ADMINISTRACION DE EMPRESAS

1. Conceptos básicos
Antes de analizar y definir lo que constituye un sistema, es necesario establecer una diferencia entre los conceptos: dato e información. En ocasiones los términos dato e información se utilizan como sinónimos, lo cual es un error. Dato puede ser un número, una palabra, una imagen. En el ámbito cotidiano se utiliza en plural “datos”, los cuales son la materia prima para la producción de información. Información, por su parte, son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien.

Para los negocios hay una característica muy importante de la información: la claridad de la misma. Para entender que significa información de calidad es indispensable considerar tres dimensiones: tiempo, contenido y forma.
Dimensión tiempo. La información debe estar disponible cuando se necesita, la información debe estar actualizada a la fecha de utilizarse, la información debe proveerse con la periodicidad requerida y la información puede representar el pasado, el presente y el futuro.
Dimensión contenido. La información debe proporcionarse sin errores, la información debe ser relevante respecto a lo que está analizando, la información debe ser completa y no parcial, la información debe ser concisa, la información puede ser interna, externa, con un enfoque amplio o centrado y la información debe mostrar desempeños.
Dimensión forma. La información debe ser proveída en una forma sencilla de entender, puede ser detallada o en forma de resumen, debe estar ordenada con base en cierto criterio, puede ser presentada en diferentes formatos: tablas, gráficas, listas, etcétera y, finalmente, la información puede ser proveída en diferentes medios: papel, medios digitales, etcétera.

2. Definición de un sistema de información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo, en la práctica, se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”. Los componentes de un sistema de información son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

Equipo computacional. Es decir, el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.
Recurso humano. Es quien interactúa con el sistema de información, y está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que éste necesita para generar como resultado la información que se desea.
Los programas que son ejecutados por la computadora, y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.
Las telecomunicaciones que son básicamente hardware y software, facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica.
Procedimientos que incluyen las políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la computadora.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de la información. A continuación se definen cada una de estas actividades:

Entrada de información. La entrada es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que son proporcionadas en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un sistema de control de clientes podrá tener una interfase automática de entrada con el sistema de facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el sistema de facturación como entrada al sistema de control de clientes.

Los dispositivos típicos de entrada de datos a los sistemas de información son las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los lectores de código de barras, plumas ópticas, escáner, los monitores sensibles al tacto, lectores de CD-ROM, lectores de DVD, el ratón y el teclado.
Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos en su versión simple y bases de datos en su modalidad compleja. Algunos dispositivos de almacenamiento son los discos magnéticos o duros, los discos flexibles o disquetes, los discos compactos (CD-ROM), los discos de alta capacidad (zip), los discos de video (DVD).

Procesamiento de información. Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de información. La salida es la capacidad de un sistema de información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, disquetes, cintas magnéticas, la voz y los graficadores, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de información puede constituir la entrada a otro sistema de información o módulo. En este caso, también existe una interfaz automática de salida. Por ejemplo, el sistema de control de clientes tiene una interfaz automática de salida con el sistema de contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes.

3. Tecnologías de información
Después de haber comprendido el concepto de Sistema de Información existe la necesidad de explicar el término complementario: tecnologías de información. Este concepto hace referencia a todas aquellas tecnologías que permiten y dan soporte a la construcción y operación de los sistemas de información, las cuales pueden ser tecnologías de hardware, software, tecnologías de almacenamiento y tecnologías de comunicaciones. Todas estas tecnologías forman la infraestructura tecnológica de la empresa, la cual provee una plataforma desde donde la compañía puede construir y operar los sistemas de información. Algunos ejemplos de estas tecnologías son: redes de datos, redes de voz, satélites, sistemas de telefonía, medios de transmisión como fibra óptica, redes inalámbricas, ruteadores (routers), concentradores (hubs), módems, lectores de discos, sistemas operativos, protocolos de comunicación, otros sistemas de almacenamiento, etcétera.