, que tiene como norte el mejorar el proceso de Compras y suministros de la UC que tanto a ella como nosotros nos llama profundamente la atención.
2.- Funciones,atribuciones y responsabilidades
a.-     Jefe Del Departamento De Compras: Es el responsable del cumplimiento de todo el proceso de compra de la organización
b.-     Comité de Licitaciones: Es el encargado de seleccionar la mejor opción ofrecida por el proveedor, tomando en consideración los siguientes premisas: Precio, plazo de entrega, calidad y buen servicio, así como cualquier otro criterio favorable. El comité esta formado por un representante de la dependencia solicitante, un representante del vicerrectorado administrativo y el jefe de compra.
c.-      El Jefe De Sección: Se encarga de coordinar el proceso de compra, desde las requisiciones recibidas de las dependencias, hasta la cancelación de las ordenes de compras al proveedor. Entre algunas de sus funciones tenemos: Recibir requisiciones de compras asignadas por el jefe del departamento, recibir las cotizaciones, firmarlas y entregarlas al comprador y recibir actas del vicerrector administrativo, agilizar las tramitaciones de ordenes de copras en las direcciones de presupuesto, administración, tesorería, contraloría, que son entes por lo cual se rige el departamento de compras.
d.-     Secretaria: es la encargada de llevar el control de las correspondencias inherentes al jefe del departamento de compras, también realizara las requisiciones de compras de las necesidades del departamento de compras y estará en constante comunicación con el departamento de almacén deberá llevar el stock y custodiar el material de oficina y limpieza.
e.-     Compradores: son los responsables de pedir cotizaciones a los proveedores del ramo y vaciar los precios en actas de comité, controlar el seguimiento de las ordenes de compras y efectuar el seguimiento de la entrega de las cotizaciones.
f.-       Asistentes Administrativos: son los encargados de todo el procedimiento administrativo de las ordenes de compra ya aprobada por la contraloría para su entrega a los proveedores seleccionados y luego la elaboración de la orden de pago también para la entrega a los proveedores.
g.-     Sistemas Es un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo. Los sistemas, son de hecho todo lo que rodea al ser humano. Cuando se  comienza a ver lo abundante que son los sistemas, no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de una o más entidades abstractas llamadas sistemas de información. Por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas y comunicaciones telefónicas, hasta un sistema de computadora que genere informes periódicos para diferentes usuarios.
h.-     Orden De Compra Es el documento básico del comprador vendedor. Esta constituye el soporte material del contrato celebrado entre el comprador y vendedor en un marco jurídico legal.
i.-       Requisición De Compras La requisición de compras es un documento que se elabora con el fin de notificar al departamento de compras que se tiene una necesidad y que esta debe ser cubierta lo antes posible, en este documento van descritas por renglones las necesidades de materiales y las especificaciones necesarias para que el departamento de compras las tramite.
j.-       Solicitud De Cotización Es un documento en el cual se le solicita a un proveedor la necesidad de adquirir un bien o bienes para la empresa u organización.

C.- OTROS EJEMPLOS
1.- Responsabilidades (Departamento de personal / sección de personal)
a.-     Encargada de apoyar a la Gerencia de recursos humanos en todos aquellos aspectos relacionados con el personal de la empresa
b.-     Mantener contacto con organismos estatales, tales como S.I.I , Municipalidades, Isapres, etc., a fin de coordinar los procesos de entrada y salida en el manejo de personal.
c.-      Es responsable de los siguientes cargos, las personas que se indican:
q Departamento de Personal : Técnico Universitario en manejo de recursos humanos
q Sección de personal : Técnico en administración de Personal , administración u otro grado equivalente que es designado por el Gerente de Recursos Humanos.
 2.- Funciones y atribuciones de la sección de personal
a.-     Emitir diariamente, el programa de turnos, pactación de trabajos, en jornadas ordinarias y extraordinarias.
b.-     Confeccionar y mantener actualizada la bitácora de datos personal de cada trabajador
c.-      Confeccionar documentación referente a la reasignación de personal en sus puestos de trabajo
d.-     Mantener comunicación directa con la jefatura y los antecedentes que ellos requieran.
e.-     Mantener actualizado los contratos de trabajo
f.-     Desarrollar técnicas de evaluación de desempeño
g.-     Otras funciones ( Ejemplo : Renuncia – Bienestar – Sueldos – Ascensos – Capacitación – etc.)
Se sugiere que se redacten estas funciones...