ADMINISTRACION DE EMPRESAS

2.1 Materia Prima
Generalidades
Las materias primas representan un elemento fundamental del costo, tanto por lo que se refiere a su valor con respecto a la inversión total en el producto, cuanto por la naturaleza propia del artículo elaborado, ya que viene a ser la esencia del mismo; esto quiere decir, que sin materias primas no puede lograrse la obtención de un artículo.

Las materias primas están bajo la siguiente presentación:

- Como material en el almacén de materias primas
- Como material en proceso de transformación
- Como material convertido en producto terminado

El primer y tercer aspecto presenta a los materiales en forma estática, y el segundo en forma dinámica.

El control de las materias primas requiere de la intervención, cuando menos, de los siguientes departamentos:

- De compras
- De almacén de materiales
- De producción
- De contabilidad

Control y contabilización de las materias primas
Se sujeta la contabilización de las materias primas a diversos trámites, que hacen necesaria la utilización de varias formas que se explicarán a continuación.

A) SOLICITUD DE COMPRA
El almacenista formula la solicitud de compra al departamento respectivo, con la autorización del superintendente, indicando con la mayor precisión posible los materiales que se necesitan, en cantidad, calidad, precio y plazo.

La aprobación del superintendente es importante, ya que dicha persona es quien controla la producción, y así, el almacenista, cuando vea que su existencia ha llegado al mínimo o le falta poco para ello, procurará recabar la aprobación para que se surta con toda oportunidad la mercancía, porque de lo contrario podría sobrevenir la paralización de la producción.

La solicitud de compra deberá hacerse cuando menos por triplicado:

a) El original para el departamento de compras.
b) El duplicado para el departamento de contabilidad.
c) El triplicado para el propio almacenista.
d)


B) PEDIDO
Al recibir el departamento de compras la solicitud, procederá desde luego a formular el pedido correspondiente, presentando mayor atención a las solicitudes que vengan con carácter de urgente.

El pedido se hará al proveedor que mejores precios y condiciones otorgue, considerando también el factor puntualidad.

El pedido puede formularse por cuadruplicado:
a) Original al proveedor.
b) Duplicado al almacenista.
c) Triplicado para contabilidad.
d) Cuadruplicado para el propio departamento de compras.

No terminará la función del departamento de compras hasta que el pedido haya sido surtido; esto quiere decir que después de formulado y remitido, deberá insistir el jefe del departamento de compras hasta que el proveedor lo haya surtido; lo cual quiere decir que después de formulado y remitido, deberá insistir el jefe del departamento de compras hasta que el proveedor lo haya surtido.

C) RECEPCION
Esta función corresponde al almacenista, quien deberá cerciorarse de que los materiales que recibe del proveedor estén de acuerdo con lo solicitado, según el procedimiento siguiente:

1. Confrontando las notas de remisión del proveedor con la copia del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa se ajusta a lo solicitado.
2. Deberá revisar físicamente que los materiales que se reciben corresponden a lo especificado en el pedido, en cuanto a calidad y cantidad.
3.
De encontrarse a satisfacción la remesa del proveedor, el almacenista pondrá un sello con los siguientes datos:

- Fecha de recepción
- Número de entrada
- Calidad
- Observaciones
- Firma del almacenista

D) GUARDA
Una vez recibida la mercancía a satisfacción, el almacenista deberá proceder a su guarda, de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibándola, de tal manera que sea fácil su manejo y recuento.

El control de los materiales en existencia, según se dijo, podrá llevarse en la propia bodega a base de unidades en tarjetas u hojas sueltas, o también por etiquetas; y en contabilidad por medio de tarjetas u hojas sueltas, en unidades y valores.

E) DEVOLUCIONES A PROVEEDORES
Estas se operan de diferente forma, según la época en que se hizo la devolución.

a) Devoluciones Inmediatas
Cuando al estarse recibiendo las materias primas, el almacenista rechaza desde luego aquellas que no reúnen las condiciones requeridas, en este caso, el almacenista hará la anotación en el original y copia de remisión del proveedor, haciendo que firme el representante de este, recibo de la devolución en las propias remisiones.

b) Devoluciones Posteriores
Cuando después de haber considerado como buena la entrada de materiales, por diversas circunstancias y previa comunicación al proveedor, se acuerde la devolución de materiales, es conveniente formular una nota de devolución en cuadruplicado:

a) Original al proveedor
b) Duplicado para el departamento de compras
c) Triplicado para el departamento de contabilidad
d) Cuadruplicado para el propio almacén
Al hacer la devolución, firmará, a la hora de la entrega, de recibido, el representante del proveedor y, de entregado, el almacenista.

F) VALUACION DE ENTRADAS DE MATERIALES AL ALMACEN
El almacenista formulará diariamente un “resumen de entradas al almacén de materiales”, con los siguientes tantos:

a) Original a contabilidad, anexando las remisiones (copias) de los proveedores.
b) Duplicado al departamento de compras para su conocimiento.
c) Triplicado, que quedará en poder del almacenista, con el cual dará movimiento al auxiliar respectivo.
La forma en cuestión será llenada por el almacenista en lo relativo a unidades, dejando que contabilidad llene las columnas correspondientes a valores.

G) SUMINISTRO DE MATERIALES
Este se efectuará contra vales o requisiciones formulados por el jefe del departamento respectivo, y autorizados por el superintendente o jefe de producción.

Lo anterior quiere decir que toda salida de materiales deberá estar amparada por un vale o requisición, siendo responsabilidad del almacenista el entregar cualquier material sin este requisito.

La requisición se debe formular por lo menos por triplicado, para los usos siguientes:
a) Original para contabilidad
b) Duplicado para el jefe de producción o jefe del departamento solicitante
c) Triplicado para el propio almacén, para hacer el movimiento en las tarjetas a base de unidades.

El original del vale llega a contabilidad sin los datos relativos a valores, y es en este departamento donde se hace la valuación, de acuerdo con la técnica que se tenga establecida.

H) VALUACION DE SALIDAS DE ALMACÉN
Las técnicas más conocidas, o adecuadas a nuestro medio, para la valuación de salidas de almacén, son:

- Precio promedio
- Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
- Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

a) Precio promedio
Consiste en dividir el valor final de la existencia entre la suma de unidades habidas, con que se obtiene un costo unitario promedio, o también se puede obtener sumando a la existencia anterior las entradas menos las salidas, y el resultado entre la suma de sus valores correspondientes.

Ejemplo:

ESPECIE
PRECIO UNITARIO
VALORES
Entradas
Salidas
Existencia
Adquisición
Promedio
Debe
Haber
Saldo
100

100
10.00

1,000.00

1,000.00
50

150
12.00
10.66
600.00

1,600.00

20
130

10.66

213.20
1,386.80
200

330
11.00
10.87
2,200.00

3,586.80

100
230

10.87

1,087.00
2,499.80
100

330
10.00
10.60
1,000.00

3,499.80

100
230

10.60

1,060.00
2,439.80
Los precios promedio pueden ser constantes o periódicos.

Son periódicos, cuando el precio promedio se obtiene de tiempo en tiempo; y puede ser semanal, decenal, quincenal, etcétera.

Son constantes, cuando cada entrada origina la obtención inmediata del precio promedio. En el primer caso el objetivo que se persigue es lograr cierta rigidez de precio promedio para determinados periodos, estimándose que las fluctuaciones son de poca cuantía. Esta técnica no es recomendable en época de inflación.

b) Ultimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
Esta técnica consiste en valuar las salidas de almacén utilizando los precios de las últimas entradas, hasta agotar las existencias cuya entrada es más reciente. Sólo se refiere al registro, no al movimiento físico. Ejemplo:

E S P E C I E
PRECIO DE ADQUISICION
V A L O R E S
Entradas
Salidas
Existencia
Debe
Haber
Saldo
1,000

1,000
10
10,000

10,000
500

1,500
12
6,000

16,000
200

1,700
15
3,000

19,000

850






200
1,500
15

3,000
16,000

500
1,000
12

6,000
10,000

150
850
10

1,500
8,500
50

900
20
1,000

9,500

200






50
850
20

1,000
8,500

150
700
10

1,500
7,000

De acuerdo con lo anterior, las existencias quedan valuadas a los precios más antiguos y concordando con el Pensamiento Conservador. Se recomienda esta técnica cuando los precios van hacia el alza, en el ciclo de prosperidad, inflación. Ejemplo:

c) Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
Esta técnica es el reverso de la anterior, valuándose las salidas de materiales a los precios de las primeras entradas hasta agotarlas, siguiendo con los precios de las entradas inmediatas que continúan, y así sucesivamente. Esta técnica se cita por lo conocida que es, más no resulta aplicable al ciclo económico de inflación.


E S P E C I E
PRECIO DE ADQUISICION
V A L O R E S
Entradas
Salidas
Existencia
Debe
Haber
Saldo
200

200
15
3,000

3,000
500

700
12
6,000

9,000
1,000

1,700
10
10,000

19,000

850:






200
1,500
15

3,000
16,000

500
1,000
12

6,000
10,000

150
850
10

1,500
8,500
900

1,750
9
8,100

16,600

800
950
10

8,000
8,600

700:






50
900
10

500
8,100

650
250
9

5,850
2,250


I) INVENTARIOS
Se parte de la base de que se tiene implantado el Sistema de Inventarios Perpetuos o Constantes para el control de las mercancías, y por lo tanto, existen auxiliares en tarjetas, en donde se lleva la historia del movimiento de cada material, e incluso puede utilizarse control doble, o sea que el almacenista maneje un auxiliar a base de unidades y, contabilidad otro con unidades y valores.

En las condiciones anteriores, es recomendable efectuar verificaciones constantes, confrontando las tarjetas contra las existencias físicas de determinado grupo de materiales, hasta lograr que en el transcurso del ejercicio puedan comprobarse, por este procedimiento, un gran volumen de existencias, sino es que todas.

Sin embargo, es conveniente que al finalizar el ejercicio se haga un recuento físico (que puede traer como consecuencia la paralización de las actividades de la empresa); este inventario deberá compararse con la existencia que refleja el auxiliar respectivo, originando naturalmente diferencias que provocarán ajustes. Desde luego, esos ajustes serán mínimos si durante el año se ha hecho la confrontación o verificación mencionada. Incluso el inventario puede hacerse por pruebas selectivas.

Es conveniente y en muchos casos indispensable, procurar ciertas medidas antes de realizar el recuento físico de los inventarios; entre otras se sugieren las siguientes:

1. Planeación de la “toma de inventario físico”
2. Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse
3. Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse
4. Se acomodarán las existencias de tal manera, que los materiales de cierto tipo o clase estén en un solo lugar.
5. Si es posible, se prepararán listas con los nombres de los materiales, escritos a maquina, en original y dos copias; una de las copias servirá, para que por parejas, se anoten los resultados físicos, una persona contando, midiendo o pesando, y otra anotando.
6. Los borradores del inventario se pasarán a los originales con la mayor claridad posible, evitando tachaduras.
7. Se pondrán separados, y deberán inventariarse en igual forma, los materiales a vistas, en depósito, comisión, etc., es decir, las existencias que no sean propiedad de la empresa.
8. Se procurará no recibir en época de inventario algún material de los proveedores, si se recibiere, no integrarlo al mismo.
9. No se despachará, para consumo u otro objeto, material en época de inventario, y de hacerlo, se controlará la salida.
10. Las hojas de inventarios contendrán básicamente los siguientes datos: fecha, número o clave del artículo, nombre, unidades, cantidad contada, cantidad según tarjetas o auxiliares, diferencia de más, diferencia de menos según inventario, precio, valor según auxiliar, valor del inventario, diferencia de más o de menos según inventario.

El recuento de existencias y comparación con los auxiliares correspondientes, permite hacer una clasificación del inventario respecto al grado de aprovechamiento o utilización en la producción, clasificando dicho recuento en los grupos siguientes:

a) Material de movimiento constante
b) Material de movimiento lento
c) Material inmovilizado

La cuantificación de los grupos anteriores servirá para mostrar a la dirección de la empresa la forma de la inversión en existencia, de donde se obtendrán conclusiones en beneficio de la mejor marcha de la entidad.

2.2 Sueldos y salarios
Los sueldos y salarios directos se consideran como el segundo elemento del costo de producción, y se refiere al esfuerzo humano necesario para transformar la materia prima en un producto. El control y manejo de los sueldos y salarios incumbe específicamente a los departamentos de personal y de contabilidad, auxiliados por los departamentos productivos.

El departamento de personal tiene a su cargo el control y manejo de los trabajadores en los aspectos siguientes: Ingreso, egreso, ocupación, cambio de ocupación, coordinación de los periodos de vacaciones, registro de asistencias y faltas, fijación de los salarios, elaboración de tarjetas de asistencia, elaboración en ciertos casos de la lista de raya, etc.

Para el control de lo dicho y con la intervención directa del departamento de contabilidad, auxiliado por la información y control de los departamentos productivos, es conveniente utilizar las siguientes medidas de control general:

- Registro del personal
- Tarjeta de control del personal
- Tarjeta de asistencia (entrada y salida)
- Tiempo extra
- Tarjeta de distribución del tiempo
- Hoja de costo del trabajo
- Nómina o lista de raya
-
A) REGISTRO DEL PERSONAL
Consiste en utilizar un expediente individual en donde se archivará toda clase de correspondencia y documentación que se haya cruzado con el trabajador.

B) TARJETA DE CONTROL DEL PERSONAL
Esta tarjeta será individual, con todos los datos personales, columnas para indicar las percepciones, descuentos, etcétera, que servirán para la formulación del anexo para la declaración del impuesto sobre la renta que anualmente deberá presentarse. Dicha tarjeta es conveniente anexarla al expediente particular del trabajador.

C) TARJETA DE ASISTENCIA (entrada y salida)
Sirve para registrar las asistencias del trabajador diariamente, sin conocimiento del trabajo desarrollado por el mismo. Se utiliza una tarjeta por semana para cada obrero, en la que se anotan el día y las horas de entrada y salida, ya sea por medio de relojes marcadores o por un empleado que tenga el puesto de chocador, quien se hace cargo de marcar con tinta la hora de entrada y salida en cada tarjeta.

Como el trabajo de liquidación de salarios de cada trabajador es una labor que debe hacerse con sumo cuidado, se requiere que las tarjetas, al calcularse, sean obtenidas con cierta anticipación a fin de que el día de pago esté preparada la nómina, considerando además que la Ley Federal del Trabajo exige que dicha liquidación le sea hecha al trabajador antes de terminar sus labores del día; en tal virtud, se acostumbra cortar la semana uno o dos días antes del sábado (que por lo regular es el día de pago); en esas condiciones se tendrían periodos por liquidar como sigue:

Se corta la semana el jueves; entonces el lapso por liquidarse será del viernes al jueves de la siguiente semana, inclusive, se dispondrá de viernes y sábado para hacer los cómputos de tiempo, calculo de salarios, acumulación de descuentos, elaboración de la nómina, y todos los demás trámites inherentes a la liquidación de salarios.

D) TIEMPO EXTRA
Se entiende por horas extras el tiempo adicional a la jornada ordinaria que el trabajador ha desarrollado, el que, de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, deberá liquidarse a base de salario doble; es muy importante el control del tiempo extra, debiéndose exigir la autorización previa del jefe del departamento y el visto bueno del superintendente, para que a un obrero se le pague tiempo extra, pues es un renglón que casi siempre representa anomalías, mismas que deben controlarse, pues con cierta frecuencia da lugar a pasos indebidos que injustamente repercuten en el costo de producción.

E) TARJETA DE DISTRIBUCION DE TIEMPO
Esta forma tiene aplicación práctica cuando se emplea el procedimiento de órdenes de producción o sus derivados, cuya finalidad es saber en qué trabajo fue ocupado el tiempo, a fin de cargar a las órdenes de producción o sus ramificaciones, el tiempo y costo de la labor directa, empleados en cada orden o en cada proceso.

En tal virtud, es necesario utilizar una tarjeta de distribución de tiempo, para cada uno de los obreros que trabajan en los departamentos productivos.

La diferencia entre los salarios pagados según la tarjeta de asistencia y los salarios aplicados según la de distribución de tiempo, indica el monto de sueldos y salarios no aprovechados en la producción, y representa para la empresa el valor del tiempo perdido.

F) NOMINA
Es un documento en el cual se registran los salarios que deben cubrirse al final de la semana, concentrando los datos de las tarjetas de asistencia.

Es aconsejable que la nómina se elabore clasificada por departamentos, a efecto de que se obtenga el costo departamental del trabajo, o bien que se divida en operaciones, si así lo exige el sistema de producción, pero localizando la labor que corresponde a los departamentos de servicio. La forma que se debe utilizar para la nómina es la indicada por la Ley Federal del Trabajo.

H) SEGURO SOCIAL
De acuerdo con la Ley que creó al I.M.S.S., existe la obligación de inscribir a obreros, empleados y a algunos funcionarios, en el citado instituto, el cual tiene por finalidad proteger al trabajador mediante un seguro social, en los siguientes riesgos:

1. Seguro de enfermedades no profesionales y maternidad
2. Seguro de invalidez, vejez, cesantía y muerte
3. Seguro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales

Los seguros uno y dos los cubren en una tercera parte los obreros y empleados, y las dos terceras partes restantes el patrón. Con referencia al grupo tres, la cuota es pagada ciento por ciento por el patrón, de acuerdo con la clase de riesgo, que por medio de un porcentaje le aplica el I.M.S.S. al patrón.

En el caso de salario mínimo el patrón cubre el ciento por ciento de las cuotas correspondientes a los riesgos uno y dos.
Las liquidaciones se hacen bimestralmente en los primeros quince días del mes siguiente.

Provisión de la cuota patronal del Seguro Social. Dado que las liquidaciones al I.M.S.S. se hacen por bimestres vencidos y, por otra parte, considerando que los pagos al Instituto involucran cuotas del trabajador obtenidas por descuentos al obrero y cuotas patronales, se hace necesario contabilizar mensualmente las aportaciones de la empresa, a fin de que los resultados mensuales incluyan todos los gastos del periodo. Esa contabilización podrá hacerse mediante un cálculo aproximado, el cual se ajustará al efectuarse el pago respectivo.

Las cuotas patronales se contabilizarán cargando a Gastos de fabricación (por el personal de producción), a Gastos de venta y a Gastos de administración; con abono a Acreedores diversos, subcuenta I.M.S.S., subcuenta Cuota patronal al I.M.S.S


2.3 Gastos indirectos de producción

Los gastos indirectos de producción representan el tercer elemento del costo de producción, no identificándose su monto en forma precisa en un artículo producido, en una orden de producción, o en un proceso productivo. Esto quiere decir, que aun formando parte del costo de producción, no puede conocerse con exactitud que cantidad de esas erogaciones están en la producción de un artículo.

Antes se había visto que en la producción intervienen: la materia prima directa sujeta a transformación, acondicionamiento o ensamble, cuya cantidad y monto pueden ser localizados con exactitud en un artículo producido. Además también se estudió la labor directa, u obra de mano directa, que no es sino la intervención directa del hombre en la transformación de la materia prima, cuyo valor y cantidad de tiempo son perfectamente identificables en el artículo manufacturado. Aparte de estos elementos, conocidos como Costos Directos, se debe considerar también el valor que se paga por la renta, luz, el valor estimado de la depreciación, etcétera. Factores indispensables que representan inversiones, las que deben acumularse al costo primo para poder determinar el costo de producción.

Clasificación
A) Por su contenido los gastos indirectos se clasifican en:

a) Materiales indirectos
b) Labor indirecta
c) Otros gastos indirectos
- Renta
- Depreciaciones
- Luz
- Reparaciones
- Seguros
- Previsión social
- Combustibles y lubricantes

B) Por su recurrencia:
a) Fijos
b) Variables


C) Por la técnica de valuación:
a) Reales o históricos
b) Estimados o aplicados

D) Por agrupación de acuerdo con la división de la empresa:
a) Departamentales
b) Líneas o tipos de artículos

Se llaman Gastos Fijos aquellos que son recurrentes en cuanto a su valor y tiempo, es decir, que periódicamente, de manera consuetudinaria se están realizando sea cual fuere el volumen de producción; como tales se pueden considerar: los sueldos del superintendente y jefes de los departamentos de fabricación, la renta, la depreciación en linera recta de la maquinaria, ciertas cuotas, etcétera.

Son Gastos Variables aquellos que se originan y cambian en función del volumen de producción, aumentando o disminuyendo, según se acreciente o baje la producción, ejemplo: luz, combustible y lubricantes, reparaciones, gastos de mantenimiento, materiales indirectos, etcétera.

Son Gastos Indirectos Reales aquellos que efectivamente se erogan; pueden ser cualquiera de los vistos; podría decirse que se identifican con lo histórico, ya que se contabilizan después de haber ocurrido el gasto.

Son Gastos Indirectos Estimados aquellos que se originan en función de un presupuesto establecido, o sobre un factor calculado de gastos indirectos; pudiendo tomarse como base unitaria para la obtención de los gastos indirectos estimados: unidades, horas de trabajo y valores.

Son Gastos Indirectos Departamentales aquellos que se aplican por secciones cuando la empresa está fraccionada departamentalmente, conociéndose de esta manera los costos indirectos de cada una de las divisiones.

Existen diversas bases para la aplicación de los gastos indirectos a la producción, a continuación se muestra una clasificación de las bases más conocidas:

A) EN FUNCIÓN DEL VALOR DE LOS ELEMENTOS DIRECTOS UTILIZADOS:
a) Costo de los materiales directos utilizados en la producción.
b) Costo de la labor directa empleada en la producción.
c) Costo directo (primo).

B) EN FUNCIÓN DEL TIEMPO EN QUE SE DESARROLLA LA PRODUCCION:
a) Número de horas directas trabajadas.
b) Número de horas directas e indirectas trabajadas.
c) Número de horas máquina.
d) Kilovatios hora.
e) Combinación de algunas de las anteriores.

C) EN FUNCIÓN DE LA MAGNITUD FISICA DE LA PRODUCCION:
a) Número de artículos o unidades producidas.
b) Peso de los artículos o unidades producidas.
c) Volumen de los artículos o unidades producidas.
d) Combinación de algunas de las anteriores.

D) MIXTAS: combinación de dos o más de las anteriores.
Las bases más ocupadas en la práctica, son las que están en función del valor de los elementos directos utilizados, pero de ninguna manera son las más adecuadas, porque no representan un punto de apoyo justo que tenga siquiera relación lógica con el costo indirecto de producción; sin embargo, su empleo fue y es aplicado por la facilidad que representa el prorrateo en esa forma, sobre todo en empresas industriales que no tienen una organización adecuada.

Si se analizan los conceptos más importantes de gastos indirectos de producción, se aprecia que en su mayoría se causan en función del tiempo; por lo tanto lógicamente el factor tiempo deberá ser la base para su aplicación; ese lapso se puede determinar si se piensa qué o quién es el que produce, encontrando que en algunas factorías será el elemento humano, y en otras, las instalaciones por medios modernos. Lo anterior quiere decir que la aplicación de los gastos indirectos de producción podrá ser en función de horas-hombre, horas-máquina, o su combinación, con resultados satisfactorios.

En empresas industriales que producen un solo tipo de artículo, siempre homogéneo en cuanto a su presentación y valor, no necesitan complicar la aplicación de los gastos indirectos a la producción, simplificando el trabajo por medio de un prorrateo que consiste en dividir el total de gastos entre el total de unidades producidas.