Modelado de los procesos vigentes

II.a.2.1.  Identificar los eventos y actividades
Si bien existen metodologías que orientan en la determinación de los eventos y actividades, ello no asegura que diferentes analistas coincidan en  la  cantidad y alcance de los mismo, ya que es básicamente una tarea de abstracción y síntesis en la que influyen criterios subjetivos.
Como base para comenzar el análisis se puede considerar la Matriz de Procesos y Actividades  que se expone al final de la presente actividad.
-  El primer paso para conocer  los procesos en  sus aspectos estructurales es identificar  los eventos que lo componen.
4         Algunas reglas para reconocer los eventos son:
-  Identificar los principales momentos que se producen en un proceso.
-  Identificar los cambios de estado que se producen en los objetos que participan del proceso y que son producto de la realización de una operación exitosa. A este efecto, un objeto puede ser una persona, una cosa o una transacción.

4         Por ejemplo  si  analizamos el proceso “Administración de ingresos del personal”  se podrán identificar como principales eventos: la inscripción, la selección, la designación,  el entrenamiento y la toma de posesión.  Estos eventos se corresponden con los cambios de estado del objeto “agente” que sufre las siguientes transformaciones:  inscripto, seleccionado,  designado, entrenado y  asignado a un cargo.
-  El segundo paso es la identificación de las actividades,  que son las agrupaciones de tareas que producen el pasaje de un evento a otro dentro del proceso.  Cada actividad  se compone de insumos, tareas y productos o resultados.
4         Volviendo al ejemplo del proceso “Administración de ingresos de personal”  y su evento “Inscripción” se pueden identificar las actividades: “Determinar las vacantes”, “Solicitar los cargos a cubrir”  e  “Inscribir los postulantes”.


-  El tercer paso consiste en identificar,  por cada actividad,  el marco normativo que la regula.
-  El cuarto paso, consiste en identificar las tareas que se realizan, los insumos y los productos o resultados que se obtienen.
4         Al relevar las actividades deben considerarse los siguientes aspectos:
-  Los insumos son  la materia prima que alimenta  la actividad y que luego será transformada para lograr un resultado o producto.
-  Los insumos y los productos pueden ser tangibles (mercadería, papeles, etc.) o intangibles (decisiones, información).
-  Los insumos  y los productos pueden tener su origen o  destino dentro o fuera de la Organización.
-  Al describir las tareas es importante mantener un equilibrio entre una excesiva síntesis o abrumadores detalles. No debe llegarse al nivel de las operaciones.
-  Por cada producto debe referenciarse cantidades máximas, mínimas y promedio obtenidas en el período de tiempo sometido a estudio.
-  Describir especialmente las tareas que se realizan en forma secuencial o paralela.
4        
4         Por cada tarea:
-  Especificar si existen procedimientos escritos.
-  Determinar y estimar los recursos que se utilizan  (insumos, servicios, equipamiento, cantidad de personal en equivalencia de tiempo completo).
-  Estimar los tiempos máximos, mínimos y promedio de realización.
-  Solicitar los  comprobantes intervinientes “ya utilizados y con una variada casuística” determinando su origen y su(s) destino(s), (por cada copia).  De esta manera se podrá verificar lo siguiente: que algunos campos nunca se utilizan, que el contenido no responde a lo que solicita el título, que los completados en forma manuscrita son ilegibles, que no se prenumeran, etc.
El comprobante es el “vehículo de información de la Organización. Si se sabe leer se pueden extraer importantes conclusiones.Cada comprobante debe ser fotocopiado y referenciado en el Anexo de Documentos que acompañará el relevamiento. La citada referencia es la que se usa en la narración de cada procedimiento.
-  Identificar los archivos transitorios (Ej.: canasta o pinche para papeles, etc.) y definitivos.
-  Identificar el mecanismo de control.
-  Especificar el  nivel de estandarización.
-  Especificar el  nivel de burocratización
-  Especificar el nivel de automatización.
-  Identificar las personas que participan y  el tipo de intervención (produce información o servicio o bienes, se informa, controla, transfiere, decide entre distintas acciones)

II.a.2.2.  Identificar los indicadores de rendimiento
Los indicadores de rendimientos, que en la fase de Planificación, fueron determinados en términos generales para cada proceso, en la presente etapa se definen al nivel de cada actividad.
Estarán directamente relacionados con las medidas de desempeño  que se mencionan en la literatura de Gestión de la Calidad Total,  principalmente respecto de: la velocidad de respuesta (Ej. : tiempo promedio de resolución de un trámite),  eficacia (Ej.: cantidad de trámites sin errores respecto del total de trámites) y eficiencia (Ej. : costo unitario por productos obtenidos).
Los indicadores definidos deberán estar relacionados con los Factores Críticos de Éxito, ya que deben servir de referencia para medir los progresos alcanzados en pos del logro de los objetivos estratégicos de la Organización.
Por otra parte, si los indicadores son estándares, permitirán aplicar la técnica  de “benchmarking” (comparaciones estratégicas entre los que hace la Organización analizada y lo que hacen otras Organizaciones, que no necesariamente desarrollen la misma actividad).

II.a.2.3.  Modelar los procesos vigentes
Esta tarea permite sintetizar en  gráficos y tablas la estructura y flujo del proceso.
Es recomendable utilizar herramientas de modelación de procesos, modelación de información  y matrices de fijación de costos basándose en actividades. Las herramientas de modelación automatizadas pueden tener capacidades de simulación que permitan mediante la carga de datos, como recursos y tiempos, calcular tiempos de respuesta, eficiencia de los recursos  y cantidad de productos a obtener.
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4.  Insumos principales
4  Matriz de correlación de Procesos y FCE
4  Resultados de relevamientos, encuestas y entrevistas

5.    Productos principales
4  Diagrama de actividades y eventos.
4  Diagrama de flujo de datos.
4  Anexo de documentos vigentes.
4  Matriz de insumo-producto.
4  Matriz de indicadores de rendimiento.

6.  Herramientas y técnicas
4  Administración de Proyectos
4  Técnicas de entrevistas
4  Técnicas de administración de requerimientos (Ej.: IDEF3  – Integration Definition Method for Process Description Capture – con orientación a procesos o a objeto)
4  Metodologías  de modelado de procesos (Ej.: IDEF0 e IDEF 3, Constantine, Jackson)
4  Metodologías de modelado de  flujos de datos (Ej.: Yourdon,  Gane-Sarson,  Martin-Odell)
4  Herramientas de modelado (Ej.: Diagrama de actividades, Esquemas de eventos, Diagrama de dependencia entre procesos, Diagrama de flujos de objetos, Diagrama de transición de estados,  Diagrama de flujo de datos, etc.)
4  Productos de software para modelado de procesos y flujos de datos (Ej.: System Architect, Optima!, Orfeo, Q+Isodoc,
4  Técnicas de fijación de costos basándose en actividades

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