ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Los sistemas de información pretenden cumplir tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
Automatizar los procesos operativos
Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones
Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados sistemas transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etcétera.
Por otra parte, los sistemas de información que operan dando soporte a los mandos intermedios de las organizaciones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS), sistema para la toma de decisiones de grupo (GDSS), sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones (EDSS) y sistemas de información para ejecutivos (EIS).

El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los sistemas estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Las principales características de estos tipos de sistemas de información son:

Sistemas transaccionales
A través de estos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
Frecuentemente son el primer tipo de sistema que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización para continuar con los mandos intermedios y, posteriormente, con la alta administración a medida que evolucionan.
Muestran una intensa entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco complejos.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información; es decir, que a través de ellos se cargan las grandes bases de información para su posterior utilización.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y cuantificables.
Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos básicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones.

Algunos ejemplos de este tipo de sistemas son la facturación, nóminas, cuentas por cobras, cuentas por pagar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, control de distribución, producción, etcétera.

Sistemas de apoyo a las decisiones
Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales más relevantes de la empresa, ya que los sistemas transaccionales constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información, pues ésta ya fue recopilada por los sistemas transaccionales.
No suelen ahorrar mano de obra.
Suelen ser sistemas de información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual.
Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas pueden incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etcétera.

Sistemas estratégicos
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones, sin embargo, este tipo de sistemas, puede llevar a cabo dichas funciones.
Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Su función es lograr ventajas que los competidores no poseen, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los sistemas estratégicos son creadores de barreras de entrada.
Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

1. Sistemas de apoyo a las decisiones
Estos sistemas se pueden definir como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener de manera oportuna la información que se requiere durante el proceso de la toma de decisiones que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre

Tipos
Sistemas de soporte para la toma de decisiones (DSS: Decision Support Systems). Tienen como finalidad apoyar la toma de decisiones mediante la generación y evaluación sistemática de diferentes alternativas o escenarios de decisión mediante el empleo de modelos y herramientas computacionales.
Sistemas de información para ejecutivos (EIS: Executive Information Systems). Tratan de apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización, presentan información relevante y usan recursos visuales y de fácil interpretación, con el objetivo de mantenerlos informados.
Sistemas para la toma de decisiones de grupo (GDSS: Group Decision Support Systems). Estos sistemas cubren el objetivo de lograr la participación de un grupo de personas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso, apoyando decisiones simultáneas.
Sistemas expertos de soporte para la toma de decisiones EDSS: Expert Decision Support Systems). Permiten cargar bases de conocimiento integrados por una serie de reglas de sentido común para que diferentes usuarios las consulten.

Características de los sistemas de soporte para la toma de decisiones (DSS)
Interactividad. Sistema computacional que puede interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones.
Tipo de decisiones. Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.
Frecuencia de uso. Tiene una utilización frecuente por parte de la administración media y alta para el desempeño de su función.
Variedad de usuarios. Puede ser empleado por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y recursos humanos.
Flexibilidad. Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: autocráticos, participativos, etcétera.
Desarrollo. Permite que el usuario desarrolle de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.
Interacción ambiental. Permite interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión.
Comunicación interorganizacional. Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos hacia los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas.
Acceso a bases de datos. Tiene capacidad de acceder información de las bases de datos corporativas.
Simplicidad. Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final.


2. Sistemas de soporte para la toma de decisiones en grupo (GDSS)
Groupware
Es el trabajo corporativo apoyado con computadora, cómputo interpersonal, sistemas compartidos, cómputo cooperativo, sistemas coordinados o cómputo en equipo. Se trata de una tecnología nueva que está ligada a las necesidades de los grupos de trabajo en los negocios y consiste del software computacional diseñado específicamente para apoyar el trabajo grupal.

Sus principales ventajas son que permite enlazar departamentos, personas en diferentes lugares físicos o compañías completas, de manera que se mejora la eficiencia y la velocidad de los proyectos en equipo.

Sistemas de soporte para la toma de decisiones en grupo (GDSS)
Un GDSS es un sistema interactivo basado en computadora, el cual facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan juntos como un grupo. Los componentes de que consta son: hardware, software, recursos humanos y procedimientos.

Características
Son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, lo que implica que no están formados por elementos de sistemas ya existentes.
Su meta es apoyar el trabajo de los tomadores de decisiones, por lo que el uso de este sistema mejora el proceso de toma de decisiones y las decisiones resultantes.
Es fácil de entender y de usar. Debe ser accesible para usuarios con diferentes niveles de conocimiento computacional y de soporte a la decisión.
Puede ser específico o general. Es específico si se diseña para un tipo o clase de problema. Y es general si se diseña para tomar diversas decisiones organizacionales.
Contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo, como son los problemas de comunicación, estar de acuerdo con lo que dice la mayoría sólo por estar con el grupo, o proponer ideas con intención de molestar a algún miembro del grupo.
Debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Sin olvidarse de cuidar el anonimato de la participación.

Ventajas
Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos, ya que se pueden aportar varias ideas al mismo tiempo, lo cual elimina la situación de que pocos miembros dominen el desarrollo de la junta.
Mejora la etapa de preparación de la reunión de trabajo, pues debe existir una mejor planeación de las sesiones de trabajo para adecuarla a la tecnología, para así tratar de conseguir los objetivos fijados para cada una de ellas.
Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo, debido a que cada uno tiene su propio equipo y puede participar las veces que quiera hacerlo.
Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se optimiza el uso de la información que aporta cada miembro del grupo. Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar las conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones, tal como distraerse del tema central de la junta y utilizar gran parte de la sesión en tratar temas irrelevantes.
Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra, pues permite almacenar más información sobre lo que se ha logrado. El término memoria organizacional se utiliza para referirse al resumen de lo que se analizó en la junta y a toda la documentación que se generó en ésta.
Mejora la calidad de la toma de decisiones debido a que el anonimato de las contribuciones permite una mayor y mejor participación por parte de los miembros del grupo.
Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los miembros del grupo, no sólo el jefe, aporten ideas.

Desventajas
Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones diferente al de la forma tradicional de realizarlo. Es necesario dar cursos de inducción o capacitar a los miembros de un grupo para que utilicen de manera adecuada un GDSS.
Resistencia al cambio por parte de los administradores, porque pueden pensar que este sistema puede desplazarlos.
La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse, ya que las aportaciones son anónimas y la decisión representa el consenso del grupo.
Que en el grupo no exista una cultura desarrollada de trabajo en equipo y en consenso, lo cual haga que el uso de GDSS se realice de manera forzada.

Usos prácticos de un GDSS
Determinar la misión de una empresa. Durante el proceso de creación de una empresa es necesario definir la misión que se le asignará a la misma en el mercado, proceso en el cual puede usarse un GDSS para generar ideas útiles y tomar la mejor decisión.
Formular estrategias. Así como se establece la misión, es necesario formular las estrategias que ayudarán a que la misión se cumpla, proceso en que también pueden ayudar los GDSS.
Evaluar administradores. Para aumentarles el sueldo o verificar que cumplen con su deber, las empresas realizan evaluaciones de sus administradores. El uso de un GDSS ayuda a que las evaluaciones sean objetivas y se realicen en un tiempo adecuado.
Planear los sistemas de información. Cuando se requiere introducir nueva tecnología de sistemas de información es necesario modificar el plan de sistemas o planear la introducción de la nueva tecnología. Este proceso logra mayor creatividad y calidad cuando se utiliza un GDSS.
Apoyar negociaciones. Por ejemplo, cuando dos o más grupos hablan diferente idioma o tienen diferente cultura, puede usarse un GDSS que apoye el intercambio de ideas entre ellos.
Apoyar las decisiones visuales. Como la selección de un empaque para un nuevo producto, el diseño de un comercial publicitario, etcétera.

3. Sistemas de información para ejecutivos (EIS)
El principal objetivo de estos sistemas es permitir el monitoreo y seguimiento por parte del ejecutivo de los factores críticos del éxito del negocio. Podemos definir los “factores críticos del éxito” como el conjunto de variables de una organización que es necesario monitorear y dar seguimiento para asegurar el éxito de la empresa. Por lo tanto, podemos definir un sistema de información para ejecutivos como un sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fácil a la información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito.

Características
Para que un EIS sea considerado como tal, de reunir ciertas características, las principales son las siguientes:
Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa, lo cual implica que ejecutivos diferentes puedan requerir información o formatos de presentación distintos para trabajar en una compañía en particular.
Extraen, filtran, comprimen, y dan seguimiento a información crítica del negocio. El sistema debe contar con capacidad para manejar información que proviene de los sistemas transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de información. Esta información externa puede provenir de bases de datos externas, periódicos y cartas electrónicas de la industria, entre otros; todo ello referido a temas tales como nuevas tecnologías, clientes, mercados y competencia, por mencionar algunos.
Implica que los ejecutivos pueden interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Esto puede representar un reto importante, ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por temor a cambiar.
Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfaces hombre-máquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicación entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo.
Pueden acceder información que se encuentra en línea, extrayéndola en forma directa de las bases de datos de la organización. Esta información puede incluir el análisis de tendencias, reporteo por excepción y la posibilidad del drill down. Esta característica del EIS permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de información.
El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.

Factores del éxito de un EIS
Que se vea bien. Para que un EIS se vea bien debe estar orientado hacia el uso gráfico de las pantallas, lo cual permite a los ejecutivos acceder la información relevante sin entrenamiento previo.
Que sea relevante. Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos acceso a los datos que son importantes para la organización y que se han identificado como críticos para el éxito de una empresa.
Que sea rápido. Se necesitan tiempo de respuesta cortos, pues de lo contrario los ejecutivos pensarán que están perdiendo su uso de tiempo. Por lo general, un EIS distribuye información sumarizada o agregada, lo cual debe proporcionarse más rápidamente que cualquier otra aplicación de sistemas.
Que la información esté disponible y actualizada. Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos la información en el momento oportuno, es decir, cuando ellos la requieran. Además, la información que se presente al ejecutivo debe estar actualizada para que tenga validez, ya que no sirve utilizar información obsoleta.

Ya que se han mencionado los factores que determinan el éxito en la utilización de un EIS. Sin embargo, también existen ciertos factores que aseguran una implantación exitosa del EIS:

Ejecutivo comprometido con el proyecto e informado sobre él. Este factor implica que el ejecutivo debe tener un entendimiento claro de las capacidades y las limitaciones del sistema a desarrollar. Además, debe establecer un compromiso formal hacia el sistema, ya que de ello depende su uso en el futuro.
Socio operativo. Está relacionado con el manejo de los detalles de implantación del sistema y de que se puedan tomar decisiones considerando el punto de vista del usuario ejecutivo, lo cual es muy recomendable debido al poco tiempo del que éste dispone. El socio operativo puede ser la persona más cercana al ejecutivo, en lo que a relación de trabajo se refiere, porque es quien mejor conoce los gustos y necesidades de este último.
Personal idóneo en el departamento de informática. La calidad del personal que integra el departamento es trascendental para el éxito del proyecto. Si se tomó la decisión de desarrollar el EIS en forma interna, debe seleccionarse al personal más capacitado para realizar esta tarea de la mejor manera posible.
Tecnología apropiada. La selección del hardware y software debe corresponder a la demanda tecnológica del proyecto. Antes de decidir cual hardware y software usar, deben evaluarse las necesidades técnicas del proyecto y las opciones que brinda el mercado para satisfacerlas en forma apropiada.
Administración de los datos. Esto implica que exista una adecuada infraestructura de base de datos interna y externa, ya que ésta será la fuente de información que tomará el EIS para luego ser explotada y presentada al ejecutivo.
Relación clara con los objetivos del negocio. El EIS debe resolver de forma adecuada un problema o situación relacionado directamente con los resultados de la empresa.
Manejo de la resistencia al cambio. Como casi cualquier proyecto relacionado con nuevas tecnologías y sistemas, el EIS puede generar resistencia al cambio y fricciones dentro de la estructura organizacional, ya que tiende a alterar los flujos de información y los feudos de poder dentro de la empresa.
Administración adecuada de la evolución y expansión del sistema. Una implantación exitosa de un EIS produce presiones para un crecimiento rápido de la aplicación. Además, los mandos intermedios pronto requerirán acceso a información similar a la del ejecutivo, lo cual crea demanda desmedida de recursos computacionales. Por ello deben establecerse lineamientos que controlen la evolución y expansión del sistema para así satisfacer las necesidades reales de la empresa.

Los EIS contribuyen en forma importante a rediseñar y reestructurar los procesos de planeación y control de una organización. Las principales mejoras que se pueden lograr a través de estos sistemas son, entre otras:
Mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales
Rediseño de los sistemas actuales de reportes
Cambios en los procesos de planeación y pronóstico
Capacidad para realizar análisis específicos mediante el empleo de información contenida en las bases de datos
Permite las relaciones de comunicación entre el personal
Mejora la capacidad de administración de programas