ADMINISTRACION DE EMPRESAS

1. Importancia
La comunicación ha constituido y es elemento básico generador de la sociabilidad. Es a través de ella que el hombre se nutre y preserva su carácter como un ser eminentemente social. El hombre tiene la característica de ser heredero histórico, se hace y principia a partir de lo hecho por otros. No se basa solamente en experiencias propias, sino que también toma experiencias ajenas tanto pasadas como presentes.

Como uno de miles de ejemplos que podríamos citar, esta el de los inventos y descubrimientos, ya que estos dependen de manera innegable de la acumulación de información y de la transmisión de conceptos en forma gradual. Por mucho que la experiencia directa nos brinde lo necesario, también nos debe hacer comprender los alcances tan limitados de nuestras propias capacidades. La habilidad del hombre para comunicarse condiciona también la solidaridad social y el espíritu cooperativo entre los grupos.

La base de todo es la comunicación, ya que es la herramienta mediante la cual se pueden representar, transmitir y utilizar todas las experiencias y conocimientos a los que se hacia referencia líneas arriba.

Las organizaciones no pueden existir sin comunicación. Si esta no existe, los empleados no pueden saber lo que están haciendo sus compañeros de trabajo, los administradores no pueden recibir información y los supervisores no pueden dar instrucciones.

2. Comunicación y proceso de decisiones
El proceso de decisiones consiste en que Consiste en que exista una adecuada interacción entre:

Emisor → Mensaje → Receptor

Para que los elementos de este proceso puedan ejecutar las decisiones correctas deberán estar completas ya que si falta una de ellos no se realizará la comunicación.

A continuación describiremos los elementos en el proceso de comunicación:

Emisor: es la fuente del mensaje, inicia la comunicación en una organización será una persona que tiene información, necesidades o deseos y la intención de comunicarlas a una o más persona.

Mensaje: es la forma en la cual el emisor transmite la información, puede darse en cualquier forma en la cual el emisor transmite la información, puede darse en cualquier forma susceptible de ser captada y entendida por uno o más de los sentidos del receptor.

Receptor: es la persona cuyos sentidos perciben el mensaje del emisor, puede haber un gran número de receptores como cuando se dirige un mensaje a todos los miembros de la organización, o bien puede haber uno solo dirigido a una persona, por lo cual si el mensaje no llega al receptor la comunicación no tendrá lugar y no se realizara una adecuada toma de decisión al igual si el mensaje no es transmitido de manera clara y precisa el receptor le podrá entender de una manera equivocada.


3. Comunicaciones con los colaboradores
En una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y hacia los lados:

Comunicación descendente: Esta fluye a partir de niveles superiores a niveles inferiores dentro de la jerarquía organizacional. Este tipo de comunicación existe especialmente en organizaciones con una atmósfera autoritaria. Los tipos de medios utilizados para la comunicación verbal descendente incluyen instrucciones, discursos, reuniones, teléfono, altavoces e incluso rumores. Los medios usados para la comunicación descendente escrita son memorando, cartas, manuales, folletos, declaraciones políticas, procedimientos y exhibición electrónica de noticias.

Desgraciadamente, la información con frecuencia se pierde o distorsiona en su descenso a través de la cadena de mando. La emisión de políticas y procedimientos por parte de la alta dirección no garantiza la comunicación, por lo tanto, es esencial un sistema de retroalimentación para descubrir si la percepción de la información coincide con la intención del emisor.

Comunicación ascendente: Esta viaja de los subordinados a los superiores y continúa su ascenso a través de la jerarquía organizacional. Este flujo con frecuencia es obstaculizado por administradores en la cadena de comunicación, los cuales filtran los mensajes y no transmiten toda la información a sus jefes. Sin embargo, una transmisión objetiva de información es esencial para propósitos de control. La alta dirección necesita conocer, de manera específica, hechos de desempeño relativos a la producción, información de mercadotecnia, datos financieros, lo que pasa por las mentes de los empleados en niveles inferiores y demás.

La comunicación ascendente no es directiva, y con frecuencia, se encuentra en contextos participativos y democráticos de organización. Los medios típicos para la comunicación ascendente son sistemas de sugerencias, procedimientos de apelación y agravio, sistemas de quejas, sesiones de asesoría, establecimiento colectivo de objetivos, rumores, reuniones de grupo, política de puertas abiertas, cuestionarios sobre el ánimo y encuestas de salida.

Comunicación transversal: Esta incluye el flujo horizontal de información, entre gente en los mismos o similares niveles organizacionales, y el flujo diagonal, entre personas en distintos niveles que no tienen una relación directa de comunicación entre si. Este tipo de comunicación se utiliza para acelerar el flujo de información, para mejorar el entendimiento y para coordinar los esfuerzos dirigidos hacia el logro de los objetivos organizacionales.

El ambiente de la empresa ofrece muchas situaciones para la comunicación oral. Estas pueden ser reuniones informales, las horas de la comida que los empleados pasan juntos, hasta conferencias más formales, así como reuniones de comité y del consejo de administración. Este tipo de comunicación también ocurre cuando los miembros individuales de los distintos departamentos se agrupan en equipos de tarea, o en organizaciones de proyecto. Finalmente la comunicación cruza a través de fronteras de organización cuando, por ejemplo, los asesores con autoridad funcional o consultiva, interactúan con los administradores de línea en distintos departamentos.

Adicionalmente, las formas escritas de comunicación mantienen a las personas informadas sobre la empresa. Estas formas escritas incluyen el periódico o revista de la compañía, así como noticias en el pizarrón de anuncios. Las empresas modernas utilizan muchos tipos de patrones de comunicación transversal (oral y escrita) para complementar el flujo de vertical de información.

En resumen, la comunicación transversal puede crear dificultades, pero, para responder a las demandas del ambiente organizacional complejo y dinámico, en muchas empresas es una necesidad.

Comunicación escrita: La comunicación escrita tiene la ventaja de ofrecer registros, referencias y defensas legales. Un mensaje puede ser cuidadosamente preparado y, después, dirigido a una audiencia considerable a través de envíos masivos por correo. La comunicación escrita también promueve la uniformidad en políticas y procedimientos, y en algunos casos, puede reducir los costos.

Las desventajas consisten en que los mensajes escritos pueden crear montañas de papel, pueden ser expresados mediocremente por malos redactores y no ofrecen una retroalimentación inmediata. En consecuencia puede tomar mucho tiempo saber si un mensaje ha sido recibido y comprendido adecuadamente.

Comunicación oral: La ventaja principal de la comunicación verbal es que hace posible un intercambio rápido con retroalimentación inmediata. Las personas pueden hacer preguntas y aclarar puntos. En una interacción frontal, puede notarse el efecto. Más aun, una reunión con el superior puede dar al subordinado un sentido de importancia.
Su desventaja es que no siempre ahorra tiempo, ya que estas reuniones pueden ser costosas en función de tiempo y dinero.

Comunicación no verbal: Las personas se comunican en formas muy distintas. Lo que una persona dice puede ser reforzado o contradicho por comunicación no verbal, como las expresiones faciales y los ademanes corporales. Para entender esto de manera fácil sólo hay que tener en cuenta que las acciones a veces dicen más que las palabras.

4. Problemas y barreras de la comunicación
Los problemas de comunicación se pueden presentar cuando dos personas no estén de acuerdo en alguna cuestión o punto, pero que no se den cuenta de ello hasta que no establezcan comunicación en 2 direcciones. Cuando exponen sus puntos de vista diferentes, pueden llegar a una polarización aun mayor, pero por lo menos la comunicación en 2 direcciones les ha ayudado a conocer la naturaleza de sus diferencias.

Aun cuando el receptor recibe el mensaje y haga un gran esfuerzo por decodificarlo, hay varias interferencias que pueden limitar su comprensión del mismo. Estos obstáculos actúan como barreras de comunicación y pueden anular la comunicación, filtrar y excluir una parte de ella o darle un significado incorrecto. Existen 3 tipos de barreras:

Barreras personales: Provienen de las emociones, los valores y los malos hábitos de escucha. Se encuentran a menudo en las situaciones de trabajo. Las emociones actúan como filtros en casi todas nuestras comunicaciones. Vemos y oímos lo que estamos emocionalmente “sintonizados” para ver y oír, de modo que la comunicación no puede ser separada de nuestra personalidad.

Barreras físicas: Son interferencias que ocurren en el ambiente donde se realiza la comunicación. Una barrera física muy común es un ruido repentino que distrae y que temporalmente ahoga un mensaje verbal. Otras barreras físicas son las distancias entre personas, las paredes o la estática que interfiere los mensajes radiofónicos. A menudo la gente se da cuenta cuando hay una interferencia física y trata de superarla.

Barreras semánticas: Estas surgen de las limitaciones de los símbolos a través de los cuales nos comunicamos. Los símbolos suelen tener varios significados, y hemos de elegir uno de ellos.

Algunas veces escogemos el significado erróneo y entonces se producen los malos entendidos.

Cada vez que interpretamos un símbolo basándonos en nuestras suposiciones y no en los hechos, estamos haciendo una inferencia, pero como las inferencias pueden dar una conclusión equivocada, siempre es preciso que estemos conscientes de ellas y las evaluemos con mucho cuidado.