Documentación

a.  Beneficios de la documentación
-  Facilita la comunicación entre los distintos participantes del proyecto.
-  Favorece la calidad del trabajo al permitir que el equipo del proyecto y quienes lo supervisan dispongan de una base para comentar problemas en particular.
-  Permite el análisis de las distintas etapas del proyecto y el registro de los hitos más importantes (bitácora).
-  Facilita la transmisión de experiencia de un proyecto a otro (background).

      b. Guías de acción
-  Todos los aspectos importantes del proyecto deberán documentarse minuciosamente. Por oposición, deberá evitarse la documentación de asuntos a los que nunca se hará referencia.
-  Se tenderá a estandarizar la documentación más utilizada en todo tipo de proyecto, generando a tal efecto plantillas en el software utilitario, que se haya determinado sea de uso oficial.
-  Toda documentación tendrá un código  identificadorio único que facilite su archivo y recuperación.
-  Los datos mínimos que todo documento debe contener son: código del proyecto, código del documento , número correlativo dentro del código del documento, fecha de confección, autor y destinatario.
-  Los documentos más utilizados deberán estandarizarse,  generando modelos-ejemplos con instructivos de uso, cuyo archivo junto con la totalidad de la documentación, deberá estar centralizado en la Oficina de Proyecto.
-  Cuando un proyecto sea susceptible de generar subproyectos, se archivará por cada subproyecto documentación independiente. En este sentido se analizará la conveniencia de generar subproyectos  por cada una de las siguientes áreas: a) Normas legales; b) Sistemas informáticos y Comunicaciones y c) Organización y procedimientos administrativos.

      c. Tipos de documento
-  Según el destinatario:
-  Documentación  orientada al Equipo del Proyecto: está conformada generalmente por los papeles de trabajo que respaldan la actividad realizada por los miembros del equipo del proyecto con responsabilidades de ejecución.
-  Documentación orientada a la Alta Conducción: está conformada por informes ejecutivos que relatan el estado de avance del proyecto o aspectos muy relevantes.
-  Documentación orientada a los Usuarios: esta constituida por documentos relacionados a segmentos realizadas por y para los usuarios (Ej: entrenamientos) y manuales o  instructivos.
-  Documentación orientada a los Gerentes de Proyecto: está constituida por documentación relacionada al control de gestión del proyecto y administración de recursos.

-  Según el uso:
-  Documentación de Gestión del Proyecto: está relacionada con la planificación y seguimiento de los planes de trabajo, los informes de progreso y la documentación relevante de las segmentos que han sido consignadas como hitos del proyecto.
-  Documentación Técnica: se refiere  a la que se producen los especialistas durante el ciclo de vida del proyecto durante las etapas de planificación, relevamiento, análisis, diseño y  conversión.
-  Documentación administrativa: es la que se genera por la administración de los recursos y por necesidades de comunicación de temas diversos (ej.: Memos) que no pueden ser catalogados en algunos de la anteriores categorías.
-  Documentación  de recursos: se refiere a la documentación que se genera como consecuencia de la contratación y afectación de los recursos destinados al proyecto.
-  Documentación  relacionada con los antecedentes de la Organización: comprende el esquema normativo, las políticas, los manuales de funciones, los manuales de procedimientos, los organigramas, los antecedentes de proyectos similares anteriores y cualquier otra información producida por la Organización que pueda ser útil al proyecto.

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