ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Las empresas deben seguir de cerca la planificación y la ejecución de sus planes para de este modo distinguir los aspectos vitales para su desarrollo futuro y corregir lo que va mal y potenciar lo que va bien.

La continuidad de la empresa requiere la realización de un conjunto de inversiones a las que debemos hacer frente y que debemos contemplar, en una correcta política presupuestaria.
Así, en función de las instalaciones y los equipos de producción, los consumos de materias primas y suministros, los costos de personal, impuestos, etc. se determinará el volumen de recursos económicos necesarios para que la empresa pueda ponerse en marcha y desarrolle su actividad.
De las inversiones necesarias, una parte estarán destinadas a financiar los activos permanentes o fijos de la empresa, los cuales van a participar en más de un período económico, tales como: locales, instalaciones, maquinarias, etc.

Por otra parte, el resto de las inversiones estarán destinadas a aquellos activos que serán consumidos a la largo del ejercicio y que están directamente relacionados con el funcionamiento normal de la empresa, es decir, los activos circulantes (materias primas, productos terminados para su venta, etc.).

Con este artículo, se pretende mostrar, someramente, las necesidades financieras de la empresa y la forma de enfrentar las mismas, mediante el análisis continuo de los resultados económicos, así como presentar una estructura funcional que permita alcanzar la rentabilidad esperada proveniente de las inversiones de capital realizadas.

1. Áreas de actuación financiera
En cualquier entidad, el radio de acción de un analista financiero abarca de manera directa e indirecta todas las actividades de la empresa; no obstante, si se definiesen sus responsabilidades específicas, se podrían agrupar en:
Las previsiones de ingresos y de gastos.
La captación de recursos financieros.
El Flujo de Caja (Cash Flow)

El primer aspecto -las previsiones de ingresos y de gastos- están basadas en los posibles beneficios a obtener debido a la diferencia resultante entre los ingresos y los costos totales. En este caso, los precios constituyen un factor esencial para la generación de los ingresos y por ello, la estructuración y definición de los mismos (los precios) se convierten en una tarea primordial para los especialistas

En segundo lugar, las inversiones institucionales, las donaciones o las aportaciones privadas –en aquellos países donde la legislación lo permita- son algunas de las principales fuentes de captación de los recursos financieros. Esta es una tarea en la cual el analista financiero debe hacer gala de todos sus conocimientos en la materia, pues, generalmente, muchos administradores aún mantienen la creencia de que el ser “autosuficientes” en el sentido económico es mejor a depender de terceros. Sin embargo, en el mundo actual, las entidades –sobre todo las medianas y pequeñas- necesitan captar fondos para su financiación y expansión.

Por último, se encuentra el Flujo de Caja que no lo constituyen las utilidades de la empresa, a pesar de que muchos gerentes lo consideren así. Una empresa puede mostrar en su Estado de Resultados, utilidades considerables y a su vez confrontar problemas de tesorería. Por ejemplo: las ventas a crédito, teóricamente representan beneficios para una entidad; sin embargo, si el ciclo de cobro de estas ventas se extiende, y el ciclo de pago se acorta, esto crea dificultades en la tesorería, máxime si estas acciones no son calculadas eficientemente.

A continuación presentaremos brevemente en que consiste cada uno de los aspectos anteriores

1.1 Las previsiones de Ingresos y de Gastos
El analista financiero debe ocuparse fundamentalmente del control de los costos y las estrategias de precios. En aras de obtener resultados satisfactorios en su trabajo, así como para controlar el mismo, el analista debe utilizar parámetros basados en la aplicación de dos sistemas que se enfocan desde los siguientes puntos de vista:
Sistema de centralización de costos
Sistema de centralización de la demanda
El Sistema de centralización de costos es el método más comúnmente utilizado por los analistas y al adoptar este sistema pueden conocer la evolución de todas las actividades económicas y comerciales de la empresa.

Según los especialistas, este sistema debe ser utilizado cuando sea necesario evaluar criterios en la aplicación de técnicas de marketing y de finanzas. Esta técnica se basa en el cálculo de los costos de fabricación y distribución de un producto para luego determinar el precio que debe fijarse de forma tal que se cumpla con el volumen de ventas necesarias así como los beneficios que se esperan obtener.

El Sistema de centralización de la demanda, se enfoca específicamente en la demanda potencial del producto y/o servicio y cuanto está dispuesto a pagar el consumidor. El análisis de los costos pasa a ser un factor secundario, si el estudio de mercado practicado muestra la existencia de una demanda potencial dispuesta a pagar un precio determinado, lo que permitiría que la empresa pudiera satisfacer esta demanda sin menoscabar los resultados previstos.

1.2 La captación de recursos financieros
Cómo determinar los recursos financieros que necesita una empresa dependerá fundamentalmente de su tipo. La forma en que obtienen sus fondos una empresa pequeña difiere totalmente a la de una empresa mediana o grande. Generalmente, el propietario de una empresa pequeña es quien aporta los fondos necesarios para la puesta en marcha de la misma y esto se convierte en una restricción al afectar sus posibilidades de crecimiento. Por otra parte, las empresas medianas presentan una posición más favorable, aunque por su dimensión, aún no se encuentran en capacidad de competir con las grandes corporaciones.

En el mundo actual, las mayores empresas del mundo son empresas multinacionales y casi el 90% de las mismas, están en manos de capitales privados. Las grandes empresas tienen acceso a importantes recursos económicos a los cuales no pueden acceder las pequeñas o medianas. Por esta razón, las grandes empresas pueden crecer más fácilmente y en consecuencia dominan los mercados internacionales.

Por el contrario, las acciones de muchas empresas privadas no cotizan en Bolsa y la transferencia de las acciones está reservada en exclusiva a los propietarios de estas empresas.
Una empresa puede aumentar su patrimonio emitiendo nuevas acciones y esto es particularmente factible en las Sociedades Anónimas. Existen, generalmente, dos tipos de acciones:

Acciones ordinarias, que pertenecen originariamente a los socios fundadores.
Acciones preferentes, que a diferencia de las anteriores, tienen un tipo de interés fijo y son pagadas con anterioridad al reparto de beneficios a los accionistas ordinarios.
Los accionistas preferentes no tienen derecho a voto y no disfrutan de los derechos de los accionistas ordinarios. Aunque se denominan accionistas, solo están financiando de forma permanente a la empresa, y exclusivamente buscan beneficios mediante un interés fijo a sus aportaciones dinerarias.

Asimismo, existen otras fuentes alternativas para captar recursos financieros a través de préstamos que son cancelados por la empresa o mediante la amortización de estos empréstitos a corto, mediano o largo plazo, etc.

Entre ellas podemos destacar:
Obligaciones, que son emitidas por la empresa por un periodo de tiempo determinado, normalmente a 10 años, y es por tanto un préstamo a largo plazo. Estos instrumentos financieros suelen ir avalados o afianzados por activos físicos inmobiliarios (bienes de la empresa o de sus socios)

Instituciones financieras, como Bancos, Cajas de Ahorro, Entidades Financieras Privadas, etc. a través de préstamos a corto plazo, generalmente a 1 año que deberán ser reintegrados por la empresa mediante cuotas mensuales, trimestrales o semestrales a un tipo de interés pactado.

La captación de recursos financieros es una tarea difícil para los responsables de las finanzas de las empresas. Existen, como en todas las decisiones estratégicas, ventajas e inconvenientes y la empresa debe determinar cuál opción financiera, es la más apropiada para sus intereses. Una emisión de acciones ordinarias, es decir la incorporación de nuevos socios en el capital social puede ser la opción más barata para aumentar los fondos de maniobra o de capitalización de la empresa, pero lleva consigo una pérdida de control en la gestión, por parte de los accionistas existentes.

El “ensamblaje económico-financiero” es la relación existente entre los importes de los préstamos totales de la empresa, respecto al volumen de fondos captados a través de la emisión de nuevas acciones ordinarias. Es importante que esta relación no sea demasiado alta ya que esto conlleva una inestabilidad financiera y fluctuaciones violentas del precio o cotizaciones de las acciones.

1.3 El Flujo de Caja (Cash Flow)
Todo administrador o gerente debe tener presente que “las utilidades no son sinónimo de dinero efectivo”. Paradójicamente, la mayoría de las empresas que se encuentran en una teórica suspensión de pagos son rentables y están generando beneficios, pero se les ha agotado el dinero efectivo.

Los responsables financieros son los encargados de mantener un riguroso control sobre el flujo de caja. Los estudios muestran que una empresa enfrenta periodos donde los problemas de liquidez son más acusados, generalmente, cuando la empresa empieza a tener éxito y crece muy rápidamente.

Una empresa en estas condiciones, está dispuesta a expansionar sus créditos a sus clientes –incrementar el ciclo de cobros- y al mismo tiempo ser requerida al pago de sus deudas de forma inmediata –disminuir el ciclo de pagos. Este problema se agrava al tener que incrementar sus compras de materias primas o inventarios para cubrir los pedidos, contratar más personal y posiblemente adquirir más activos fijos.

Cuando esto ocurre los recursos de la empresa se ven sensiblemente mermados y surgen inevitablemente los problemas de liquidez

Es por ello que resulta imprescindible un riguroso equilibrio entre los créditos utilizados y la dimensión y desarrollo de los proyectos emprendidos en aras de mantener un control adecuado de las partidas más liquidas del activo circulante. En cualquier caso, esta situación puede revertirse con la renegociación de los créditos con proveedores y obtener facilidades o ampliación de los créditos existentes. Una dependencia excesiva de recursos externos puede representar un problema permanente en la empresa.

Un estudio del flujo de caja en sus tres vertientes puede aportarnos algunos resultados relevantes en nuestra gestión.
Flujo de Caja bruto. Son aquellos recursos generados por el negocio destinados a cubrir la inversión financiera bruta total del mismo. Este indicador puede expresarse de la siguiente forma:


Flujo de Caja Bruto
Inversión Financiera Bruta

El flujo de caja bruto debe incluir:

Utilidades a repartir (dividendos) + Utilidades retenidas (reservas) + Amortizaciones + Provisión de impuestos sobre utilidades.


Se utiliza fundamentalmente en los presupuestos de fondos a largo plazo y en los análisis de los proyectos de inversión.

Flujo de Caja de financiación. Es aquella parte del flujo de caja bruto que realmente se incorpora en la empresa después de cada periodo, en forma de autofinanciación. La parte del flujo de caja que se queda en la empresa, se configura con:
1. Las Utilidades Retenidas (+)
2. La Amortización (+)

En el caso de no existir la posibilidad de captar nuevos recursos o fondos exteriores a base de ampliaciones de capital, la autofinanciación es la que realmente condiciona el crecimiento futuro de la empresa y su capacidad de endeudamiento.

Flujo de Caja neto o disponible. Es el flujo de caja bruto menos el costo de financiación a largo plazo e impuestos sobre utilidades. Es igual a:
1. Las Utilidades después de Impuestos (+)
2. La Amortización (+)
En las empresas que cotizan en Bolsa se utiliza como una especie de “calibrador” bursátil y como complemento del índice PER. (Price Earning Ratio). Su uso consiste en relacionar:



2. La Contabilidad en la Gestión General de la empresa
La Contabilidad supone el estudio constante de la actividad de la empresa, no solo en los hechos, sino en los movimientos económicos en los que se manifiesta; su objeto es la actividad administrativa, es decir las operaciones de gestión no en sí mismo consideradas, sino en su adaptación a la consecución de los fines propuestos.

La Contabilidad abarca el conjunto de anotaciones y cálculos que se llevan a cabo en una empresa con objeto de proporcionar:

Una imagen numérica razonable de lo que sucede en el desempeño económico y financiero de la empresa.
Una base sólida informativa de los movimientos y hechos económicos para el conocimiento y toma de decisiones de la Gerencia.

Con lo anterior podemos resumir la vinculación existente entre la Contabilidad y la Gestión Empresarial. Las decisiones determinan actos económicos, administrativos y financieros que se ven reflejados en los Estados Financieros, que constituyen un importante instrumento para la Gerencia con el propósito de tomar decisiones con pleno conocimiento del funcionamiento interno de la empresa en su proyección hacia los objetivos corporativos propuestos para la misma.
Los registros, la información, el cálculo y control permanente, enlazan todas las decisiones que se toman en la empresa. Los empresarios deben entender la Contabilidad como un medio, no como un fin, el fin es la Gestión.

Existen tantas clasificaciones de Contabilidad como se desee pero desde el punto de vista que hemos venido analizando, es decir, la interrelación con la organización empresarial, podemos clasificarla en:

Contabilidad Financiera, que trata el registro de las operaciones económicas asociadas con el área de negocio de la empresa.
Contabilidad de Gestión, cuyo propósito es suministrar información a la Gerencia de modo que pueda basarse para tomar sus decisiones, lo que le permite implementar sistemas de planificación y control.

La Contabilidad Financiera brinda periódicamente la siguiente información:
El Balance General, que refleja la situación de la empresa en un determinado momento y compara la relación entre las masas patrimoniales tanto de activo como de pasivo.
El Estado de Resultados, que refleja los ingresos y gastos producidos durante un periodo, determinando las utilidades o pérdidas netas.
Los Estados Financieros deben ser interpretados con cautela ya que las empresas —como las personas— tienen su propia idiosincrasia y la aplicación de criterios de análisis generales pueden aportarnos poca luz sobre la gestión. Sin embargo de estos estados pueden obtenerse importantes datos, tales como:

Los resultados reales de la empresa.
La situación financiera reflejada en un Balance General.
El dinero realmente generado por la actividad económica.
La tesorería con respecto a las obligaciones de pago.
El grado de endeudamiento.
La solvencia.
La distancia a la suspensión de pago.
La evolución de la situación financiera de la empresa.
La rentabilidad real de los capitales invertidos.
El capital de trabajo.
La cifra de ventas a partir de la cual la empresa empieza a ganar dinero.
Y otros importantes datos muy interesantes para el empresario.
La Contabilidad Financiera puede también aportarnos un número considerable de índices que pueden ser aplicados para chequear la eficiencia de la Gerencia y como utiliza los recursos. Estas relaciones, llamados “índices de gestión”, consideran en detalle la situación económica y financiera de la empresa, y uno de estos índices, quizás el más significativo es el fondo de maniobra.

2.1 El Fondo de Maniobra o Capital de Trabajo
El fondo de maniobra (FM) es un índice financiero que nos indica la capacidad económica de la empresa para cumplir sus compromisos a corto plazo. En esencia, es la relación entre el activo circulante y el pasivo exigible.

Los activos circulantes pueden ser definidos como el dinero efectivo y aquellos valores de activo que pueden ser transformados rápidamente en efectivo. En este apartado podemos considerar los créditos a clientes y los productos terminados, pero no los elementos inmovilizados.
El pasivo exigible puede ser definido como la deuda a corto plazo de la empresa con sus acreedores (proveedores, personal, consumos energéticos, etc.).

La Contabilidad de Gestión se nutre de la información obtenida de la Contabilidad Financiera. También aporta datos sobre los productos más rentables y permite revisar y controlar los costos generales de la empresa.