Presupuesto de Inventarios

Los niveles de inventarios pueden cambiar por una variedad de razones, es más tal vez estos deberían ser cambiados. En el curso de la preparación del presupuesto la necesidad o posibilidad de cambios en el nivel de inventarios debe ser evaluada. Cuando se tiene un control inadecuado, la cantidad de inventario suele exceder a lo que en realidad se necesita, o es probable que se tenga un servicio inadecuado a los clientes, debido a desequilibrios en las existencias (es decir demasiado de algunos y pocos de otros).

Los inventarios en proceso y las necesidades mínimas de artículos terminados para mantener el servicio al cliente son dos elementos del nivel base de inventarios. Los inventarios controlados por fórmulas de cantidades económicas a producir, fluctúan entre un nivel máximo y un mínimo. Al mínimo se lo denomina inventario de seguridad y representa el inventario disponible promedio, justamente antes que se reciba cada lote nuevo de productos. El nivel máximo es la cantidad disponible justamente luego de haber recibido el nuevo lote.

El inventario promedio, por un período de tiempo se encuentra a la ,mitad entre los niveles máximo y mínimo, un inventario que equivale a la existencia de seguridad más la mitad de la producción económica.La cantidad más económica a pedir de una vez, se determina también equilibrando el costo de los pedidos y el costo de manejo de inventarios, debiéndose tener además en cuenta los descuentos por cantidades compradas y los gastos de fletes.Hay factores que producen fluctuaciones en el nivel de inventario , como la estacionalidad, esta estacionalidad puede ser en la demanda, lo que obliga a producir más en ciertos períodos para lograr el inventario de prod. terminados adecuados; o en la disponibilidad de insumos (como los agrícolas) que obliga a comprar materiales en las épocas de cosechas para tenerlos luego almacenados el resto del año.

Las fluctuaciones en la demanda, a veces son autoimpuestas, por ejemplo cuando se realizan promociones por tiempo determinado, o cuando se lanza al mercado un producto nuevo. Como nos damos cuenta no existe ninguna fórmula universal para establecer el inventario de todos los productos, sino que se debe adaptar a las características de cada bien, pero sí se pueden realizar presupuestos de inventarios.Por lo general el primer paso al analizar cualquier situación en inventario es separar los inventarios totales en:

• Materias primas.

• Mano de obra en proceso.

• Artículos terminados.

• Almacén de artículos de mantenimiento y accesorios.

La mejor forma de llegar a conocer y comprender un presupuesto de inventarios es considerar a los componentes del mismo en términos de rotación , o mejor aún en términos de cantidad de semanas de producción o ventas que representan. Cuando existen productos en proceso dentro del inventario, se deben transformar en su equivalente de productos terminados en función de su grado de terminación.Para obtener un presupuesto total de inventarios deben sumarse los niveles de inventario promedio esperado para cada artículo específico, en cantidades y en valores; y si cambian estacionalmente, ajustar el presupuesto a dichos cambios.Generalmente es buena la práctica de dividir los artículos en existencia en 3 categorías:

1) Artículos que no deben almacenarse debido a su poco uso, rápida obtención de terceros o alta posibilidad de obsolescencia;

2) Artículos que están almacenados, pero que tienen muy poco uso. Para estos artículos el presupuesto puede considerarse a la existencia máxima posible;

3) Otros artículos para los cuales se deben especificar lo máximo y lo mínimo.Los procedimientos de control de inventario están basados en la investigación de operaciones o métodos estadísticos y tiene 2 ventajas básicas. La primera es que permite a la gerencia calcular la probabilidad de quedarse sin existencias con base en niveles predeterminados de artículos específicos o grupos de artículos. Y la segunda ventaja es que permite mantener los costos totales de “administración” al mínimo.

Los costos administrativos incluyen los de compra, manejo de cuentas por pagar, financiamiento y almacenamiento, así también como los costos de deterioro u obsolescencia de la misma.Las necesidades del inventario total, así como los tipos de inventario (Mat Prim, Prod Term, Prod. en proc.) dependen del método de operación de la compañía, por ejemplo un distribuidor solo poseerá en su inventario productos terminados y adecuará su política a este tipo de productos.En cuanto a las demandas estacionales y su forma de adaptar los inventarios para no tener escasez en tiempos de alta demanda, debemos hacer un análisis costo-beneficio de los costos de almacenamiento contra los costos de pérdida de ventas por falta de existencia (suponiendo topes máximos de compras mensuales).Como conclusión debemos separar los inventarios no solo en sus principales componentes de materiales, en proceso, y artículos terminados, sino también por línea de producto, y principales etapas del proceso de fabricación.