Responsabilidades

1.   Objetivo
Identificar las principales responsabilidades de los participantes del proyecto

2.   Alcance
4  a.       Alta Conducción.
4  b.      Coordinador General del Programa.
4  c.       Gerentes Regionales de Proyectos.
4  d.      Coordinador de Soporte Logístico.
4  e.       Equipos de Asistentes de los Gerentes de Proyectos.
4  f.       Equipo de Expertos.
4  g.       Equipo de Asistentes Técnicos.
4  h.      Gerentes de Proyectos  (Provincia).
4  i.       Equipo de Especialistas (Provincia).
4  j.       Equipo Funcional del Proyecto (Provincia).

3.   Desarrollo
      a.  Alta Conducción
Por Alta Conducción debe entenderse el responsable mayor de la Organización y sus inmediatos colaboradores en nivel jerárquico, con suficientes atribuciones para tomar decisiones estratégicas y tácticas.
Las responsabilidades dentro del proyecto pueden ser  asumidas por una persona (Ej: Ministro o Subsecretario) o por un Comité de Seguimiento de Proyectos, que estará integrado por funcionarios de la jerarquía mencionada y , adicionalmente, por miembros claves de la Organización.
Las principales responsabilidades asignadas a la Alta Conducción son:
-  Establecer las prioridades de los proyectos.
-  Definir claramente las expectativas del proyecto.
-  Participar en la selección del Gerente de Proyectos y miembros clave del equipo del proyecto.
-  Comunicar en forma clara a la  Organización el objetivo del proyecto y sus expectativas.
-  Asistir e intervenir en la resolución de conflictos graves.
-  Respaldar las conductas de los miembros del equipo del proyecto que sean correctas y  favorezcan el cumplimiento de los objetivo
-  Facilitar a los miembros del proyecto el acceso a las fuentes de información. y a las distintas áreas de la Organización donde deban trabajar.
-  Disponer de que el equipo de proyecto tenga los recursos básicos para trabajar eficientemente.
-  Proveer  información estratégica.
-  Proveer  la retroalimentación (feedback) del proyecto.

      b.  Coordinador General del Programa
Es el responsable mayor de la Oficina Central de Proyectos.
Sus principales responsabilidades son:
-  Coordinar el proceso de reforma administrativa de las distintas jurisdicciones provinciales.
-  Establecer las estrategias de implementación del Programa de Reforma Administrativa.
-  Controlar que en los procesos de reforma de la jurisdicciones provinciales se respeten  las ideas rectoras de modelos de gestión eficientes.
-  Asesorar a la Alta Conducción de las provincias respecto del impacto de los proyectos y obtención de fuentes de financiamiento.
-  Supervisar que los recursos afectados a los procesos de transformación se utilicen eficientemente.
-  Facilitar el intercambio de experiencias de reforma entre las Jurisdicciones provinciales.
-  Establecer los criterios de supervisión respecto de la gestión de los proyectos provinciales.
-  Facilitar la asistencia técnica a las jurisdicciones provinciales  respecto de la gestión de los proyectos y la aplicación de soluciones estándares.
-  Mantener informado a la Conducción del Ministerio de Cultura y Educación de la Nación del estado de los proyectos provinciales que son asistidos y/o  dirigidos por el Programa de Reforma Administrativa.

      c.   Gerentes Regionales de Proyectos
Son integrantes de la Oficina Central de Proyectos y reportan al Coordinador General del Programa.
Sus principales responsabilidades son:
-  Asesorar a la Alta Conducción de la Organización respecto de la aplicación de metodologías para determinar la prioridad de los proyectos  y la selección del Gerente Provincial de Proyectos y personal  clave.
-  Intervenir en la etapa de planificación de los proyectos de cada Jurisdicción respecto de la especificación de las actividades a realizar y los principales hitos que se supervisarán.
-  Intervenir en la preparación de los términos de referencia del proyecto.
-  Asesorar al Gerente de Proyectos respecto de la planificación, Conducción y control de los proyectos.
-  Supervisar y mantener documentado el progreso de  los proyectos a cargo.
-  Servir de enlace entre los equipos técnicos de la Oficina Central de Proyectos y la Oficina Provincial de Proyectos.
-  Mantener informado al Coordinador General respecto del estado de los proyectos provinciales que son asistidos y/o  dirigidos por el Programa de Reforma Administrativa.
-  Servir de enlace entre los distintos Gerentes de Proyectos Provinciales.
-  Difundir  las pautas desarrolladas por la Oficina Central de Proyectos relacionada con: el diseño e implantación de modelos de gestión, especificaciones funcionales de soluciones informáticas, modelos de contratación y cualquier otra información o servicio que colabore con la realización de los objetivo.
-  Promover la contratación de soluciones estándares que faciliten la normalización de las distintas Jurisdicciones y produzca sensibles economías de escala.


      d.  Coordinador de Soporte Logístico
Es integrante de la Oficina Central de Proyectos y reporta al Coordinador General del Programa.
Sus principales responsabilidades son:
-  Coordinar, dirigir e integrar los equipos de expertos y asistentes técnicos a cargo, a fin de brindar un eficiente soporte a los Coordinadores Regionales y Gerentes de Proyectos Provinciales.
-  Brindar al equipo de expertos y técnicos los medios necesarios para que se mantengan actualizados en sus distintas especialidades.
-  Colaborar  ante los requerimientos de los  Gerentes de Proyectos Provinciales en la selección del personal técnico clave.
-  Brindar soporte técnico ante los requerimientos de los Coordinadores Regionales o Gerentes de Proyectos Provinciales.

      e.   Equipo  de Asistentes de los Gerentes de Proyectos
Son integrantes de la Oficina Central de Proyectos y reportan al Gerente Regional de Proyectos.
 Sus principal responsabilidades son:
-  Mantener actualizada la Carpeta de los Proyectos.
-  Administrar la agenda de los Gerentes Regionales de Proyectos.
-  Brindar soporte administrativo a los Gerentes Regionales de Proyectos.

      f.  Equipo  de Expertos
Son integrantes de la Oficina Central de Proyectos y reportan al Coordinador de Soporte Logístico.
Sus principales responsabilidades son:
-  Elaborar las especificaciones funcionales y técnicas de las soluciones informáticas y de comunicaciones que puedan ser utilizadas como estándares en los procesos de reforma de las jurisdicciones provinciales.
-  Investigar y examinar soluciones maduras existentes en el mercado que puedan soportar los procesos de reforma de gestión administrativa.
-  Generar modelos administrativos y normativos que hagan más eficientes las gestiones de las Administraciones Educativas Provinciales.
-  Redactar los pliegos de contratación  normalizados de productos y/o soluciones estándares.
-  Asesorar técnicamente a los Gerentes de Proyectos Regionales y Equipos de Proyectos Provinciales.
-  Participar en los relevamientos de la fase de Sensibilización y elaborar los diagnósticos.

      g.  Equipo de Asistentes Técnicos
Son integrantes de la Oficina Central de Proyectos, reportando al Coordinador de Soporte Logístico; o de las Oficinas de Proyectos Provinciales, en cuyo caso reportan al Gerente de Proyectos o Asistente de Gerente de Proyecto.
Sus principales funciones son:
-  Documentar los trabajos desarrollados por el equipo de expertos o equipo de especialistas.
-  Investigar  y adquirir experiencia en el uso de herramientas informáticas que puedan brindar soporte a las distintas etapas de un proyecto.

      h.  Gerente de Proyectos Provincial
Es el responsable mayor de la Oficina  Provincial de Proyectos y reporta a la Alta Conducción. 
Su principal  responsabilidad es alcanzar los objetivos del proyecto dentro de las restricciones de tiempo, costo, recursos y tecnología.  Adicionalmente sus otras responsabilidades son:
-  Desarrollar, junto con el Gerente de Proyectos Regional, los términos de referencia del proyecto, principalmente respecto de:
-  La definición de los objetivos y metas del proyecto.
-  La definición de  las especificaciones de los trabajos a realizar.
-  El establecimiento de los hitos del proyecto y puntos de control.
-  El establecimiento de los criterios de calidad y medidas de performance.
-  El  establecimiento de las fechas de comienzo y terminación de las fases que integren el  ciclo de vida del proyecto.

-  Planificar, coordinar y controlar las actividades y recursos para alcanzar los objetivos del proyecto con la calidad requerida, en el tiempo asignado y dentro del presupuesto aprobado.
-  Seleccionar el personal clave del proyecto.
-  Dirigir la preparación de los planes de trabajo de detalle.
-  Establecer las estrategias de comunicación.
-  Administrar y asignar recursos.
-  Mantener los cambios del proyecto bajo control, anticipando y reduciendo los riesgos.
-  Presentar alternativas de resolución a los problemas que se presenten.
-  Obtener el máximo rendimiento de los recursos asignados.
-  Resolver los conflictos que se produzcan durante el ciclo de vida del proyecto
-  Minimizar los impactos negativos que el proyecto pueda producir en la Organización.
-  Reportar a la Alta Conducción respecto de la marcha de los  proyectos
-  Balancear las soluciones técnicas dentro del tiempo, costo y características particulares de la Organización destinataria del proyecto
-  Mantener integrado y motivado al equipo de trabajo.

      i.  Equipo de Especialistas
Son integrantes de la Oficina Provincial de Proyectos y reportan al Gerente de Proyectos.
Sus principales responsabilidades son:
-  Desarrollar los programas de trabajo.
-  Ejecutar las fases del proyecto y entregar los productos comprometidos en el tiempo y calidad acordados.
-  Documentar  los trabajos realizados.
-  Realizar los informes de avance bajo los términos determinados por el Gerente de Proyecto.

      j.  Equipo Funcional del Proyecto
Son integrantes del Equipo de Proyecto pero no pertenecen a la Oficina Provincial de Proyectos. Está compuesto por agentes de la Organización  que participan, generalmente, con dedicación part-time.
Sus principales responsabilidades son:
-  Proveer antecedentes y conocimientos de los procesos afectados.
-  Facilitar y/o realizar las actividades administrativas que el proyecto exija de la Organización (Ej: tramitación de contrataciones, pago a consultores, etc)
-  Conducir o realizar las actividades técnicas no cubiertas por el Equipo de Especialistas.
-  Participar en las estimaciones de impacto de los nuevos diseños.
-  Facilitar las comunicaciones entre el equipo externo y la Organización.
-  Participar en las reuniones de control de progreso.
-  Representar a la Organización en la recepción y control de los trabajos entregados por el equipo externo.

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