ADMINISTRACION DE EMPRESAS

1. Objetivos e importancia
La planeación de personal es un proceso utilizado para establecer los objetivos de la función de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar dichos objetivos. La planeación de personal puede hacerse de una manera relativamente formal o informal. Puede tener un enfoque estratégico (a largo plazo, de 3 a 5 años) o, táctico (a corto plazo, 1 año). Puede tener mayor énfasis en ciertos niveles de la organización. Sin embargo, en cualquiera que sea el caso el proceso de planeación de personal tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronósticos, evaluación, planes y programas.

La planeación de personal debe responder a cambios o reducciones internas de personal, así como a las rápidas y cambiantes influencias de la sociedad, incluyendo innovaciones tecnológicas, condiciones del mercado de trabajo y legislación laboral. Por lo tanto, la planeación de personal es un proceso continuo y amplio, mediante el cual, una organización se asegura de que tiene el número y el tipo correcto de personal, en los puestos correctos, en el momento adecuado, y que hacen aquellas cosas para las cuales ellos son más útiles económicamente.

La planeación de personal tiene un papel muy importante en el éxito de la organización, su importancia radica en que es a través de ella que se puede prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección superior debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción, presupuestar sus gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de personal.

Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y capacitación y, al mismo tiempo, la organización se asegura de tener empleados idóneos disponibles cuando se necesiten.

También es importante destacar que al inicio de la planeación de personal, debemos estar concientes que tanto la planeación de la organización, como la planeación de personal, están íntimamente relacionadas, a tal grado que no pueden ir separadas.

Podemos concluir que la importancia de la planeación de personal, se comprende mejor con los siguientes aspectos:
Adecuar eficientemente las actividades del personal con los objetivos organizacionales futuros.
Mejorar la utilización de los recursos humanos
Lograr economías en la contratación de nuevos empleados
Ampliar la información de la administración de personal, para ayudar a otros departamentos y en otras actividades de personal
Efectuar una demanda importante sobre el mercado de trabajo
Coordinar diferentes planes y programas de personal, tales como: planeación de carreras, planes de capacitación y de desarrollo.

1. Proceso de planeación
Una definición de lo que es un proceso nos dice algo así como serie de eventos interrelacionados e identificados que se desplazan hacia un objetivo determinado. En cierto sentido, el proceso de planeación de personal, es el flujo de sucesos por el cual la dirección superior asegura el número suficiente de personal idóneo en el lugar adecuado y en el momento oportuno.

Así el personal será capaz de realizar con eficiencia y eficacia las tareas que ayudarán a la organización a lograr sus objetivos generales. Por tanto, la planeación de personal traduce los objetivos en términos de los trabajadores que se necesitan para lograrlos.
El proceso de planeación de personal consta de 5 fases:

· Objetivos organizacionales
· Pronóstico
· Planes y programas de acción
· Ejecución
· Control

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Los objetivos organizacionales son las metas que busca lograr la organización. Los insumos, el proceso de conversión y el producto, existen como medios para alcanzar los objetivos de una organización.

Si se desarrollan de manera adecuada, los objetivos organizacionales reflejan el propósito del organismo social; es decir, fluyen naturalmente del propósito organizacional. Por lógica, si un organismo social está cumpliendo sus objetivos, simultáneamente está cumpliendo con su propósito, y con ello está justificando la razón de su existencia.

Los objetivos organizacionales proporcionan a los administradores y a todos los demás miembros de la organización, importantes guías de acción en áreas como: toma de decisiones, planeación de personal, eficiencia organizacional, consistencia organizacional y evaluación del desempeño.

Por lo tanto, la planeación de personal está directamente relacionada con los objetivos organizacionales, y para ser significativa, la planeación de personal debe estar basada en especificaciones de personal. La planeación puede revelar escasez o abundancia de capacidades, una condición que puede influir en los objetivos organizacionales, y en la estructura organizacional. Además, la planeación de personal debe estar integrada con planes generales, acerca de ventas, producción, compras, uso de maquinaria y equipo, situación financiera de la organización y la planeación de instalaciones físicas.

PRONOSTICOS
El primer paso en cualquier esfuerzo de planeación de personal, es obtener una idea de lo que está ocurriendo en el flujo de personal que entra en la organización, permanece en ella y luego sale. Lógicamente el pasado no se va a repetir exactamente, pero si el departamento de personal tiene una idea de las interrelaciones dinámicas en los flujos de personal, podrá prever mejor sus necesidades futuras, al menos en el corto plazo.

Los pronósticos de personal sirven para determinar:
Cuantos empleados serán requeridos para dotar a un departamento
De que tipo son requeridos para una función en particular en uno, tres o cinco años
Cuantos empleados actuales estarán disponibles para cubrir estas necesidades
Cuantos de estos nuevos empleados, vendrán del exterior durante estos periodos
Si habrá escasez o abundancia de empleados
Cuales son los principales problemas y oportunidades de personal que se encontrarán en el camino.

Demanda de personal. En una situación determinada, existen factores que pueden afectar la futura demanda de personal, estos son: los planes y objetivos organizacionales, los cambios en la productividad, los cambios en la estructura orgánica, en el diseño de puestos. Estos son conocidos como “indicadores guía”.

Las tareas en el pronóstico de la demanda de personal son: obtener estimaciones de las direcciones en las cuales los indicadores guía se están moviendo, y, evaluar los efectos probables de estos eventos sobre el número y tipo de empleados que se necesiten para hacer el trabajo requerido.

La mayor parte de los métodos para el pronóstico de la demanda de recursos humanos incluyen los pasos siguientes:

1. Seleccionar de entre los indicadores guía, los más aplicables a la situación prevaleciente.
2. Establecer la naturaleza de la relación histórica, entre los indicadores guía seleccionados y la demanda de personal.
3. Obtener pronósticos o proyecciones de los indicadores guía.
4. Pronosticar la demanda laboral, utilizando los datos de los pasos 2 y 3.

Ejemplo:
Supóngase que una organización ha determinado que existe una relación directa entre sus ventas en pesos y el número de vendedores que requiere. Históricamente esta relación ha sido de 40 millones: 1. la proyección de ventas para el año próximo es de 400 millones de pesos. Por lo tanto, la estimación inicial de la demanda de vendedores es 10. Sin embargo, también se sabe que será introducida una nueva técnica de ventas. Se predice que aumentará la productividad de los vendedores en un 10%. En consecuencia, las ventas por vendedor aumentarán a 44 millones y la demanda de vendedores será de 9.

Oferta de personal. En el pronóstico de personal, el término “oferta laboral” se utiliza de 2 maneras. Una se refiere al personal dentro de la organización, esto es la “oferta interna”. La otra, se refiere a las personas en un mercado de trabajo en particular, es la “oferta externa”. Lo que nos interesa en este momento es la oferta interna.

El objetivo del pronóstico de la oferta es estimar, con la mayor exactitud posible, el número de personas que estarán disponibles, para la dotación de personal a la organización al final del periodo de planeación. Al hacer tal pronóstico, se acostumbra no suponer que habrá grandes cambios en las políticas o procedimientos de personal.

El proceso de pronóstico de oferta de personal, incluye los siguientes pasos:

1. Realizar un inventario de los empleados actuales en el departamento de interés arreglados por categoría de puestos.
2. Restar el número de empleados que se espera perder, durante el periodo de planeación. Las pérdidas ocurren por: retiros, muertes, transferencias, etc.
3. Agregar al inventario el número de empleados que se espera ingresen al departamento por transferencia y, en ocasiones, por reclutamiento externo.
4. Hacer ajustes internos por los empleados promovidos o despedidos en el departamento respectivo, pero por categoría de puestos. El resultado de esos cálculos es el pronóstico de la oferta de personal.

Determinación de necesidades:
Considerando al hombre como el elemento más valioso con que cuenta una organización y tiene que satisfacer necesidades que son indispensables para su completa realización, con ello surge brindar oportunidad para el desarrollo y capacitación de los elementos humanos para que con ello participen más en la organización y sociedad dentro del orden y coordinación para el logro de objetivos de la institución.

Estructura organizacional:

A) Determinación de objetivos y políticas:
Objetivos: Estados ideales a donde se propone llegar y hacia donde se encaminan todos los esfuerzos de la organización. Con ello corresponde a la Administración de Recursos Humanos, junto con las relaciones públicas trabajar para la consecución del objetivo social de la organización, o sea las metas, de esta función deberán ser afines y no contraponerse. Facilitar la coordinación de las actividades y controlar las acciones de sus integrantes.

Políticas: guías de acción orientadas sobre la forma de lograr los objetivos marcados. Sirven de limites generales de la autonomía que como un control obligatorio define rígidamente lo que puede hacerse y lo que esta vedado. Ser flexibles estas como los objetivos se basan en suposiciones sobre la Naturaleza Humana.

B) Determinación del tipo de autoridad y nivel jerárquico:
Tipos de Autoridad: Se considera al encargado de la función como asesor y de la dirección de las dependencias de línea; considerando que el “Administrador de Recursos Humanos” o “Jefe de Personal” (según denominación tradicional) como jefe de línea. Como departamento proveerá servicios especializados, a los jefes de línea y a la dirección, pero no tendrá autoridad lineal (excepto en su propio departamento). El administrador de recursos humanos debe asesorar a cada supervisor para que cumplan más adecuadamente con su papel.

AUTORIDAD VERTICAL: Define el grado mas alto de la organización hasta los grados menores.
AUTORIDAD LINEAL: Consiste en el derecho y la responsabilidad de dirigir las operaciones de los diferentes departamentos de la empresa, los gerentes de línea deciden las decisiones a tomar en las diferentes operaciones que se llevan a cabo.
AUTORIDAD FUNCIONAL: Consiste en el derecho que se concede al departamento de personal para que adopte decisiones que podrán haber correspondido a los gerentes de línea.
AUTORIDAD STAFF: Consiste en la posibilidad de asesorar a los otros directivos, no pueden tomar decisiones.

Nivel jerárquico: El departamento de administración tendrá igual jerarquía que los restantes departamentos de operación y de servicio. La jerarquía cumple otra finalidad, conforme se establecen los patrones de autoridad y se determinan los niveles jerárquicos se influencian las posiciones del status social.

C) Determinación de funciones:
Es crear un medio para lograr las metas personales u organizacionales en una manera mejor de lo que se haría mediante acciones no coordinadas.

Empleo: 1) Reclutamiento, 2) Selección, 3) Inducción, 4) Integración, promoción y transferencia, 5) Vencimiento de contrato de trabajo.
Administración de salarios: 1) Asignación de funciones, 2) Determinación de salarios, 3) Calificación de méritos, 4) Compensación suplementaria, 5) Control de asistencia.
Relaciones internas: 1) Comunicación, 2) Contratación, 3) Disciplina, 4) Motivación de personal, 5) Desarrollo de personal, 6) Entrenamiento.
Servicios al personal: 1) Actividades recreativas, 2) Seguridad, 3) Protección y vigilancia,

1. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Origen e importancia
La importancia de la administración de personal radica en el simple hecho de ser el fundamento de las funciones que realiza el personal, y que, por tal motivo debe estar libre de errores y estructurado de manera eficaz, una buena administración de personal nos permite:

· Contratar a la persona indicada para cada puesto.
· Mantener una baja rotación de personal.
· Obtener el máximo esfuerzo de cada empleado.
· Evitar perdidas de tiempo en entrevistas inútiles.
· Evitar conflictos legales.
· Mantener al personal a gusto con su papel en la organización.
· Evitar cualquier tipo de práctica laboral injusta.

Más allá de lo anterior, una buena administración de personal le permite a la gerencia obtener mejores resultados (por medio de otras personas). Recordemos que no basta con hacer los planes correctos; la clave está en contratar a la gente adecuada para el puesto adecuado, y, motivarla, evaluarla y desarrollarla.

Conceptos
a) Supervisión de personal
El supervisor de personal. Es todo aquel que tiene personal a su cargo: al de trabajo que supervisa, el de la dirección de que es representante inmediato y de supervisores que es compañero. Consiste en ayudar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

b) Administración de personal
La administración de personal es el conjunto de conceptos y técnicas necesarias para llevar a cabo los aspectos referentes a los recursos humanos de un puesto administrativo, que incluyen a grandes rasgos: reclutamiento, selección, capacitación, compensación y evaluación.

Las principales funciones de la administración de personal son:

Análisis de puestos
Planeación y reclutamiento de personal
Selección de personal
Orientación y capacitación
Administración de sueldos y salarios
Administración de incentivos y prestaciones
Evaluación del desempeño
Comunicación (entrevistas, asesoramiento y disciplina)
Capacitación y desarrollo
Formación del compromiso del empleado con la organización.

Así como lo que todo gerente debe conocer respecto a:
La igualdad en las oportunidades y la acción afirmativa
La salud y seguridad del empleado
El manejo de las quejas y las relaciones laborales
c) Relaciones industriales
El término queda reducido a la industria que evidentemente organizaciones bancarias, gubernamentales, educativas, de beneficencia, etc., donde se requieren también los recursos humanos además entre los proveedores y la fabrica y entre está sus clientes, también se establecen relaciones.
d) Relaciones humanas
Cualquier interacción de dos o más personas, la cual no se da solo en la organización sino en todas partes.
e) Relaciones laborales
Este término se ha reservado por costumbre a los aspectos jurídicos de la administración de Recursos Humanos se emplea frecuentemente asociado a las relaciones obreras patronales.

1.3. Principales funciones:
A) Planeación de personal: Determina las necesidades de personal en la empresa, determina los objetivos, políticas, procedimientos y programas de administración de personal dentro de la empresa. Consiste en realizar estudios tendientes a la proyección de la estructura de la organización en el futuro, incluyendo análisis de puestos proyectados y estudio de las posibilidades de desarrollo de los trabajadores para ocupar estas, a fin de determinar programas
de capacitación y desarrollo, llegado el caso de reclutamiento y selección.

B) Empleo (reclutamiento, selección, contratación e inducción): Lograr que todos los puestos sean cubiertos por personal idóneo, de acuerdo a una adecuada planeación de recursos humanos.

Reclutamiento: buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las vacantes que se presenten, es decir, es una técnica encaminada a proveer de recursos humanos a la empresa u organización en el momento oportuno.

Selección: Analizar las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cuál tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro, tanto personal como de la organización. Proceso que trata no solamente de aceptar o rechazar candidatos, sino conocer sus aptitudes y cualidades con objeto de colocarlo en el puesto más fin a sus características.

Contratación: Formalizar con apego a la Ley la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.

Inducción: Dar toda la información necesaria al nuevo trabajador ay realizar todas las actividades pertinentes para lograr su rápida incorporación a los grupos sociales que existan en su medio de trabajo, a fin de lograr una identificación entre el nuevo miembro y la organización viceversa. : Consiste en llevar al individuo al puesto que va a ocupar, presentarlo con su superior y compañeros con el objeto de lograr una adaptación de grupo que evite una baja en el rendimiento, que obtenga una visión de la empresa. Así mismo se le mostraran las instalaciones donde de la empresa y principalmente de su área de trabajo. Empleo (reclutamiento, selección, contratación e inducción)

C) Capacitación y desarrollo: Tiene por objeto ampliar, desarrollar y perfeccionar al hombre para su crecimiento profesional en determinado puesto en la empresa o para estimular su eficiencia y productividad. Debe basarse en el análisis de necesidades que parta de una comparación del desempeño y la conducta actual con la conducta y desempeño que se desean. Con base a este análisis, se identifican los métodos y necesidades de capacitación para superar las delicias.

D) Administración de sueldos y salarios: Parte de la Admón., de personal que estudia los principios o técnicas para lograr que la remuneración global que recibe el trabajador sea adecuado a la importancia de su puesto, a su eficiencia personal, a sus necesidades ya las posibilidades de la empresa. Consiste en asignar valores monetarios a los puestos, en tal forma que sean justos y equitativos en relación a otras posiciones de la organización y a puestos similares en el mercado de trabajo.

E) Prestaciones y servicio de personal. Son todas aquellas actividades que realiza la empresa enfocadas a proporcionar al trabajador un beneficio, ya sea en dinero o en especie. Satisfacer las necesidades de los trabajadores que laboran en la organización y tratar de ayudarles en los problemas relacionados a su seguridad y bienestar personal.

F) Seguridad e Higiene en el trabajo: Es el conjunto de conocimientos y técnicas dedicadas a reconocer, evaluar y controlar aquellos factores del ambiente, psicológicos o tensionales, que provienen del trabajo y pueden causar enfermedades, accidentes o deteriorar la salud. Desarrollar y mantener instalaciones y procedimientos para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

G) Relaciones laborales: Parte de la Administración de Recursos Humanos que se ocupa de negociar con el sindicato los términos del contrato o convenio de trabajo, interpretar la Ley Laboral en lo que se refiere a las políticas y practicas de la organización, así como el arreglo arbitrario de cualquier agravio que surja de tales contratos.

1.4. Administración internacional de personal:

La administración de los recursos humanos en el ámbito internacional sigue las mismas metas y objetivos que en el nacional. Por ejemplo, también en este campo es esencial la labor de obtener información, así como de llenar vacantes que se presentes y llevar a cabo evaluaciones del personal de la empresa. La diferencia estriba en que en el área internacional los logros pueden ser impresionantes, pero los obstáculos que se deben vencer son mucho más grandes.

Desde el punto de vista del administrador de personal, los desafíos serán especialmente considerables por varias razones. Por ejemplo, deberá trabajar en un entorno con un marco legal distinto, con el que no se encuentra familiarizado. Tendrá tradiciones, una cultura diferente y en general un mundo que difiere enormemente del suyo. Enfrentará también los dilemas profesionales, familiares y personales que estas situaciones entrañan, así como otros factores difíciles. Pero al mismo tiempo encontrará un campo de fértiles posibilidades y oportunidades, que puede construir el punto culminante de los primeros años de su carrera profesional.

Los desafíos del nuevo país son muy distintos a los del país de origen, pero se espera que el empleado transferido lleve a cabo una labor productiva y de alto nivel. El administrador de recursos humanos hace todo lo que esta a su alcance para responder de manera positiva a estos retos manteniendo una actitud flexible y de carácter proactivo. En todos los casos su éxito podrá depender del nivel de información y conocimiento que obtenga de la nueva sociedad y de su capacidad para adaptarse al nuevo medio.

Incluye los servicios de reubicación, orientación y traducción para ayudar a los empleados a adaptarse a un ambiente nuevo y diferente fuera de su país.