ADMINISTRACION DE EMPRESAS

3.1 Conceptos

Los procedimientos para el control de costos son básicamente dos:

- Por órdenes de producción
- Por procesos productivos

Estos procedimientos pueden funcionar combinándose, de acuerdo con las necesidades y formas de producción de la industria en particular de que se trate.

Antes de entrar en explicaciones mayores sobre las ramificaciones de esos dos procedimientos básicos de costos, debe aclararse que en toda industria, sea cual fuere su forma de producción, la elaboración debe estar supeditada a una disposición emanada de la dirección de la empresa o del encargado de la fase productiva, en donde se ordena la fabricación de determinado producto. Esta disposición es de hecho una orden de producción, a la cual deberán sujetarse tanto la superintendencia como los departamentos productivos correspondientes, por lo que no se debe confundir una orden dictada por la dirección con el procedimiento de control por órdenes de producción.


3.2 Ordenes de producción
El procedimiento de control por órdenes de producción es aquel procedimiento de control de las operaciones productivas que se aplica, generalmente, a las industrias que producen por lotes, con variación de unidades producidas.

Este procedimiento se emplea principalmente en las industrias que realizan trabajos especiales, o que fabrican productos sobre pedido, y también en aquellas en las cuales es posible separar los costos del material directo, y de la labor directa empleados en cada orden de fabricación.


CARACTERISTICAS
Permite reunir, separadamente, cada uno de los elementos del costo para cada orden de trabajo, terminada o en proceso.

Este procedimiento, se caracteriza por la posibilidad de lotificar y subdividir la producción, de acuerdo con las necesidades graduales establecidas por la dirección de la empresa, o más concretamente, por el departamento de planeación de producción y control de inventarios.

Para iniciar cualquier actividad productiva dentro de este procedimiento, es necesario emitir una “orden de producción” especifica para los departamentos productivos, que establezca la cantidad de los artículos a elaborarse según el pedido del cliente, o simplemente para existencia en el almacén de artículos terminados, cuando haya línea de producción acreditada en el mercado.

Cada orden constituye un documento en el que se acumularán los costos de materias primas, costo del trabajo, y gastos indirectos de producción, para que una vez concluida, se determine el costo unitario del producto, mediante una división del costo acumulado en cada orden entre el total de unidades producidas en cada una de las mismas.

El procedimiento por órdenes de producción es el que proporciona mayor exactitud en la determinación de los costos unitarios, pero no siempre es el que más se emplea, dado que depende en gran parte de la forma de operar de la compañía.

Su principal inconveniente es el de resultar más oneroso, administrativamente, que el procedimiento por procesos productivos, ya que exige un gran trabajo material para obtener precisión en sus detalles.

Sin embargo, es el procedimiento clásico para explicar la técnica de la determinación del costo, porque cada factor del mismo se acumula a la orden correspondiente, permitiendo apreciar su obtención con perfecta claridad.

Esta forma se utilizará para todos los departamentos y únicamente variará en el color y nombre para cada uno de ellos. Se expedirá con original y las copias necesarias, las cuales podrán distribuirse en la siguiente forma.

ORIGINAL: A la oficina de contabilidad para la recabación de costos y control general

PRIMERA COPIA: Al jefe del departamento productivo, para que le sirva de autorización, proceda a formular su plan de trabajo y controle el desarrollo de la producción

SEGUNDA COPIA: Al jefe del almacén de materias primas para que calcule anticipadamente lo que va a necesitarse de materiales, para las órdenes expedidas, cuestión que le comunica el superintendente

TERCERA COPIA: Al jefe de almacén de artículos terminados, para que conozca de las existencias disponibles en el futuro, planee los inventarios de productos terminados, así como el espacio necesario.

CUARTA COPIA: Se quedará en el departamento de ventas, para su archivo y cotejo contra la factura de venta.

Con esta distribución del original y copias de las órdenes de producción, quedarán enterados los departamentos que tienen ingerencia en la elaboración o que en alguna forma se ven afectados.

3.1 Procesos productivos
Este procedimiento es el que se emplea en aquellas industrias cuya producción es continua, en masa, uniforme, existiendo uno o varios procesos para la transformación del material. Se cargan los elementos del costo al proceso respectivo, correspondiendo a un periodo determinado de la elaboración, y en caso de que toda la producción se termine en dicho lapso, el costo unitario se obtendrá dividiendo el costo total de producción acumulado, entre las unidades producidas; y así por cada tipo de unidades similares o iguales.

En caso de que quede producción en proceso, es necesario determinar la fase en que se encuentra dicha producción, para poder valorizar la totalidad de la misma.

En las empresas que trabajan a base de procesos, las unidades que producen se miden en kilos, litros, etcétera. Característica especial de este tipo de industrias que precisamente se diferencian de las que operan por órdenes de producción, es que no resulta posible identificar en cada unidad producida, o proceso de transformación, los elementos del costo directo o primo.

En comparación con el procedimiento por órdenes de producción, tiene la ventaja de resultar más económico y poco laborioso; pero el costo unitario es menos exacto.

CARACTERISTICAS

· La corriente de producción es continua, en masa.
· La transformación del material se lleva a cabo a través de uno o más procesos.
· Los costos se acumulan en el proceso a que correspondan.
· El costo unitario se obtiene dividiendo el costo total de producción acumulado, entre las unidades equivalentes producidas de cada tipo igual de artículos, lo cual indica lo siguiente:
a) El cálculo para el costo unitario es por promedios.
b) Cuando al final del periodo queda producción en proceso, es indispensable conocer su fase de acabado, es decir, hay que determinar su equivalencia a unidades terminadas.
· No es posible precisar en cada unidad elaborada la materia prima directa y la labor directa empleadas en la transformación.
· El volumen de producción se cuantifica a través de medidas unitarias convencionales como son: kilos, litros, metros, etc.

CONCENTRACION DE LOS FACTORES DEL COSTO
A) Los materiales, por medio de la concentración de los vales de salida de materiales, por procesos, se hace el cargo al proceso respectivo.
B) La labor directa se carga a los procesos, por medio de la concentración de las listas de nómina, semanarias, por procesos.
C) Para gastos indirectos de producción, depende de que se realicen o no los prorrateos primario y secundario:
a) En caso de no haber prorrateos, se carga a los procesos por medio de la concentración de gastos directos a cada uno, y por prorrateo de los gastos no identificables directamente a las operaciones productivas específicas.
b) Cuando existen prorrateos, después de efectuados los mismos, se carga a los procesos productivos de acuerdo con los servicios recibidos.

INFORMES Y ESTADOS

Una de las características distintivas del procedimiento de control de los costos por procesos, es la “hoja de costos”, a menudo más complicada y formal que la hoja de costos para las órdenes de trabajo, porque debe mostrar todos los costos originados por el proceso u operación de que se trate, durante un cierto periodo determinado por la propia índole de la operación, de tal manera que el costo unitario del proceso, pueda conocerse mediante la división del costo total entre el número de unidades equivalentes producidas.

A esta hoja de costos suele dársele el nombre de Informe de producción, y algunas veces el de costos resumidos.

Este informe abarca el costo de los tres elementos en un periodo determinado, por cada uno de los procesos, con la cantidad de unidades puestas en producción y su resultante al final del lapso, en: producción en proceso, terminada, averiada, defectuosa, pérdida normal y anormal, indicando salvo en el caso de los artículos terminados, su grado de avance en producción.

El modelo de informe empleado depende del número de productos fabricados, y del número de departamentos por los cuales tiene que pasar el material en el curso de la fabricación.

El informe del costo de producción puede ser sencillo para aquellas empresas que fabriquen un solo artículo, y que al final del periodo les queda poca o ninguna producción en proceso de fabricación. Lo simple del informe, debe hacer resaltar la facilidad con que puedan acumularse los costos por procesos, en las empresas que fabrican un solo producto.

El informe de costo de producción puede ser más complicado, cuando las condiciones en que se prepara son las citadas a continuación:

- Cuando existen diversos departamentos en los cuales quedan, al final del periodo, trabajos sin acabar, en los que el grado de terminación, por lo que respecta a los elementos del costo, no siempre es el mismo.
- Cuando en las labores ejecutadas se produce más de un artículo.
- Cuando en algunos de los departamentos existan pérdidas considerables.

Son muchas las empresas que por la naturaleza especial de su producción, no pueden adaptarse a un modelo único de hoja de costos; razón por la que no ha sido posible estandarizar este tipo de informes para costos por procesos.