ADMINISTRACION DE EMPRESAS

2.1 Relaciones con la organización.
En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionadas.

La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " función " de producción para manufacturar o procesar el producto; con la " función " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado.

Dirección
La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.

Producción.
Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de que producción descanse en compras para tal servicio.

Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración: ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.

Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son:
Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de se agente de compras)
Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga valor óptimo.
Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.

Ventas
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas depende , en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.

El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.

Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas.

Programación y planeación
Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la organización, sin embargo se programan y planean las actividades y los objetivos a largo plazo. Dondequiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las siguientes:
Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.

Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes.

Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas.

Almacenes
Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la relación se complica por que la necesidad de una eficiente operación de almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecución de un valor superior en el medio externo.

Ingeniería
La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores y asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado y estudios para mejores y más nuevos materiales y equipos.

Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un artículo determinado para su aplicación particular y estandarizaciones deseables.

Contabilidad
La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada.
Se dictan normas y políticas en conjunto de:
Los plazos de crédito.
Presupuestos y Pronósticos

Relaciones públicas
La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores, es de una influencia importante en las relaciones públicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.
2.2. Control de calidad.
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
· La calidad del producto;
· El servicio que da el producto y;
· El precio que se paga por el producto.

CALIDAD, PRECIO Y COSTO
La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía para un comprador.

En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que esta volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando.

Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere.

En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo de producción se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intención de no estar añadiendo costo al producto las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos áreas son importantes para cuidar lo anterior:

la calidad de los materiales y de los componentes;
la calidad del cliente como un todo
Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es:
El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.
La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita.

El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.
Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos.

Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en concordancia con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos.
Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto.

LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA
La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre.

Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al material, estas dimensiones fueron definidas por David Garvin como:
La ejecución del producto,
Los rasgos,
La confiabilidad,
Durabilidad,
Nivel de servicio que tiene el producto,
La estética y la calidad que se percibe.
Las áreas de compras están principalmente preocupados o deben atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar. Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripción de cada artículo que compre o en cada orden de compra.

EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a tener en el producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada. Lo importante es definir para lograr este nivel de calidad deseado, qué función van a tener dentro del producto, debe ser descrita esta función para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que va a tener esta parte y que esta parte material tenga la flexibilidad de aplicación necesaria.

Evidentemente los gerentes de las áreas de compras tienen una responsabilidad muy importante en esta parte, de tratar de hacer las especificaciones no solo una descripción de las características sino describirlas en forma práctica, para qué van a servir y utilizar esto como una herramienta para lograr el valor que se espera del producto.

Tipos de descripciones de calidad
Para el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida en diferentes maneras, apropiado a los grados de variación de los diferentes tipos de ordenes de compra, puede ser descrito por:

las características químicas, físicas o dimensiones que pueden ser medibles.
De acuerdo al grado que tiene en el mercado.
De acuerdo a la marca.
De acuerdo a las especificaciones o desempeño.
De acuerdo a un ejemplo.
De acuerdo a estándares comerciales.

Y especificaciones formales como: dibujos o lo que se llama especificaciones internas.
Especificaciones de acuerdo a características químicas o físicas: Cada dimensión de calidad esta basado en un estándar medible que tiene que ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un análisis químico puede ser un análisis de medición, otro es el de pruebas físicas que podamos medir el producto de acuerdo a propiedades como ductibilidad, elasticidad, resistencia, abrasión, etc. También debe de estar incluido el nivel de tolerancia a cada una de estas características.

· El grado del mercado. El grado del mercado se aplica a los artículos de consumo que están regulados por el gobierno o agencias privadas, por ejemplo la madera de los árboles de maple que esta graduada en diferentes categorías y ésta tiene siempre que cumplir los estándares marcados por una asociación americana llamada la National Hardwood Lumber Association. Este tipo de regulaciones son controladas por diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estándares que son permitidos.
· Las ordenes de compra o comprar algo por la marca. La forma más simple de definir un nivel de calidad alrededor de un producto ha sido muy utilizado y para satisfacer las necesidades, o para identificar si es justo lo que necesitamos es identificarlo por la marca del fabricante. Para los compradores este método tiene bastantes ventajas por simplicidad para ser una orden ya que se puede hacer una distribución muy bien organizada y consecuentemente la disponibilidad del producto en el mercado se puede revisar rápidamente. Aquí se eliminan inspecciones muy elaboradas ya que si bien, es certificado por el cliente esto es suficiente, ya que el cliente por si mismo tiene una serie de especificaciones para entrega de producto que llenan todas y cada una de las características de lo que nosotros pedimos en el contrato y se puede asumir que al recibir un producto con esta marca trae todas y cada una de las implicaciones y especificaciones de calidad que ellos cuidan y que el cliente necesita. La desventaja de esta metodología es que limitas tu orden de compra a un solo proveedor, solo un proveedor te va a entregar lo que tu pides y también se elimina el factor competitividad de que alguien pueda ofrecerte un mejor producto se tienen que acatar las condiciones del comprador.

· Especificaciones del desempeño del producto o uso del producto: Una de las formas más obvias para medir la calidad es tratar de medir como se desempeña el producto. Las medidas ya mencionadas nos dan elementos para medir la calidad, sin embargo, muchas veces se tiene que utilizar varios de estos métodos y en algunos otros casos es necesario medir el desempeño del producto directamente, más que utilizar estos pasos intermedios o previos que ya se mencionaron. Medir el desempeño o las especificaciones del producto esta volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la calidad ya que ha traído buenos resultados. La maquinaria es un ejemplo muy común de los casos que se tiene que medir las especificaciones. En estos casos de la maquinaria es posible describir y medir las dimensiones y el diseño del producto, de hecho, es necesario hacer esto para la persona que lo va a diseñar.

· Ordenar una compra por un ejemplo. Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar a nuestro proveedor a que iguale justo las características de un ejemplo que nosotros le vamos a dar. Este es una de las formas más simples de decirle a nuestro proveedor lo que queremos. Esta forma parece ser la más fácil pero no siempre al llegar el producto es lo que uno necesita y se tiene que invertir más tiempo en probar y determinar si el producto alcanza las necesidades que uno quería.

· Estándares comerciales o de la industria. Los parámetros de calidad establecidos por la industria y grupos que comercializan algunos metales para manejar la calidad son muy altos, estándares como los que tiene la industria automotriz y el instituto en electrónica. Esto ha traído muchas ventajas para crear estándares en los productos como es: el incremento y la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor tiene que cumplir con estas especificaciones; más fuentes para conseguir el producto; mejor precio y una reducción en la cantidad de inventarios que se tiene que tener.

· Dibujos o diseños de ingeniería formales. Hay algunos tipos de productos por su naturaleza técnica en que no se puede cumplir o las especificaciones no son necesarias, ninguno de los métodos se puede aplicar, en estos casos se requiere de un diseño formal de especificaciones. En estos casos el diseño hecho ha base de ingeniería son los que determinan las especificaciones.

Una visión proactiva de calidad
Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no nos gusta, de lo que se trata es de que los compradores deben trabajar muy de cerca con los proveedores en tratar de implementar técnicas que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y componentes.

Jack Reddy y Able Berger sugieren que esta meta de cero defectos podrá obtenerse cuando las áreas de compra se vean a ellos mismos como los gerentes de producción de las empresas a las empresas que ellos les compran y que son los responsables de comunicar a los proveedores una actitud de 100% logro y calidad y de 100 % alcanzar las especificaciones.

La clave para todo esto es desarrollar claras y realistas especificaciones, y trabajar con los proveedores de una manera cooperativa para asegurar que ellos logren este nivel de conformancia.
David Garvin nos proporciona las siguientes preguntas para mejorar nuestra calidad:

1.- ¿Cómo está el departamento de calidad organizado en tu planta?
¿Qué departamentos tienen la responsabilidad de mejorar el diseño del producto?
Control de proyectos
Depto. de reducción
Depto. de diseño de problemas
¿Cuál es el rol de ingeniería, producción y compras en estas áreas?
2.- ¿Cómo está organizado el depto. de servicio al cliente? Qué rol juega el depto. de servicio al cliente en administrar la calidad?
3.- Ustedes, ¿tienen políticas de calidad en la compra de sus materiales? ¿Cómo son establecidas?
4.- ¿Qué clase de datos Uds. guardan y archivan cuando tienen algún problema?
5.- ¿Qué clase de cosas hacen acerca del control estadístico para la calidad? ¿Qué niveles de calidad son aceptables para ustedes? ¿Qué tipo de entrenamiento de calidad dan a las áreas de producción?
6.- ¿Cómo instalan Uds. el compromiso de calidad en su grupo de trabajo?
7.- ¿Qué tipos de programas de calidad practica su fuerza de trabajo?
8.- ¿Su firma utiliza el sistema de control total de calidad y cómo está organizado?
9.- ¿Qué clase de costos de calidad reportan en su sistema y qué tipo de auditorias de calidad manejan?
10.- ¿Qué pasos toman para asegurar que sus proveedores les entreguen la calidad de los componentes que Uds. necesitan?
11.- ¿Su gente visita a sus proveedores?
12.- ¿Qué rol juegan sus áreas de compras en asegurar la calidad de sus proveedores?
13.- ¿Cómo desarrollan en gral. un nuevo producto, cuales son los pasos, en que punto incluyen al cliente y que deptos. se involucran?

Manejo de problemas de calidad
Probablemente es muy académico el argumento que de quién es la responsabilidad técnica de aceptar o regresar y un producto por haber alcanzado o no la calidad, pero es importante tener en mente que hay diferentes niveles de responsabilidad, la obligación del depto. de compras es comprar materiales de la cálida adecuada y la obligación del vendedor es de entregar estos productos de acuerdo a la orden establecida.

El propósito básico de inspección es probar y confirmar que las acciones del depto. de compras hayan sido las adecuadas y guiar al proveedor de su decisión de si el producto tiene las características que se especificaron en el contrato.

El vendedor evidentemente argumentará que estos estándares fueron alcanzados durante el proceso de producción pero es prudente por parte de la oficina de compras tener una consulta técnica y utilizar a los deptos. internos para probar si esta calidad se logro o no.
Hay 3 métodos de proceder para regresar una orden que no alcanza los estándares establecidos:
Regresar el pedido (a quien se le van a entregar los papeles, copias, etc.)

Regresarlo para ser reemplazado (cuando se fabrico algo especialmente para uno y no en materiales en gral.)
Cuando se regresa para un ajuste técnico.

2.3. Requisición: Importancia en la claridad de la información y flujo.
La información vertida en la requisición no debe ser ambigua, sino clara y concisa. Su flujo es: Requisición, artículo, solicitud de cotización, preparación de contrato, evaluación de proveedores (calidad, precio, tiempo de entrega, condiciones de venta y crédito). Orden de compra, recepción de bienes y servicios, facturación, recepción de factura y pago.

La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea el caso. Es recomendable en este caso, que descripción de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.

Los elementos básicos que debe contener, son:
Persona que solicita el material.
Departamento.
Sucursal.
Fecha en que se formula la requisición.
Número de requisición.
Cantidad requerida.
Descripción clara y exacta del material solicitado.
Clave (en caso de que haya catálogo).
Partida.
Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera).
Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el Vo Bo del departamento correspondiente.
Observaciones.
Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar, negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es fundamental. Un adecuado servicio de mecanografía debe ser proporcionado al equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de compra y transcribir la correspondencia.
Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de compras. La requisición proporciona al comprador la autoridad para comprar los artículos listados en la requisición, por consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en la información, ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.

2.4. Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades.
Una pregunta central para tratar este punto es en relación a qué tanto podemos esperar de la función de compras dentro de la organización.

Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función de compras esta cambiando en su propia naturaleza, organización y responsabilidades.

Algunos de los cambios que están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él, el de la función de compras de una organización competitiva para los 90's son:
Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los negocios internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción sobre los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de control de inventarios están siendo ampliamente estudiadas y hasta cierto grado, imitadas incluso en los Estados Unidos.

Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a operar en un mercado mundial único. Los avances en los sistemas de transportación y de comunicación ponen a los proveedores extranjeros casi tan cerca como los domésticos y las sesiones de negociación con proveedores extranjeros se hacen cada vez más comunes para los ejecutivos de compras de las grandes industrias.

Los rápidos avances tecnológicos han redirigido ciertos aspectos de los negocios y de la educación técnica y han creado una demanda de nuevos especialistas en la función de compras.
La computarización de los procesos ha abierto la puerta de la era de la información. La información, los datos y hechos específicos están siendo generados, colectados, difundidos y analizados a velocidades soñadas apenas hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor división del trabajo. De un lado están quienes se encargan de colectar y transmitir la información, y en el otro lado, aquellos que toman decisiones basadas en la interpretación de los datos.

Individualmente o en combinación, estos cambios tienen profundas implicaciones para la función de compras ya que son retos que, de saberlos manejar adecuadamente, representan grandes oportunidades de desarrollo para la organización. Los administradores de compras y sus equipos de trabajo están siendo llamados a jugar un rol activo en la "administración" del cambio. No es una exageración el decir que el qué tan bien ayude la función de compras a ajustar a la empresa dentro de las fuertes tendencias de la economía mundial, será determinante para la rentabilidad e incluso la sobrevivencia de la misma empresa.

2.5. Planeación y programación de las compras.
En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones.

La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.

Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal por servicios de compra.
Iremos por pasos para comprender de la mejor forma estas dos básicas, e importantes acciones y actividades, que así mismo van de la mano:
¿Qué es planeación?
De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa , u organización.
Veámoslo con detalle:

PLANEACION A NIVEL CORPORATIVO
Ha existido mucho interés en la planeación a nivel corporativo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la organización en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a como haya de ser dicho futuro, el trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida independientemente de que pudiera suceder.

Otros términos, que en la práctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la planeación a largo plazo; la planeación a intervalos largos y la planeación estratégica.

Dicha planeación, la necesitan más las grandes organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro hubiere de ser muy similar al presente, de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente se le dedicaría menos atención en contraste a la planeación, que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos.

La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información, deberá proyectarse hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación si es que haya de hacer útil contribución a la planeación futura de la organización de la cual forma parte, y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo, mas que emplear su propio tiempo en problemas de índole inmediato que posiblemente podrían haberse evitado.

Investigación relativa al área de compras
Según Fearon se define como: la investigación sistemática y la búsqueda de información que haya de mejorar la actuación de la función de compras
Cierta cantidad de investigación sistemática es realizada como parte normal de un proceso de compras.

Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar un contratista para un proyecto importante o tomar una decisión final sobre la inversión en un equipo costoso o la adopción de un material novedoso, habría de esperarse que un departamento de compras competente realizara un cierto tipo de investigación crítica o que tratara de descubrir nuevos datos o asimilar información pasada.

Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un incremento en precio inaceptable o en respuesta a otras situaciones excepcionales como pudiera ser un cambio en la legislación que gobierna las transacciones comerciales o una modificación en el tipo de cambio.
Pero existe un problema relativo a la administración de compras al organizar la investigación: los rápidos adelantos en la tecnología , los cambios en la estructura de la economía y la continúa evolución del medio ambiente complejo dentro de la cual se toman decisiones de compra han hecho a este problema mas urgente.

Por tanto existe una tendencia creciente para un departamento de compras más grande el incluir, conjuntamente con el personal de compras, personas a quienes se les contrata de tiempo completo para que realicen investigaciones sistemáticas y búsqueda de información que les ayude a mejorar la actuación respecto a compras.

Las personas encargadas de compras deben captar que el personal de investigación habrá de interferir con la forma como efectúan sus compras.

El personal de otros departamentos podrá contribuir, por ejemplo los ingenieros dedicados al control de calidad podrán auxiliar en la evaluación de proveedores.

La mejor forma para mantener un interés vivo podría ser el tener diversos enfoques operando simultáneamente, también en el caso en que el personal no sea de tiempo completo.

Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones de compras, por tiempo completo o parcial, una tarea adicional para los administradores de compras es seleccionar los temas de investigación. Estos podrían ser:
Cambios futuros que pudieran afectar las operaciones.
Datos actuales que podrían ser útiles para los compradores.
Sistemas y métodos de Programación
La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los insumos para la producción y el funcionamiento de la empresa u organización. En muchas organizaciones los compradores han tomado la vanguardia para lograr la estandarización.

Las ventajas de las compras en gran volumen no pueden aprovecharse si no existe la estandarización. Muchas empresas compran productos especiales cuando en realidad los productos estandarizados podrían funcionar tan bien como los otros, costar menos, permitir una entrega más rápida, ahorrar valioso tiempo administrativo relativo a compras, permitiendo que los inventarios se reduzcan.

El precio podrá ser lo que más interese al comprador, pero el precio por sí solo tiene poco significado, lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio.

El precio, se logra obtener de varias maneras. Para artículos estándares de bajo volumen los precios se obtienen de las listas y catálogos de los proveedores.

Un segundo método para establecer el precio es la negociación, implica el regateo entre el comprador y el vendedor, llegando a un acuerdo.
El tercer método de obtener el precio es a través de una solicitud de ofertas. Los agentes de compras gubernamentales están obligados a permitir que todos los proveedores calificados hagan ofertas. Al ejecutar esta acción, se elegirá al proveedor mas conveniente.
Programación de compras

¿QUÉ ES?
Conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicación en el tiempo.
Veamos:

Probablemente sean los requerimientos del departamento de producción, los que generen el programa de abastecimientos.
Donde quiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las mismas, tenemos que:
Cumpliendo con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.
Estando alerta a los desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes.
Desarrollando información presupuestada de los abastecimientos y de los mercados, y programando las entregas si se tiene asignada está responsabilidad.
La programación, la planeación y las compras, están estrechamente relacionadas, su principal utilidad consiste en mantener al agente de compras completamente informado de los planes futuros de manera que pueda actuar efectivamente.

Compras programadas
Estas tienen un lugar definido en los procedimientos de compras. Usadas apropiadamente tienen las siguientes ventajas:
Reduce el papeleo por medio de la eliminación del uso de requisiciones de compras.
Hacen necesario planear las compras en una base de largo plazo y general para una ventaja mayor de precio. ´

Proporciona el medio de control efectivo de los bienes comprados en grandes cantidades.
Estimula, el examen riguroso de las situaciones de un solo proveedor con el objetivo de obtener eventualmente fuentes adicionales de abastecimiento.
En general hay tres tipos de situaciones de abastecimiento que llevan en si mismas a la programación o las compras planeadas. Una es cuando la habilidad para escoger una o mas fuentes de abastecimiento esta restringida.

Tales casos incluyen aquellos en los cuales un diseño puede ser establecido para un producto particular que requiere la compra de un cierto número de componentes. Estos componentes pueden ser demasiado al principio para encontrar los proveedores de menores costos. Una vez que estas decisiones están hechas, todo el negocio, cuando menos por un periodo razonable, debe estar colocado con los mismos proveedores con el fin de amortizar los costos de herramentaje no repetitivos. De manera similar puede haber requerimientos para los cuales la aprobación de ingeniería cubre solamente a un proveedor. En tales casos la entrega continua de las requisiciones de compras que llevan la misma leyenda aumenta el volumen de papeleo, que debe ser manejado sin alterar la situación de compra.

De la misma manera los "programas", deben ser establecidos por periodos limitados, en los cuales los precios cotizados por los proveedores sean sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de proporcionar entregas satisfactorias. El aspecto importante en tales situaciones, es la distribución apropiada de los negocios entre proveedores en un periodo, en un lugar del establecimiento, de cualquier orden de compra individual.

El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y partes compradas del mismo grupo de proveedores pero con diferentes especificaciones y número de existencia a diferentes números de estilo.

Estas compras incluyen aquellas relacionadas a otras requisiciones compras a granel en un mercado de precios fluctuantes con variaciones entre proveedores y artículos en los cuales el comprador esta en proceso de efectuar un cambio de fuente de abastecimiento.

Programación
La cuidadosa programación de entregas para evitar el exceso o déficit de existencias, se obtiene mediante la intima cooperación con los departamentos en donde se realizan los proyectos, se fijan o cambian los programas, se ejercitan controles de materiales y se formulan requisiciones.
Seria posible mediar la contribución de compras mediante:
La frecuencia de la escasez del material por compras.

El grado en el que los inventarios puedan reducirse por las transacciones con aquellos proveedores cuyas promesas de entrega son más confiables.

LA PLANEACION Y LA PROGRAMACION DE COMPRAS SIRVE PARA:
Evitar demoras.
Optimizar costos.
Controlar la Calidad.
Controlar inventarios. (específicamente en la programación)
¿CÓMO SE REALIZA?
La planeación se inicia:
Obtención de información a base de una investigación.
Identificación de las necesidades.
Selección de proveedores.
Puesta en marcha de la acción.
La planeación y la programación, como ha sido entendible se puede dar en diferentes niveles:
Corporativo
Por Empresa
Por departamento
Suponiendo que una organización realizará un análisis de materiales (técnica de planeación e investigación), la cual, su finalidad es la de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de inventarios mediante una investigación sistemática.
El primer paso seria; decidir si se debe tener como meta conseguir un costo de compras mas bajo o si se desea un nivel de inventario menor; tratar de reducir los costos en las partidas que representan un elevado valor monetario.

Se crea un equipo, que este formado por integrantes de los departamentos requeridos; el tercer paso consiste en seleccionar cuales materiales se someterán a análisis. El análisis de Pareto, mejor conocido como el ABC, generalmente es el punto de partida.

El análisis ABC frecuentemente es utilizado como base de políticas de control de inventarios como por ejemplo:

Los artículos de tipo C se habrán de pedir una sola vez al ano, los artículos de tipo B, 4 veces al ano; y los artículos de tipo A una vez al mes o cada 15 días, según las necesidades de la organización.
Tales políticas implican mantener vigilancia sencilla para los artículos de inventarios tipo C, en tanto que se requiere una función ejecutiva para el control de los artículos tipo A. El análisis esta mas bien dirigido para propiciar el control a nivel ejecutivo.
El periodo de programación especialmente, tiene un límite, la planeación no, pues es una actividad continua que varia de acuerdo a los cambios en la producción o en el mercado de los insumos.

LOS COSTOS
Están presentes:
En Técnicos, operarios (personal en general)
Espacios o Almacenes.
Pero esto contribuye a optimizar los costos por lo que deben considerarse parte del proceso productivo.

2.6. Justo a tiempo (Just in time).
Justo a tiempo es un enfoque de producción que busca eliminar todas las fuentes de desperdicio y cualquier cosa que no agregue valor en las actividades de producción, para proporcionar la parte correcta en el lugar correcto y en el momento oportuno. El JIT se desarrollo en la Toyota Motor Company en Japón, por los Ing. Shigeo Shingo y Taichi Ohno.

El objetivo del sistema JIT es mejorar las utilidades y el rendimiento sobre la inversión a través de reducción de costos bajo el sistema de cero inventarios y mejoras en la calidad, mediante la eliminación de desperdicios e involucrando al trabajador en la toma de decisiones y a los proveedores en el proceso de producción.

2.7. INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISION DEL MATERIAL.
La inspección se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos, que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.

Existe una copia que al depto. de compras le ayuda a efectuar este trabajo, que corresponde generalmente al personal de este depto., al de inspección o al del depto. que emplea el material.
Están son las cosas que la administración superior desea y necesita saber:
El valor de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por categorías de material.

Lo que cuesta el funcionamiento del depto. de compras.
Qué existencias hay y en qué situación se encuentran.
La administración no tendrá que insistir ante el depto. de compras para que le someta un informe sobre las reducciones de costos obtenidas mediante la aplicación de modernas técnicas de compras. El propio ejecutivo de compras se encargará de que la administración superior conozca rápidamente estas realizaciones, ya que en ellas, reposarán su reputación y su empleo.

INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISIÓN DEL MATERIAL ENTREGADO.
Informe de surtimiento: Constituyen un medio básico de comunicación dentro de la empresa y dentro del departamento de compras, dadas sus numerosas interrelaciones, básicamente los informes pueden ser dirigidos a la gerencia, intradepartamentales o interdepartamentales, y sus propósitos son: 1) Comunicar la información, 2) ayudar a evaluar al proveedor y, 3) autoanálisis.
Revisión del material entregado: En cuanto a la revisión del material entregado se efectúa con la determinación de calidad mediante la inspección y sus beneficios son la reducción de pérdidas y una mayor satisfacción por parte del cliente.

2.8. Archivo histórico de operaciones.
También llamado biblioteca de compras, deberá proporcionar referencias para investigación planeación, selección de proveedores, estadísticas de los controles de calidad, esto debe incluir: Información técnica de productos y materiales, datos económicos de industrias proveedoras, bibliografía en administración de compras, Gerencias Comerciales y Asociaciones Industriales relacionadas con la organización.

La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inicio cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas.

La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que acudan a ella.

Este grupo se ocupa de una posición sobremanera estratégica a causa de sus íntimas relaciones con los grupos de ingeniería y producción, por una parte, y sus estrechos y continuos contactos con un gran número de diversas fuentes de suministro externas, por la otra, que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o reemplazantes o a posibles mejoras de diseño y especificaciones.

Este grupo se halla en una posición sumamente estratégica para crear y conservar la buena voluntad de gran cantidad de firmas comerciales, muchas de las cuales son clientes actuales o potenciales, tanto como proveedores.

2.9. Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control de consumos.
Como se mencionó en el punto cuatro de este tema, una de las tendencias actuales de la función y el proceso de compras es la creciente utilización de tecnología informática.
El uso generalizado de sistemas y aplicaciones de tecnología informática tiene un gran impacto en las operaciones de compra de todas las organizaciones pero, lógicamente, tiene mayor importancia en las organizaciones más grandes y complejas.

En este sentido, las aplicaciones más comunes relativas al proceso electrónico de datos en la planeación, programación y control de compras son:
Sistemas de información y redes que integran las funciones individuales del área de compras y que, adicionalmente, permiten relacionar mas estrechamente a las funciones de compras con otras áreas o departamentos funcionales de la organización.

Aplicaciones analíticas que facilitan análisis mucho mas profundos y precisos sobre toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones de compras. Para tal efecto, el desarrollo de estaciones de trabajo con computadoras en donde los compradores pueden analizar detalladamente la información es un elemento básico.

Generalización del uso de códigos de barras que facilitan enormemente la exacta identificación y manejo de los materiales adquiridos.
Uso del intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange E.D.I.) que en varias formas se esta convirtiendo en un punto común para la ciertos tipos de operaciones de compras.

2.10. Importancia de los almacenes.
La importancia de los almacenes:

ALMACEN: Es todo espacio autorizado para la espera de unos materiales establecido suficientemente, hasta su posterior necesidad de expedición.
MISION: Deducir del compromiso planteado entre los costes, la solución más segura y satisfactoria para la comunidad empresarial, consiguiéndola en la práctica, habida cuenta de todos los factores que influyen en los costes de almacenaje, así como de la importancia de los mismos.
IMPORTANCIA: Lo verdaderamente interesante es que cada persona responsable de esta función sepa darse cuenta de la importancia que su almacenaje tiene en su empresa.
Una forma sencilla de saber la importancia del almacén es por medio de cuanto es el capital que se le está destinado al almacenaje (solares, edificios, materiales, etc.).
El índice de capital propio dedicado a almacenaje varía mucho según el tipo de empresa y su dimensión, en casos excepcionales sobrepasa el 50% pudiendo llegar en ocasiones hasta el 80%.

VENTAJAS OBTENIBLES
Las ventajas obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido, se traducen en reducciones de costes en los siguientes casos:

Reducción de riesgos y aumento de la seguridad personal.
Satisfacción y elevación de la moral en el personal.
Incremento en la producción y mayor utilización de la maquinaria de producción.
Mejor aprovechamiento del espacio disponible.
Reducción de costes de manejo
Reducción de la existencia
Mas fácil supervisión y realización de controles físicos y administrativos.
Disminución de errores y confusiones.
Disminución de perdidas e inutilidades
Facilidad de acomodación a cambios de condiciones.
Su importancia estiba en el control mismo de los inventarios de insumos de producción, ya que es en ellos donde se recibe y resguarda la materia prima que la organización adquiere a sus proveedores; así como para la seguridad de los productos terminados en espera de ser embarcados a los diferentes clientes. Las características de seguridad y protección de los almacenes están directamente relacionadas con los productos que resguardan.