Problemas especiales de presupuestos en ventas al menudeo

Los principios de la presupuestación que han sido descriptos en los articulos anteriores, se aplican a todas las industrias y actividades mercantiles; sin embargo las técnicas para su aplicación varían de acuerdo con los requisitos específicos de la industria de que se trate.En este capítulo se tratará el presupuesto y control de mercancías en las organización De ventas al menudeo. Estas organización deben enfatizar la planeación y mantenimiento de una inversión en inventario que esté razonablemente en equilibrio con las ventas. Los principales aspectos de este equilibrio son:• Rango en surtido en los artículos.• El volumen de existencias para hacer frente a las ventas de cada artículo de un mismo género.• El inventario total que se debe mantener para lograr una rotación de inventario de acuerdo con los objetivos de utilidades.Cuan formal debe ser esta planeación es otro problema:1. Primero, cuando una organización es grande, con muchas sucursales y depósitos de ventas, hay un mayor énfasis en la planeación formal.2. Una segunda consideración que lleva a la planeación formal es el grado de las variaciones estacionales en relación con el tipo de demanda de los consumidores. Acá es necesario distinguir en la mercadería básica (donde el mismo art. Está disponible en una tienda durante todo el año) y la mercancía de moda (se caracteriza por cambios súbitos en la demanda).3. También es necesario tener en cuenta el tiempo de entrega de proveedor. Los artículos básicos tienen demanda continua y se reabastecen con frecuencia. Otros artículos requieren pedidos anticipados en relación con los pedidos de ventas.4. Por último, la formalidad depende de la existencia de sistemas formales de control ( sin un medio de comprobación del progreso contra los planes, no hay razón para dedicar tiempo a la elaboración de planes detallados).Control MonetarioEl presupuesto , en los almacenes de ventas al menudeo, empieza con la preparación del plan de distribución (o de mercancias). Este plan incluye estimaciones monetarias para cada factor principal que influye en la obtención de la utilidad bruta: Ventas, inventario, rebajas, compras, y aumentos de precio.Independientemente del detalle de los planes se necesitan ciertos enfoques fundamentales para lograr una planeación efectiva:1. Tal vez el más importante de todos es la comunicación de la administración. De todos los lineamientos generales de la organización para fijar las bases de una planeación a fondo. Estas directrices deben incluir planes financieros relacionados con los objetivos de volúmenes de venta, márgenes de utilidad , e inversión en inventarios.2. Un segundo elemento básico en una planeación con éxito es la provisión de datos históricos y actuales que estén de acuerdo con la profundidad de la planeación. Esto permite que la administración superior haga evaluaciones correctas de operaciones departamentales y destacar ares donde se deban implementar acciones correctivas.Por último debe haber un medio para resumir los planes detallados de mercancías para poder compararlos con los planes financieros a un nivel superior y conciliarlos adecuadamente.Al presupuestar ventas, inventario y otras reducciones a los inventario , el detallista debe utilizar su propia experiencia y los factores externos. Sin embargo una vez que se han determinado estos factores se calculan las compras en unidades monetarias directamente de la siguiente relación:compras = ventas + reducciones + Exist.planeada - Exist.planeadaplaneadas planeadas planeadas para fin de mes para ppio de mesEl control monetario es un instrumento básico de la administración para controlar la inversión en inventarios en cada unidad de la tienda a la que se le haya delegado responsabilidad en las mercancías. Los datos de los registros de control monetario sirven de materia prima para varios informes y procedimientos administrativos de control.Control Unitario:El comerciante no puede pensar en reabastecer la existencia de artículos específicos sino hasta haber determinado qué artículo se van a almacenar y controlar. Este proceso se denomina “Planeación de surtido”. Para decidir respecto de la composición de las existencias tomando en cuenta el surtido, el comerciante debe aislar segmentos identificables dentro de los grandes grupos de mercancías. El principio que se encuentra detrás de cada agrupación es que pueda identificarse con la demanda del consumidor. Por lo tanto, los factores de surtido se expresan en términos de tipo de mercancías, estilo, tela, marca, fabricación, precio, color y tamaño.Los principios de control unitario son los mismos para las mercaderías básica que para los artículos de moda. Sin embargo hay ciertos aspecto que se deben tener en cuenta, debido a la corta vida de ventas de las mercancías de moda. Cualquier sistema efectivo de control de este tipo de mercancías debe proporcionar los medios necesarios para un rápido ajuste de aumento o disminución en las existencias de cierto modelos de un surtido, dependiendo de las preferencias de la clientela. Un sistema eficiente requiere una contabilización continua de todas las transacciones que afectan el saldo en existencias.