ADMINISTRACION DE EMPRESAS

La preparación del presupuesto de ventas incluye cuatro pasos:

• el pronóstico de ventas

• el plan de mercadotecnia

• el presupuesto de promoción

• el presupuesto de gastos de ventas.

Estos cuatro procesos están interrelacionados: el pronóstico expresa el potencial de demanda. Para convertirlo en un plan de mercadotecnia, la gerencia debe tomar decisiones de políticas como precio, participación en el mercado, fuerza de ventas, etc. Además el plan de mercadotecnia se basa en ciertos supuestos en relación con el nivel de gastos de publicidad y gastos de venta.La responsabilidad de preparar el presupuesto de ventas es del gerente de Ventas, asesorado por el director de presupuestos. Una vez terminado el presupuesto de ventas se envía para su aprobación tentativa.

Esto lo diferencia de los otros presupuestos, ya que ninguno puede ser aprobado hasta que no se haya aprobado el presupuesto de ventas.Pronóstico de ventas.El pronóstico de ventas está formado: por las ventas de productos actuales a los clientes actuales, a los nuevos, y por las ventas de nuevos productos esos clientes. Existen varios métodos para hacerlo: el estadístico, la investigación de mercado, encuestas a clientes individuales (cuando son pocos y grandes, como en el mercado industrial) y la simulación del mercado por computadora. La principal fuente de datos para la base de datos de ventas es las facturas de los clientes que surgen durante el proceso contable, por lo que es necesario darle gran interés a la forma de codificación de facturas (es decir, qué información deben contener).

Para que los diversos elementos del pronóstico fluyan y se reúnan de modo adecuado, es necesario cumplir con los siguientes pasos:

1. Establecimiento de las suposiciones básicas que deben ser usadas en el desarrollo del pronóstico (tendencias económicas, cambios en la línea de productos, en la distribución, etc.)

2. Ejecución de estudios de investigación y simulación de mercado.

3. Distribución de la información necesaria al personal de ventas para un mejor análisis de las necesidades de los clientes.

4. Recolección de las encuestas a clientes importantes.

5. Refinamiento de las suposiciones básicas sobre la base de nuevos estudios y objetivos de la administración.

6. Ejecución de proyecciones estadísticas

7. Consolidación en un pronóstico combinado.

Plan de mercadotecnia.

Las metas de un plan de mercadotecnia deben ser obtenibles, porque los departamentos de la Cía. Serán dirigidos hacia la ejecución de éste. Por ello, el plan se prepara sobre una base mucho más centralizada que el pronóstico de ventas. Su preparación comienza con una comparación de los pronósticos externo e interno de ventas. Los datos adicionales considerados son: objetivos generales de venta, estrategias de la competencia, características de los productos y relación esperada entre promoción y volumen de venta.

El plan debe mostrar las unidades y pesos de ingresos de venta por producto, con un comentario sobre los supuestos hechos.Los presupuestos de promoción y de gastos de ventas.El plan de mercadotecnia completo se basa en un nivel adecuado de apoyo publicitario. El presupuesto de gastos de ventas incluye todos los gastos del departamento de ventas y sus subdivisiones, excepto los de promoción.

El costo más importante es el de la fuerza de ventas.Básicamente hay cinco factores que afectan el esfuerzo de ventas: la concentración de la clientela, magnitud del cliente, rendimiento del producto (margen de utilidad), popularidad del producto y condiciones económicas generales.Informes presupuestarios de ventas.Una parte importante del valor de cualquier sistema de control presupuestario estriba en la información adecuada. Los informes preparados deben proporcionar una base de control y esta base existe en el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad.

Por eso, los informes de mercado y ventas deben preparase para reflejar la forma como la organización asigna dichas responsabilidades. En esta forma, cada gerente puede revisar su actuación sobre la base de los ingresos y gastos que controla. La información presupuestaria debe proporcionar también la base para hacer la planeación. Por ello, la información presupuestaria debe facilitar el control y la replaneación. La clave para lograr esto es una buena estructura en términos de informar por áreas de responsabilidad, y un buen análisis de variación para explicar las desviaciones del desempeño planeado. La habilidad para explicar tales desviaciones y para identificar problemas y oportunidades es clave en el control administrativo.