ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Este proceso de elaboración de informaciones que sirvan para la toma de decisiones se puede ver en la actualidad beneficiados por determinadas herramientas tecnológicas como son los Sistemas de Gestión de la Información con procesos automatizados e integrados que le permiten al directivo obtener diferentes datos en tiempo real y que le sirven, además del diagnóstico personal que hace el directivo con sus subordinados y clientes, para acelerar el proceso de tomas de decisiones.
Jesús Báez Ojeda y Quesada López, 1982, “Análisis y Diseño de Sistemas”, Facultad de Economía, Universidad de La Habana, plantearon y dejaron claro la importancia del Sistema de Información Gerencial en los procesos de la Toma de decisiones, considerándolo hasta su propia razón de ser, “Las decisiones tomadas por los dirigentes de la organización … y el resultado final y los logros de los objetivos para los que el sistema existe, depende en grado considerable de la calidad y cantidad de información que ellos dispongan, de manera que en el conjunto de alternativas a seleccionar se tomen aquellas que para un criterio dado sean óptimas”, este texto fue escrito para aplicar un Sistema de Información que permitiera mejorar la gestión contable de cualquier institución, fue un material de estudio incluido en el programa de enseñanza de los futuros Contadores y Económicos del país, pues la idea fue de emplear un Sistema de Información en las organizaciones en sus diferentes procesos dentro de las divisiones o unidades o departamentos y siendo mejor iniciarse automatizando las gestiones contables, las mismas que intervienen en las decisiones financieras de conjunto con otros aspectos; por lo que el volumen de datos a procesar no es pequeño. Trajo consigo que en muchas ocasiones se corriera el riesgo de departamentizar la información, pero se siguió en muchos casos cada uno de los pasos o fases para diseñar el sistema por lo que el rango de errores fuera menor.
Puntualiza además, “… los mismos dependen de la estructura y las necesidades de información de cada organización,… poniendo a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar la Toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y de las operaciones dentro de todo proceso se ejecuten eficazmente”.
Como se aprecia la tendencia actual y futura de la toma de decisiones está en las Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que si se logran aplicar correctamente con sistema de bases de datos integrados de todas las áreas de una empresa y aplicar modelos y aplicaciones matemáticas automatizadas que permitan realizar diferentes análisis, la toma de decisiones será mucho más eficaz, eficiente y oportuna.
Con estos sistemas los análisis financieros se pueden chequear a diario y hasta en cuestión de horas y minutos si la base de datos está preparada para procesar datos en tiempo real la cual generaría automáticamente cualquier reporte que se solicite entre ellos los estados financieros y el cálculo de las razones financieras, el análisis de los costos, de las ventas, etc. que permitirían corregir en cuestión de horas cualquier falla en las decisiones tomadas y que puedan llevar a la empresa a desviarse de los objetivos trazados en las estrategias desarrolladas tanto por áreas de decisión, así como por la estrategia maestra de la empresa.
Además estas técnicas ahorran tiempo en extraer la información, procesarla y realizar los cálculos pertinentes para obtener los resultados que se quieren analizar, tampoco se necesita específicamente de un contador para emitir el reporte de los estados financieros y que entregue el cálculo de las razones financieras, ni el análisis de los costos y los gastos, simplemente el gerente o los directivos con acceder a los reportes de las aplicaciones informáticas creadas pueden ver todos estos resultados y analizarlos en un tiempo mínimo de pasado las operaciones de una empresa lo que hace que la corrección pueda ser casi en tiempo real.
Para culminar, es importante tener en cuenta que la calidad de las decisiones que se tomen en una organización, dependerán en gran parte de la calidad de la información de que se pueda disponer, ésta debe ser actualizada, precisa, confiable, que facilite el proceso de análisis de tal manera que sea lo más aproximado a la realidad, es decir, trabajar a la luz de los hechos y los datos. Brady Guarnizo Montaño.

Conclusiones
1. Las empresas necesitan de la Planeación Estratégica para maximizar los resultados económicos, así como guía para la toma de decisiones y para minimizar los efectos negativos del futuro.
2. Siempre que se implemente una Planeación Estratégica en una empresa deben elaborase las estrategias funcionales que harán que ésta se materialice sin tanta dificultad.
3. Las estrategias funcionales por lo general son a corto plazo, pero en el caso de la financiera si se puede planificar a largo plazo lo que ayuda más en el proceso de toma de decisiones.
4. Los análisis de los estados financieros son una herramienta necesaria para el proceso de toma de decisiones y de evaluación del cumplimiento de la estrategia planificada por las empresas.
5. En la elaboración de las estrategias funcionales deben participar los directivos y trabajadores de las áreas claves para que se sientan parte del proceso de toma de decisiones y se vean reflejados en la estrategia con sus aportes concretos.

Los estados financieros son utilizados por la gerencia para determinar si se están llevando a cabo los planes trazados con la eficiencia necesaria; para conocer la situación financiera de la entidad, para que se planeen nuevos proyectos y se realicen los cambios que tiendan a agilizar los distintos procesos por los que debe atravesar la empresa en el ciclo de sus actividades.
En forma particular a los administradores de una empresa les interesa mantener control sobre la rentabilidad de la inversión, representada en los activos, y en la eficiencia con que ellos son explotados económicamente. Dicho control se ejerce a través del análisis de los cambios en los índices y en las tendencias de las diferentes variables que intervienen en la explotación operacional de cualquier organización.
Mediante una adecuada interpretación de las relaciones entre variables, obtenidas a través del ejercicio sistemático del análisis financiero, los directivos y administrativos de las empresas podrán:
• Solicitar acciones oportunas y eficaces en caso de detectarse algún problema o incoherencia en resultados.
• Organizar datos para relacionarlos con modelos anteriores o con estándares externos.
• Descubrir las causas o efectos de una situación detectada mediante el análisis de indicadores u otra clase de herramientas.
• Identificar puntos fuertes y débiles, con el propósito de aprovechar las oportunidades y corregir los problemas actuales o potenciales.
Por último los directivos y administradores de las empresas emplean la información proporcionada por el análisis financiero para optimizar las decisiones de financiación e inversión y poder garantizar la maximización del valor de la compañía. Además este le permite valorar si los resultados obtenidos están acordes a las estrategias financieras y los planes estratégicos, de no ser así puede corregirlos a través de nuevas decisiones que transformen los nuevos resultados en las metas propuestas.
9.1 LA DESVENTAJA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS SOBRE LA TOMA DE DECISIONES.
Como se sabe los estados financieros de una empresa deben ser una herramienta que aporte a la toma de decisiones por parte de los directivos de ésta y así es, de no hacerlo la empresa, o para ser más preciso los directivos, estarían cometiendo un error imperdonable.
Las diferentes áreas de una organización proveen de datos al área económica y una de las funciones del contador es el recopilarlos, plasmarlos, transformarlos y devolverlos como información a través de los diferentes estados financieros existentes y esta información generada será de gran utilidad para que los departamentos evalúen su desempeño contra lo que tenían estimado, en función de cumplir con la estrategia trazada por la organización, y a partir de ahí tomen decisiones para corregir o mejorar cualquier desviación.
La desventaja que tienen los estados financieros es que los análisis que se realizan son sobre resultados pasados y hay que esperar un período para analizar los datos y tomar las decisiones y ese tiempo pasado es desfavorable para la empresa. Los directivos por lo general no esperan por estos resultados y viven pendiente de los procesos e intercambian mucho con los subordinados y clientes para hacer valoraciones en el terreno y saber si es preciso corregir alguna de las decisiones tomadas que estén afectando los objetivos trazados, otra desventaja es que los hechos económicos ocurridos en la empresa en cada período contable puedan no quedar bien registradas para que la información sea lo más fidedigna posible a la hora de realizar los análisis y tomar las decisiones

El análisis financiero es una herramienta que ayuda a los que son responsables de tomar las decisiones a diagnosticar el comportamiento de la empresa y es quien le permite evaluar si las estrategias y decisiones tomadas, luego de pasado un tiempo, son lo efectiva que pensaron o hay que tomar nuevas decisiones para encaminar el rumbo de nuevo con el fin de alcanzar las metas propuestas.
Con el análisis financiero se evalúa la realidad de la situación y comportamiento de una entidad, más allá de lo netamente contable y de las leyes financieras, esto tiene carácter relativo, pues no existen dos empresas iguales ni en actividades, ni en tamaño, cada una tiene las características que la distinguen y lo positivo en unas puede ser perjudicial para otras. Por lo que el uso de la información contable para fines de control y planificación es un procedimiento sumamente necesario para los ejecutivos. Esta información por lo general muestra que los puntos fuertes y débiles deben ser reconocidos para adoptar acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos para utilizarlos como fuerzas facilitadoras en la actividad de dirección.
Aunque los estados financieros representan un registro del pasado, su estudio permite definir guías para acciones futuras. Es innegable que la toma de decisiones depende en alto grado de la posibilidad de que ocurran ciertos hechos futuros los cuales pueden revelarse mediante una correcta interpretación de los estados que ofrecen la contabilidad.
Los estados financieros tienen mucho que ver con las funciones administrativas ya que éstos constituyen la base informática para que la administración tome las decisiones a enrumbar en la marcha de las negociaciones.
El análisis financiero que se practica a los estados financieros, es una de las partes correspondientes a las actividades que tiene que ver con la toma de decisiones por parte de los directores de la empresa el cual debe hacerse constantemente para poder en el menor tiempo posible detectar las variaciones existente en las diferentes partidas del balance que nos alerten de cualquier problema que se pueda estar presentando y así poder corregir lo más rápido posible estas variaciones.
Un informe acerca de los resultados obtenidos mediante un análisis financiero, sobre los estados financieros sujetos a examen, es fundamental, para que en base a las razones, índices, porcentajes que se obtienen de las interpretaciones de las cifras de dichos estados en una base tanto vertical como horizontal, digan a los directores de la empresa que hay que tomar en cuenta, para las correcciones de las decisiones tomadas hasta ese momento.

La toma de decisiones se puede decir que es el proceso más importante que sucede en cualquier empresa porque de ella depende que ésta pueda cumplir con los objetivos para la que fue creada de forma eficaz y eficiente, para esto es que se elabora la “Planeación Estratégica” y se desarrollan las diferentes estrategias por niveles que son las primeras grandes decisiones que deben tomar los ejecutivos para lograr la introducción, crecimiento y estabilidad de la empresa en el marcado. Todas las otras decisiones que se tomen deben estar en función de que se cumpla con la estrategia aprobada para la empresa.
La toma de decisiones es fundamental para cualquier actividad humana. En este sentido, somos todos tomadores de decisiones. Sin embargo, tomar una 'buena' decisión empieza con un proceso de razonamiento, constante y focalizado, que incluye muchas disciplinas. Profesor Hossein Arsham.
Al respecto Stoner (1989) plantea que “los gerentes han de cambiar de rol frecuentemente... la capacidad de reconocer el papel que debe desempeñarse y saber cambiarlo fácilmente es una característica del gerente eficaz.”... “Para el continuo perfeccionamiento de la actividad gerencial, hay que tener en cuenta el abordar todos los llamados “procesos gerenciales”: planeación, organización, dirección y control”. (Hampton, 1989).
Según García Falcón (1998) a partir del análisis que realizan Hax y Majluf (1988) sobre las diferentes definiciones del concepto de estrategia propuestas por los autores más relevantes del campo, la estrategia es un conjunto de decisiones coherente, unificado e integrado, generalmente recogido en un plan formal, que:
• Determina y revela el propósito de la organización en términos de objetivos a corto y largo plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de recursos.
• Reconoce los segmentos de negocio donde la organización está operando en la actualidad e identifica los nuevos segmentos donde debería operar en el futuro.
• Intenta alcanzar, en relación con sus competidores una ventaja competitiva sostenible a largo plazo en cada uno de sus negocios.
• Pretende responder a las amenazas y oportunidades que plantea el entorno y a las fortalezas y debilidades internas de la organización.
• Define, en relación con sus agentes de riesgo o grupos de interés con los que se relaciona, la clase de organización económica y humana que es o pretende ser.
• Compromete de forma integrada y coherente, a todos los niveles jerárquicos de la organización.
Todos estos componentes de la estrategia son lo que hacen que ésta esté vinculada estrechamente con la toma de decisiones porque solo a través de la estrategia es que se puede implementar todas estas decisiones.
Con respecto al concepto de "toma de decisiones", Schein, plantea: "la toma de decisiones es el proceso de identificación de un problema u oportunidad y la selección de una alternativa de acción entre varias existentes, es una actividad diligente clave en todo tipo de organización”. La toma de decisiones lleva incluido un poco de preparación profesional de los que toman las decisiones, de intuición y además de cualidades como ser una persona arriesgada y sin temor a equivocarse.
Según el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, tomamos las siguientes definiciones:
Toma: Acción de tomar.
Tomar: Elegir, entre varias cosas que se ofrecen al arbitrio, alguna de ellas. Ejecutar algo. Encargarse o responder de ello. Entender, juzgar e interpretar algo en determinado sentido. Emprender algo, o encargarse de una dependencia o negocio. Resolverse o determinarse a efectuar una acción. Adoptar, emplear, poner por obra.
Decisión. (Del lat. decisĭo, -ōnis). Determinación, resolución que se toma o se da en una cosa dudosa. Firmeza de carácter.
Decidir. (Del lat. decidĕre, cortar, resolver). Cortar la dificultad, formar juicio definitivo sobre algo dudoso o contestable. Decidir una cuestión. Resolver (ǁ tomar determinación de algo). Mover a alguien la voluntad, a fin de que tome cierta determinación.
DECIDIR: Es elegir una entre varias alternativas posibles incompatibles entre sí o que se presentan simultáneamente.
¿Cuándo es mejor una alternativa que otra?
¿Cuándo cuesta menor esfuerzo?
¿Cuándo produce mayor satisfacción?
¿Cuándo es más posible realizarse?
La respuesta de manera general, se señala que son tres las decisiones básicas a ser tomadas por una empresa en el área financiera.
1) De Inversión.
2) De financiamiento.
3) De reparto de dividendos.
En verdad esto involucra a todas las actividades de la empresa. Incluso autores como Harrington y Brent, las reducen a sólo dos, cuando exponen:
“Las decisiones financieras pueden ser agrupadas en dos grandes categorías: decisiones de inversión y decisiones de financiamiento. El primer grupo tiene que ver con las decisiones sobre qué recursos financieros serán necesarios, mientras que la segunda categoría se relaciona de cómo proveer los recursos financieros requeridos”. Para el caso de Cuba en la inmensa mayoría de sus empresas se ajusta esta clasificación porque en Cuba las empresas estatales y las constituidas con el 100 por ciento de capital cubano no reparten los dividendos ya que el estado es el dueño y las utilidades son en una parte aportadas al presupuesto del estado y el resto se destina a fines específicos.
De manera más específica las decisiones financieras en las empresas deben ser tomadas sobre: inversiones en planta y equipo (tecnológicas); inversiones en el mercado de dinero o en el mercado de capitales; inversión en capital de trabajo; búsqueda de financiamiento por capital propio o por capital ajeno (deuda); búsqueda de financiamiento en el mercado de dinero o en el mercado de capitales. Cada una de ellas involucran aspectos aún más específicos, como por ejemplo: decisiones sobre el nivel de efectivo en caja o sobre el nivel de inventarios. Es necesario estudiar las diferentes interrelaciones existentes entre estos dos grandes tipos de decisiones financieras.
Para la toma de decisiones es importante el término de racionalidad y una de las maneras de definir la misma, utiliza términos económicos y ve a la racionalidad como la forma de optimizar la toma de decisiones maximizando los resultados. En ella el responsable de tomar las decisiones debe ser el hombre, individuo económico quien maximice siempre los resultados.
Otra de la definición de racionalidad se basa en que las decisiones son racionales cuando el individuo elige un curso de acción que maximiza sus ventajas, sin tomar en cuenta si se puede medir en forma objetiva. Esta definición de racionalidad es más subjetiva e implica que el que toma la decisión es con frecuencia una persona administrativa, que elige alternativas que son satisfactorias o al menos “lo suficientemente buenas”.
Una tercera forma de establecer un concepto de racionalidad es examinar sencillamente el proceso de decisión propiamente dicho y determinar si es ordenado y lógico. Esta definición puede ser utilizada tanto por el hombre económico, como el administrativo.
En las decisiones que se toman dentro de las organizaciones la evaluación de cada una de las alternativas debe ser rigurosa y se debe analizar el costo/beneficio de cada una de ellas, para optar por aquella que ofrezca la mejor razón.
La mayoría de las organizaciones formulan sus metas, estrategias, políticas, procedimientos y normas que orientan la toma de decisiones y le dan forma a su plan de acción, proporcionando una dirección empresarial, al mismo tiempo que aseguran la coordinación formal de los recursos.
El análisis de las cuestiones problemáticas a las que pudiera enfrentarse una organización ha sido presentado desde antaño partiendo de muy diversos enfoques. Ansoff, por ejemplo, clasifica inicialmente las decisiones según la clase de problema que se aborde (estratégico, administrativo, operativo, etc.); Díez relaciona los problemas con los niveles de gestión a los que cualquier directivo puede o debe enfrentarse, recoge cinco grandes dimensiones o planos para el enfoque de los problemas en lo que denomina Diamante de Problemas. Cada enfoque (naturaleza, gestión, información, participación y poder) no es mas que una visión desde un plano diferente o bajo diferente perspectiva de un problema.
7.1 PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN LAS EMPRESAS
El tiempo y las relaciones humanas son elementos fundamentales del proceso para tomar decisiones. La toma de decisiones relaciona las circunstancias presentes de la organización con acciones que la llevarán hacia el futuro. La toma de decisiones también se basa en pasado; las experiencias del pasado positivas y negativas desempeñan una parte importante para determinar las opciones que los gerentes consideran factible o deseable.
El gerente, cuando toma las decisiones, no está aislado. Al mismo tiempo que el toma sus decisiones, hay otras personas tomando decisiones dentro de la misma organización y fuera de ella, en las oficinas de otras empresas o del gobierno. La toma de decisiones es un proceso conducido por los gerentes relacionado con terceros que también toman decisiones.
El modelo racional para tomar decisiones y resolver problemas supone que las decisiones más eficaces son resultado de un proceso de cuatro pasos, seguido por los administradores, que consiste en investigar la situación, desarrollar alternativas, evaluar las alternativas y elegir la mejor y después, implantar la decisión y darle seguimiento.
El modelo racional tiene un largo historial en el ejercicio de la administración y los estudios de administración. El proceso básico de las decisiones está compuesto por varias etapas:
Etapas de la Toma de Decisión
• Identificación y diagnóstico del problema
• Generación de soluciones alternativas
• Evaluación de alternativas
• Selección de la mejor alternativa
• Evaluación de la decisión
• Implantación de la decisión
Identificación y diagnóstico del problema:
Se reconoce en la fase inicial el problema que se desea solucionar, se tiene en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. Una vez que el problema se identifica se debe realizar el diagnóstico y luego de esto se podrá desarrollar las medidas correctivas.
Generación de soluciones alternativas:
La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo seleccionar entre dos o más alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la alternativa hay incertidumbres en casos de problemas muy complejos que ameriten investigación.
Evaluación de alternativas:
La tercera etapa implica la determinación del valor o la adecuación de las alternativas que se generaron. ¿Cuál solución será la mejor?. Los gerentes deben considerar distintos tipos de consecuencia. Por supuesto que deben intentar predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. Pero también existen otras consecuencias menos definidas que hay que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este será una ayuda o un obstáculo en el futuro.
Se sabe que no es posible predecir los resultados con toda precisión. Entonces se pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de acción que se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos.
Selección de la mejor alternativa:
Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres términos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar ( ).
• Maximizar: es tomar la mejor decisión posible
• Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea mínimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado.
• Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
Implementación de la decisión:
El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; ésta debe ser implementada. Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas. Debe existir la comprensión total sobre la elección de la toma de decisión en sí, las razones que la motivan y sobre todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las personas que participan en esta fase del proceso, deberían estar involucradas desde las primeras etapas que anteriormente hemos mencionado.
A continuación citaremos los pasos que los gerentes deben considerar durante la planeación de su ejecución:
• Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté funcionando completamente.
• Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para lograr una decisión totalmente operativa.
• Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso en práctica.
• Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas.
• Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa.
Se puede estar seguro de que cuando se toma la decisión, ésta probablemente generará ciertos problemas durante su ejecución, por lo tanto los gerente deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los inconvenientes que se pueden presentar así como también ver la oportunidad potencial que estos pueden representar. De esta manera, podríamos decir que es fundamental que los gerentes se pregunten:
• ¿Qué problemas podría causar esta acción, y qué podríamos hacer para impedirlo?
• ¿Qué beneficios u oportunidades no intencionales podrían surgir?
• ¿Cómo podremos asegurarnos de que sucedan?
• ¿Cómo podemos estar preparados para actuar cuando se presenten las oportunidades?
Evaluación de la decisión:
"Evaluar la decisión", forma parte de la etapa final de este proceso. Se recopila toda la información que indique la forma en cómo funciona una decisión, es decir, es un proceso de retroalimentación que podría ser positivo o negativo. Si la retroalimentación es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar sin problemas y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas de la organización. Si por el contrario, la retroalimentación es negativa, podría ser que: 1) tal vez la implementación requiera de más tiempo, recursos, esfuerzos o pensamiento o 2) nos puede indicar que la decisión fue equivocada, para lo cual debemos volver al principio del proceso (re)definición del problema. Si esto ocurriera, sin duda tendríamos más información y probablemente sugerencias que nos ayudarían a evitar los errores cometidos en el primer intento.