LA EMPRESA COMO SISTEMA

1.  CONCEPTO DE SISTEMA
Conjunto de elementos organizados (2 o + elementos) interdependientes relacionados en función de un fin u objetivo general que se fijará según cual sea el sistema socio-económico en el que la empresa desarrolle su actividad, y según cuales sean las aspiraciones de sus miembros; ampliándose que cada parte influye sobre el todo, pero no de forma aislada respecto a los demás componentes del sistema.
La empresa es un sistema porque está formada por una serie de elementos (materiales, inmateriales y humanos) interrelacionados que mediante un proceso determinado, y gracias a una estructura organizativa, tiende a la consecución de una serie de objetivos
Los problemas que afrontan las empresas desde la perspectiva sistemática pueden agruparse en las siguientes categorías:
-       Determinar los objetivos que debe alcanzar el sistema
-       Diseñar el sistema (problema de configuración)
-       Actuar dentro de una configuración dada
-       Controlar los resultados

2.  PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS
a.    Finalidad:  sistema diseñado para alcanzar unos objetivos o fines
b.    Relaciones jerárquicas de los sistemas: cada sistema forma parte de otro:
-       subsistema: descomposición en otros de orden inferior
-       suprasistema: forma parte de otros de orden superior
c.     Globalidad u holismo: cualquier estímulo que afecte a uno de los elementos repercute a la totalidad del sistema. El trabajo que realizamos dentro de un departamento no tiene sentido solo, sino en conjunto. Los elementos de la empresa están constantemente interrelacionados.
d.    Sinergia: El funcionamiento interrelacionado de todos los elementos del sistema permite obtener distintos resultados por los elementos actuando aisladamente.
-       sinergia positiva: si el resultado en conjunto es mejor
-       sinergia negativa: si el resultado en conjunto es peor
Al interrelacionarse se contrastan ideas y cada una aporta una cosa y se encargan porque su funcionamiento en conjunto se obtiene un rendimiento superior
e.    Equifinidad: se puede alcanzar un mismo estado final partiendo de condiciones iniciales diferentes, y empleando métodos alternativos, sin tener que elegir un método como el más optimo.
“mismo resultado final partiendo de distintos puntos”

3.  TIPOS DE SISTEMAS
3.1. SISTEMAS NATURALES Y ARTIFICIALES
En función si deben o no su existencia a la creación por la mano del hombre. Las empresas son un sistema artificial, creado por el hombre para conseguir unos objetivos que se proponen.

3.2. CERRADOS O ABIERTOS
En función de su interacción con el entorno (permeabilidad del límite). Depende de la fluidez con el entorno
Las empresas son un sistema abierto ya que obtienen energía (inputs) del entorno, se alimentan del entorno. Necesitan del contacto del entorno para poner en marcha su funcionamiento y generan productos que vuelven al entorno

3.3. SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN

El sistema tiene que mantener en equilibrio (característico del abierto), mecanismos de control sobre estos productos que se crean y la información final para poder modificar la naturaleza de las entradas en nuestro sistema, y esto hace que la empresa se mantenga en equilibrio.
No solo se limita a observar, sino que mediante la observación coma unas decisiones para conseguir unos objetivos, es decir, también interpreta la observación.
La información que llega al mercado, tiene que ser procesada para reequilibrar el sistema

4. EVOLUCIÓN DE LA CONCEPCIÓN DE EMPRESA COMO SISTEMA
La empresa está compuesta de una serie de elementos interrelacionados que mediante un proceso determinado y que gracias a una determinada estructura organizativa, tiende a la consecución de una serie de objetivos
La empresa es un sistema:
-       abierto: ya que interactúa con el entorno
-       artificial: creada por el hombre
-       socio-técnico: está integrado por personas, para conseguir unos objetivos, esto determinará el funcionamiento de la empresa. También es técnico porque tiene que tensen un material técnico
-       racional o natural: según se considere que los individuos se comportan siempre de una forma racional siguiendo los objetivos del sistema (fijar objetivos, estructurar unas actividades, planificarlas, hacer uso de la inteligencia de la estructuración) o según se considere que los individuos llegan a la organización con objetivos e intereses propios
La empresa no solo es una estructura formal para conseguir unos objetivos, cada subsistema crea sus subestructuras


5. SUBSISTEMAS EMPRESARIALES (KAST Y ROSENZWEIG)
La empresa se encarga de la integración de las actividades humanas del entorno a las otras tecnologías.
A) SUPRASISTEMA AMBIENTAL
Depende la relación que la empresa tenga con su entorno, y de la relación con sus subsistemas.
Todos los subsistemas están relacionados, ninguno funciona aisladamente
a)    Subsistema técnico: indica todos los inputs que vamos a necesitar para que funcione. La naturaleza de las entradas al sistema, la naturaleza de los procesos de transformación y la naturaleza de las salidas (instalaciones, técnicas, conocimientos para ponerlos en marcho, procedimientos)
b)    Subsistema social: determina cual es la eficacia y las metas de la Empresa. Toma los valores (filosofía, normas, cultura, pautas de actuación) según donde esté ubicada la empresa
c)    Subsistema psicosocial: el comportamiento de los individuos, su nivel de comunicación, el trabajo en equipo, la dinámica del grupo, la motivación (el comportamiento humano)
d)    Subsistema estructural: la organización de la empresa; la división del trabajo, cómo esta dividido el trabajo, cual es la estructura y autoridad del trabajo y la agrupación en unidades
Todos estos subsistemas están coordinados e integrados por el:
à Subsistema de administración: todo funciona con una finalidad común, permitir la coordinación, el flujo. Que todo funcione como a una unidad (no solo como la suma rígida de las partes)

6. FACTORES DE CONTINGENCIA (Grandaria, edad, entorno)
La influencia del entorno en el comportamiento y en la estructura de las organizaciones es el factor clave que da origen al enfoque contingente o situacional
La importancia del entorno en relación con la empresa se manifiesta en el hecho de que es el entorno (a través de sus componentes) el que va a condicionar el tipo de estrategia, de estructura organizativa, estilo de liderazgo, sistema de planificación… va a elegir la empresa, contando con sus propios recursos.
La relación empresa-entorno puede ser interpretada como una relación del tipo “si-entonces” entre dos conjuntos de variables. El “si”  serían las variables independientes que son las componentes del entorno (v.económicas, políticas, legales y sociales), mientras que las variables “entonces” o dependientes corresponden a las variables internas de la empresa.
Las relaciones contingentes plantean:
-       No hay una mejor forma de organizar
-       Ninguna forma de organizar es igualmente efectiva
-       La mejor forma de organizar depende de la naturaleza del entorno con el que una organización interactúa
Se propuso un cambio de denominación: contingenteàsituacional; por la posibilidad de confundir el término contingencia con ideas relativas o planes de contingencia para sucesos en un futuro impredecible.
En esta marca se sitúa también la concepción de las organizaciones como sistemas abiertos y naturales, en los que el comportamiento humano es un elemento esencial
El enfoque situacional provee de una forma de pensar y actuar en relación al diseño de la organización, haciéndole depender del entorno y de las características personales de los miembros que forman la organización

7. SUBSISTEMAS FUNCIONALES
7.1. S. DE APROVISIONAMIENTO
Se encarga de obtener los recursos del exterior para que se pueda desarrollar la función de la empresa
A) OBJETIVOS
Ocuparse de las cuestiones relacionada con la provisión, adquisición y gestión de los inputs (inversiones de naturaleza física)
B) FUNCIONES
- Determinar la conveniencia de producción o adquisición de elementos necesarios. Fijar cuales son los límites de la empresa. (Determinar si necesitan todos los elementos, a los que están más capacitados y a lo que no, y comprar a los proveedores)
- seleccionar a los proveedores y/o subcontratistas
- Definir la gestión de compras y almacenes. Cuanto se compra y cómo se almacena
- Concretar procedimientos de recepción, medios de almacenamiento, organización y mantenimiento del almacén
- Llevar a cabo el control de calidad de los inputs (de lo que compramos a los proveedores)
- Determinar la política de pedidos y el criterio de reposición (que impide que la distribución pueda continuar)
       
       7.2. S. DE PRODUCCIÓN
            - Transformar INPUTS en OUTPUTS
            - Crear valor, crear utilidad
         A) OBJETIVOS
            Desarrollar una actividad creadora de bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades humanas
-       Perspectiva económica: proceso orientado a la obtención de bienes y servicios para satisfacer las necesidades humanas
-       Perspectiva técnica: proceso de transformación de inputs en output
B) FUNCIONES
- Definición de las características técnicas del producto o servicio en función de la demanda, dinero, capacidades técnica
- Diseño del sistema se producción (artesanal, cadena, en masa)
- Determinación de la localización y del diseño en planta
- Organización del factor trabajo (nivel de planta, asignación del trabajo)
- Mantenimiento y conservación de las instalaciones y de capacidad productiva.
- Análisis de la programación temporal de tareas
- Ejecución de la producción y control técnico y productivo (controlar la calidad del sistema)

7.3. S. COMERCIA O DE MÁRKETING
Se encarga de gestionar la relación de la empresa con el mercado, actividades comerciales, y de investigación de mercado
           
A) OBJETIVOS
Venta y distribución de los productos y servicios de la empresa
B) DIMENSIONES
     à Método operativo: se encarga de las cuestiones a corto plazo, del día a día, de la conquista de nuevos mercados. Intentar incrementar las ventas de los mercados (las actividades comerciales)
-       Funciones:
· Producto: determinar las características del producto, que vamos a ofrecer, decisiones sobre la marca y envases, servicio postventa, etc.
· Precio: fijación de precios, descuentos por volumen, precios a clientes especiales, precios según temporada, etc.
            El precio lo define el departamento de marketing. Será aquel que maximiza el beneficio (ver lo que la gente esta dispuesta a pagar por el producto). Primero determinan el precio y luego cuál va a ser la forma de distribuir el producto
· Place (distribución): selección de los canales de distribución más adecuados
· Promoción: publicidad, promoción de ventas (hacer campañas) y fuerzas de ventar (mediante equipos de vendedores, dar a conocer el producto al cliente)
                 à Método estratégico: se encarga a largo plazo de analizar las necesidades de los consumidores, sus necesidades, tendencias, la aceptación que tienen los productos. Define cuáles son las características del producto
-       Función:
· Investigación del mercado: búsqueda y análisis de información sirve preferencias y tendencias de los clientes y de conductas concretas

            7.4. S. FINANCIERO
            Actividades de captación y administración de fondos monetarios en la empresa
A) OBJETIVOS
Buscar fondos necesarios para la financiación de las actividades empresariales y distribuirlos entre las distintas áreas o alternativas de inversión
B) FUNCIONES
a) Financiación: obtener fondos
           - Obtener fondos ajenos (externos) en las mejores condiciones posibles (que menor coste supongan atendiendo al interés, garantías, vencimiento de la deuda, etc.)
           - Determinar la estructura interna de la empresa: volumen de deudas a corto y largo plazo, volumen de fondos propios e inversiones financieras a corto y largo plazo
           - Concretar la política de dividendos y de autofinanciación
b) Inversión: asignación de fondos obtenidos
           - Gestionar la liquidez e investigar las distintas alternativas de inversión y jerarquizarlas (rentabilidad, riego, plazo de recuperación) (qué parte del dinero se queda como líquido y cuál pueden sacar rentabilidad)
           -  Distribuir los fondos totales entre los distintos subsistemas
           - Analizar las distintas alternativas de inversión y jerarquizarlas para ver cual es el que mejor rendimiento aporta

            7.5. S. DE RR.HH
         A) OBJETIVO
            Dirigir, coordinar y controlar los RRHH de la empresa a fin de que estos contribuyan a lograr los objetivos de la empresa a la vez que los suyos propio
            B) FUNCIONES
a. Captación: Recoger personal. Conseguir los RRHH que la empresa necesita para llevar a cabo la estrategia de selección
     - Reclutamiento: atraer a nuevas personas
     - Selección: Escoger a aquellos candidatos que se ajusten a las necesidades. Se valoran las habilidades, los conocimientos, las actividades, las formas de abordar los problemas y su disposición. Relacionarse con los clientes, buscar nuevas aportaciones
b. Motivación: Se encarga de hacer evolucionar las competencias de los RRHH de la empresa según los objetivos fijados.
     - Sistema de retribución justo, equitativo y motivador
     - Motivar la calidad de vida laboral
Las personas deben trabajar a gusto, estar motivadas, estar implicadas
c. Desarrollo: Se encarga que los trabajadores tengan unas perspectivas de mejorar, y realizarlas
     - Formación
     - Desarrollo de la carrera profesional
d. Planificación: prever para cubrir las plazas vacantes y no esperar al último momento
     - Evaluación: ver si los trabajadores hacen lo que se les exige


7.6. S. DE I+D+I
Actividades del ciclo productivo, previas a la fase de fabricación de productos y montaje de los procesos productivos poro necesarios para la gestión de nuevos productos, procesos y servicios; la modificación de las existentes y la introducción de nuevas técnicas productiva
A) OBJETIVOS
Realizar la “investigación aplicada” (trata de aplicar “el saber” a fines prácticos) y desarrollar las posibilidades de una innovación en un proceso o producto nuevo, o ya existente
B) FUNCIONES
     - Desarrollo de nuevos productos
     - Mejora de productos y procesos existentes
     - Hallar nuevos usos para los productos existentes
     - Hallar usos para subproductos y residuos
     - Vigilar y analizar los productos de la competencia, y el entorno tecnológico en general
     - Ofrecer servicios técnicos al resto de departamentos
     - Apoyar a la dirección en la actividad innovadora
C) CARACTERÍSTICAS
- Necesaria la colaboración con el subsistema de producción y mercado
- La I+D+I puede exigir también en el área organizativa, comercial o financiativa
- La innovación se puede adquirir (comprar a otros)
D)      TIPOS DE INNOVAVIÓN
· Radical: algo que es muy novedoso y no hay nada que se le parezca
· Incremental: se prevén pequeñas mejoras sobre una tecnología existente

            7.7. S. DE DIRECCIÓN O MANAGEMENT
            El management (gestión) es el proceso global de la toma de decisiones orientado a alcanzar los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente mediante la planificación, organización, dirección y control de los clientes funcionales
            A) FUNCIÓN
                 - Planificación: Distinción de lo que la empresa quiere ser en el futuro y cómo quiere conseguirlo. Establecimiento de los objetivos y las acciones concretas para conseguirlos
                        · Etapas:
-       Previsión: ver lo que puede pasar en el futuro (tratar de anticiparse)
-       Fijación de objetivos: es una declaración de voluntas (son el que). A través de lo que se prevé se establecen objetivos
-       Establecimiento de planes: Es cómo se va a conseguir (las acciones que se tienen que realizar)
-       Programación: (¿cuando?) Concertación de los planes y establecimiento de un calendario
-       Elaboración de presupuestos
-       Elaboración de procedimientos y normas: para evitar problemas. Requisitos que se tienen que cumplir en un puesto de trabajo. Con ello buscar, normalizar y formalizar el puesto de trabajo
     - Organización: estructura de las tareas que han de hacerse y quién ha de hacerlas; y la relación entre los miembros de la empresa (repartir la faena) (estructuración de las actividades de la empresa y de los miembros)
            1º Diseño de los puestos de trabajo: diseñar el conjunto de actividades que tiene que hacer cada persona
            2º Agrupación de unidades: Agrupar los puestos de trabajo, a aquellos que desempeñan la misma función
            3º Definición de la estructura formal de tareas y de autoridad: la relación entre uno y otros grupos de trabajadores
            4º Organigrama: Representación gráfica de la estructura formal de una organización, establece un orden interno de la empresa. Existen dos criterios de agrupación:
-       Estructura funcional: Agrupa en cada departamento o unidad a aquellos miembros de la organización que se dediquen a una misma actividad
-       Estructura por productos/mercados: reúne en cada unidad a todos aquellos que participan de la producción y comercializan de un producto o grupo de productos, a todos los que están en una determinada área geográfica o a todos los que contraten con un mismo tipo de cliente o a un mismo tipo de mercados
     - Dirección: Saber guiar, liderar y motivar a los trabajadores, tanto individualmente, como en grupo para conseguir los objetivos. Las actividades de dirección que se realizan:
            · Resolver conflictos: trabajar el día a día
· Liderar procesos de cambio: hacer que la conducta funcione impulsando al cambio y a la transformación
· Motiva a los trabajadores: impulsar a los trabajadores a obtener mayor rendimiento
· Crear una cultura y unos valore comunes: formas de relación entre clientes y proveedores; cada empresa tiene unas normas de actuación ante diversas situaciones. Busca un estilo igual, se crean su prototipo, obtener de ellos el mayor rendimiento, que estén a gusto
                 - Control: supervisar, preocuparse de que se consigan los objetivos; si se esta haciendo de forma prevista, se aprovecha para poder controlar y corregir los errores.
                        · medida de evaluación de los resultados
                        · Mantenimiento de la actividad dentro de los límites permitidos
· Aseguramiento del proceso hacia los objetivos: asegurarse que las actividades de la organización van entre sus objetivos, mantener sus límites y se usa como medida de auto evaluación
     Para establecer los sistemas de control lo primero que hay que hacer:
            · Establecer sistemas de información (recoger información)
            · Desarrollo de estándares (ver cuales son los límites)
            · Recompensar logros
            · Establecer las medidas correctas