CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

1. Importancia
Raras veces el personal contratado, puede completar el total de sus actividades y obligaciones de trabajo sin una capacitación previa inmediata. Aún cuando la capacitación cuesta dinero y tiempo, las organizaciones modernas y con éxito, consideran tales costos como una correcta inversión en los recursos humanos.

La diferencia entre las capacidades de un nuevo empleado y las exigencias de su puesto, puede ser importante. La capacitación complementa las capacidades de los nuevos empleados. El resultado que se espera obtener, es un equilibrio entre lo que puede hacer el nuevo trabajador y lo que exige el puesto.

La capacitación de personal es un proceso relacionado con el mejoramiento y crecimiento de las aptitudes de los individuos y los grupos, dentro de la organización. La importancia de la capacitación de personal es tal, que exige el apoyo directivo y de una organización lógica de trabajo. La importancia de la capacitación radica en que:

a) Ayuda a la organización. Conduce a una mayor rentabilidad y/o actitudes hacia la orientación de los objetivos organizacionales.
b) Ayuda al individuo. Mediante la capacitación y el desarrollo, se interiorizan y ponen en práctica las variables de motivación, realización, crecimiento y progreso.
c) Ayuda a las relaciones humanas en el grupo de trabajo. Fomenta la cohesión en los grupos de trabajo, mediante la mejora de las comunicaciones entre grupos e individuos.

En síntesis la capacitación es importante porque se debe considerar una inversión que hace la organización en su personal. La cual paga dividendos al patrón, a la organización y a los demás trabajadores.

2. Definición de términos
Capacitación: Preparación técnica que requiere la persona para llenar su puesto con eficiencia. Adquisición de conocimientos de carácter técnico, científico y administrativo.

Es la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo mental e intelectual de los individuos en relación al desempeño de una actividad.
Entrenamiento: Es considerado como la forma de conocimiento, habilidad y desarrollo de actividades. Es la preparación que se sigue para desempeñar una función.

Adiestramiento: Es el proceso mediante el cual la empresa estimula al trabajador o empleado a incrementar sus conocimientos destrezas y habilidades para aumentar la eficiencia en la ejecución de la tarea. Es la habilidad que tiene un individuo para desempeñar un trabajo.

Desarrollo: Es el proceso de maduración en el ser humano que esta supeditado por tres componentes que forman la unidad indivisible del ser humano: biológico, psicológico y social.

3. Normatividad
La capacitación es considerada uno de los insumos más importantes de los lineamientos normativos. La Constitución Política y la Ley Federal del Trabajo hacen referencia a la capacitación en la fracción XIII del apartado “A” del Art. 123 Constitucional, otorgando algunas ventajas: espontaneidad, apertura, economía y simplicidad. De manera paralela, el sistema nacional de capacitación ha otorgado su apoyo para que el sector privado genere centros de capacitación, que beneficien sus respectivas actividades productivas, tales como:

-Instituto de Capacitación de la Industria de la Construcción (ICIC).
-Instituto de Capacitación Azucarera (ICIA).
-Instituto de Capacitación Automotriz (ICA).
-Centro de Capacitación Textil (CATEX).

En muchos países la capacitación es obligatoria por Ley. En nuestro país, la Ley Federal del Trabajo ha convertido en obligatoria la capacitación. El capítulo III bis de dicha Ley analiza y regula esta obligación de los patrones. En su fracción “a”, el artículo 123 dice textualmente: “todo trabajador tiene derecho a que su patrón le proporcione capacitación o adiestramiento en su trabajo que le permite elevar su nivel y productividad conforme a los planes y programas formulados, de común acuerdo por el patrón y el sindicato o sus trabajadores, y aprobados por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social”.

Podemos concluir diciendo, que la productividad es un medio no sólo para producir más y fortalecer la competitividad con el exterior, sino también para lograr un mejor reparto de la riqueza e incrementar los niveles de bienestar social. Es vital que los aumentos de productividad se distribuyan con equidad, para que los trabajadores y los empresarios estén igualmente motivados para incrementarla.
Por ello la política de capacitación está estrechamente vinculada con la productividad. La capacitación, además de facilitar la obtención de mayores rendimientos en las empresas, permite elevar el bienestar, por los ingresos superiores y la movilidad social a que dan lugar mejores niveles de calificación, de la fuerza de trabajo y mejores métodos de organización del trabajo.

4. Elaboración de planes y programas de capacitación

El primer paso del proceso de capacitación consiste en determinar las necesidades que existen en una organización. Dichas necesidades son las áreas de información o las áreas de habilidad de un individuo o grupo, que requiere un mayor aprendizaje para aumentar la productividad organizacional de dicho individuo o grupo.

· Análisis de las necesidades de capacitación

Para que la organización logre sus objetivos se necesitan ciertos tipos de desempeño, y la capacitación colabora proporcionando a los miembros de la empresa las herramientas para lograrlo. Para determinar las necesidades de capacitación dentro de una organización, se deben tomar en cuneta 3 tipos de análisis: organizacional, de funciones y de personas.

El análisis organizacional se centra principalmente en la determinación de objetivos organizacionales, sus recursos y localización, y sus relaciones con los objetivos. El análisis de objetivos organizacionales, establece el marco dentro del cual pueden definirse con mayor claridad, las necesidades de capacitación.

El análisis de funciones se enfoca sobre la tarea o el trabajo, sin tomar en cuenta el desempeño del empleado en el mismo. Este análisis incluye la determinación de lo que debe hacer el trabajador. Aquí se concentra la atención sobre la tarea y no sobre el individuo que la desempeña.

El análisis de personas examina el conocimiento, las actitudes y las habilidades del individuo que ocupa cada puesto, y determina qué tipo de conocimientos, actitudes o habilidades debe adquirir y qué tipos de modificaciones debe hacer a su comportamiento para contribuir satisfactoriamente al logro de sus objetivos organizacionales.

· Proceso de determinación de las necesidades

Antes de diseñar cualquier programa de capacitación, es indispensable que se realice un estudio dentro de la organización, que muestre cuáles son las necesidades de capacitación; esto es, la parte medular de cualquier programa de capacitación, lo que va a dar los lineamientos generales, a partir de los cuales deberán corregirse las deficiencias que es necesario superar o modificar. Para determinar las necesidades de capacitación de la organización, se siguen dos pasos:

Primero. Mediante la planeación formal de las necesidades de recursos humanos, se puede determinar cuántas personas adicionales se van a requerir en el periodo que cubra la planeación, en qué fechas aproximadas y con qué características de aptitudes.
Segundo. A través de información que puede manejarse como indicador de las necesidades de capacitación.

a) Necesidades manifiestas:
1. Personal de nuevo ingreso.
2. Ascensos temporales o definitivos.
3. Permutas.
4. Nuevas instalaciones.
5. Ampliaciones.
6. Cambios.

Necesidades detectadas por problemas en producción:
1. Periodos de ociosidad, seguidos de periodos de sobrecargo.
2. Necesidades de supervisión constante o demasiado directa.
3. Tiempos excesivos en la ejecución de tareas.
4. Baja calidad de los trabajos realizados.
5. Desperdicio y frecuente pérdida de materiales.
6. Necesidades de mantenimiento constante.

Necesidades detectadas por problemas de ubicación:
1. Trabajadores impreparados, para asumir mayores responsabilidades.
2. Deficiencias de métodos, procesos y sistemas de trabajo.
3. Poca versatilidad de mano de obra.

Necesidades detectadas por problemas, ocasionados por la actitud del trabajador:
1. Pérdida y desperdicio de materiales con mucha frecuencia.
2. Materiales, herramientas y equipos mal cuidados.
3. Rotura y descompostura de herramientas y equipo.
4. Baja moral e insatisfacción personal.

Sea cual sea la fuente a la que se recurra, los métodos usuales para recabar la información son:
-Planeación estratégica -Análisis de actividades
-Entrevista -Calificación de meritos
-Encuesta -Pruebas o exámenes
-Observación directa -Registros de personal
-Reuniones de grupos -Solicitudes de la dirección superior

Una vez que se ha recabado esta información, se clasifica para codificar la información útil y desechar la que no lo sea; posteriormente se elaborará un diagnóstico tentativo. El cual se validara con los jefes de las áreas afectadas y se realizarás los ajustes necesarios, una vez validado el diagnóstico tentativo se elabora el diagnóstico definitivo. Después de identificar las necesidades de capacitación, se hará una jerarquización de ellas. Una vez realizada esta jerarquización, se procederá a la elaboración de los programas de capacitación.

Elaboración de un programa de capacitación

Cuando se requiera de un programa de capacitación, se tendrá éxito si se planea y se prepara adecuadamente. La planeación cuidadosa ayuda a:

· Lograr los máximos beneficios para los participantes.
· Darle al programa una mayor importancia y validez.
· Darle a los instructores encargados de la impartición del programa, más seguridad en si mismos.

· Objetivos

Al inicio de la elaboración del programa, se deberá determinar el objetivo del mismo.
Los objetivos son las metas que se deben alcanzar. Se deben determinar los objetivos y tenerlos siempre presentes durante toda la planeación y la ejecución de las sesiones del programa.

Los objetivos deben expresarse en términos que puedan ser comprendidos por los participantes, a fin de sepan lo que se espera de ellos. Estos objetivos deben exponerse por escrito, en términos de desarrollo de habilidades, conocimientos, comprensión, apreciación y actitudes.

Al exponer los objetivos por escrito, se deben utilizar palabras como: resolver, identificar, listar, comparar y demás términos que den la idea de conductas cuantificables u observables.

Asimismo, se deberán tener objetivos generales para todo el programa, y específicos para cada sesión. Los objetivos ayudan también, a preparar una presentación lógica del programa.

La determinación de objetivos debe ser: clara, precisa, realista y mensurable.

Contenido del programa

Con base en dicha determinación:

· Se seleccionan y jerarquizan los puntos que el alumno deberá aprender.
· Se programan las actividades que profesor y alumno llevarán a cabo.
· Se toman en cuenta, todos aquellos recursos y ayudas técnicas educativas.
· Se establecen los medios y técnicas que permitan evaluar el aprendizaje obtenido.

El diseño del programa debe llevarse en función del objetivo de la capacitación,
tomando en cuenta a quién se va a capacitar, aplicando principios del aprendizaje de adultos; este concepto puede entenderse como la adquisición de nuevos modos de conducta y nuevas posibilidades de comportamiento.

En seguida se procede a:
· Definir los temas o materias de estudio.
· Agrupar los temas en unidades de estudio.
· Ordenar las unidades en secuencia cronológica: a) lógicamente; b) por grado de dificultad; y, c) por fases del proceso de trabajo.
· Seleccionar las técnicas de enseñanza y la duración de las unidades en base a dos criterios: la experiencia y la experimentación.

· Selección de medios de capacitación y adiestramiento

Teniendo bien definidos los objetivos generales y específicos del programa y de las sesiones se debe indicar:

¿Quiénes deben asistir? Lo ideal es que sean individuos con las mismas necesidades y similar educación, experiencia y antecedentes.

¿Qué instalaciones se van a necesitar? Se debe seleccionar un local que ofrezca un tamaño adecuado para comodidad del grupo, ventilación satisfactoria, buena iluminación, pantalla para proyección, buena disposición de asientos y mesas, sistema de sonido, etc.

¿Qué materiales se van a necesitar? Se deben tener en cuenta materiales distintos para cada sesión y también, si se desea que los integrantes del grupo tomen apuntes, se deberá proporcionarles lo necesario para que lo hagan.
Algo muy difícil es tratar de comunicar una idea de un individuo a otro. Generalmente lo hacemos a través de las palabras, pero suponiendo mucho cuidado en la selección y orden de ellas, pueden haber diferentes interpretaciones, por lo tanto una ayuda visual puede ser muy útil para evitar interpretaciones erróneas.

Las ayudas visuales también permiten un cambio en el ritmo de la sesión, que ayuda a conservar el interés y la atención, evitando que la presentación se vuelva monótona.

Es importante tomar en cuenta que una ayuda visual puede presentar el material con más claridad, detalle y rapidez en la comprensión y la retención, sin embargo no se debe abusar en su utilización, deben cumplir un propósito y tener relación con el material que se presenta. Las ayudas visuales más utilizadas son:

· Pizarrón
· Rotafolios
· Graficas
· Franelógrafo
· Proyector de cuerpos opacos
· Proyector para diapositivas y fotobandas
· Proyector de cine
· Grabadoras de distribución
· Videocasetera

Asimismo existen 6 reglas básicas para la preparación de las ayudas de comunicación:
1. Ser apropiada y pertinente para el material.
2. Reforzar o demostrar el punto o puntos principales.
3. Incluir únicamente los aspectos de la presentación.
4. Ser sencilla.
5. Ser precisa.
6. Estar subordinada a la presentación, ya que debe ser un complemento de ella y no un reemplazo.

Selección de métodos y técnicas de enseñanza

Conferencia
La conferencia es un método muy común para la enseñanza. Permite abarcar gran cantidad de material en la mínima cantidad de tiempo; no tiene interrupciones, no hay preguntas ni discusiones. También permite alcanzar directamente el objetivo deseado. No hay desviaciones en el tema.

Mesa redonda
Es un método de discusión informal; con este sistema los miembros del grupo y el instructor del mismo, toman parte en una discusión y un intercambio de ideas y de información. El instructor dirige al grupo hacia un objetivo predeterminado. La participación del grupo es la base principal de este método.



Demostración-ejecución
Este método incluye la presentación de procedimientos u operaciones, así como la ejecución por parte del individuo de lo que tiene que hacer; se le enseña cómo debe hacerlo y después se le da la oportunidad para que lo haga. Con este método el instructor tiene que hacer uso de todos sus sentidos, para dar la práctica en condiciones reales y demostrar las etapas del proceso en una forma realista, estimulando el interés y manteniendo la atención.

Método de dramatización
Este método consiste en una combinación de los métodos de mesa redonda y demostración, en la que los individuos del grupo se encargan de la demostración. En cierto grado la dramatización es una demostración sin planeación. Pero de todas maneras, debe proveer ciertas orientaciones a quienes tomen parte en la demostración.

Representación
La representación es similar a la dramatización, sin embargo, en la representación el director no determina previamente el resultado. Le solicita a los actores representar sus sentimientos, las emociones de los actores determinan el resultado del papel que representen, por lo tanto, las representaciones se utilizan para comprender el comportamiento humano y mejorar las facultades necesarias para trabajar con otras personas.

Grupo de discusión
Los grupos de discusión son pequeños grupos de tres a seis personas, constituidos generalmente para resolver un problema breve o para la sesión informal corta. Generalmente los grupos trabajan solos, aunque el instructor debe estar presente.

5. Evaluación de planes y programas de capacitación y adiestramiento

La evaluación se debe realizar tanto de manera individual a cada programa, como de manera general.

Evaluación de un programa
Por lo que se refiere a cada programa habrá interés por conocer la respuesta a tres preguntas, y que dichas preguntas sean contestadas de manera que proporcionen la mayor información posible para el mejoramiento de los programas futuros.

¿Cuántos cambios ocurrieron? Para la evaluación hay que obtener datos comparables sobre objetivos de instrucción pertinentes, tanto antes, como después del programa. Algunos datos pueden haber sido obtenidos en la determinación de necesidades de capacitación del personal, mientras que otros habrán de obtenerse específicamente para propósitos de la evaluación mediante cuestionarios y/o medidas del desempeño.

¿Pueden atribuirse los cambios al programa? Aun cuando las medidas de antes y después muestren que han ocurrido cambios de importancia, eso no necesariamente significa que los haya producido el programa de capacitación. Para cerciorarse de esto, se requieren eliminar las razones alternativas, las cuales giran alrededor de eventos, a los cuales están expuestos los empleados que son capacitados y que no corresponden al programa de capacitación de personal.

¿Cómo determina un evaluador si el programa es, en efecto, responsable del cambio observado? El método usual es utilizar un “grupo de control”, siempre que sea posible. Un grupo de control es un conjunto de empleados comparables a los que se entrena, pero que no participan en el programa de capacitación. Los miembros del grupo de control están sujetos a las mismas medidas de quienes se entrenan, y se comparan los dos grupos. Sólo cuando los que se entrenan muestran cambios favorables y los del otro grupo no presentan estos cambios, se puede considerar que el programa de capacitación tuvo éxito.

Evaluación general
Además de evaluar cada programa de capacitación, debe prestarse atención a la evaluación del esfuerzo general para la capacitación del personal. Este tipo de capacitación, ayuda a guiar las decisiones relativas a la planeación.
Hay dos aspectos de interés en esta evaluación: la eficacia y la eficiencia.

Eficacia. Para hacer una evaluación de la eficacia, hay que partir de los datos obtenidos mediante la evaluación de los programas individuales. Si algunos programas no cubrieron sus objetivos de instrucción, es probable que pueda requerir el resultado del empleado no satisfecho, pero también es probable que cada programa satisfaga sus objetivos de instrucción y, sin embargo, deje sin satisfacer algunas necesidades del personal en el esfuerzo general.

Eficiencia. A corto plazo, el asunto de las eficiencias puede tratarse por medio del presupuesto, preguntando si las necesidades de capacitación del personal están siendo cubiertas con los recursos financieros asignados. Sin embargo, a largo plazo, es importante saber si algunas de estas necesidades podrían satisfacerse o no a un costo inferior.

Procedimiento de evaluación
La evaluación es un procedimiento que nos permite apreciar o medir las desviaciones entre el objetivo final fijado y el resultado obtenido. La evaluación ayudará a analizar la efectividad de la presentación y a determinar cómo podrían mejorarse los conocimientos y las pericias de los instructores para futuros programas de capacitación. Al hacer la evaluación se debe considerar:

1. Contenido. ¿Se cubrieron las necesidades del grupo con el material presentado?
2. Métodos. ¿Fueron los métodos utilizados los mejores para el tema y el grupo?, ¿Sirvieron para estimular a los individuos?, ¿Se dio al grupo la oportunidad de ver, oír, discutir y actuar?
3. Presentación. ¿Se presentó lógicamente el contenido?, ¿Se amplió la información basándose sobre lo ya conocido?, ¿Se alcanzaron los objetivos?
4. Tiempo. ¿Se consiguió presentar el material adecuadamente en el tiempo asignado?
5. Atmósfera. ¿Se estableció y mantuvo una atmósfera cordial, que permitiera que los asistentes fueran receptivos a la instrucción?

De acuerdo con las respuestas que se den a estas preguntas, se podrán efectuar los ajustes necesarios para un nuevo programa.


1 comentarios:

Ivonne Lozano dijo...

Gracias, muy buen aporte